Utbildning i redovisning av Leaderprojekt Inom Kustlinjen och

Utbildning i redovisning av Leaderprojekt Inom Kustlinjen och Gränslandet 1

Vad gör kansliet? • finns som en länk mellan projekten och Länsstyrelsen • granskar alla handlingar innan det får gå vidare till Länsstyrelsen • tar emot inskickade handlingar och återkopplar så snart som möjligt med vad som inkommit och vad som eventuellt måste kompletteras • håller projektpärmarna i ordning och begär in nya handlingar varje år för att påskynda ev. utbetalningar samt övriga ärenden för projekten • övrigt förekommande arbetsuppgifter inom leader 2

Firmatecknare Varje år ska alla projekt lämna in nytt intyg för vem som är firmatecknare i föreningen eller för projektet. Löpande ska även förändringar lämnas in såsom ny kassör , ordförande eller kontaktperson. Utan intyget kan inga rekvisitioner genomföras eller övriga förändringar ske i projektet såsom t. ex. förändring inom budget. 3

Rekvisitioner Vad ska en rekvisition innehålla för att kunna handläggas av kansliet 4

Följande ska medfölja vid en rekvisition Kompletta verifikat Betalningsbevis Deltagarförteckningar/minnesanteckningar Intäkter Anställningsavtal Offerter/avtal Annonser samt övrigt producerat material Föreningens bokföring Projektets bokföring Lägesrapport/slutrapport Ideella timmar Ideella resurser Offentliga resurser Ansökan om utbetalning Blanketten kostnadssammanställning Samt övrigt material speciellt förknippat med projektet t. ex. tillstånd mm 5

Vad är ett komplett verifikat Ett komplett verifikat ska innehålla uppgifter om säljare med namn, adress, orgnummer/momsregistreringsnummer. Verifikatet ska också innehålla uppgifter om när köpet skedde, vad som köptes, hur mycket som köptes, till vad det inköpta ska användas (varför hör kostnaden till projektet). Projektet skriver kommentarer själv. Verifikatet ska märkas med projektnummer och journalnummer (finns på beslutet från länsstyrelsen eller be kansliet om hjälp). Ibland ska även verifikat åtföljas av övriga underlag såsom lönespecifikationer, anställningsavtal, annonser, producerat material, tillstånd, mm mm 6

Kommentarer på verifikaten Alla verifikat ska märkas så att de inte kan tillhöra något annat projekt Alla verifikat ska innehålla information om varför kostnaden hör till projektet och till vad det ska/har använts Kommentaren ska kopplas till projektplan 7

Förslag på hur ett verifikat kan märkas 8

Exempel på verifikat 9

Exempel på verifikat 10

Exempel på verifikat 11

Betalningsbevis Ett godkänt betalningsbevis ska visa till vilket Pg, Bg eller bankkonto pengarna har gått. Transaktionsdetaljer godkänns EJ. Kvittenser är ej optimalt, ersätt utlägg med insättning på konto istället. Tänk på att det alltid står till vilket konto pengar ska sättas in då utlägg har skett. 12

Hur ser ett godkänt betalningsbevis ut? 13

Hur ser ett godkänt betalningsbevis ut? 14

Bokföring i projektet Projektet ska bokföra sitt projekt i sin förening men på så vis att kostnaderna går att spåra Projektet ska dessutom sidoföra projektets kostnader så att det går att sammanföra med projektets beviljade budget 15

Förslag på bokföring som är sidoförd Förslag på hur man kan sidobokföra sitt projekt på ett enkelt sätt Bokföring Projekt: Rädda boden, projektnr hos LAG 20 xx-x-0 xxx Ver i huvudb Ver Faktdatum Beskrivning 17 1 2003 -06 -01 Förskott 38 2 2003 -06 -10 2003 -06 -17 NCC ROADS 44 3 2003 -06 -06 2003 -06 -17 44 4 2003 -06 -07 2003 -06 -17 177 5 2003 -07 -02 2003 -07 -07 180 6 2003 -06 -18 2003 -07 -07 181 7 2003 -06 -05 2003 -07 -07 203 8 2003 -07 -02 210 9 2003 -07 -15 299 10 2003 -04 -02 Journalnr: 20 xx-xxxx Kostnad Löner Investering Övrig kost Inbetalning 25 000 2 670, 00 Resor Rolf E 272, 00 Matboden 320, 00 NCC ROADS 3 590, 00 Erstorps Grus 0, 00 Trä & Byggvaruh 3 166, 00 2003 -07 -23 Erstorps Grus 1 966, 00 2003 -07 -23 Erstorps Grus 3 437, 00 2003 -09 -08 Inköp av bod 5 000, 00 20 421, 00 0, 00 16 239, 00 4 182, 00 750, 00 15 000, 00 (2004)13 11 2004 -01 -15 2004 -01 -31 Bygg & Interiör 25 000 (2004)16 12 2004 -02 -18 2004 -02 -23 Erstorps Grus Summa 36 171, 00 0, 00 31 239, 00 4 932, 00 REKV 1 25 000, 00 16

