Upravljanje vremenom Borna Luli prof Uvijek imamo dovoljno
Upravljanje vremenom Borna Lulić, prof.
Uvijek imamo dovoljno vremena ako ga koristimo pravilno. Johann Wolfgang von Goethe
Čovjek koji može upravljati svojim vremenom, može upravljati gotovo svime. Bernard Borush
Narodne mudrosti. . . Carpe diem. n Nulla dies sine linea. n Time waste is life waste! n Vrijeme je život. n Vrijeme je novac. n Vrijeme je vrjednije od novca. Možemo dobiti više novca, ali ne možemo dobiti više vremena. n
Možemo zaključiti: Upravljanje vremenom je jedna od najvažnijih životnih vještina!
Što je upravljanje vremenom? To je upravljanje događajima i samim sobom kako bi ostvarili željene rezultate.
Što je upravljanje vremenom? To je sposobnost određivanja radnih prioriteta, učinkovitog rada i prikladnog delegiranja. Griffin
Čemu nas uči upravljanje vremenom? Upravljanje vremenom nas ne uči kako da radimo još više i dulje, već nas uči kako da radimo pametnije, a zadatke da obavljamo brže i jednostavnije.
Gdje nam pomaže dobro upravljanje vremenom? n. U prevenciji stresa n U povećavanju radne učinkovitosti n U ostvarivanju ciljeva n U stvaranju ravnoteže u životu
Kada je potrebno dobro upravljati vremenom? Uvijek i u svim situacijama!
Koje su dobrobiti od upravljanja vremenom? Bit ćemo efikasniji u rješavanju poslova n Ostvarivat ćemo bolje rezultate u poslu i u životu n Bit ćete zdraviji, radosniji i zadovoljniji n
Kako dobro upravljati vremenom? Upravljanje vremenom traži dobro upravljanje sobom i samodisciplinu.
Ovladavanje vremenom kreće iznutra prema van!
Upravljanje sobom vremenom
Kopernikanski preokret Mi ne možemo upravljati vremenom! Mi možemo samo upravljati sa samim sobom u odnosu na vrijeme.
1. 2. Ne možemo kontrolirati koliko imamo vremena, već samo kako ćemo ga iskoristiti. Ne možemo birati hoćemo li ga potrošiti, nego samo kako ćemo ga potrošiti.
Vježba za kod kuće ODREĐIVANJE CILJEVA Što zaista želim od života? n n n Koji su moji životni ciljevi? Kako bih volio provesti sljedeće tri godine? Kako bih živio kada bih znao da ću se za 6 mjeseci preseliti u vječna lovišta?
Izjave o životnim ciljevima pomažu nam dozvati budućnost u sadašnjost.
Model Stephena Coveyja, autora bestellera 7 navika uspješnih ljudi Hitne: One aktivnosti za koje mi ili drugi smatramo da traže trenutno reagiranje. Nije važno Važno Hitno Važne: Aktivnosti koje su važne za ostvarenje naše misije. Naši najvažniji ciljevi. Nije hitno Priprema O 80 % N T O Planiranje Krizne situacije I N H T E I Neodgodivi poslovi Sprečavanje kriza. IJ H N Osobno i stručno Rokovi O O N N usavršavanje Ž Ž QI Q II A A VIzgrađivanje odnosa V O O N N Nevažni poslovi, Prekidi, tel. T I H mailovi, razgovori. . . pozivi, H I O mailovi, Gutači vremena N - N- EPP dopisi, AŽ O V sastanci. . . N Ž Q IV Q III JE A I V N I N
QI VAŽNO I HITNO § Organizacija učiteljskog vijeća § Izostanak nastavnika § Tučnjava učenika § Nastavnik izbačen iz takta § Iznenadni dolazak ljutitog roditelja § Projekti s kratkim rokom
Q III NIJE VAŽNO - HITNO § Dopisi § Sastanci § Telefonski pozivi § Posjetitelji
Q IV NI VAŽNO – NI HITNO § Pretraživanje internata § Usputni razgovori § Odlazak na Facebook § Nevažna e-pošta (ppt, pps, šalji dalje mailovi. . . ) § Neki telefonski pozivi § Gledanje televizije
Q II VAŽNO – NIJE HITNO § Planiranje § Razvijanje strategija § Osobni i profesionalni rast razvoj § Razvijanje vizije § Prevencija § Razvijanje odnosa
Postavljanje Coveyjevog pitanja Nije hitno Nije važno Važno Hitno U kojem kvadrantu sada boravim? !
