Upravljanje projektima 9 dio Zatvaranje projekta Darko Jurekovi

Upravljanje projektima, 9. dio Zatvaranje projekta Darko Jureković, PMP Suradnici u učenju - Partners in Learning, Microsoft Hrvatska

O današnjem predavanju • Današnja tema je: zatvaranje projekta • Govorit ćemo o: – Razlozima za formalno zatvaranje projekta – Koracima formalnog zatvaranja – Evaluaciji projekta – Završnom projektnom izvješću

Zašto i kako projekti završavaju? • Zato što su ostvareni projektni ciljevi. – Uspješno – u okviru rokova i proračuna – Uz prekoračenje rokova i proračuna • Zato što nisu ostvareni projektni ciljevi • Zato što su promjene u okruženju dovele do preranog završetka projekta

“Ubojstvo projekta” • Iznenadan prekid projekta zbog izvanjskih utjecaja neovisno o tome kako se projekt odvija u stvarnosti • Stvaran pojam u terminologiji upravljanja projektima, događa se u stvarnosti • Razlozi mnogovrsni – Ekonomska kriza (propast tvrtke, npr) – Nestanak sponzora (odlazak na novi posao, otkaz. . . )

Neovisno o uzrocima završetka Projekt je potrebno završiti formalno i na organiziran način, slijedeći korake zatvaranje utvrđene kroz propisana pravila ili preporuke dobre prakse!

Što ćemo naučiti? • Zašto je zatvaranje projekta potrebno? • Što sve treba napraviti pri zatvaranju projekta • Kako preusmjeriti članove projektnog tima na nove zadatke • Kako zatvoriti “odmetnute” i “ubijene” projekte • Kako procijeniti treba li problematični (“izazvani”) projekt nastaviti ili zatvoriti (prekinuti)

Završetak projekta znači. . . • Prestanak zajedničkog rada članova tima na ostvarenju projektnih ciljeva i • Povratak na redovne poslove ili • Prelazak na nove projekte, zadatke ili poslove

Zašto je zatvaranje projekta potrebno? • Zbog zaključne ocjene uspješnosti projekta • Zbog stvarnog prestanka rada na projektu • Zbog prestanka financiranja projekta • Zbog dokumentiranja naučenog (kako bi se iskoristilo u budućim projektima)

Zašto je zatvaranje projekta potrebno? • Zbog evaluacije rada i nagrađivanja članova projektnog tima • Zbog “oslobađanja” i preraspodjele projektnih resursa (uključujući i članove projektnog tima)

Od čega se zatvaranje sastoji? • Dobivanja potvrde o ostvarenju cilja projekta • Zaključivanja postojećih ugovornih obveza • Prenošenja odgovornosti za projektne proizvode • Preraspodjele članova projektnog tima na nove zadatke (dodjele novih zaduženja) • Inventure preostalih projektnih resursa • Financijskog zatvaranja projekta • Sastavljanja završnog izvješća o projektu

Potvrda o postizanju ciljeva projekta • Dobiva se od naručitelja • “Miljokaz” kojim završava faza realizacije i stabilizacije projektnih rješenja/proizvoda i započinje faza zatvaranja • Dobiva se na sastanku s ključnim ulagačima • Potrebna je u pisanom obliku (moguće je koristiti predloške, ako postoje)

Zatvaranje ugovornih obveza • Ugovori postoje s dobavljačima koji osiguravaju usluge izvan opsega posla članova projektnog tima • Uključuje: – Izvješća i primopredajne zapisnike – Račune i njihovu naplatu – Ostale oblike komunikacije u pisanom obliku • Zahvale, priznanja

Prenošenje odgovornosti • Na osobe ili osoblje koje će se brinuti o održavanju projektnih proizvoda tijekom njihove uporabe • Članovi projektnog tima mogu, ali i ne moraju biti uključeni u održavanje

Preraspodjela članova projektnog tima • Vraćaju se na poslove koje su radili prije projekta (integracija natrag u poslovno okruženje kakvo je postojalo prije projekta) • Uključivanje u održavanje projektnih proizvoda (inkluzija) • Raspuštanje projektnog tima bez dodjele novih zaduženja u okviru organizacije (ekstincija)

Inventura preostalih resursa • Pregled opreme, roba, svega što se je koristilo na projektu i utvrđivanje – Što se otpisuje (baca) – Što se preusmjerava na druge projekte – Što je sve još potrebno napraviti (npr – pražnjenje prostorija od namještaja, čišćenje i slično) – Kome je potrebno vratiti opremu koju smo posudili za potrebe projekta

Financijsko zatvaranje projekta Potrebno je kako bi se ograničilo vrijeme u kojem se zaprimaju i obrađuju troškovi vezani uz projekt!

