Upravljanje projektima Veli Loinj 6 5 2010 Projekti

  • Slides: 80
Download presentation
Upravljanje projektima Veli Lošinj 6. 5. 2010.

Upravljanje projektima Veli Lošinj 6. 5. 2010.

Projekti u školstvu �Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo

Projekti u školstvu �Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! �Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. �Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

Potrebno je znanje o upravljanju projektima! �Velik je broj nastavnika i ravnatelja koji su

Potrebno je znanje o upravljanju projektima! �Velik je broj nastavnika i ravnatelja koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata. �Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. �Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. �Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

�Upravljanje projektima je jedna od vještina koje ravnatelji (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama)

�Upravljanje projektima je jedna od vještina koje ravnatelji (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje. �Potreban dio stručnog usavršavanja svih. �Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

O čemu govorimo. . . � Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih

O čemu govorimo. . . � Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti � Definicija projekta – što projekt jest, što nije � Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta � Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina � „Trokut prilagodbe“

Što je PROJEKT? �Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: �jasnim i ostvarivim ciljem �konačnim

Što je PROJEKT? �Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: �jasnim i ostvarivim ciljem �konačnim trajanjem �raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) �željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

Razlika projekata i ostalih aktivnosti �Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed

Razlika projekata i ostalih aktivnosti �Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. �Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa �Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi. . .

Što su PROGRAMI? �Program = skup povezanih projekata �usklađeno upravljanje pojedinim projektima �koristi veće

Što su PROGRAMI? �Program = skup povezanih projekata �usklađeno upravljanje pojedinim projektima �koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata

Što je CILJ projekta? �Cilj projekta je NEŠTO �čega prije realizacije projekta NIJE BILO,

Što je CILJ projekta? �Cilj projekta je NEŠTO �čega prije realizacije projekta NIJE BILO, �čega bez projekta NE BI bilo, �vrijedno ulaganja u projekt. �Dobro postavljeni ciljevi su: �Jasno određeni (opisani) �Mjerljivi �Dostižni �Ostvarivi �Vremenski uokvireni

Što su to RESURSI projekta? Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni

Što su to RESURSI projekta? Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj. . . Ljudi Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, . . . ) Vrijeme Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

Sudionici projekta �Naručitelj(i) projekta �Sponzor(i) projekta �Ulagač(i) u projekt �Voditelj(i) projekta/projekata/programa �PROJEKTNI TIM -

Sudionici projekta �Naručitelj(i) projekta �Sponzor(i) projekta �Ulagač(i) u projekt �Voditelj(i) projekta/projekata/programa �PROJEKTNI TIM - članovi tima �Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom

Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje • Određuju cilj projekta. �Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: �postavlja zahtjeve za provedbom projekta �odobrava rezultate projekta �pokriva troškove projekta �koristi se rezultatima projekta �razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: �interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

Voditelj projekta �zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te �odgovoran za koordinaciju projektnih

Voditelj projekta �zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te �odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. �Za vođenje projekta potrebno je imati: �Komunikacijske vještine �Stručnost u predmetnom području projekta �Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

Sponzor projekta �osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i

Sponzor projekta �osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta �“najvažniji saveznik voditelja projekta” �razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: �interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta �eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

Ulagači �svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … �osobe

Ulagači �svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … �osobe (pojedinci ili ustanove) �kojima je u interesu uspješna realizacija projekta �koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta �koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe �ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

Nadzor projekta �uspostavlja se zbog: �praćenja provedbe projekta �davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza

Nadzor projekta �uspostavlja se zbog: �praćenja provedbe projekta �davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta �izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja �nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta

Vremenski okvir projekta �Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! �Vremenski kraj

Vremenski okvir projekta �Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! �Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta. �Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. �Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

Mjerila uspješnosti projekta �rok �troškovi �kakvoća KAKVOĆA / KVALITETA Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje

Mjerila uspješnosti projekta �rok �troškovi �kakvoća KAKVOĆA / KVALITETA Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI Trokut prilagodbe VRIJEME

“Trgovanje” mjerilima uspješnosti �Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda

“Trgovanje” mjerilima uspješnosti �Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. �Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene. �Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.

Podsjetimo se. . . � Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem

Podsjetimo se. . . � Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima � Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. � Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. � Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće. � Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

Sada nekoliko riječi o tome. . . �kako dobro opisati ciljeve projekta. . .

Sada nekoliko riječi o tome. . . �kako dobro opisati ciljeve projekta. . . �što su preduvjeti za uspjeh projekta. . .

