UNIVERSITTSBIBLIOTHEK Aktenaussonderung Von der Anbietung bis zur bernahme

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Aktenaussonderung Von der Anbietung bis zur Übernahme des Schriftgut Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Gliederung I. Aussonderung, was ist das? II. „Muss ich dem Archiv überhaupt Akten anbieten? “ III. „Darf ich brisante Unterlagen abgeben? “ IV. „Habe ich noch Zugriff auf ‚meine‘ Unterlagen? “ V. Wie läuft eine Aussonderung ab? 2 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Aussonderung I. Aussonderung, was ist das? § selbst vorgenommene Aussortierung der nicht länger für den laufenden Geschäftsbetrieb benötigter Unterlagen § Karten, Pläne, Dateien und Datenbanken, Informationsbroschüren und –publikationen, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente § Inhaltlich fällt das gesamte Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter die Aussonderung Þ Ordnung über die Aufbewahrungsfristen der Fern. Universität in Hagen vom 24. 10. 2006 3 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Aussonderung I. Aussonderung, was ist das? Vorteile der Aussonderung: § Entlastung der Registratur § Effiziente Nutzung der Aktenräume bzw. Regale § Schnelle und gezielte Aktenrecherche § Dauerhafte Sicherung der Akten im Universitätsarchiv 4 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Anbietungspflicht - Archiv. G NW II. Muss ich dem Archiv überhaupt Akten anbieten ? Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen vom 16. 03. 2010 „… alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen“ (§ 4 Abs. 1) Þ Keine Aktenvernichtung ohne vorherige Rücksprache mit dem Archiv! 5 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Archiv. G NW – Erlass zum DSG III. Darf ich brisante Unterlagen abgeben ? Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen vom 16. 03. 2010 Anbietungspflicht gilt auch für Unterlagen: § die personenbezogene Daten enthalten und nach Vorschriften des Landesrechts gelöscht werden müssten (§ 4 Abs. 2 Satz 1) § die einen Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen (§ 4 Abs. 2 Satz 2) 6 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Archiv. G NW – Erlass zum DSG III. Darf ich brisante Unterlagen abgeben ? Erlass zum Datenschutz-Gesetz NRW, S. 130 „An die Stelle der Löschungsverpflichtung tritt die gesetzliche Anbietungs- oder Übernahmepflicht. Entsprechende Regelungen sieht das Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalens vor. Für archivierte Daten besitzt das Archivgesetz des Landes Nordrhein. Westfalen bereichsspezifische Sonderregelung. “ Þ Es sind alle Unterlagen anzubieten !! 7 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Zugriff - Sperrfristen IV. Habe ich noch Zugriff auf „meine“ Unterlagen? Rückgriff durch die abgebende Stelle § Abgebende Stelle darf im Rahmen dienstlicher Tätigkeiten jederzeit das Archivgut, das aus ihren Unterlagen ausgewählt worden ist, einsehen und nutzen (§ 6 Abs. 7 Archiv. G NW) § keine privilegierten Zugriffsmöglichkeiten auf das Archivgut, das Löschungsvorschriften unterlag § diesem Fall nach den Zugangsregelungen für Dritte Þ wichtig: Keine Veränderung des Archivguts bei einem Rückgriff 8 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung V. Ablauf der Aussonderung 9 1. Zeitpunkt der Aussonderung abgebende Stelle 2. Ankündigung abgebende Stelle 3. Art der Anbietung Archiv 4. Aussonderungsverzeichnis abgebende Stelle 5. Bewertung Archiv 6. Bereitstellung der Unterlagen abgebende Stelle 7. Übernahme Archiv 8. Vernichtung abgebende Stelle 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 1. Zeitpunkt abgebende Stelle Sämtliche Unterlagen sind komplett und im Original anzubieten, § bei Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Verordnung) § wenn