UPRAVLJANJE RIZICIMA UNUTAR IPA STRUKTURE Zagreb SAFU 18

UPRAVLJANJE RIZICIMA UNUTAR IPA STRUKTURE Zagreb, SAFU, 18. 11. 2009.

Sadržaj: • • • Uvod Definicija Tipologija upravljanja rizicima Struktura upravljanja rizicima Obrazac upozorenja na rizik Registar rizika Odgovornosti Upravitelj rizicima Koordinator upravitelja rizicima Odbor za upravljanje rizicima Provedba upravljanja rizicima u pet koraka 3. 12. 2020.

Uvod • Upravljanje rizicima unutar IPA strukture nije upravljanje rizicima na koje smo navikli u korporativnom poslovanju • Upravljanje rizicima je specifični mehanizam uveden u svrhu prepoznavanja situacija koje imaju ili bi mogle imati utjecaj na ciljeve IPA strukture, ima preventivnu ulogu izbjegavanja navedenih situacija. • Revizija EU poduzima mjere za praćenje funkcioniranja sustava upravljanja rizicima, te ga je i zbog toga potrebno ozbiljno shvatiti. 3. 12. 2020.

Definicija 1. Rizik možemo definirati kao “bilo koji događaj ili situacija koja može nastati, te imati štetan utjecaj na postignuće političkih, strateških i operativnih ciljeva IPA-e. Izgubljene prilike se također smatraju rizikom. ”. 2. Rizik možemo definirati također i kao moguću prijetnju, događaj (ili skupinu događaja), aktivnost (ili skupinu aktivnosti) ili neaktivnost koja može uzrokovati gubitak imovine ili ugleda, te zaprijetiti ispunjenu zadataka postavljenih organizaciji. Glavna svrha upravljanja rizicima je poboljšanje radnog učinka organizacije putem sustavne identifikacije, procjene, upravljanja i kontrole projekata, sistemskih rizika, rizičnih događaja i situacija koje bi mogle imati štetne učinke za postignuće organizacijskih ciljeva. 3. 12. 2020.

Tipologija upravljanja Glavne grupe/područja rizika koji se moraju uzeti u obzir pri identificiranju rizicima potencijalnih problema i rizika: Vanjski: Rizici vezani za vanjsku okolinu (izvan IPA strukture) Primjeri rizika u svezi političkih odluka i prioriteta donesenih izvan IPA strukture RH: ● Odgoda definiranja višegodišnjeg programa rada uzrokovana nepostojanjem dogovora oko usmjeravanja proračuna ● Utjecaj loše političke potpore na IPA ciljeve ●… Primjeri rizika vezanih za vanjske partnere: ● Kašnjenje u pripremanju ili provedbi specifičnog programa (projekta) zbog lošeg radnog učinka pružatelja usluga / ugovaratelja itd. . ●… Primjeri regulatornih rizika: ● Promjene u propisima EU ili RH ●… Primjeri rizika nepredvidljive “više sile”: ● Situacije poput pobuna i štrajkova ● Požar, poplava, potres ili ostale situacije “više sile” ●… 3. 12. 2020.

Tipologija upravljanja Interni: Rizici vezani za planiranje, procese i sustave rizicima Primjeri rizika u svezi strategija, planiranja i politika, uključujući i interne političke odluke: ● Utjecaj nejasnih strategija ili ciljeva na radni učinak IPA-e ● Utjecaj nerealističnih ili precijenjenih ciljeva na radni učinak IPA-e ● Očekivani jazovi (gaps) uzrokovani manjkom dogovorenih ciljeva i ciljanih učinaka ● Kontradiktorni ciljevi nastali zbog loše komunikacije između različitih razina IPA strukture ● Ciljevi ne mogu biti postignuti zbog ovisnosti o ostalim IPA projektima ili projektima iz drugih instanci ●… Primjeri rizika vezanih za operativni proces (dizajniranje i opis procesa): ● Poteškoće u provedbi novih politika uzrokovane nedostatkom odgovarajućih pravnih instrumenata ● Neučinkovita provedba programa uzrokovana previše zahtjevnim operativnim procedurama ● Kompleksna pravila – u slučaju kada postoji veliki broj pravila primjenjivih za rad ili kada su pravila previše rigorozna, povećava se mogućnost nastanka rizika vezanog za krivo tumačenje ili pogreške pri njihovoj provedbi. 3. 12. 2020.