Postavljanje Lakeinovog pitanja Kako da u ovom trenutku najbolje koristim svoje vrijeme?
Q II 1. korak - PLANIRANJE I najbljeđa tinta bolja je od najboljeg pamćenja. Kineska poslovica
Q II 1. korak - PLANIRANJE § § § Životno planiranje Godišnje planiranje Mjesečno planiranje Tjedno planiranje Dnevno planiranje
1. korak - PLANIRANJE n n Kamen temeljac svih uspješnih sustava Zahvaljujući planiranju vidimo veću sliku n Pareto-načelo 80/20 80% rezultata dolazi nakon obavljanja 20% prioritetnih zadataka.
Q II 1. korak - PLANIRANJE Plan se uvijek može promijeniti, ali samo kada imamo plan.
Q II 1. korak - još je važno reći da je PLANIRANJE ŽIVOTA NAJVAŽNIJE PLANIRANJE! n Životno planiranje pomoći će nam da definiramo kako želimo živjeti i čime se sve još želimo baviti. n Definirajmo sami sebi koji su nam dugoročni ciljevi, a koji su nam kratkoročni.
Q II 2. korak POSTAVLJANJE PRIORITETA n S liste definirajte prioritete n Ovo je važna aktivnost koja nam pomaže da vrijeme i energiju dobro koristimo n Identificiranje zadataka kojima ćemo se najviše posvetiti i koji prvi moraju biti završeni
Q II 2. korak POSTAVLJANJE PRIORITETA – A aktivnosti – najvažniji poslovi i zadatci. – B aktivnosti – bitne, ali manje važne aktivnosti od prethodne skupine – C aktivnosti - aktivnosti koje mogu čekati
Q II Napraviti dnevnu to-do listu Lista svih zadataka koje sutra moramo obaviti n Uključiti sve sastanke i telefonske razgovore n Rangirati ih prema važnosti i hitnosti (A, B, C) n Ako iz QII nema nijednog zadatka, dodati barem jedan. n
Dnevna to-do lista Datum: Srijeda 14/04/’ 10 1. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski 2. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski 3. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski 4. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski 5. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski 6. ________________________________ Prioritet □Visoki □Srednji □Niski
Napraviti tjednu To-Do listu Popisati sve planirane tjedne aktivnosti n Napraviti raspored koji će nam najviše odgovarati n Zapisati ih u tjedni planer n
Tjedni raspored Vrijeme 6: 00 7: 00 8: 00 9: 00 10: 00 11: 00 12: 00 13: 00 14: 00 15: 00 16: 00 17: 00 18: 00 19: 00 20: 00 21: 00 22: 00 23: 00 24: 00 Ponedjeljak Utorak Srijeda Četvrtak Petak Subota Nedjelja
3. korak OBAVLJANJE POSLOVA n Prije nego što krenemo na 3. korak, prisjetimo se još jednom da je UPRAVLJANJE VREMENOM = UPRAVLJANJE SAMIM SOBOM!
