Utilizao do programa Bizagi para o mapeamento de

Utilização do programa Bizagi para o mapeamento de processos de negócio

O que é processo de negócio?

O que é processo de negócio? Um conjunto de atividades realizadas numa sequência ordenada com o objetivo de produzir um bem ou um serviço de valor para um grupo específico de clientes (HAMMER e CHAMPY, 1994).

Ou também pode ser É a sequência específica das atividades de trabalho, começo e fim, com entrada e saída, que identifica uma estruturação (DAVENPORT, 1994).

Ou ainda Um conjunto de recursos (homens, equipamentos, materiais, métodos, informações e ambientes) estruturados ao longo de etapas bem definidas. Esses recursos desempenham tarefas específicas e contribuem para a produção de bens e serviços (PALADINI, 1995).

Processo de negócio Diz respeito a um conjunto de tarefas necessárias para entregar valor. Representa a operação do negócio para atender seus objetivos estratégicos. Serve-se de pessoas, procedimentos e informações para desenvolver as atividades. A cada atividade, existe uma transformação, pois, a cada passo do processo, é agregado valor para entregar um produto final ao solicitante.

Para as organizações, valor significa Essas características de valor são as que deverão ser levadas em consideração para medir a eficiência e a eficácia dos processos de negócio.

Por que os processos são importantes?

Por que os processos são importantes? • Os processos ajudam a padronizar as tarefas. • Auxiliam na organização e na identificação das competências necessárias. • Definir responsabilidades, minimizar as transferências, maximizar o agrupamento de atividades e diminuir o gasto de energia. • Surge o conceito de “dono do processo” que se encarrega do andamento, do funcionamento e do aperfeiçoamento do processo.

Por que os processos são importantes? • O gerenciamento dos processos garante rapidez e eficiência nas áreas -chave da empresa. As empresas japonesas são um exemplo, pois desenvolveram as áreas de produtos, logística, vendas e comercialização. • Os processos são importantes para analisar adequadamente os processos administrativos e gerenciais. Os processos de recrutamento de pessoal, compras, alocação de recursos e avaliação de resultados são exemplos disso.

Quais processos são mais importantes e devem ser analisados e encapsulados nos sistemas de informação? • Aqueles que têm maior orçamento? • Os que têm maior impacto no funcionamento da empresa? • Aqueles que são responsáveis pela maior parcela na geração de valor para os clientes? Isso dependerá da percepção de valor da empresa. Essa percepção encontra-se identificada na análise estratégica.

Análise estratégica • Na análise estratégica, identificam-se as questões estratégicas que afetaram os diversos processos de negócio. • O processo que for afetado com mais questões estratégicas será determinado como crítico. • Portanto, será um dos primeiros a ser levantado, analisado e redesenhado.

Análise estratégica • Após a escolha, os processos de negócios serão redesenhados e encapsulados em sistemas de informação. • Esse processo de análise é feito por meio da BPM – Business Processes Management, uma metodologia amplamente utilizada e que auxilia desde o entendimento organizacional até a modelagem do processo em sistemas de informação.

O que é BPM? A Business Process Management (BPM) consiste em uma metodologia de gestão para gerenciamento de processos que pode ser auxiliada por ferramentas tecnológicas. Por meio dela, são utilizadas técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos que envolvem recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

BPM - Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio) Também é uma filosofia que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio. As ferramentas denominadas sistemas de ‘gestão de processos do negócio’ ou BPM monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida. Dessa forma, os gestores podem analisar e alterar processos baseados em dados reais e não apenas por intuição.

BPM - Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio) São as técnicas relacionadas ao gerenciamento de processos. Algo no sentido de como aplicar e executar o processo.

BPM - Business Process Management (Gestão de Processos de Negócio) Ex. : Para pedir uma pizza o usuário tem que ligar pra pizzaria e informar o pedido. O atendente registra o pedido e encaminha pra cozinha. O chefe de cozinha recebe o pedido, separa os ingredientes e faz a pizza. O motoboy recebe a pizza e leva para o cliente. O cliente recebe a pizza.

Para que serve a BPM? A BPM ajuda as empresas a identificarem a importância estratégica de seus processos e a tirarem vantagens competitivas disso. Serve também para proporcionar ao gestor uma maior facilidade de encontrar oportunidades de melhoria para o serviço prestado ao cliente por meio de indicadores de resultados.

Como o BPM controla processos? O BPM controla processos por meio de uma série de índices de avaliação de processos. Um exemplo é a avaliação do tempo de execução do processo, das melhorias de desempenho e do acompanhamento do processo corrente. Esses índices devem ser voltados às necessidades referentes aos processos da empresa especificamente.

Como o BPM controla processos? A BPM pode gerar melhorias em termos de rapidez em que o processo é realizado, de eficácia, de qualidade e de custo. Vale salientar que essa metodologia passa por três etapas: 1) mapeamento dos processos 2) desenho dos processos 3) modelagem dos processos de negócio

O que é mapeamento de processos? É o entendimento de processos já existentes por meio da sua descrição e de seu desenho, assim como pela identificação de sua inter-relação. É extremamente útil às empresas, visto que, com ele, é possível ter uma visão mais ampla e clara da organização. Esse processo de mapeamento ocorre por meio dos mapas de contexto.

