Upphandlingssamverkan mellan Falun Borlnge Ludvika Gagnef Ster och

Upphandlingssamverkan mellan Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner Utbildning till Diplomerad beställare Block 1 Introduktion inköp och upphandling Välkomna!

Målprogram – Diplomerad beställare Kurs v Diplomerad beställare. Syfte v Syftet med utbildningen är att ge deltagarna grundläggande kunskaper om offentlig upphandling. Mål med detta utbildnings avsnitt v Målet med utbildningen är att du ska få ett helhetsperspektiv för att kunna agera utifrån LOU och att du ska känna en trygghet i den rollen i din kommun.

1. Introduktion inköp och upphandling v Samarbete mellan kommungränserna v Övergripande mål och vår upphandlingspolicy v Allmän introduktion till upphandling v Upphandling i praktiken v Om beställarrollen v Sammanfattning

Samarbete över kommungränserna Uh. C - ett stöd i din verksamhet

Samarbete över kommungränserna Maria Fridholm Magnus Nordblad Stefan Gehrke och Camilla Englund Katarina Lindberg Viktoria Hjärtenfalk Kid Berglund

Affärsvärden–samverkande kommuner

Om Upphandlings. Center Vårt uppdrag Samverkande kommuner … genomför samordnade upphandlingar, kvalitetssäkring och avtalsuppföljning. … hantera ca 300 upphandlingsprojekt/ uppdrag per år. … upphandlar årligen för mellan 2 -3 miljarder kronor. … har 20 medarbetare i tre olika team och verksamhet i sex kommuner. … Affärsnytta och hållbara offentliga affärer. Vår organisation

Våra tjänster v Samordnade upphandlingar v Kommunspecifika upphandlingar v Direktupphandlingar v Förnyad konkurrensutsättning v Rådgivning och stöd v Kvalitetssäkring v Avtalsuppföljning v Utveckling och utredning v Utbildning

Våra intressenter och styrningen v Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU) v Styr Uh. C verksamhet. Politiska mål och samhällsutmaningar. v Samrådsgrupp för Uh. C v Samordna gemensamma frågor för implementering och utveckling. Samråd om prioriteringar. Instans före GNU. v Lokala upphandlingsgrupper v En arena för att informera, diskutera och utveckla upphandling och avtalsuppföljning i verksamheten. v Referensgrupper i upphandling och Uh. C v Produktion av upphandling. Att paketera och leverera avtal.

Vision och övergripande mål Vision v Upphandlings. Center ska vara en ledande upphandlingsorganisation inom offentlig sektor. Vår samverkan ska enligt Samarbetsavtal (ägardirektiv) leda och bidra till: v Upphandling används som ett strategiskt verktyg att nå våra mål v Vi sparar pengar åt våra kommuner v Vi arbetar genomgående med hög kvalitet v Hållbarhet är för oss en självklarhet och där ligger vi i framkant v Vi är bäst på regional tillväxt, och v Vi arbetar ständigt för nya och bättre lösningar för våra beställare

Allmän introduktion - Offentlig upphandling, grunderna

Bilden som förmedlas v LOU är ett krångligt regelverk för både upphandlaren/beställaren och anbudsgivaren och ökar kostnaderna. v För inte hamna domstol, blir förfrågningsunderlagen omfattande. Det är svårt eller nästan omöjligt att i förväg avgöra hur kvaliteten ska utvärderas. v Varför upphandling?

Brutalsammanfattningen … 3 saker v Upphandling tar tid och kräver resurser v Upphandling är komplicerat v Allvarliga konsekvenser om man gör fel

Vi är ert affärsstöd och grindvakt v Vi hjälper er att göra goda affärer. v Vi flaggar om inte regler följs eller om vi riskerar att göra en dålig eller oetisk affär. v Vi har en Upphandlingspolicy som ger riktning för den goda affären.

Hur köper jag någonting? v Måste jag verkligen köpa? v Försumbart värde? v Finns ramavtal? v Upphandling

Lagar och bestämmelser som reglerar offentlig upphandling v Lag (2016: 1145) om offentlig upphandling (LOU) v Bygger på EG-direktiv för offentlig upphandling v Gäller för den s. k. klassiska sektorn - kommuner, landsting, kommunala/statliga bolag, statliga myndigheter/verk v Lag (2016: 1146) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) v Lag (2011: 1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) v Lag (2016: 1147) om upphandling av koncessioner (LUK) v Lag (2008: 962) om valfrihetssystem (LOV)

Lagar och bestämmelser som reglerar offentlig upphandling v Otillbörlighetslagen v Konkurrenslagen Syftar till att förhindra prissamarbete och missbruk av dominerande ställning. v Avtalslagen Behandlar bl a den juridiska verkan av ett anbud och ett antagande svar. v Förvaltningslagen Behandlar handläggning av ärenden. v Sekretesslagen Behandlar i vilka situationer handlingar kan beläggas med sekretess. Syftar till att ett otillbörligt beteende inte upprepas.

