Upravljanje sudskim postupkom MODUL Upravljanje vremenom Ass mr

Upravljanje sudskim postupkom MODUL: Upravljanje vremenom Ass. mr Ljiljan Veselinović

3 Principi upravljanja vremenom Korištenje (savremene) tehnologije

Korištenje tehnologije Elektronski kalendari - Softver za upravljanje vremenom Organizacija foldera i davanje naziva fajlovima Softveri za planiranje i "razbijanje" ideja na manje cjeline – Mind Map MS Project za upravljanje velikim projektima

Korištenje tehnologije Elektronski kalendari Organizovanje desktop-a (radne površine) Davanje naziva datotekama i izbor lokacije (direktorija)

4 Principi upravljanja vremenom Efektivna komunikacija

Komunikacija na radnom mjestu • 6 sati radne sedmice propadne zbog loše komunikacije • Većina ljudi provodi 80% vremena komunicirajući • 80% grešaka na poslu se desi zbog loše komunikacije

Model komuniciranja Pošiljalac Kodiranje Kanal poruke Dekodiranje Smetnje Povratna sprega/ odgovor Primalac

Kako uvjerljivo govoriti? • Etos – značaj govornika, njegov integritet • Patos – emocionalno sporazumijevanje sa sagovornicima • Logos – logički argument (racio)

Karakteristike efektivne komunikacije

Opisna komunikacija • Komunikacija treba biti deskriptivna, ne evaluativna • Evaluativna komunikacija o Osuđuje o Etiketira osobu o Vodi ka konfrontaciji • Deskriptivna komunikacija o Opisuje događaj o Problematizira ponašanje (moguće kontrolirati!) a ne osobu o Vodi ka konstruktivnom dijalogu

Komunikacija orijentisana ka problemu • Komunikacija treba biti orijentisana ka problemu a ne ka osobi • Problem se može riješiti, problematična osoba ne može • Komunikacija orijentisana ka problemu > standardi i očekivanja (objektivno) • Komunikacija orijentisana ka osobi > lično mišljenje (subjektivno)

Uvažavajuća komunikacija • Da biste izbjegli potencijalni konflikt: o Navedite prednosti druge strane (kompliment ili sl. ) o Identificirajte tačke oko kojih se slažete sa sagovornikom o Naglasite argumente druge strane sa kojima se slažete (prije nego navedete one druge) o Navedite pozitivne poteze druge strane u prošlosti o Anticipirajte pozitivne korake sagovornika budućnosti

5 Principi upravljanja vremenom Ometanja/ Prekidi

Nečije umijeće da bude mudar je zapravo umijeće da odredi na šta da se ne obazire. William James Original: The art of being wise is the art of knowing what to overlook.

Upravljanje “distrakcijama” E-mailovi Telefonski pozivi Neefikasni sastanci Neobavezni (pretjerani) razgovori sa kolegama

Upravljanje e-mail distrakcijama Ne otvarajte e-mail istog trenutka kada stigne Uradite nešto po pitanju e-maila tokom 24 sata Definišite posebno vrijeme tokom dana da odgovorite na e-mail Pišite kratke i jasne e-mailove (komunikacija) Ako s e-mailom ne možete uraditi 3 R (Read it, Respond to it ili Remove it) imate problema sa donošenjem odluka

Upravljanje telefonskim pozivima (1) Planirajte strategiju telefoniranja unaprijed Ne javljajte se na telefon dok niste spremni Uključite govornu poštu – na taj način možete preslušati poruke i odlučite da li je nešto hitno ili ne Uzvratite telefonske pozive u određeno vrijeme tokom dana Recite pozivatelju čim se javite koliko vremena imate na raspolaganju

Upravljanje telefonskim pozivima (2) Ne dozvolite da pozivatelj razgovara s vama bez prestanka Zamolite pozivatelja ljubazno da pređe na bitno “Imam samo dvije minute, molim te reci brzo. . . ” “Šta mogu uraditi za tebe” ili “Moram da idem. Mogu li još nešto uraditi za tebe”? Dajte verbalni znak kada je vrijeme da završite telefonski poziv Zapišite vaše bitne stavke prije uspostavljanja poziva

Izbjegavajte neefikanse sastanke Svrha sastanka Ljudi Ko treba biti uključen? Neka svako zna zašto je pozvan da učestvuje na sastanku Vrijeme i mjesto Nemojte gubiti vrijeme na sastanku diskutirajući o tome šta treba biti agenda – pripremite i distribuirajte agendu unaprijed Izvan vašeg ureda ili u vašem uredu? Definišite ponašanje/ pravila na sastancima

Neobavezni (pretjerani) razgovori sa kolegama Neobavezne konverzacije na poslu su jedna od najvećih “ometača” posla Usvojite neke konverzacjske fraze da ih izbjegnete “Upravo radim nešto, ali imam oko dvije minute da čujem šta ima kod tebe. " Ne tretirajte kolege uvijek kao prijetnju vašem vremenu! "Da li imate 15 minuta vremena? " To nije samo 15 minuta vašeg vremena, računajte i vrijeme koje vam je potrebno da se vratite na posao koji radite

Upravljanje prekidima: dvije grupe tehnika PREVENCIJA MINIMIZIRANJE ŠTETE Na koji način stvoriti barijere da vas ne ometaju? Ako je "šteta" već nastala, kako umanjiti njeno trajanje i posljedice?

