UREDSKO POSLOVANJE KOLSKIH USTANOVA Seka Jurev mag iur

UREDSKO POSLOVANJE ŠKOLSKIH USTANOVA Seka Jurčev, mag. iur Šibenik, ožujak 2018.

Uredsko poslovanje Regulirano: n Uredbom o uredskom poslovanju (NN br. 07/09) – primjenjuje se od 1. 1. 2010. g. n Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN SRH br. 38/88. ) – primjenjuje se dok se ne donese Naputak o klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena – propisane jedinstvene klasifikacijske oznake i brojčane oznake tijela koje se koriste u uredskom poslovanju za jedinstveno označavanje pismena.

Ostali propisi: § § § § § Zakon o pečatu i žigu s grbom RH Pravilnik za primjenu Zakona o pečatima i žigovima s grbom Pravilnik o uvjetima za čuvanje izrađenih pečata i žigova s grbom RH Uredba o natpisnoj ploči i zaglavlja akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti Zakon o općem upravnom postupku Zakon o upravnim pristojbama Zakon o elektroničkoj ispravi Zakon o arhivskom gradivu i arhivima Pravilnik o vrednovanju i odabiranju i izlučivanju arhivskog gradiva Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

Uredsko poslovanje obuhvaća: v v v v Primanje i pregled akta Upisivanje akta Administrativno tehnička obrada akta Otprema akta Razvođenje akta Odlaganje u arhivu Čuvanje akata od uništenja

Primjena Uredbe ü Tijela državne uprave i druga državna tijela (ministarstva, županijski uredi odnosno gradski ured grada Zagreba) ü Tijela jedinica lokalne i regionalne(područne) samouprave ü Pravne osobe s javnim ovlastima u obavljanju javnih ovlasti koje su im zakonom povjerene

Osnovni pojmovi uredskog poslovanja n n n PISARNICA je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanje i pregled pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave pismena u rad, otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani. U javnim ustanovama tipa osnovnih škola u pravilu poslove pisarnice obavlja tajnik ili administrator. PISMOHRANA je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata; DOKUMENT je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podatka; ELEKTRONIČKI DOKUMENT je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstvo elektroničke isprave; ELEKTRONIČKA ISPRAVA je isprava uređena sukladno posebnim propisima. PISMENO je podnesak ili akt.

n n n n PODNESAK je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje; AKT je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti; PRILOG je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika i sl. ) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja. SPIS (PREDMET) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu; DOSJE je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću; BROJČANA OZNAKA je identifikacija predmeta odnosno pismena i sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja; KLASIFIKACIJSKA OZNAKA označava predmet prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta; URUDŽBENI BROJ označava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta.

Shema: Dokumentacijska cjelina dosje predmet akt akt akt predmet akt

Uredba o uredskom poslovanju Ø Ø Ø daje pravne okvire prijema i obrade akta. Svrha: u svakom trenutku znati gdje se nalazi određeni spis, predmet ili dosje. KLASIFIKACIJA – classification (classia-razred, skupina i lacere-raditi) – sustavna podjela i raspoređivanje pojmova, predmeta, imena i sl. na skupine, vrste, tipove po određenim pravilima.

Uredske knjige: Glavne uredske knjige: 1. 2. § § Urudžbeni zapisnik (UZ); Upisnik predmeta upravnog postupka u koji se upisuju pismena: prvostupanjskog upravnog postupka (UP/I) drugostupanjskog upravnog postupka (UP/II ) Pomoćne uredske knjige: § § § § knjiga primljene pošte; omot spisa predmeta neupravnog postupka; omot spisa predmeta upravnog postupka; interna dostavna knjiga za poštu; dostavna knjiga za mjesto; knjiga pismohrane i dr.

Urudžbeni zapisnik glavna knjiga za evidentiranje svih akata koji nisu predmet upravnog spora. Zadatak: pružiti podatke pomoću kojih ćemo moći identificirati predmet i pronaći ga. Ø upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode se po sistemu brojčanih oznaka odnosno klasifikacijskih oznaka (označava predmet) i urudžbenih brojeva (označava pojedino pismeno u tom predmetu). Ø

Klasifikacijska oznaka (KLASA: ) velika slova Sastoji se od: Ø Ø Klasifikacije prema sadržaju (brojčana oznaka glavne grupe, podgrupe, djelatnosti unutar podgrupe), Klasifikacije prema vremenu (godina otvaranja predmeta), Klasifikacija prema obliku (brojčana oznaka dosjea) i Rednog broja predmeta (unutar dosjea).