Interna policys och riktlinjer v Upphandlingspolicy v Upphandlingsstrategier v Mål för upphandlingsverksamhet v Rutiner och mallar för upphandling v Riktlinjer för mutor, jäv och bestickning v Besluts- /attestordning

Sanktioner (Rättslig prövning) Överprövning av upphandling v Kan begäras om leverantör anser att tilldelning skett på felaktiga grunder, dvs den/de leverantörer som antagits, eller annat fel som begåtts i upphandlingen. v Följder v v Rätta upphandlingen v Göra om upphandlingen Även ett avbrytande av upphandling kan överprövas

Sanktioner (Rättslig prövning) Överprövning av avtal v När kan avtal förklaras ogiltigt? v v Otillåten direktupphandling Följden v Alla prestationer som hunnits utbytas mellan parterna ska återgå v Skadestånd kan bli aktuellt till avtalsparten

Sanktioner (Rättslig prövning) Upphandlingsskadeavgift v v KKV ska ansöka om avgift v Då avtal får bestå efter överprövning, trots överträdelse av avtalsspärr v Då avtal får bestå av tvingande hänsyn till allmänintresse KKV får ansöka om avgift v Vid otillåtna direktupphandlingar

Sekretess v Absolut sekretess råder under hela upphandlingsprocessen v Det är personligt straffansvar vid brytande av sekretess

Upphandling i praktiken Hur genomförs en upphandling?

Olika syn på upphandling ”Den bokstavstroende” ”Samhällsförändraren” ”LOU-Byråkrati”

Varför ska man upphandla? v Upphandling utnyttjar konkurrens v Konkurrensen sänker kostnaderna v Offentlig sektor får ofta bättre priser för motsvarande tjänster än privat sektor v Upphandling skapar ordning och reda v Vi måste tänka till innan vi går ut och handlar v Ordning och reda skapar förtroende hos leverantörerna v Det finns en lag som tvingar oss att göra det v Lagen tvingar oss att göra det som vi egentligen borde göra av egen vilja.

Strategiskt styrning och operativ tillämpning av hållbara offentliga affärer

Ansvarsfördelning upphandlingar Upphandling Styrande dokument Beslut om genomförande av upphandling Beslut om tilldelning Utför Kvalitetsgranskar Gemensamma upphandlingar Upphandlingspolicy UHC UHC Kommunspecifika upphandlingar Upphandlingspolicy Kommun UHC UHC Byggentreprenader Upphandlingspolicy Kommun UHC LOU: s tjänstekategori 24 Undervisning och yrkesutbildning Upphandlingspolicy Kommun UHC LOU: s tjänstekategori 25 Hälsovård och socialtjänster Upphandlingspolicy Kommun UHC LOU: s tjänstekategori 26 Fritids- och idrottsverksamhet samt kulturverksamhet där medverkan från föreningsliv är aktuell Upphandlingspolicy Kommun UHC Direktupphandling Riktlinjer direktupphandling Kommun Undantagna upphandlingar Uh. C erbjuder om kommunen så önskar hjälp med egna upphandlingar, helt eller delvis, utifrån de kompetenser och resurser som Uh. C har. Då denna hjälp inte är finansierad inom Uh. C: s uppdrag kommer debitering att ske per timme nedlagd tid (2018 är timarvodet ca 850 kr/timme).

Upphandlingsprocessen

Vårt arbetssätt-Upphandlingsprocessen Påverkan från sakkunniga avseende verksamhetskrav sker främst i 1, 2 och 13.

Upphandling tar tid…

Tider – Upphandling tar tid v Över tröskelvärdena 4 -6 månader v Under tröskelvärdena 2 -4 månader (förenklad upphandling) 2 -6 veckor (direktupphandling) v Avrop ramavtal konkurrensutsättning) 3 -6 veckor (förnyad v Eventuell uppstarts- / etableringstid för leverantören tillkommer.