Kostnadssammanställningen enligt blankett LSB 14_2 B Projektstöd inom Leader- Kostnadssammanställning Bilaga nr Klardatum enligt beslut om stöd : Betalningsperiod Journalnr: Här ska du redovisa alla projektkostnader som du söker utbetalning för. (fr. o. m. - t. o. m. ): Läs anvisningen till blanketten Projektstöd inom Leader - ansökan om utbetalning innan du fyller i kostnadsammanställningen. Till denna bilaga ska du bifoga kopior av betalda fakturor och kvitton/betalningsbevis. 1 2 Nr Leverantör och beskrivning Tänk på att: - redovisa alla kostnader exklusive moms om verksamheten är momspliktig. - endast redovisa konstnader som uppkom efter det datum då din ansökan om stöd kom in till stödmyndigheten - kostnaderna ska vara betalda 3 4 Lön Indirekta kostnader 5 Investeringar 6 7 Övriga Ideellt arbete kostnader 9 Offentliga resurser 8 Övriga ideella resurser 10 Justering vid handläggning Summa 0 0 0 0 Transport summa 0 0 0 0 17

Offentlig resurs Håll ordning på om projektet har offentliga resurser i sin budget. Tänk på att begära in utfall av den offentliga resursen och tillse att rätt blanketter då används. De blanketterna finns på hemsidan. Ta hjälp av kansliet så att ni inte missar något. 18

Ideell resurs Gå igenom Er budget och kontrollera hur den ideella delen ska avräknas. I vissa projekt förekommer ideell resurs. Det innebär att en företagare bjuder på tid eller resurser och avstår från ersättning helt eller till viss del. Be kansliet om hjälp med hur det underlaget ska se ut för att ni ska få räkna in värdet i projektet. 19

Ideell tid Alla projekt ska motprestera med ideell tid. På hemsidan finns blanketter för detta. Se till att utse någon i projektet som ansvarar för att dessa lämnas in och som sedan kontrollerar att de är rätt ifyllda och att de är underskrivna. 20

Ideell tid har olika värden utifrån olika åldrar. Ideell tid kan bara räknas om personen som arbetat gör det på sin fritid (tex elever och lärare är aldrig ideella under skoltid). Ideellt arbete är sådant arbete som projektet egentligen borde ha betalat lön för att få utfört. En förenings ordinarie verksamhet kan aldrig räknas som ideell tid (tex styrelsemöte och årsmöte) 21

Ideell tid Tänk på att vara tydlig och skriva vad i det ideella arbetet har bestått. Använd inte enbart ord såsom projektarbete, administration, telefon etc. Skriv istället arbetat med xxxxx. Ringt samtal gällande xxxxx. Arbetat med projektets xxxxx osv 22

Viktigt att tänka på Använd alltid de färdiga mallar som finns. Gör inga egna utan att få det godkänt först av kansliet. Risk finns annars för att Er rekvisition blir underkänd och kansliet inte kan skicka iväg den för ansökan om utbetalning 23

Lägesrapport Vid löpande rekvisition dvs inte slutrekvisition ska projekten alltid lämna in en lägesrapport som berättar vad som hänt i projektet. Låt rapporten vara kopplad till de kostnader som projektet har redovisat. 24

Slutrapport ska lämnas in enligt mallen som finns på hemsidan. Inga andra rapporter kommer att godkännas. Svara på alla frågor! Kontrollera och skriv in utfall av indikatorer. Lämna in slutrapporten digitalt till Verksamhetsledaren för kontroll och granskning. 25

Ändringar i projektet Alla avvikelser och förändringar i ett projekt som uppstått och som inte följer Er projektplan ska rapporteras till verksamhetsledare/kansliet. Verksamhetsledare/kansliet gör en bedömning över förändringen och berättar om vilka åtgärder som ev. måste ske. En sådan förändring kan tex vara att en omfördelning inom budget måste ske. En konsekvens av att projekten inte meddelar avvikelser/förändringar kan vara att projektet inte får full kostnadstäckning. Förändringar ska meddelas i god tid innan projektet är avslutat. 26

Projektet är ytterst ansvarig för sin redovisning och sitt resultat Kansliet är ålagd att kontrollera alla projektens redovisningar. Projekten ska tillse att begärda kompletteringar inkommer till kansliet. Skickar inte projekten in begärda kompletteringar är kansliet skyldig att stryka kostnaden och den får inte tas upp. Kansliet får inte skicka iväg ofullständiga ansökningar till Länsstyrelsen. Om inte projekten tillser att allt är inlämnat till kansliet i god tid innan projektet är avslutat, finns det risk för att ansökan inte inkommer i tid till Länsstyrelsen. Projektet riskerar därmed att inte få ut projektstöd fullt ut och att ansökan helt avvisas. 27

Vad brukar Länsstyrelsen efterfråga 28

Vad brukar Länsstyrelsen efterfråga 29

Vad brukar Länsstyrelsen efterfråga 30

TACK och ha en bra dag! Kustlinjen och Gränslandet tackar härmed för i dag och önskar Er alla lycka till med Era projekt! Tänk på att vi finns till för Er och tveka aldrig att kontakta oss om ni behöver hjälp! 31