Mapa de Contexto? • Permite um overview da organização antes que se inicie a identificação de processos para posterior desenho dos mesmos. • Possibilita enxergar o trabalho no nível da organização, todavia não mostra explicitamente as atividades do trabalho e sim as conexões entre os inputs (entradas) e outputs (saídas) que circulam entre as unidades da organização.

O que é desenho de processos? Entendido o contexto, podem-se reconhecer todos os processos que percorrem a empresa (lembrar a leitura do artigo “As empresas são grande coleções de processos”). Uma vez reconhecidos os processos e priorizados segundo a sua importância estratégica, pode-se desenhá-los por meio de fluxogramas. Um fluxograma é um diagrama com simbologia específica que representa o sequenciamento das atividades de um processo. Esse desenho é efetuado por meio de uma notação universal. Nessa metodologia, é chamada de BPMn, Business Process Management Notation.

O que é modelagem de processos? A modelagem de processos, apesar de ser um conceito comumente citado junto com “mapeamento”, faz uma análise mais específica e profunda do processo, ou seja, na modelagem é possível identificar cada atividade, o profissional responsável, o tempo necessário para execução e outros detalhes. É mais utilizada quando o próximo passo será a automatização do processo.

Componentes do BPMn (Notação da metodologia BPM)

BPMn - Business Process Modeling Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócios) É uma notação que apresenta uma série de ícones padrões para o desenho de processos. Isso facilita o entendimento do usuário, já que é uma linguagem universal. Por meio dessa notação, podem ser feitas alterações para propor melhorias no processo, visando a sua otimização. A notação também pode ser utilizada para a modelagem de arquitetura dos processos, isto é, a forma como o programador ou pessoal da TI (tecnologia da informação) entenderá para encapsular o processo em sistemas de informação.

BPMn - Business Process Modeling Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócios) Consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. É uma etapa importante da automação, pois é nela que os processos são descobertos e desenhados também podendo ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização. É a notação a ser aplicada nas técnicas de gerenciamento de processos. Forma de escrever e demonstrar o processo.

BPMS - Business Process Management Suites (Suites de Gerenciamento de Processos de Negócio) São as ferramentas de softwares responsáveis pela automação, execução, controle e monitoração das etapas das atividades e tarefas realizadas em uma organização. São as suítes de aplicações que permitem escrever processos baseados no BPMN. Ex: Bizagi, y. Ed, . . .

Dica Para desenhar um processo de negócios, existem programas que facilitam essa diagramação. Atualmente, é utilizado um programa chamado BIZAGI. Esse programa tem uma parte liberada para utilização e outra paga. A parte liberada auxilia no desenho dos processos; a parte paga auxilia na modelagem deles para encapsulá-los nos sistemas de informação. Para baixar o programa, você pode acessar o site www. bizagi. com

Rupturas Seguindo a metodologia BPM, uma vez que o processo é desenhado, deve ser examinado para revisar se existem melhorias a propor. Essas melhorias chamam-se rupturas. Rupturas são problemas que o processo apresenta e que prejudicam seu desempenho. São deficiências que, se não forem corrigidas, prejudicarão o alcance do desempenho esperado necessário para que a estratégia realize-se (ALBURQUE e ROCHA, 2006).

Existem três tipos de rupturas: 1) atividades que não agregam valor e que não deveriam existir 2) atividades que não existem, mas que seriam necessárias 3) atividades necessárias que existem, mas que apresentam problemas Assim, também podem relacionar-se os problemas que ocorrem nas atividades do processo: gargalos, atrasos, desperdícios, estragos, retrabalhos, inconsistência ou inexistência de procedimentos, custo elevado, sequência incorreta de atividades.

Para descobrir rupturas, é possível fazer as seguintes perguntas:

Rupturas Depois de reconhecidas as rupturas, elas são priorizadas de acordo com a frequência da ocorrência delas e o impacto que provocam no processo. Isso pode ser feito em termos de custos, tempo, volume, qualidade, etc. Isso significa que, quando uma ruptura acontece com muita frequência e faz com que o processo seja mais oneroso, demore mais, arrisque a qualidade ou o volume na entrega do serviço de uma forma grave, ela deve ser solucionada primeiro. Priorizadas as rupturas, deve-se desenhar o novo processo (como deveria ser).

Exemplo de Processo

Exemplo de Processo

Referências bibliográficas ALBURQUE, Alan; ROCHA, Paulo. Sincronismo Organizacional: Como Alinhar a Estratégia, os Processos e as Pessoas, Editora Saraiva, São Paulo, 2006 GONÇALVEZ, J. As empresas são grandes coleções de processos. Revista de Administração RAE. Disponível em http: //www. scielo. br/pdf/rae/ v 40 n 1/v 40 n 1 a 02. pdf Bizagi. Metodologia e Notação BPM. Disponível em: www. bizagi. com DAVENPORT, T. H. Reengenharia de processos : como inovar na empresa através da tecnologia da informação. 4 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994. 391 p