Färdriktningen och drivkrafter Upphandlingsformer Uppdragsformer Ersättningsformer Verktyg för effektiv konkurrens Verktyg för effektiv ansvarsfördelning Verktyg för effektiv drivkraft Samverkansformer Beskrivningsformer Utvärderingsformer Verktyg för effektivt samarbete Tjänstens utförande, egenskaper (funktion) Metod och kriterier. Våga värdera kvalitet.

Hur gör vi ett bra och ändamålsenligt Förfrågningsunderlag? v Målet med upphandling? v Vad bör vi tänka på? v Arbetsordning? v Struktur? v Var ska informationen respektive kraven finnas? v Vilken information är nödvändig? Ta reda på så mycket som möjligt om det som ska upphandlas

Förfrågningsunderlagets struktur v Anbudsinbjudan – administrativa bestämmelser v Krav på leverantören v Kravspecifikation - Krav på vara/tjänst/entreprenad v Kommersiella villkor/Avtalsvillkor v Utvärderingskriterier v Bilagor Ta reda på så mycket som möjligt om det som ska upphandlas

Mål och samhällsutmaningar enligt samarbetsavtal för Uh. C Mål enligt samarbetsavtal Nivå Kommentar Verksamhetskritisk upphandling 1) Ja 2) Nej Ekonomisk hållbarhet 1) Kvartal 2) År 3) Reaktiv Miljö & Ekologisk hållbarhet 1) Basnivå 2) Avancerad nivå 3) Spjutsspetsnivå Social hållbarhet 1) Basnivå 2) Avancerad nivå 3) Spjutsspetsnivå Regional tillväxt 1) Regional affär 2) Nationell affär 3) Oprioriterat Kostnadseffektiv upphandling Låg/Normal affärsrisk Hög affärsrisk

Vårt arbetssätt Planering - Uh. C v Upphandlingsplan (12 månader) v Produktionsplan (rullande 3 månader) v Produktionsmöten (14: e dag) Genomförande v Team för upphandling v Referensgrupp för upphandling v Kvalitetssäkring

Bas - Avancerad eller Spjutspets En modell för Upphandlings. Center - Områden gällande val av leverantör v Social hållbarhet v Ekologisk hållbarhet v Ekonomisk hållbarhet v Regional tillväxt Modell för hållbar upphandling, baserad på Miljöstyrningsrådets rekommendationer, hållbarhetskriterier och nivåer.

Om beställarrollen - Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd Uh. C-dagen 2016

Den viktiga rollfördelningen Beställarens roll Upphandlarens roll Ställa krav Sakkunskap Formulera tilldelningskriterier Uppföljning och utvärdering Leda upphandlingen Affären, villkor LOU, administration Uppföljning och utvärdering Upphandling i samverkan mellan beställare och upphandlare, med tydliga roller, ger förutsättningar för en god affär.

Den viktiga rollfördelningen - Förslag Beställarens roll – Sakkunnig Normal v Delta i referensgrupp och strategiarbete 2 -8 timmar v Arbete med kravspecifikation/FFU 2 -40 timmar v Kvalificering/utvärdering anbud 2 -8 timmar Beställarens roll – Sakkunnig Light v Upphandlingsstrategi - remiss v Kvalitetssäkra FFU - remiss v Utvärdering och Beslut - remiss Beställarens roll – Sakkunnig Special v Kommunerna utser särskild sakkunnig v Samordnar/driver kravspecifikation mm 1 -2 timmar

Tips/råd till kommunens sakkunnige Några tips och råd v ”Upphandling är kul”. Påverkar att verksamhet ska fungera bra. v Börja i tid, tidsfaktorn är kanske den största framgångsfaktorn. v Boka in uppstartsmöte + 2 möten till, kom överens om rimlig tidplan. v Kunskapa/Samverka om den verksamhet som är kopplad till upphandling. v Vill kommunen ha en ny eller bättre lösning? Innovation?

Tips/råd till kommunens sakkunnige Några tips och råd v Vilka kommunspecifika policys gäller för kommunen? v Utmaningar finns tex: Målkonflikter, ambitionsolika och olika mognad hos beställare/kund - Ta hjälp och lär av andra. v Utbildning av sakkunniga i ”beställarrollen”. v Checklista sakkunniga för upphandlingsprocess. Till våra beställare – Goda avtal med Upphandlings. Center

Tack för visat intresse!