Shematski prikaz strukture klasifikacijske oznake: 602 – 02/18 – 04 / 01 broj predmeta broj dosjea godina otvaranja predmeta djelatnost unutar podgrupe podgrupa glavna grupa

Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN SRH br. 38/88. ) utvrđene su samo klasifikacijske oznake prema sadržaju (prva skupina brojeva u klasifikacijskoj oznaci: 601 -01/. . ). Klasifikacija prema vremenu određuje se godinom nastajanja nekog predmeta, dok se klasifikacija prema obliku utvrđuje na temelju PLANA klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata

PLAN klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata (čl. 18. Uredbe) Ø Plan za svaku kalendarsku godinu donosi čelnik tijela (u sustavu školstva - ravnatelj škole). Ø Planom se utvrđuju klasifikacijske oznake (po sadržaju) tako da obuhvaćaju sve poslove iz djelokruga rada škole te brojčane oznake stvaratelja i primatelja pismena. Ø Plan se donosi krajem tekuće godine za slijedeću kalendarsku godinu. Ø S planom moraju biti upoznati svi službenici.

PRAVILO: ü Brojčane oznake unutar klasifikacija prema sadržaju međusobno se odvajaju crticom (-), klasifikacija prema sadržaju se od klasifikacije prema vremenu odvaja kosom crtom (/), klasifikacija prema vremenu odvaja se crticom ( -) od klasifikacije prema obliku, s tim što se klasifikacija prema obliku sastoji od dva dijela koja su međusobno odvojena kosom crtom (/). ü Akti predmeta upravnog postupka dobivaju posebnu oznaku UP/I, UP/II koja se stavlja prije klasifikacijske oznake te odvaja ravnom crticom (-) od oznake klasifikacije prema sadržaju (UP/I- 602 -02/16 -03/03).

Shema klasifikacijskih oznaka 602 Školstvo 602 -01 01 općenito o školstvu 602 -02 osnovno školstvo 602 -02 01 prijava potrebe za radnikom 02 godišnji plan i program škole 03 rješenja o tjednom zaduženju učitelja 04 prijepis ocjena 05 razredni i predmetni ispiti. . . KLASA: 601 -02/18 -04/01 (6 -glavna grupa, 0 -grupa, 1 -podgrupa, 02 djelatnost unutar podgrupe, 18 -godina otvaranja predmeta, 04 -brojčana oznaka dosjea i 01 -broj predmeta unutar dosjea).

Kako se određuje KLASA? Ø Prema planu klasifikacijskih oznaka koje školska ustanova usvaja svake godine i određuje se zaprimanjem prvog akta ili stvaranjem prvog vlastitog akta u predmetu. Npr: ugovor o radu na neodređeno vrijeme KLASA: 112 -02/18 -01/01 Npr: odluka o korištenju godišnjeg odmora KLASA: 113 -03/18 -01/01 Napomena: redni broj predmeta unutar klase označava se s dva ili više brojeva od 01 dalje

Urudžbeni broj (URBROJ: ) velika slova Ø brojčana oznaka koja označava stvaratelja pismena, godinu nastanka pismena i redni broj pismena unutar predmeta. a) brojčana oznaka stvaratelja pismena: označava stvaraoca akta u skladu s Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Brojčana oznaka stvaratelja pismena sadržava: brojčanu oznaku općine ili grada koju utvrđuju njihova gradska ili općinska vijeća sukladno članku 5. Pravilnika brojčanu oznaku organa uprave na području općine ili grada koju utvrđuju njihova gradska vijeća sukladno čl. 5. Pravilnika brojčanu oznaku unutrašnjih organizacijskih jedinica unutar organizacije, organa ili ustanove koju utvrđuju sami poslodavci sukladno čl. 18. Uredbe. • • v v v

Shema: n Brojčane oznake unutrašnjih organizacijskih jedinica su: 2184/03 -1 - - 01 ravnatelj - 02 tajništvo - 03 psiholog - 04 socijalni pedagog - 05 računovodstvo - 06 knjižnica. . .

b) brojčana oznaka godine nastajanja pismena: označava godinu nastanka akta ili primitka podneska i označava se s posljednje dvije znamenke godine u kojoj je pismeno nastalo ili je zaprimljeno c) redni broj pismena unutar predmeta: označava redoslijed podneska unutar pojedinog/istog predmeta i sastoji se od jednog ili više brojeva, od 1 pa nadalje. URBROJ: 2181 -04 -01 -18 -1 (2181 -oznaka grada, 04 oznaka škole, 01 -ravnatelj, 18 -godina nastanka, 1 -broj predmeta)

Shematski prikaz strukture urudžbenog broja: 2181– 03– 04– 18 -22 redni broj akta unutar istog predmeta godina nastajanja akta brojčana oznaka organizacijske jedinice unutar organa uprave brojčana oznaka stvaraoca ili primaoca akta na području općine ili grada

PRAVILO: Ø Ø brojčane oznake stvaratelja pismena, godine nastanka i rednog broja pismena odvajaju se crticama (-). svaka klasifikacijska oznaka ima i svoj posebni urudžbeni broj.