PREVENCIJA: "Zaštite" se od neželjenih slučajnih prolaznika SPRIJEČITE: Virtualne barijere SPRIJEČITE: Zakazivanje vremena BUDITE NEGDJE DRUGO Na suptilan način komunicirajte – na vrata stavite "ne ometaj" Verbalno komunicirajte vaš raspored tako da drugi znaju kad ste zauzeti Dajte im da rade vaš posao Pravilo 11: 00 Obilazite vaše podređene Neka drugi dođu kod vas u zakazano vrijeme

Tehnike za minimiziranje štete od "ometača" PRENESITE odgovornost nekome drugom ODBIJTE MINIMIZIRAJTE: Skratite razgovor "Vjerujem da možemo riješiti tvoj problem, ali imam sastanak za 10 minuta. Ako ne možemo riješiti problem za deset minuta na tvoje zadovoljstvo, onda ćemo morati dogovoriti termin za kasnije? " ODGODITE: Zakažite razgovor za drugo (bolje) vrijeme "Ne mogu tvojoj situaciji sada dati punu pažnju. Možemo li se poslije čuti telefonom ili sutra ujutro? "

Analiza "kradljivaca vremena" – slučajni posjetioci Uzrok Rješenje Nesvjesni ozbiljnosti problema Vodite evidenciju o posjetama Nemate plan upravljanja Razvijte plan upravljanja. Zakazujte sastanke. Uživate u socijalizaciji. Uradite to u nekom drugom periodu (kafa, ručak). Držite se prioriteta. Želja da budete informisani Uradite to u planirano i određeno vrijeme. Nemogućnost da prekinete sastanak Otiđite u njihov ured. Nađite se izvan ureda. Budite na nogama. "Postoji li još nešto mogu uraditi? " Pogrešni posjetioci Objasnite svom asistentu ili savjetujte. Zbunjujuće odgovornosti Razjasnite sve odgovornosti. Objavite i proslijedite svima.

Kradljivci vremena – šira slika Nedostatka ciljeva, prioriteta, dnevnih planova Neorganizovan stol (uzroci: nedostatak sistema, ego, . . . ) Neefektivno delegiranje Pokušaj da se uradi puno više u kratkom vremenu Nedostatak ili nejasna komunikacija Neadekvatna ili zastarjela informacija Neodlučnost i odugovlačenje Nejasne odgovornosti i autoritet Nesposobnost da kažete "Ne"

6 Principi upravljanja vremenom Odugovlačenje (engl. Procrastination)

Odugovlačenje je kao kreditna kartica: zabavno je dok ne dobijete račun. Christopher Parker Procrastination is like a credit card: it's a lot of fun until you get the bill

Odugovlačenje Donosi emocionalno nezadovoljstvo/ neugodu Najjednostavniji princip za rješavanje ovog problema: učinite prvi korak/ uradite nešto Kako dolazi do odugovlačenja? Korištenje logike: "Imam dovoljno vremena" Izbjegavanje neugodnosti: "Ne želim misliti o tome" Prizivanje straha: "Šta ako ne uspijem? " Paralizirani perfekcionizmom: "Čekat ću pravo vrijeme" Sabotiranje pri kraju: "Zaslužio sam odmor" Potraga za uzbuđenjima: "Radim najbolje pod pritiskom"

Dobro/ loše odugovlačenje Loše odugovlačanje – utiče na troškove, kvalitetu, vrijeme i vaše stanje (stres) Dobro odugovlačenje Kada vam žurba može naškoditi Kada vrijeme nije pravo Kada aktivnost nije kritična

Neočekivani lijek za odugovlačenje Hrabri ljudi, koji ustaju prije svitanja, ledena voda, prolaze kroz valove, rizikuju (morski psi) Nezaboravan trenutak Bez obzira na iskustvo, svaki surfer je završio “padom”

Jedina razlika između uspješnih i neuspješnih surfera je element iznenađenja Izvor: Peter Bregman (2013): The Unexpected Antidote to Procrastination http: //blogs. hbr. org/2013/05/the-unexpected-antidote-to-pro/

Šta ako bismo živjeli poput surfera? Težak razgovor sa šefom koji odugovlačimo? Prijedlog za knjigu, članak, projekat? Inicirali bismo ga. Započeli biste pisati. (. . . ) Ako padnemo, uzeli bismo dasku i ponovo otišli da surfamo. Izvor: Peter Bregman (2013): The Unexpected Antidote to Procrastination http: //blogs. hbr. org/2013/05/the-unexpected-antidote-to-pro/