Stoga, osvijestimo si. . . U kojem dijelu dana sam najučinkovitiji? n Koji su mi najdraži, a koji najteži poslovi? n Obavljam li prvo lagane ili teške zadatke? n Koliko u postotcima vremena trošim u svakom od 4 kvadranta. n
Koliko vremena dnevno provedem u svakom kvadrantu? ! Nije hitno Nije važno Važno Hitno Nije hitno
3. korak OBAVLJANJE POSLOVA – 4 D n n Do - čini Delegate - delegiraj Delay – odgodi do daljnjeg Delete - izbriši
Preprjeke u upravljanju vremenom Prekidi “Upadanje stranaka” Gubljenje vremena
Preprjeke u upravljanju vremenom Nejasni ciljevi Neorganiziranost Nemogućnost reći “ne”
Preprjeke u upravljanju vremenom Previše aktivnosti odjednom Stres Posao bez užitka
Što možemo učiniti da otklonimo preprjeke? Osvještavanje da preprjeke postoje Identificiranje preprjeka Načini njihova otklanjanja
Unutarnje preprjeke ili kradljivci vremena 1. Problem - KAŠNJENJE
ZAŠTO OPET KASNITE ? TIP X 1. Radi istovremeno više stvari 2. Dok radi jedno priprema i misli na druge poslove 3. Uporan je i ne odustaje lako TIP Z 4. Ima mnogo zadataka a i sam pronalazi nove 1. Rastao je u sredini u kojoj se točnost 5. Počinje raditi rano ujutro nije osobito naglašavala 6. Voli napraviti bolje nego je bilo ili se očekuje 2. Značajan dio života proveo je u 7. Nastoji izvršiti obećanja i lako ih daje netržišnom radnom okruženju 8. Sve radi ubrzano, kao da ga netko ili nešto juri 3. Često ga iznenadi prometna gužva TIP Y pa kasni i zbog tog 1. Spontan je i osjećajan 4. O “trikovima” i zanatu planiranja nije 2. Drugi ga lako odvuče u neplaniranu situaciju učio na tečajevima 3. Obavlja stvari polako (svakako ne brzo) 5. U školi su tolerirali kašnjenje na 4. Obaveze nastoji pamtiti, ne zapisuje ih satove 5. Ima dosta želja, a malo ciljeva 6. Nema svoj tip rokovnika ni metoda 6. Voli se družiti upravljanja vremenom 7. Rijetko si zadaje precizne rokove 8. Smišlja isprike i opravdanja kad kasni
TIP X Visoka predanost radu, radoholičar koji je sav posvećen poslu. Njegova prezaposlenost glavni je uzrok kašnjenju. Kad “doleti” na sastanak, obično ispuhuje ”Uh, kakav težak dan”. A svaki mu je dan sličan. To je osoba u stresu, u kroničnoj nestašici vremena, zato kasni. TIP Y Spontana, brigama neopterećena osoba, nije sklona natjecanjima ni velikim dostignućima. Ne mari za priznanja kojem je cijena veliki trud. Više cijeni međuljudske odnose nego ciljeve i posao. Lako ga se odvuče od rada i cilja, lako se “zavede”, uvijek je spreman pridružiti se nekom ili nečem. Uza sve to ide nedovoljna osobna posvećenost ciljevima, rokovima, preciznosti, planiranju. Kasni jer “ima vremena”. TIP Z Sredina između dva gornja tipa, to je “prosječno(ne)organizirana osoba. Mogla bi biti točnija kad bi se toga dosjetila. Kašnjenje je kod nje posljedica nedovoljne svijesti o vremenu i rokovima i pomanjkanja znanja o planiranju. Među ljudima takvih je “kasnilica” najviše. Iz priručnika “UČINKOVITI MENADŽER”
Unutarnje preprjeke 2. Problem – ODLAGANJE
Omiljena mjesta za bijeg. . . n n n Druženje (kave, duži ručkovi, telefoni, facebook. . . ) Čitanje (mailovi, internet, novine. . . ) Napravi sam (kada radite nešto biste mogli prepustiti nekom drugom) Pretjerivanje (previše detaljni, previše kritični, previše brbljavi. . . Bježanje (kada radimo nešto nepotrebno) Sanjarenje
Kako nadvladati odlaganja? Osvijestiti ga n Početi s nečim lakšim n Veće poslove podijeliti u manje n Napraviti dnevni raspored i postaviti prioritete n Postaviti rok za obavljanje zadatka i pridržavati ga se n
Unutarnje preprjeke ili kradljivci vremena Perfekcionizam n Nedovoljna motiviranost n Umor n Negativne emocije n Nedisciplina i neorganiziranost n
Vanjske preprjeke Tri su vrste vanjskih “kradljivaca vremena”: zadatci, papiri i ljudi.
Na poslu odvojiti vrijeme za sebe i druge n Kada ste dostupni: vrijeme za sastanke, konzultacije, razgovore, rutinske poslove. . . n Kada ste nedostupni: vrijeme kada radite važne poslove, vrijeme za planiranje, vrijeme za vas kada ne želite prekidanja. . .