Tipologija upravljanja ● Kompleksne aktivnosti – u slučaju kada je provedba aktivnosti koja se sufinancira rizicima kompleksna i kada su aktivnosti veoma različite, npr. infrastrukturni projekt vezan za ceste ili željeznicu koji ima mnogo pojedinih elemenata izgradnje i/ili mnogo aktera (organizacije, ugovaratelji, konzultanti) ● IPA provedbena tijela s jednim važnim projektom (“sva jaja u jednoj košari”) ● Drugačija vrsta kontrolnog rizika (rizik da interna kontrola organizacije nije dovoljno učinkovita da osigura da se sredstva koriste ekonomično i učinkovito za glavnu namjenu, te pravilno izvješćivanje o korištenju sredstava, poput: ○ Rizik učinkovitosti (neučinkovite procedure i procesi, neučinkovit razvoj Priručnika / procedura) ○ Rizik vremenskog ciklusa (vanjske informacije/podaci nisu primljeni na vrijeme - izvješća, prve verzije natječajnih dokumentacija, itd. - procedure se ne izvršavaju unutar propisanih rokova) ○ Rizik novčanog tijeka i/ili učinkovitosti transfera (nevaljani transferi s računa na račun – nepravovremeni/neispravni transferi, neispravno kontrolirani transferi – neispravno vanjsko izvješćivanje, neispravni zahtjevi za sredstvima, odgovarajući transfer sredstava nije izvršen na vrijeme) ○ Rizik nadležnosti (nedostatak uspostavljenih hijerarhija nadležnosti – nepostojanje organizacijske strukture, odgovarajućih opisa poslova, opisa odgovornosti, pravila zamjene, nedefinirani odnosi vezano uz izvješćivanje). 3. 12. 2020.

Tipologija upravljanja Rizici vezani za zakonske i regulatorne aspekte: rizicima Primjeri rizika vezanih za razinu jasnoće i koherentnosti važećih zakona, propisa i pravila: ● Problemi pri ocjenjivanju ponuditelja nastali zbog složenih pravila ocjenjivanja uspostavljenih od strane ocjenjivača ● Nepoštivanje procedura odabira ponuda uzrokovano složenošću pravila nabave ● Prihvaćanje neprihvatljivih troškova zbog nejasnih pravila i propisa ● …. . Rizici vezani za komunikaciju i informacije Primjeri rizika vezanih za metode komuniciranja i komunikacijske kanale: ● Utjecaj na ugled IPA strukture zbog nevaljane komunikacije s javnošću i ostalim tijelima javne uprave ● Tužbe protiv IPA institucija zbog otkrivanja osjetljivih / povjerljivih informacija ● Utjecaj na operativni učinak nastao zbog nedovoljne komunikacije unutar ili između tijela IPA strukture ● …. . Primjeri rizika vezanih uz kvalitetu i pravovremenost informacija: ● Provedba politika na koje su utjecale nepouzdanost raspoloživih informacija ili kašnjenja prilikom zaprimanja ili slanja potrebnih podataka ●… 3. 12. 2020.

IPA struktura Aktivnosti u svezi upravljanja rizicima bi trebale postojati na svim razinama IPA strukture: Razina Operativnog programa – tijelo odgovorno za provedbu Operativnog programa; upravljanja Razina Prioriteta / Mjere – tijela odgovorna za provedbu Prioriteta / Mjere; Razina projekta – Provedbena tijela or provedbene agencije; rizicima Dužnosnik ovlašten za ovjeravanje programa (DOOP) i Voditelji programa (VP) za IPA komponentu I JPP-ovi za IPA komponentu I; Nacionalni fond / Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje (NDO). 3. 12. 2020.

Obrazac upozorenja U slučaju kada se djelatnik ili imenovani upravitelj rizicima susretne s rizičnom situacijama, trebao bi ispuniti Obrazac upozorenja na rizik (Aneks 1) u svrhu detaljnog objašnjenja otkrivenog rizika ili na rizik situacije. 3. 12. 2020.