Ciljevi projekta trebaju biti … S M A R T SPECIFIC SPECIFIČNI MEASURABLE MJERLJIVI

Ciljevi projekta trebaju biti … S M A R T SPECIFIC SPECIFIČNI MEASURABLE MJERLJIVI ACHIVEABLE & AGREED UPON DOSTIŽNI I USUGLAŠENI REALISTIC REALISTIČNI TIME-ORIENTED VREMENSKI ODREĐENI

Školski primjer: JFK i Mjesec �Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961 �“Cilj ove

Školski primjer: JFK i Mjesec �Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961 �“Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” �Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

Većina projekata NIJE uspješna! 2000 1998 Propali Problematični Uspješni 23% 49% 28% 1995 1994

Većina projekata NIJE uspješna! 2000 1998 Propali Problematični Uspješni 23% 49% 28% 1995 1994 46% 40% 31% 26% 33% 27% 53% Graf prikazuje ishode oko 30, 000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc. , 2000 16%

Zašto projekti ne uspijevaju? �Nejasni ili neusklađeni ciljevi �Komunikacijski problemi unutar tima ili između

Zašto projekti ne uspijevaju? �Nejasni ili neusklađeni ciljevi �Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača �Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) �Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora �Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

Jason Hiner, 1 Tech. Republic 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: �Neuspjeh promjene kulture

Jason Hiner, 1 Tech. Republic 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: �Neuspjeh promjene kulture poslovanja �Nedostatak posvećenosti projektu �Neuspjesi s prošlih projekata �Neodgovarajuće planiranje �Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi http: //blogs. techrepublic. com/hiner/? p=894

John Mc. Cormick, Baseline NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http: //www.

John Mc. Cormick, Baseline NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http: //www. baselinemag. com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju �Opseg, opseg �Taštine �Loša komunikacija

David Garrett: (8) razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju �Opseg, opseg �Taštine �Loša komunikacija �Nedostatni proračuni �Zaboravljeni korisnici �Sponzor koji nestaje �Manjak planiranja �Dobra stara “viša sila” http: //www. certmag. com/print. php? in=1394

“ 12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio 1. 2. 3. 4. 5.

“ 12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio 1. 2. 3. 4. 5. ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) izabrati najbolji mogući tim održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije realistična procjena potrebnih resursa realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

“ 12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio ne izlaziti izvan opsega projekta

“ 12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio ne izlaziti izvan opsega projekta voditi računa o ljudima stalna podrška sponzora spremnost na promjene i inovacije dobra međusobna komunikacija stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) 12. potencijal za - vođenje 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Podsjetimo se. . . �što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta.

Podsjetimo se. . . �što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren �za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci �Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

Upravljanje projektima može: �olakšati ono što radimo. �unaprijediti način rada. �ubrzati postizanje ciljeva/rezultata. �sniziti

Upravljanje projektima može: �olakšati ono što radimo. �unaprijediti način rada. �ubrzati postizanje ciljeva/rezultata. �sniziti troškove rada. �potaknuti promjenu. Izazovno, inovativno, kreativno, stresno. . .

Projektni ciklus - procesni model Projektni proizvod se uvodi u uporabu Završetak implementacije Potvrda

Projektni ciklus - procesni model Projektni proizvod se uvodi u uporabu Završetak implementacije Potvrda o otklonjenim neispravnostima Osmišljanje MSF Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka Dovršetak proizvoda Prihvaćena Vizija / Opseg projekta Planiranje Realizacija Prihvaćeni projektni planovi

Faze projekta �POKRETANJE (iniciranje, osmišljanje) �Planiranje �Provedba (realizacija) �Nadzor (kontrola) �Zatvaranje (zaključivanje) projekta –

Faze projekta �POKRETANJE (iniciranje, osmišljanje) �Planiranje �Provedba (realizacija) �Nadzor (kontrola) �Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

Osnovna projektna dokumentacija �Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta �Plan

Osnovna projektna dokumentacija �Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta �Plan projekta �Izjava o ostvarenju opsega projekta �Odobrenje za uvođenje rješenja u uporabu �Dokument o završetku uvođenja rješenja u uporabu (završetku implementacije)

Zašto se projekti pokreću? � Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za

Zašto se projekti pokreću? � Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta. � Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju. � Za pronalaženje rješenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih može biti potrebno i više.