Zašto je to tako? Bojimo se osjećaja. U svim prethodnim istraživanjima, naš najveći strah je da ćemo osjetiti neprijatnost/ neugodnost. Da li će nas prekid veze boljeti? Da li ćemo dobiti otkaz? Izvor: Peter Bregman (2013): The Unexpected Antidote to Procrastination http: //blogs. hbr. org/2013/05/the-unexpected-antidote-to-pro/

Zona neugodnosti Zašto bi neugodnost trebala biti dobra? Nekada odgađamo poslove samo zato što poduzimanje akcija može proizvesti neugodu ili negativno iskustvo. Budite iskreni prema sebi Kako reći nekome da su njegove performanse nezadovoljavajuće? Ostale situacije: postavljanje teškog pitanja na sastancima, networking, prekid poziva sa porukom "nazvat ću te kasnije", izbjegavanje prezentacija. . . Vašu zonu neugode morate posmatrati kao atraktivno mjesto na koje želite da odete

RJEŠENJE: Vježba/ Praksa Vodite teške razgovore Slušajte bez odbrambenog stava kada vas drugi kritiziraju Imenujte “slona” u sobi "Pa šta ako vaš prijedlog bude odbijen? " Izvor: Peter Bregman (2013): The Unexpected Antidote to Procrastination http: //blogs. hbr. org/2013/05/the-unexpected-antidote-to-pro/

RJEŠENJE: Vježba/ Praksa Uočite područja koja stvaraju osjećaj neugode Upitajte sebe zašto nešto odgađate i da li je uzrok zbog osjećaja neugode Zapitajte se da li je akcija moguća: da li znate šta uraditi? Da li imate odgovarajuće vještine? Naučite vještine i pronađite informacije koje vam trebaju Isplanirajte akcije sa pravim prioritetima Poduzmite nešto i vodite bilješke.

Najveći kradljivac vremena - vi? Ne odlažite poslove koje smatrate da su teški "Možda će vremenom postati bolje? " Teški zadaci ne postaju vremenom lakši. Ne odlažite poslove koje ne volite Jedina pomoć je samodisciplina Čuvajte se vaših omiljenih zadataka Postoji opasnost da ćete raditi i više nego što je neophodno – postižete kvalitet koji nije potreban.

Borba protiv odugovlačenja ODLUČNOST ZA PROMJENE USTRAJNOST DISCIPLINA Važno je prepoznati kada odugovlačite, i priznati da ste krivi. Odlučite da ćete poduzeti korake kako biste ostali na pravom putu. Ona sila koja vas prisiljava da radite u kasne sate, po cijele dane i na neugodnim mjestima, Određenost da vidite završen zadatak na vrijeme. Usavršavajte svoje načine borbe protiv odugovlačenja isto kao što usavršavate druga područja u svom životu.

Jednostavna tehnika: Pomodoro 25 min.

Kako prevazići odugovlačenje? Devet način da savladanje odugovlačenje/ oklijevanje Izbrišite Delegirajte Zatražite savjet Jasni ciljevi Rastavite Dajte si nagradu Uradite odmah Pravilo “ 15 min” Uklonite smetnje

Kako prevazići odugovlačenje? Motivirajte sebe pristupom "Mrkva ili štap" Prepoznavanje izgovora i stavljanje sa strane Traženje nagrade Izbjegavanje posljedica Oduprijeti se pritisku kolega Realno sagledati da li vanjske sile ometaju vaš rad "Odgađanje" odgađanja

Sendvič taktike Pristup "pojedite prvo koru" – započnite sa najtežim poslom Pristup "Švicarski sendvič" – popunjavajte male rupe u svom zadatku "Salama" pristup – završite sve u jednom potezu Uklonite zadatak sa svog tanjura

Delegiranje kao rješenje Delegiranje potrčkalu Delegiranje povjerenicima Znači: "Radi na ovome, radi na onome, učini ovo, učini ono i reci mi kad bude gotovo. . . " Ovdje je težište na rezultatima, a ne metodama. Ostavlja ljudima slobodu izbora metode i čini ih odgovornim za rezultate. Jedna osoba nadzire metode druge osobe. Razmotrite: ŽELJENI REZULTAT, SMJERNICE, DOBRA, ODGOVORNOSTI, POSLJEDICE

Barijere Treba vremena da se sve organizira Nekada je potrebno obučiti druge da urade posao Menadžeri mogu osjećati da gube kontrolu nad poslom Nedostatak povjerenja u člana tima Menadžer možda nema vještine ili mogućnosti da obezbijedi podršku članu tima “Pogrešan” tip posla može biti delegiran Članovi tima mogu pružiti otpor delegiranju. . .

Planiranje delegiranja Napravi prostor za delegiranje Odluči ko može uraditi posao i ko će se složiti da prihvati posao Informiraj relevantne o namjeri delegiranja Provjeri znanje, vještine i stepen pouzdanosti osobe kojoj se delegira posao i ako je potrebno obezbijedi obuku Podrži osobu kada počne sa obavljanjem posla Nadgledaj obavljanje posla