Zatvaranje malih projekata • Dovoljan je sastanak s ulagačima i članovima projektnog tima • Utvrđuje se završetak projekta, zapisnik se sastavlja u pisanom obliku uz suglasnost nazočnih • Naglasak je na uspjesima i postignućima

Kako završiti složeni projekt, 1 • Kada završi faza realizacije (utvrđuje se odgovarajućim dokumentom – “miljokaz”) 1. Sastavlja se popis zadataka koje još treba odraditi tijekom zatvaranja 2. Započinje serija sastanaka sa: 1. Ključnim ulagačima (naručitelj, sponzor) 2. Članovima projektnog tima – Pojedinačno – Grupno

Kako završiti složeni projekt, 2 3. Potrebno je poslati obavijest u pisanom obliku o planiranom danu završetka projekta – Ulagačima – Članovima projektnog tima – Dobavljačima (postavite rok za dostavu računa) – Voditeljima odjela u kojima su zaposleni članovi projektnog tima

Kako završiti složeni projekt, 3 4. S računovodstvom odraditi zatvaranje – računovodstvenih knjiga, – bankovnih računa – naplatu preostalih računa / potraživanja 5. 6. 7. 8. Organizirati okupljanje ulagača (proslava) Raspustiti formalno projektni tim Prenamijeniti ostale projektne resurse Educirati osoblje zaduženo za održavanje

Zaključna evaluacija – tri komponente • Postmortem • Završno projektno izvješće • Procjena doprinosa (performansi) pojedinih članova tima

O čemu sada govorimo? • Kako shvatiti što smo napravili dobro, a što ne • Kako sastaviti završno izvješće • Kako ocijeniti doprinos članova projektnog tima

Evaluacija projekta i post mortem • Postmortem je procjena (evaluacija) uspješnosti projekta, koja se provodi određeno vrijeme nakon što je projekt već završio. • Cilj je utvrditi uspješne i neuspješne komponente projekta nakon što stres njegovog završavanja prođe i sudionici budu u mogućnosti objektivno sagledati projekt.

Što sve može činiti završno izvješće? • • Pregled projekta s popisom revizija Pregled ostvarenog (postignuća) Usporedba ostvarenog s postavljenim ciljevima Završno financijsko izvješće s obrazloženjima odstupanja od zadanog proračuna (ako postoje) • Popis uočenih poteškoća • Preporuke za buduće projekte • Izvješće o postignućima (članova) tima

Tri inačice izvješća • Izvršni sažetak – Samo za ključne ulagače, 1 -2 stranice bitnih informacija o projektu • Javni dio – Informacije za tim i sve ulagače • Zatvoreni dio – Informacije povjerljivog karaktera (honorari pojedinih članova tima, procjena njihovih performansi, preporuke za nagrade ili unaprijeđenja, analiza poteškoća, sukoba i izazova)

Evaluacija članova tima • Kakvoća obavljenog posla • Racionalno raspolaganje resursima / troškovima • Poštovanje vremenskih rokova • Kreativnost • Poštovanje procedura • Odnos prema timu (timski rad u timu) • Vještine i kompetencije • Preporuke za poboljšanje / usavršavanje

Za razgovor sa samim sobom Što sam učinio / učinila dobro Što se je moglo bolje učiniti Što su moje snage / vrline Što su moje slabosti / mane

Zapamtite • Svi projekti MORAJU završiti. • Zatvaranje projekta ne će se dogoditi samo od sebe. Traži određeno vrijeme i svjestan napor. • Zatvaranje se u pravilu događa po utvrđenom scenariju. • Po završetku projekta, članovi projektnog tima bit će uključeni ili u održavanje projektnog proizvoda ili će im biti dodijeljeni neki drugi zadaci (ili drugi projekti).

Zapamtite • Po završetku projekta potrebno je utvrditi što se je napravilo dobro, a što loše • Završno izvješće služi informiranju svih sudionika (ulagača) o rezultatima (uspješnosti) projekta • Postoje dijelovi izvještavanja o projektu koje se ne komunicira sa članovima projektnog tima niti sa vanjskim ulagačima.

Geek & Poke Mrzim ovaj projekt, ali ne znam kako ga zaustaviti Daj im sve što žele i nikada neće završiti Godina dana u jednom ICT projektu Kako se nositi s projektom kojeg ne volimo

“Keep on dreaming, and forcing us to dream too. ” – Bill Gates HVALA NA POZORNOSTI! © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.