Ishodišta (polazišta) projekata � Planirani projekti potječu iz planiranog skupa/portfelja projekata usklađenog s prioritetima

Ishodišta (polazišta) projekata � Planirani projekti potječu iz planiranog skupa/portfelja projekata usklađenog s prioritetima organizacije ili sustava � Neplanirani projekti nastaju kao odgovor na neočekivane promjene, probleme ili prilike TIM MORA ZNATI RAZLOG POKRETANJA PROJEKTA

Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? �Utvrđivanje “ulagača” (sudionika projekta) �Odabir i priprema osnovnog

Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? �Utvrđivanje “ulagača” (sudionika projekta) �Odabir i priprema osnovnog projektnog tima �Izrada vizije �Utvrđivanje rješenja �Određivanje opsega rješenja �Utvrđivanje osnova za kasnije promjene

Osnovni projektni tim �Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu

Osnovni projektni tim �Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja. �Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama. �Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

Kompetencije i stručnosti tima �Tražene kompetencije i stručnosti tima ovise o: �vrsti projekta �specifičnim

Kompetencije i stručnosti tima �Tražene kompetencije i stručnosti tima ovise o: �vrsti projekta �specifičnim područjima djelatnosti u kojoj se projekt odvija �Različite definicije � kompetencija – znanje, vještine i razina izvedbe potrebni za učinkovit rad unutar zadanog područja projekta � stručnost – mjera sposobnosti provođenja zadataka povezanih s određenom kompetencijom Module 5

Organiziranje osnovnog tima �Što je potrebno? �odrediti komplet vještina nužnih za projekt �dodijeliti uloge

Organiziranje osnovnog tima �Što je potrebno? �odrediti komplet vještina nužnih za projekt �dodijeliti uloge članovima tima �članovima tima objasniti uloge i odnose �procijeniti spremnost tima �Definicija: SPREMNOST TIMA �kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima, za uspješno dovršenje projekta

Izrada vizije �Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja (ishode) projekta

Izrada vizije �Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja (ishode) projekta �Fokus projektnog tima �jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku �prikupiti početne zahtjeve naručitelja �utvrditi pristup rješavanju problema �odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima �definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja �postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije

Stvaranje zajedničke vizije � 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: �Viziju graditi na sastancima osnovnog

Stvaranje zajedničke vizije � 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: �Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili �Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali sponzori �Važnost zajedničke vizije �tim dobiva zajednički smjer djelovanja �pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju odluka �veća motiviranost �Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje

Vizija, opseg i ciljevi �Vizija je pogled na ono što tim želi postići, neomeđen

Vizija, opseg i ciljevi �Vizija je pogled na ono što tim želi postići, neomeđen projektnim ograničenjima �Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu može ostvariti u okviru zadanjih ograničenja. To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruženih) projektom �Ciljevi – utvrđena (željena) postignuća na kraju projekta ostvarena kroz konkretne aktivnosti na projektu

Kriteriji uspjeha faze pokretanja �Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o: � motivaciji

Kriteriji uspjeha faze pokretanja �Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o: � motivaciji za projekt � viziji rješenja � opsegu rješenja � konceptu rješenja � timu i strukturi projekta �Dokumentirani su ciljevi i ograničenja �Obavljena je početna procjena rizika �Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom �Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

Faze projekta �Pokretanje (iniciranje, osmišljanje) �PLANIRANJE �Provedba (realizacija) �Nadzor (kontrola) �Zatvaranje (zaključivanje) projekta –

Faze projekta �Pokretanje (iniciranje, osmišljanje) �PLANIRANJE �Provedba (realizacija) �Nadzor (kontrola) �Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

Preduvjeti za planiranje �Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača: �O motivaciji za

Preduvjeti za planiranje �Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača: �O motivaciji za projekt �O viziji rješenja �O opsegu rješenja �O konceptu rješenja �O timu i strukturi projekta �Dokumentirani su ciljevi i ograničenja �Obavljena je početna procjena rizika �Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom �Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

Što planiramo? Odgovore na ključna pitanja! �Koje je sve zadatke potrebno napraviti? �Kako ćemo

Što planiramo? Odgovore na ključna pitanja! �Koje je sve zadatke potrebno napraviti? �Kako ćemo ostvariti pojedine zadatke? �Koliko nam je vremena potrebno? �Kako provjeravamo jesmo li spremni za realizaciju i jesmo li na dobrom putu (k cilju) �Fokus projektnog tima �prikupiti što više informacija u što kraćem vremenu �znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak aktivnosti

Planiranje i uspješnost projekta �Planiranje smanjuje rizike jer omogućava �rano otkrivanje pogrešaka �kontrolu troškova