Obrazac Upravitelj rizicima treba prikupljati, prosljeđivati registar rizika i raspravljati o identificiranim upozorenja rizicima s Koordinatorom upravljanja rizicima. na rizik U skladu s navedenim, obveze djelatnika u svezi otkrivanja rizika i ispunjavanja Obrazaca upozorenja na rizik su slijedeće: ● Identificiranje relevantne IPA jedinice; ● Identificiranje rizika ili rizičnog događaja / situacije; ● Procjena mogućnosti nastanka rizika; ● Procjena utjecaja rizika; ● Opis posljedica; ● Preporučivanje preventivnih aktivnosti / aktivnosti u slučaju nepredviđenih situacija. Odbor za upravljanje rizicima bi trebao grupirati, konsolidirati i ponovno procijeniti pojedinačne rizike dostavljene iz različitih IPA jedinica, te predložiti mjere ublažavanja i praćenja rizika koje će se provoditi korištenjem i ažuriranjem zajedničkog Registra rizika (Aneks 2). 3. 12. 2020.

Registar rizika je baza podataka prijavljenih rizika koja se održava u svrhu praćenja postupanja s rizicima. U ovoj bazi podataka, svaki od rizika bi trebao imati slijedeće osobine: ● Datum otvaranja (datum identificiranja rizika); ● Naziv i opis rizika; ● Relevantna institucija/jedinica/proces; ● Rang (mogućnost nastanka i utjecaj na cjelokupnu razinu rizika); ● Opis korektivne akcije; ● Imenovana odgovorna osoba za provedbu i praćenje provedbe korektivne akcije; ● Krajnji rok (datum do kojeg bi rizici trebali biti riješeni ili kontrolirani); ● Informacije o učinkovitosti aktivnosti ublažavanja i uloženi trud za upravljanje rizicima; ● Svi ostali potrebni dokumenti koje čine aneks Registru rizika. 3. 12. 2020.

Odgovorno sti. Isključiva nadležnost i obveza tijela koja upravljaju IPA-om, Nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje (NDO), DOOP-a i VP-a / Voditelja tijela odgovornog za provedbu Operativnog programa (VOS) jest arbitriranje o konačnoj procjeni otkrivenih rizika i preporučavanje dodatnih akcija. Osoba koja predsjeda Odborom za upravljanje rizicima obvezu proslijediti bilješke sa sastanka, ažurirani Registar rizika i ostale relevantne informacije NDO-u, DOOP-u i VP-u / i VTOPOP-u, kao i ministarstvima uključenim u provedbu Prioriteta / Mjera, provedbenim tijelima ili provedbenim agencijama, te Nacionalnom fondu 10 dana nakon sastanka Odbora za upravljanje rizicima. NDO, DOOP, te VP/VTOPOP trebaju raspraviti o rizičnim situacijama tijekom razdoblja od 1 mjeseca, te izvijestiti Koordinatora upravljanja rizicima odgovarajućeg Operativnog programa o vlastitim odlukama. Nakon primitka informacija, koordinator upravljanja rizicima treba sazvati naredni sastanak Odbora u svrhu raspravljanja o odlukama rukovodstva i ažuriranja registra odgovornosti i akcija koje će se poduzeti (prema potrebi) za bilo koji rizik otkriven i zabilježen u Registru rizika. Članovi strukture upravljanja rizicima se moraju prvenstveno usmjeriti na unutarnje rizike (rizike koje proizlaze iz aktivnosti IPA strukturalnih jedinica) i ublažavanje rizika koje većinom ovisi o samoj organizaciji odjela. Odbor mora također promatrati i vanjske rizike (npr. promjene u pravnim aktima, koje obuhvaćaju promjene u aktivnostima organizacije; ekonomske promjene, koje utječu na financiranje organizacije itd. ) koji utječu na aktivnosti organizacije koje se također moraju pratiti na razini Odbora. 3. 12. 2020.