Kako se određuje URBROJ? URBROJ označava pojedino pismeno (podneske i akte) u istom predmetu prema redoslijedu primljenih podnesaka i vlastitih akata. Primjer: ü ako je škola stvaratelj akta (vlastiti akt), dokument je izlazni tada URBROJ započinje oznakom škole stvaratelja akta koju joj je odredila županija, primjer: 2184/03 -1 -0218 -3; ü ako je akt poslala stranka (roditelj djeteta) radi se o primljenom aktu, URBROJ tog akta će biti 15 -18 -1 jer je 15 oznaka za građane (čl. 4. Pravilnika); ü ako je MZO poslalo dopis (primljeni akt) prepisujemo URBROJ MZO-a, primjer: 533 -18 -1;

Prijemni štambilj Stavlja se na izvornike primljenih pismena koja se upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno u urudžbeni zapisnik. Upisuje se: ü “Primljeno” – datum primitka; ü “Klasifikacijska oznaka” –klasifikacijsku oznaku; ü “Urudžbeni broj” – urudžbeni broj; ü “Ustrojstvena jedinica” – brojčana oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice u koju se pismeno rapoređuje; ü “Prilozi” – broj priloženih priloga; ü “Vrijednosti” – ukupan iznos upravne pristojbe, novca ili naznaku drugih vrijednosti koje su priložene pismenu Ø

Primjer popunjenog prijemnog štambilja REPUBLIKA HRVATSKA 2184/03 -1 - Osnovna škola Prečko Primljeno: 26. 2. 2018. Klasifikacijska oznaka: Ustrojstvena jedinica: 601 - 01/18 - 02/01 Urudžbeni broj: 2181 -18 -1 02 Prilozi - Vrijednost -

Sadržaj upravnog akta § § § Zaglavlje Uvod Dispozitiv (izreka) Obrazloženje Uputa o pravnom lijeku Potpis službene osobe i pečat

Zaglavlje § § § Grb Republike Hrvatske Naziv: “REPUBLIKA HRVATSKA” Naziv tijela odnosno pravne osobe donositelja upravnog akta Klasifikacijska oznaka Urudžbeni broj Mjesto i datum izrade upravnog akta

REPUBLIKA HRVATSKA OSNOVNA ŠKOLA KRALJA ZVONIMIRA SEGET DONJI KLASA: UP/I - 602 -06/18 -01/01 URBROJ: 2184/03 -1 -01 -18 -2 Seget Donji, 20. 2. 2018.

Sadržaj akta kojim se obavlja službeno dopisivanje – službena prepiska s drugim tijelima ili osobama (čl. 45. Uredbe) Ø § § § Osnovni dijelovi Zaglavlje Osobno ime odnosno naziv i adresu primatelja Kratku oznaku predmeta Tekst akta Potpis ovlaštene službene osobe Otisak službenog pečata te i druge podatke (ako postoje) Vezu brojčanih oznaka Naznaku priloga Kome se akt dostavlja osim primatelju

Zaglavlje n stoji u lijevom gornjem kutu akta i sadrži dijelove propisane propisima o natpisnoj ploči i zaglavlju akata tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti; 1) potpuni službeni naziv javne ustanove - škole sjedište škole klasifikacijsku oznaku (KLASA: ) urudžbeni broj (URBROJ: ) datum izrade akta 2) 3) 4) 5)

OSNOVNA ŠKOLA KRALJA ZVONIMIRA SEGET DONJI KLASA: 602 -02/18 -01/01 URBROJ: 2184/03 -1 -01 -18 -2 Seget Donji, 20. 2. 2018.

Nadzor Obavlja: Ø upravna inspekcija središnjeg dijela državne uprave nadležnog za poslove opće uprave i Ø prosvjetna inspekcija (čl. 11. Zakona o prosvjetnoj inspekciji - inspektor utvrđuje stanje vodi li se uredsko poslovanje na propisan način).

Napomena: ü Plan klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva donosi se krajem tekuće godine za slijedeću kalendarsku godinu. ü Klasifikacijske oznake i brojčane oznake se tijekom godine ne smiju mijenjati ni brisati, ali se mogu dodavati nove, ako to iziskuju promjene nastale u vezi rada organa uprave, javnih ustanova. ü Na kraju tekuće godine zaključno sa 31. prosinca se zaključuju uredske knjige stavljanjem službene bilješke o ukupnom broju predmeta upisanih u uredske knjige i to brojem i slovima. Ovjerava se službenim pečatom, a potpisuje ovlaštena osoba ili osoba koja vodi knjige. Ispod bilješke o zaključenju ispisuju se klasifikacijske oznake neriješenih predmeta iz te godine. ü Zajedno s upisnikom predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenim zapisnikom uvezuje se i preslika plana klasifikacijskih odnosno brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena za tu godinu.

Hvala na pozornosti!