Planiranje i uspješnost projekta �Planiranje smanjuje rizike jer omogućava �rano otkrivanje pogrešaka �kontrolu troškova �poboljšanje kvalitete �Planiranje zahtijeva trud �potrebna je proaktivnost u planiranju �planiranje je proces

Procjenjivanje �Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka �Neka vam

Procjenjivanje �Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka �Neka vam u procjenjivanju pomognu iskustva s prethodnih i “pilot” projekata �Diskretno dodijelite dodatno vrijeme (”za zaštitu vlastitih živaca”) kao “poseban” zadatak

Pogreške voditelja projekata �Pogreške u komunikaciji: �Ne komuniciraju dovoljno niti redovito � sa članovima

Pogreške voditelja projekata �Pogreške u komunikaciji: �Ne komuniciraju dovoljno niti redovito � sa članovima projektnog tima te � sa ulagačima u projekt �Ne razrješuju sukobe u projektnom timu u začetku i interno, nego tek kada eskaliraju �Pogreške u planiranju: �Krive (preoptimistične) procjene vremena �Loša ili nikakva procjena rizika �Loša procjena potrebnih troškova (inicijalno traženo daleko ispod stvarnih troškova na kraju projekta)

Česte pogreške sponzora �Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit

Česte pogreške sponzora �Uključivanje u rješavanje sukoba unutar projektnog tima (Savjet: “Ne arbitrirajte! Završit ćete optuženi za favoriziranje ovog ili onog člana projektnog tima i za razbijanje tima kao cjeline”)

Česte pogreške sponzora �Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može

Česte pogreške sponzora �Davanje preporuka voditelju kod odabira članova projektnog tima (Savjet: “Izbjegavati! Može rezultirati paralelizmom komunikacije voditelja i članova projektnog tima sa sponzorom!”)

Česte pogreške sponzora �Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva.

Česte pogreške sponzora �Izostanak očekivane potpore voditelju projekta (“Ne pretpostavljajte da se to podrazumijeva. Ako voditelj projekta to treba ili očekuje, dajte mu/joj potrebne punomoći javno i pred svima!”)

Gdje griješe članovi projektnog tima �Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o

Gdje griješe članovi projektnog tima �Olako prihvaćaju i preuzimaju obveze bez prethodnog promišljanja o tome mogu li ih zaista i izvršiti u zadanom (predviđenom) roku �Ne smatraju potrebnim izvijestiti voditelja i ostale članove projektnog tima o kašnjenju sa realizacijom vlastitih zadataka �Školske i druge obveze su redoviti izgovor i opravdanje kod kašnjenja s realizacijom – ovo govori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti na ljestvici poslova i zadataka

Dodatni uočeni problemi, 1. �Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština

Dodatni uočeni problemi, 1. �Međusobno nepovjerenje i sukobi članova projektnog tima – sukobi taština i “osobnih agendi” �Nadmetanje u projektnom timu, umjesto suradnje �Drugačije mišljenje doživljava se kao kritika �Kritika se doživljava apriorno negativno �Neslaganje se doživljava kao neprijateljstvo

Dodatni uočeni problemi, 2. �Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta �Umjesto rješenja

Dodatni uočeni problemi, 2. �Ne vidi se zajednička odgovornost za uspjeh projekta �Umjesto rješenja poteškoća traži se krivca/krivce (rezultat je naravno - konflikt) �Zajednička odgovornost za uspjeh povlači i pravo svih da prime (podijele) priznanje za taj uspjeh

Savjeti o ulasku u projekte �Život je naš najdragocjeniji resurs �Ulažite ga promišljeno u

Savjeti o ulasku u projekte �Život je naš najdragocjeniji resurs �Ulažite ga promišljeno u sve, pa tako i u projekte �Ulazite u projekte ako je to opravdano i svrhovito: �Osobni i stručni izazov �Predstavlja korist za učenike, školu, zajednicu �Prilika za učenje i stjecanje novih znanja i vještina �Ciljeve projekta prepoznajete kao “svoje” �Postoje temeljni preduvjeti potrebni za uspješnost projekta (konsenzus o ciljevima, rokovima, resursima i kakvoći konačnog rezultata projekta)

Savjeti o pokretanju projekta, 1 �Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta

Savjeti o pokretanju projekta, 1 �Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići.

Savjeti o pokretanju projekta, 2 � Na početku – “Glave na hrpu!” � Neka

Savjeti o pokretanju projekta, 2 � Na početku – “Glave na hrpu!” � Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske). � Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

Savjeti o planiranju projekta, 1 �Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što

Savjeti o planiranju projekta, 1 �Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta! �Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka

Savjeti o planiranju projekta, 2 �U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o

Savjeti o planiranju projekta, 2 �U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (zaključivanje ocjena, upisi, natjecanja …)

Savjeti o planiranju projekta, 3 �Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost.