Upravitelji rizicima su odgovorni za upravljanje rizicima u NF, resornim ministarstvima i provedbenim tijelima ili agencijama. Obveze Upravitelja rizicima su slijedeće: ● prikupljanje/ispunjavanje Obrazaca upozorenja na rizik i osiguranje da su pravilno ispunjeni; ● prosljeđivanje kopija registra rizika Koordinatoru rizika i raspravljanje o istima; ● informiranje djelatnika o donesenoj odluci u svezi upozorenja na rizik; ● sudjelovanje u Odboru za upravljanje rizicima i raspravljanje o riziku vezanom za vlastite strukturalne jedinice i strukturalne jedinice partnera; ● razvijati kulturu svijesti o postojanju rizika u uključenim institucijama 3. 12. 2020.

Koordinato r upravljanja Koordinatori upravljanja rizicima su odgovorni za procjenu rizika IPA operativne strukture. rizicima Oni prikupljanju i sastavljaju Obrasce upozorenja na rizik dostavljene od svih Upravitelja rizicima unutar operativne strukture. Nadalje, Koordinator upravljanja rizicima bi trebao osigurati komunikaciju s NDO-om u svezi otkrivenih rizika u svrhu omogućavanja donošenja odluke NDO-u. Koordinator upravljanja rizikom predsjeda sastancima Odbora za upravljanje rizicima. Obveze Odbora za upravljanje rizicima su slijedeće: ● izrada jedinstveno Registra rizika i Akcijskog plana za čitavu Operativnu strukutru pojedine IPA komponente; ● procijeniti rizike unesene u Registar rizika prema potrebi; ● sazivanje redovitih polugodišnjih sastanaka Odbora ili hitnih sastanaka Odbora prema potrebi; ● pismeno izvješćivanje o rezultatima sastanka Odbora DOOP-u, VP-u / Voditelju tijela odgovornog za provedbu Operativnog programa (VTOPOP), NDO-u i svim članovima Odbora; ● nadzor procesa otklanjanja/ublažavanja rizika. 3. 12. 2020.

Koordinato r upravljanja Koordinator upravljanja rizicima odgovara za osiguranje da rizicima su ključni članovi organizacije obučeni, te da aktivno pružaju potporu procesu upravljanja rizicima. Registri rizika različitih institucija/organizacijskih jedinica koje provjerava Odbor, moraju biti raspoloživi svim zaposlenicima organizacije u svrhu davanja dodane vrijednosti i mogućnosti davanja različitih rješenja vezanih uz otklanjanje/ublažavanje rizika, rokova, odgovornih osoba, konsolidiranja sličnih rizika proizašlih iz različitih strukturalnih jedinica. 3. 12. 2020.

Odbor za upravljanje Organizacijsko tijelo koje provodi upravljanje rizicima je Odbor za upravljanje rizicima kojim upravlja imenovani Koordinator upravljanja rizicima koji može biti iz bilo koje uključene IPA institucije. Ovaj odbor bi trebao objediniti upravitelje rizicima iz NF, resornih ministarstava i provedbenih tijela ili provedbenih agencija za određeni operativni program. Obveze Odbora su slijedeće: ● raspravljanje o rizicima i ponovno ocjenjivanje rizika na polugodišnjoj osnovi ili ad hoc sazivanje sastanaka Odbora i izvješćivanje rukovodstva o identificiranim rizicima, te predlaganje učinkovitih mjera prevencije i ublažavanja rizika; ● ažurna i učinkovita primjena akcija ukoliko su rizici jasni i prepoznatljivi, bliski djelatnicima, te ukoliko ih je jednostavno ukloniti; ● održavanje baze podataka o rizicima i ažuriranje iste tijekom redovitih sastanaka u svrhu bilježenja promjene u rizicima i akcije koje je potrebno poduzeti u svezi prevencije i ublažavanja rizika; ● u slučaju kada se rizik smatra visokim tada je potrebno identificirati način njegovog rješavanja, te je potrebno predložiti odgovornu osobu za rješavanje rizika unutar određenog vremenskog roka. 3. 12. 2020.

