Utbildning fr personalrollenpersonalregistreringsrollen 4 februari 2019 Innehll Vilka

Utbildning för personalrollen/personalregistreringsrollen 4 februari 2019

Innehåll • Vilka HR-administratörerna är och vad vi gör • Ärendeflödet i primula • Förhandlingswebben • Tips och trix i primula • Nyanställningsärende eller förlängningsärende? • Vikariat anställning • Vikten av att göra ärenden i tid Fikapaus • Vad ska annonseras? • Reach. Mee • Kungörelse, vad är det? • Registrera kompetens • Idis • Mejladresser • Frågor och svar

HR-administratörerna • Malin Bellander • Karoline Holmström • Frida Urtel • Catja Lövstrand Gemensam mejl: HRADM@slu. se

Vad gör vi? • Ärenden i primula • Publicerar annonser i Reach. Mee samt systemfrågor • Kungörelser • IDIS – ansvarar över katalogrollen och personalrollen

Ärenden i primula Institutionsadministratör Chef/prefekt HR-adm. Lönespecialist MBL förhandling

Förhandlingswebben exempel • Anna Andersson ska nyanställas. Ärendet skapas av institutionsadministratören den 6 maj och attesteras av chef/prefekt den 15 maj. Ärendet kommer in i HR-administratörens inkorg onsdagen den 15 maj. • HR-administratören kontrollerar och fyller i uppgifter. Därefter skapar HRadministratören anställningsbeslutet som läggs upp på förhandlingswebben tisdagen den 28 maj. Förklaring: Facken måste informeras en vecka innan ett beslut tas. MBLförhandlingar hålls på tisdagar vilket gör att ärenden som kommer in efter en tisdag kommer läggas upp veckan efter nästkommande vecka.

Tips och trix i primula • Använd anteckningar och lägg till rätt bilagor! • Ärende sök

Nyanställningsärende eller förlängningsärende för redan anställd person? • Förlängningsärende när allt är precis densamma som tidigare (förutom datumen, såklart!) • Nyanställningsärende när anställningsformen ändras, ny titeln, ny organisation, glapp i anställningen Ska det vara en nyanställning är det viktigt att tänka på att det ska ha varit en annons ute eller att medarbetaren begärt företrädesrätt. Det är ju en helt ny tjänst som ska tillsättas!

Vikarie för vem?

Vikten av att göra ärenden i tid

Forts. vikten av att göra ärenden i tid För att vara på den säkra sidan att förlängningar görs i tid så dra ut rapporten i primula självservice ”Anställning upphör”. Välj gärna långt fram i tiden.

När ska vi annonsera? Grundregel, alla anställningar ska annonseras! Undantag • Omplacering • Företrädesrätt till återanställning • Akut lucka i organisationen t. ex. brutet ben (om du jobbar fysiskt) Stäm av med din HR-specialist om du är osäker!

Reach. Mee • Välj rätt rekryteringsmall beroende på vilken tjänst ni söker. Urvalsfrågorna är kopplade till mallen OBS! Tänk på att det som står i annonsen är det som • Döp ärendet rätt Org. id + titel på vad ni söker + projektägare grunden till anställningsärendet. Utlyser ni en • är Glöm inte diarienumret! Detta kan du få genom att mejla registrator@slu. se och bifoga annonsen till dem eller skriva vad ni söker och vilken avdelning/institution den ni tidsbegränsad anställning på 2 år kan ni inte tillsvidare söker ska tillhöra. anställa denskickas rekryteringen. Dettadågäller • Viktigt attpersonen godkännande till via chef/prefekt innan granskningsbegäran ni fortfarande kan redigera i annonsen. Granskningsbegäran skickas när annonsen är helt även titeln, ni utlyst en forskare kan denne person klar från er sida. har När annonsen är granskad hör HR-specialist av sig till HR-admin. för publicering. inte bli en forskningsassistent.