Savjeti o planiranju projekta, 3 �Ako nije dio projektnog učenja, projekt je izvannastavna aktivnost. �Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne mogu raditi na projektu stalnim opterećenjem /intenzitetom.

Savjeti o planiranju projekta, 4 �Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme”

Savjeti o planiranju projekta, 4 �Kada napravite vremenski plan, dodajte na kraju “rezervno vrijeme” �Kako će realizacija nekih aktivnosti na projektu sigurno kasniti, “rezervnim vremenom” štitite svoj tim i projekt od kašnjenja projekta u cjelini!

Savjeti o planiranju projekta, 5 �Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s

Savjeti o planiranju projekta, 5 �Kada napravite svoj projektni proračun, povećajte prije razgovora s naručiteljem iznos za 10%-20% �Kako ste zbog manjka iskustva vjerojatno ispustili neki od stvarnih troškova, ovim povećanjem omogućavate njihovo pokrivanje

Savjeti o formiranju tima, 1. �Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne

Savjeti o formiranju tima, 1. �Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.

Savjeti o formiranju tima, 2. �Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne

Savjeti o formiranju tima, 2. �Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.

Savjeti vezani uz timski rad, 1 �Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan

Savjeti vezani uz timski rad, 1 �Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade)

Savjeti vezani uz timski rad, 2 �Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost

Savjeti vezani uz timski rad, 2 �Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima. �U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima!

Savjeti vezani uz timski rad, 3 �Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju

Savjeti vezani uz timski rad, 3 �Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene). �Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

Savjeti kod procjene rizika �Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih

Savjeti kod procjene rizika �Uvijek se može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, npr) ne može više sudjelovati na projektu. �Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.

O projektnoj dokumentaciji �Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom �Početno ulaganje

O projektnoj dokumentaciji �Izdvojite potrebno vrijeme i održavajte ju urednom i točnom �Početno ulaganje vremena u ovaj posao vraća se kroz: �Olakšanu komunikaciju s ulagačima �Korištenje dokumentacije na sljedećim projektima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima �Naučite reći NE! �Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem!

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima �Naučite reći NE! �Ne izbjegavajte pregovore s naručiteljem! �Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se on odvija to se neizbježno odražava na njegov uspjeh i traži promjene u početnim planovima

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima �Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za

Kako se nositi s dodatnim zahtjevima �Ako naručitelj nije spreman uz svoje zahtjeve za promjenom opsega ili rokova osigurati i dodatne resurse (ili produljenje vremena ili suglasnost s nižom kvalitetom konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno!

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? �Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? �Ako je odgovornost za uspjeh i neuspjeh zajednička, onda i uspjeh pripada svima. �Ako je projekt bio uspješan, nemojte zaboraviti pohvaliti i istaknuti sve koji su sudjelovali na njemu.

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? �Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt

Na što ne zaboraviti kod zaključivanja/zatvaranja projekta? �Održite zaključni sastanak na kojem ćete projekt proglasiti formalno zaključenim! �Održite ga mjesec dana nakon što su radovi na projektu završili. Do tada će se strasti i eventualni konflikti unutar tima stišati. �Formalno zatvaranje projekta potrebno je i zbog članova projektnog tima i zbog vanjskih ulagača u projekt te korisnika

Što ako se projekt prekine prije završetka? �Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima.

Što ako se projekt prekine prije završetka? �Ne skrivajte istinu od članova projektnog tima. �Objasnite im što se dogodilo i što je još potrebno napraviti do formalnog zatvaranja, a što se od planiranog neće realizirati. �Izbjegnite raspravu o krivnji i krivcima.

Što ako se projekt prekine prije završetka? �Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju

Što ako se projekt prekine prije završetka? �Pripremite i predajte sponzoru i naručitelju dokumentaciju o stanju realizacije u trenutku prekida (potrebno i korisno za mogući novi projekt a ujedno je i potvrda o učinjenom) �Procijenite gdje i kako bi se već ostvareno na projektu ipak moglo iskoristiti.

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata �Definicija projektnog neuspjeha, (Definition of Project

Jedan drugačiji i zanimljiv pogled na uspješnost projekata �Definicija projektnog neuspjeha, (Definition of Project Failure, Kris Johnson): uspjeh projekta i uspješnost njegovih rezultata nisu isto