Provedba upravljanja rizicima u pet koraka KORAK 1: Identifikacija ciljeva i inherentnih rizika Rizici mogu biti identificirani putem određenih komplementarnih pristupa: analitički pregled (screening) organizacije, procesa ili kontrolnih točaka; razmatranje prethodnih revizorskih misija, otkrivanje nepravilnosti, upozorenja na neispravnosti i slabosti; brainstorming / paper-storming obavljen na različitim razinama zaposlenika i rukovodstva; revizije poput sustavne, iscrpne i sveobuhvatne procjene rizika obavljene od strane unutarnjih revizora (svi rizici identificirani od strane unutarnjih revizora i navedeni u njihovim izvješćima će biti uzeti u obzir tijekom identificiranja unutarnjih rizika). 3. 12. 2020.

Provedba upravljanja KORAK 2: Procjena rizika rizicima u Osobe koja ispunjava Obrazac upozorenja na rizik bi trebala dati preliminarnu procjenu pet rizikakoraka na osnovi dvaju pokazatelja: Mogućnost materijaliziranja specifičnog rizika Utjecaj rizika, tj. učinak ili posljedice koje proizlaze iz materijaliziranja specifičnog rizika PROCJENA UTJECAJA NA RIZIK: Rezultat Procjena UR Prihvaćeno tumačenje 1 Minimalni U slučaju pojave rizika, poslovi u tijeku i planirane aktivnosti nisu ometane ili su minimalno ometane bez potrebe za dodatnim resursima. 2 Srednji U slučaju pojave rizika, provedba aktivnosti je značajno ometana, te postoji potencijalna potreba za dodatnim resursima u svrhu sprečavanja ometanja ostvarivanja ciljeva. 3 Jak U slučaju nastanka rizika, provedba aktivnosti je značajno ometana, te postoji potreba za značajnom količinom dodatnih resursa za ostvarenje ciljeva. S druge strane, ova kategorija bi se trebala koristiti u svrhu postignuća zadanih ciljeva. 3. 12. 2020.

Provedba upravljanja PROCJENA MOGUĆNOSTI NASTANKA RIZIKA: rizicima u Mogućnost nastanka rizika je rezultat procjene mogućnosti nastanka određenog rizika pet koraka izveden tijekom promatranja organizacijskog procesa. Svi članovi Odbora trebaju individualno pristupiti svim mogućim rizicima ukoliko žele procijeniti mogućnost nastanka rizika. Rezultat Procjena 1 Mala Prihvaćeno tumačenje Nastanak rizika je praktički nemoguć ili postoje određeni slični slučajevi iz prakse ili posjedovanje znanja o nastaloj situaciji 2 Srednja Mogućnost nastanka rizika je vidljiva iz prethodnih slučajeva ili znanja o nastaloj situaciji 3 Velika Mogućnost nastanka rizika je vidljiva iz jasnih i učestalih dokaza i znanja o nastaloj situaciji 3. 12. 2020.

Provedba upravljanja rizicima u Iz procesa identifikacije rizika i procesa procjene rizika (zasnovan na dvostrukom inputu iz procjene utjecaja rizika i procjene mogućnosti nastanka rizika) bi se trebali izvesti pet koraka rezultati rizičnog događaja prikazani na slijedećoj slici: 3. 12. 2020.

Provedba upravljanja rizicima u Primjer procjene rizika: pet koraka 3. 12. 2020.