Reach. Mee forts. • När rekryteringen är klar är det viktigt att ni markerar vem som fått tjänsten. Detta så att vi inte skickar ut avslag (kungörelsen) till fel person. • Den som startat projektet ansvarar över att avsluta projektet när anställningen är klar. • På Reach. Mees sida på Medarbetarwebben finns Frågor & Svar, där du kan hitta svar på återkommande frågor. https: //internt. slu. se/stod-service/adminstod/hr/anstallningar/annonsering-och-rekrytering/reachmee/fragor--svar-reachmee/ • Utbildningsmaterial i Reach. Mee: https: //internt. slu. se/stod-service/adminstod/hr/anstallningar/annonsering-och-rekrytering/reachmee/ • Frågor kring Reach. Mee besvaras genom funktionsadressen reachmee@slu. se.

Kungörelse, vad är det? Kungörelse = Meddelade om att en person fått anställning/Meddelande om beslut att inte tillsätta utannonserad tjänst • Information om vem som fått tjänsten och hur man överklagar beslutet. • Kungörelsen hänger på SLU: s officiella anslagstavla samt skickas via Reach. Mee till alla kandidater som inte fått tjänsten. • Beslutet om anställningen (”kungörelsen”) går att överklaga från det tillfället kungörelsen hängs upp och 15 arbetsdagar framåt.

Registrera kompetens • Ni har möjlighet att registrera kompetens i primula. • Glöm inte göra ett ärende om ändrad lön om den nya kompetensen innebär en löneökning ex. docent, doktorsexamen

IDIS ”Idis är SLU: s identitet- och informationssystem. Det är universitetets katalog över anställda, verksamma samt studenter. Idis kontrollerar också vilka personer vid SLU som har tillgång till vissa resurser. I Idis administreras även hur universitetets organisation presenteras, vilket utgör grund för många andra system. ” https: //internt. slu. se/stod-service/adminstod/it/tjanster/systemutveckling/verktyg-och-system-i-drift/idis/ IT-stod@slu. se (vid systemfrågor) superidis@slu. se (vid frågor kring katalogroll och personalroll)

Rätt mejl till rätt person Förändringarna på personalavdelningen har gjort att vi fått se över våra rutiner och hur ni lättast får kontakt med rätt person på personalavdelningen. I första hand ska man vända sig till sin HR-specialist/lönespecialist/HR-administratör men är ärendet av en mer allmän art kan ni vända er till dessa mejladresser: • Frågor till alla HR-specialister: HR-specialisterna@slu. se • Frågor till alla HR-administratörer: HRadm@slu. se • Frågor till alla lönespecialister: loner@slu. se • Frågor angående resor/Egencia: resor@slu. se • Frågor angående arbetstillstånd: arbetstillstand@slu. se • Frågor angående Reach. Mee: reachmee@slu. se

Frågor från er! ”Uppdelningen av arbetsuppgifter mellan HRadm. och HR-specialist. Det är fortfarande relativt ofta oklart för oss vem som gör vad och ibland får vi olika svar beroende på vem vi frågar. Vi upplever också att handläggningstiderna förlängts den senaste tiden. ”

” Hur vet jag att en kungörelse har skickats ut? ”

” Tidsbegränsad anställning upphör, ska personen informeras och vem informerar? ”

Vem är berättigad stöd? ” När en anställning avslutaspåvem haravansvaret att • Person som har blivit uppsagd grund arbetsbrist efter minstanmäla tolv månaders anställning. till trygghetsstiftelsen? ” • Person vars tidsbegränsade anställning på minst två år har löpt ut.

”I Primula vill jag få veta hur man tar ut en LAS lista och hur man får tillförlitliga rapporter, hur vet jag att alla personer kommer med? ”

” Vem är numera Travel manager? ”

” Jag har fått in ett examensbevis på ett annat språk än svenska/engelska. Vad gör jag? ”

Tack för oss!