Kako izbjeći produljenje sjednice? n n n Dobra priprema je pola obavljenog posla Imati točno utvrđen dnevni red i potruditi se da svi sudionici budu ranije upoznati s njim Izbjeći stavljanje novih točaka u zadnji čas (jasno izreći pravila sastavljanja dnevnog reda) Predvidjeti koliko bi sastanak mogao trajati i na glas reći kada predviđate završetak sastanka Utvrdite o čemu je potrebno postići dogovor tijekom sastanka
Kako izbjeći produljenje sjednice? n n Vraćanje razgovora u zadane okvire - biti svjestan kada razgovor može otići u drugom smjeru (razgovora se samo o dogovorenim temama) Voditi računa o vremenu i petnaest minuta prije kraja reći da još imamo upravo toliko vremena da sve završimo
Gdje možemo pronaći vrijeme?
Jedna od osobina dobrog upravljanja vremenom je dobro korištenje “praznog hoda” Na putu do posla ili kuće n U čekaonicama n U stanci za kavu n U vrijeme objeda n Na putovanjima n Za vrijeme sna n
Što sve možemo učiniti tijekom “praznog hoda”? Obavljati razgovore mobitelom n Odgovarati na e-mailove ili sms-ove n Čitati zabavne PPT n Gledati filmove dok glačamo rublje n Čitati knjige dok smo na wc-u n
Savjeti koji pomažu. . . Pitajte se: je li ovo A, B ili C posao. n Izbjegavajte isprazne razgovore koji troše vrijeme n Odaberite pravo vrijeme za svaki posao n Identificirajte smetnje koje vam “kradu” vrijeme n
Savjeti koji pomažu. . . n Ograničite svaki posao na vrijeme koje je za njega potrebno: a) Postavite rokove b) Odlučite koliko ćete vremena tome posvetiti c) Ne rastežite poslove
The ABCs of Time Management n Arrive a little early for every date or appointment n Be enthusiastic in everything you do n Complete every assigned task
Podsjetnik Dnevno i tjedno planiranje (1. korak) popis zadataka n Postavljanje prioriteta (2. korak) n Završetak poslova (3. korak) - vodite računa o rokovima - ne odlažite poslove koje ne volite n
Q II I najvažnije: Ne zaboravite odvojiti vrijeme za sebe!
Priča za kraj n Jedan od suradnika Stephena Coveyja, ispričao je sljedeću priču: Na seminaru kojeg sam pohađao, predavač je u jednom trenutku rekao: A sada je na redu kviz. Tada je na stol izvadio praznu staklenku, a potom je do nje stavio i veće komade kamenja, pa upitao: Što mislite koliko kamenja možemo staviti u staklenku?
Nakon što je pridobio našu pozornost, rekao je: n Dobro, hajde da vidimo. Stavio je prvi kamen, pa drugi. . . Treći. . I tako ih je stavljao sve dok staklenka nije bila puna. Onda je upitao: Je li sada staklenka puna? Svi smo odgovorili: Da!
No tada je profesor izvadio ispod stola posudu sa šljunkom i počeo ga sipati u staklenku s kamenjem. Šljunak je zauzimao prostor između kamenja. Tada nas je opet upitao: Je li n staklenka sada puna?
Poučeni iskustvom odgovorili smo: Vjerojatno nije. Točno! – odgovorio je i posegnuo za novom staklenkom. U njoj se nalazio pijesak kojega je počeo sipati u prvu staklenku. Pijesak je popunio prostor između kamenja i šljunka. Profesor nas je tada ponovno upitao: Je li staklenka puna? – Nije! – povikali smo svi.
Odgovorio je: Bravo! I počeo nalijevati vodu u staklenku. Nakon što je ulio četvrtinu vode u staklenku, upitao nas je: A sad, recite mi, koja je poanta? Netko je rekao: Pa, uvijek n postoje rupe i ako radiš jako naporno, uvijek ćeš moći ugurati nove stvari u svoj život.
“Ne – odgovorio je – to nije poanta. Poanta je u tome da: Prvo stavite Veliko kamenje!
The Present Vrijeme je dar
- Slides: 72
