Uppdrag Ta fram lnsgemensam rutin fr avvikelsehantering Vad

Uppdrag Ta fram länsgemensam rutin för avvikelsehantering ü Vad har gjort hittills? ü Vad återstår? ü Kort analys med reflektioner.

Uppdrag 1. Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. 2. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av Ho. S-avtalet som avvikelserapportering Olika rutiner och blanketter på delregional nivå skett Olika processer • 1 -2 mellanhänder för hantering 3. Informationsöverföring Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Mycket manuellt arbete SVPL - Samordnad vård och omsorgsplanering Låg rapportering (ca 20%) Läkemedel Långaoch svarstider Vård behandling Uppskattad extratid för kommunens personal pga. Saknas och tydligt uppdrag Remiss provsvar avvikelse/brist i patientärende. Ingen tydlig organisation läkemedelsordinationer, kontaktuppgifter Bristande dokumentation, Totalt 123 timmar per månad Ingen systematisk uppföljning på övergripande nivå Västbus, SIP

3 Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan IN-DATA - Avvikelse uppmärksammas (ofta åtgärdas) och rapporteras De berörda VAD? - enheterna Det ska i samverkan lösa den uppkomna situationen så snabbt som möjligt. vara lätt att (Internt hanteras avvikelsen enligt rutinerna på göra rätt din arbetsplats). SITHS-kort? Avisering Skickas automatiskt till rapportör, berörd enhet och till överordnad chef/ ansvarig (tex MAS/MAR) Den person som uppmärksammar Förbättra verksamheten ochen avvikelsen skriver avvikelserapport förbättra kvaliteten för LÄR patienten. Utreder Den enhet som mottagit avvikelserapporten ansvarar för utredning och förslag på åtgärd inom XX dagar. Systematisk påminnelse till verksamheten. Avisering Mottagande enhet bereder ärendet Oenighet och tvist hanteras i linjeorganisationen Uppföljning UT-DATA – Systematisk uppföljning Genomförs Lokalt, del- och regionalt. Rapporter hämtas enkelt ut som underlag. Avisering Återkoppling Skickas automatiskt till berörd enhet och med Identifierad orsak och till ansvarig (tex MAS/MAR) ev VSV planerad eller genomförd åtgärd

Uppdraget 1. 2. 3. Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. Några juridiska krav har inte konstaterats. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av Ho. S-avtalet som avvikelserapportering skett Processen följs av juridisk som påtalar vikten av att Föreslå en ny gemensam rutin förkompetens avvikelsehantering i samverkan 4. beakta hanteringen av personuppgifter. Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan 5. Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. Med. Control ska beaktas som alternativ 6. Beakta juridiska och avviklerser riskbedömaoch dessa syfte och verksamhetens behov • skilja mellankrav interna de iutifrån samverkan. Med. Control PRO är förstahandsvalet • Viktigt att avvikelser, där flera parter ingår, kan lyftas och diskuteras i ett • större Inarbetat system i VGR sammanhang. dubbelarbete • • Inget Framtagen utveckling Hur ny påverkar eller stödjer interna rutiner tydliggörs först när ny rutin • rutin Minskade kostnader är framtagen. Diskussion Pilot kommer ge förslag på anpassningar

Uppdraget 1. Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. 2. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av Ho. S-avtalet som avvikelserapportering skett 3. Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan 4. Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan 5. Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. Med. Control ska beaktas som alternativ 6. Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov 7. Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan

Förslag på organisation 1. Tydlig organisation (MÅL) – VVG - anvisningar • planera, leda och kontrollera verksamheten 2. Tydligt uppdrag an (MÅTT) VVG – ”Beredning” ls • fortlöpandeäundersöka och analysera • utvecklaearbetssätten vh El 3. Gemensamt arbetssätt (IDÉER) VSV + Lokalt • utreda inträffade händelser • lära av både goda exempel och misstag samt sprida erfarenheter

Uppdraget 1. Fortsatt Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader arbete - Piloten omfattar likheter. rutin Testoch av föreslagen och utveckling av IT-system Önskemål om delta från 2. Test Kartlägg ochatt beskriv inomflera vilkahåll områden av Ho. S-avtalet som avvikelserapportering skett Kontrollera hela kedjan från Med. Control testmiljö interapport klar till utvärdering / uppföljning 3. Kontrollera Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan Sommar att underlag för uppföljning nås enkelt (rapporter) förutsättningar 4. Juridiska övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i Nya. Beskriv ”lagen” Se över behov avdeutbildning, checklistor mm relation tillmed ipiloten samverkan Otydligt mål Förslag på organisation 5. Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. Med. Control ska beaktas som Föreslå eventuella förbättringar i rutin och IT-stöd alternativ Kommunikationsaktiviteter 6. Utreda Beakta och riskbedöma och juridiska ge förslagkrav på administrativt stöd. dessa utifrån syfte och verksamhetens behov till breddinförande 7. Förslag Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan Projektavslut 8. Slutrapport Utvärdera inklusive IT-stöd i en delregional implementering (pilot) medrutin förslag på fortsatt arbete Beslut om fortsättning

Uppdraget 1. Sammanställa nuvarande rutiner för avvikelsehantering i samverkan, identifiera skillnader och likheter. 2. Kartlägg och beskriv inom vilka områden av Ho. S-avtalet som avvikelserapportering skett 3. Föreslå en ny gemensam rutin för avvikelsehantering i samverkan 4. Beskriv övergripande konsekvenser för hur organisationernas egna rutiner hanteras i relation till de i samverkan 5. Föreslå ett IT-baserat stöd som kan motsvara rutinen. Med. Control ska beaktas som alternativ 6. Beakta juridiska krav och riskbedöma dessa utifrån syfte och verksamhetens behov 7. Föreslå modell för lärandeprocess i samverkan 8. Utvärdera rutin inklusive IT-stöd i en delregional implementering (pilot) 9. Föreslå länsgemensamt implementeringsprojekt för vårdhuvudmännen Detta får piloten utvisa

Kort analys med reflektion • Intresset och viljan är stor • Både SÄS och Fyrbodal kan delta i piloten • 1 Testmiljö • 2 skarpt läge • Utvärdering och breddinförande • Det ska vara lätt att göra rätt! • Det ska leda till förbättring och inte till frustration • Ledningens intresse

Risker • Lång tid att genomföra förändringar i Med. Control PRO • Behovet av SITHS • Bemanning och ansvar • Privata utförare? • Heltid under hösten • Läs mer på vastkom. se/avvikelse

Hur har vi gjort? • Inledande telefonmöten med ansvariga på VSV • Satt samman arbetsgrupp Deltagare - Vårdsamverkan, Privata vårdgivare, Sjukhus, Kommun, Västbus, Regionen. • Informationssida via vastkom. se/avvikelse • 2 workshops – en kring rutinen och en kring IT-stödet • Elevhälsan saknas men kontaktad för kommande deltagande • Granskat rapporter från VSV för att få en samlad bild. • Jämfört befintliga rutiner och blanketter. • Genomfört 5 mindre workshops kring behovet. (Inte SIMBA) • Genomfört 2 -3 Skype möten med Jurist och Systemförvaltare