Uso eficaz del tiempo Qu es el tiempo

Uso eficaz del tiempo

¿Qué es el tiempo ?

Características § § § § § Intangible Irrecuperable No es renovable No se compra No se vende No se almacena No se fabrica Disponible Se usa Inmutable

Beneficios del uso racional del tiempo § § § § Mejor calidad de vida Trabajar menos y hacer mas Menos agobio y tensión Mayor motivación y productividad Concentración de esfuerzos en los asuntos mas difíciles Resultados satisfactorios en el trabajo y vida privada Desempeño mas eficiente Disfrutar del tiempo libre

El ejercicio para producir el cambio Registro -Listado de actividades día a día, semana por semana -Pautas: a) Frecuencia b) Persistencia Análisis de registros -Identificar los “robatiempos” -Comparar funciones especificas y tareas efectuadas

El ejercicio para producir el cambio Diagnostico -Decidir los cambios necesarios para un uso racional del tiempo Planificación -Objetivos y metas

Robatiempos Ausencia de planificación Errores Metas ambiciosas De Planificación Metas sin alcance Tiempos irreales

Del delegante No quiere No sabe Inseguridad Errores en la delegación Incapaz Del delegado Inexperto

Del Emisor No escucha No es preciso No es consiso Errores en la Comunicación No escucha Del receptor No le interesa Interrumpe

Robatiempos sociales § § § Visitas inesperadas Darse una vuelta por la oficina Pegarse escapadas El teléfono El celular

Rebatiempos personales § § Crisis permanente Impaciencia crónica Soñar despierto Dificultad en la concentración § Demasiados trabajos en curso

Desorganización en las reuniones § Falta de agenda § Interrupciones continuas § Temas fuera de agenda § Temas sin tiempo limite en la agenda

Recomendaciones § § § § Determine metas personales Priorice las actividades en relación a sus metas Planifique para año-mes-semana Confecciones su plan diario de tareas Delegue todo lo posible Haga una cosa por vez Clasifique diariamente sus prioridades Empiece con la actividades mas importantes Evite las distracciones Aprenda a decir NO Establezca horarios silenciosos Organice las llamadas telefónicas Fije un sistema de citas Atienda la correspondencia luego de temas importantes

6 Reglas para trabajar menos y hacer mas Ø 1 Haga un plan § Anote sus metas: de vida y laborales § Fije prioridades (clasifique) v. A Objetivos mas importantes v. B Objetivo de mediano valor v. C Objetivo de poco valor, fácil y rápido Ø 2 Haga la lista diaria § Todos los días en el mismo horario Ø 3 Seleccione las prioridades diarias § Escriba la clasificación en la lista A – B – C § Reclasifique si es necesario

6 Reglas para trabajar menos y hacer mas Ø 4 Pregúntese: Cual es el mejor uso del tiempo ahora ? § Para ayudar a las metas Ø 5 Maneje cada papel una sola vez § Decida de inmediato § Tire Ø 6 Hágalo Ahora § Actividades A § Sepa decir NO

Conducción de reuniones

Tipos de Reuniones/Temas § Tipos de reuniones • Para BRINDAR INFORMACION • Para DISCUTIR INFORMACION • Para FORMAR • Para TOMAR DECISIONES • Para PRODUCIR IDEAS § Entonces lo primero es: Definir para que convoco a la reunión

Instancias § 1 PREPARACION § 2 CONDUCCION § 3 EVALUACION

1 PREPARACION Ø FIJAR OBJETIVOS § Preguntas v. Que resultados deseo alcanzar ? v. Es necesaria la reunión? v. No hay otras alternativas? Cuales ? Ø SE DEBE ESCRIBIR Ø ESTABLECER LA ORGANIZACIÓN § Lugar § Fecha § Hora de inicio y hora de finalización

1 PREPARACION Ø DETERMINAR LOS ROLES § Líder § Moderador § Secretario § Participantes Ø DEFINIR TEMAS Y ACTIVIDADES § Temas § Proceso § Tiempo § Personas responsables

2 CONDUCCION Ø Herramienta: AGENDA Ø ROL DEL LIDER § Cumplidor § Convocante § Fija lineamientos § Distribuye comportamientos § Sintetiza Ø ROL DEL MODERADOR § Monitorea el proceso § Encauza § Asegura la participación § Neutral en los desacuerdos

2 CONDUCCION Ø ROL DEL SECRETARIO § Registra § Redacta § Comunica Ø ROL de los PARTICIPANTES § Respetar las pautas y los lineamientos fijados § Participar § Involucrarse § Aportar

3 EVALUACION Ø Encuesta de reacción § Del líder y de los participantes Ø Autoevaluación § Del líder y de los participantes Ø Monitoreo de la Gestión

3 EVALUACION Ø Que se examina en la evolución de reacción ? § Pertinencia de la convocatoria § Pertinencia de los asistentes § Estructura § Lugar § Horarios § Posibilidad de participación § Decisiones adoptadas

3 EVALUACION Ø Que se examina en monitoreo de gestión? § Cumplimiento de las decisiones adoptadas § Cumplimiento de los asistentes