Provedba procjene KORAK 3: ODABIR ODGOVORA NA RIZIK U načelu, četiri (4) glavne strategije koje se mogu primijeniti kao odgovor na rizik: rizika upostoje pet Izbjegavanje – Aktivnosti koje je potrebno poduzeti za prekid ili izmjenu aktivnosti / ciljeva koje uzrokuju povećanje rizika. Rizike je moguće izbjeći izmjenom koraka opsega, dizajna i/ili tehnologije. U ekstremnim slučajevima, zamjenjivanje ili odustajanje od ulaganja može biti jedini način izbjegavanja rizika; Transfer – Poduzimaju se akcije smanjivanja mogućnosti nastanka rizika pomoću transfera rizika na treću stranu ili dijeljenje rizika s istom. Rizici se mogu prenijeti na treće strane koje su najsposobnije za njihovu kontrolu ili (ukoliko je drugačiji slučaj) koje se mogu nositi s rizikom uz najmanje troškove, npr. na Vladu, ugovaratelje, koncesionare, operatore, bankare i druge strane putem ugovora, financijskih sporazuma, obveznica, jamstava i ostalih financijskih instrumenata. Ova strategija također obuhvaća osiguranje rizika; Smanjivanje – Ovo je najčešći odgovor na rizik. Poduzimaju se akcije smanjivanja mogućnosti nastanka rizika ili utjecaja rizika ili obje navedene akcije. To se može postići na različite načine, npr. jačanjem zakonodavstva, pojednostavljivanjem operativnih procedura, jačanjem učinkovitosti kontrole ili pribavljanjem više informacija pomoću studija izvedivosti ili specifičnih istraživanja; Prihvaćanje – Ne poduzimaju se nikakve akcije za daljnje smanjivanje rizika. Odbor procjenjuje da se percipirana razina rizika može ili mora prihvatiti ili se podrazumijeva da je trošak smanjenja rizika veći od moguće štete. 3. 12. 2020.

Provedba procjene KORAK 4: PROVEDBA ODGOVORA NA RIZIK rizika u pet Provedba odgovora na rizik znači usvajanje potrebnih mjera u smislu omogućavanja koraka smanjenja mogućnosti nastanka rizika i utjecaja rizičnog događaja na nulu (0). Potrebno je uspostaviti Akcijske planove usklađene s odabranim odgovorima na rizik u svrhu osiguranja poduzimanja konkretnih mjera kao odgovora na rizik bez odgađanja. 3. 12. 2020.

Provedba procjene U određenim slučajevima, kada se rizik može odgovoriti odmah ili u rizika uroku, petnije potrebna izrada elaboriranog Akcijskog plana. kratkom Nadalje, upravljanje ostalim rizicima može zahtijevati dodatne napore i koraka mnogo vremena (npr. izmijenjeni zakoni, novi IT sustav, izmjena organizacijskih i upravljačkih struktura, itd. ). U navedenim slučajevima, Akcijski plan će sam biti zaseban projekt, te će zahtijevati detaljno organiziranje i planiranje. Preporučuje se uključiti slijedeće informacije u dijelovima sličnih planova: - detaljni opis relevantnog rizika; - detaljni opis akcija / mjera koje je potrebno poduzeti; - osobu odgovornu za akcije / mjere koje će se poduzeti; - ciljane datume za svaku fazu projekta i konačni ciljani datum; - resurse potrebne za provedbu plana; - opis načina nadzora provedbe plana 3. 12. 2020.

Provedba procjene rizika u pet KORAK 5: NADZOR I IZVJEŠĆIVANJE koraka Rezultat aktivnosti upravljanja rizicima mora biti dokumentiran na strukturiran način (u ranije navedenom Registru rizika). Registar rizika bi trebao biti ograničen samo na najznačajnije rizike za IPA-u o kojima se raspravljalo i čije je postojanje potvrđeno tijekom sastanka Odbora. Registar rizika bi trebao biti ažuriran kada postoji značajna promjena u izloženosti rizikom IPA-e ili ukoliko je donesena nova odluka o ublažavanju ili smanjenju rizika od strane NDO-a, DOOP-a, VP-a/ VTOPOP-a ili bilo koje druge odgovorne osobe na razini odgovornosti gdje je rizik prvi put uočen. U slučaju kada prođe zadani rok, a rizik nije bio ublažen, Odbor ga mora ponovno unijeti u Registar rizika, te jasno navesti da rješavanje spomenutog rizika nije provedeno. 3. 12. 2020.

Zaključak ● Nužno uključivanje rukovodstva u upravljanje rizicima ● Pružite potporu rukovodstvu u upravljanju rizicima koristeći korake provedbe procjene rizika ● Učinite upravljanje rizicima jednostavnim - “Keep it simple” ● Upravljanje rizicima svodi se na timski rad i razmjenu mišljenja ● Uspješna provedba upravljanjem rizicima ovisi više o potpori rukovodstva nego o tehnici provedbe ● Upravljanje rizicima može biti uspostavljeno na više razina unutar institucije 3. 12. 2020.

HVALA NA PAŽNJI! 3. 12. 2020.