sie zur Erledigung des laufenden Geschäftsbetriebs nicht mehr benötigt werden § bei räumlichen und personellen Veränderungen § in der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss anzubieten 10 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 2. Ankündigung abgebende Stelle Folgende Informationen müssen dem Archiv vor einer Aktenübergabe mitgeteilt werden: § Welche Unterlagen werden angeboten (Aktenzeichen, Sachgebiet, Abteilung)? § Welchen Zeitraum umfassen die Unterlagen? § Welchen Umfang haben die Unterlagen? § Wo befinden sich die Unterlagen? 11 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 3. Art der Anbietung Archiv Universitätsarchiv entscheidet über Art der Anbietung: § Einzelauflistung in der Regel Einzelauflistung der Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis notwendig § Summarische Auflistung in Ausnahmefällen (z. B. Haushaltsangelegenheiten 1995 -2005, 200 Ordner = 20 lfm. ; Rechnungen, 2002 -2006, 10 Ordner = 1 lfm. ) => Formular „Aussonderungsverzeichnis“ 12 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 4. Aussonderungsverzeichnis abgebende Stelle Folgende Tabelle ist von der abgebenden Stelle auszufüllen: 13 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 4. Aussonderungsverzeichnis abgebende Stelle § Laufende Nummer § Jede einzelne Akte gut sichtbar fortlaufend durchnummerieren § Aktenzeichen § Betreff § ein oder mehrere Stichworte, je nach Aktentyp, abgeschrieben vom Aktendeckel oder übernommen aus einem Dokumentenmanagementsystem: Sache/Thema der Akte; Personenname(n) bei Personalakten § Ggf. Bandzählung 14 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 4. Aussonderungsverzeichnis abgebende Stelle § Laufzeit § der Zeitraum, in dem die Akte angelegt wurde (Anfangsjahr Endjahr), mindestens aber das Jahr des Aktenschlusses § Aufbewahrungsfrist § Jahr, in dem die Aufbewahrungsfrist abläuft § Konkordanz § Beziehung zwischen Einheit und Umzugskiste § Bemerkung Þ Aussonderungsverzeichnis muss per Email an das Universitätsarchiv senden 15 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 5. Bewertung Archiv Allein der Archivar bewertet Unterlagen unter fachlichen Gesichtspunkten (Arch. G NW § 2 Abs. 6): § Bewertung an Hand von Aussonderungsverzeichnissen § A = archivwürdig § B = bewerten § V = vernichten § Aktenautopsie : Durchsehen von Teilen der Akten § Gespräche mit den Bearbeitern der Unterlagen § Archivische Bewertungserfahrungen und –richtlinien Þ Abgebende Stelle erhält Aussonderungsliste mit archivischer Bewertung per Email zurück 16 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 6. Bereitstellung abgebende Stelle Abgebende Stelle stellt die Unterlagen zusammen: § Unterlagen, die im Aussonderungsverzeichnis mit A oder B gekennzeichnet wurden, zusammenstellen § unter Beachtung des Ordnungssystems aus dem Regal nehmen und in Kisten packen § Konkordanz zwischen Einheit und Kiste § Auf der Aussonderungsliste wird vermerkt, welche Akten in welche Kiste kommen. § Kisten beschriften: (größere Seitenfläche, nicht oben drauf) § Abgebende Stelle , Datum, Kistennummer 17 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 7. Übernahme beide Parteien Abgebende Stelle sendet das überarbeitete Aussonderungsverzeichnis (Konkordanz) vor der Aktenübergabe per Email an das Archiv § Nachweis der abgegebenen Unterlagen Archiv vereinbart mit der abgebenden Stelle und der Betriebszentrale einen Ablieferungstermin Abgebende Stelle liefert die archivwürdigen Unterlagen erst nach Rücksprache § Größere Mengen: Abholung durch Betriebszentrale § Kleinere Mengen: Auf dem Postweg 18 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Ablauf der Aussonderung 8. Vernichtung abgebende Stelle Abgebende Stelle muss die Unterlagen, die mit einem V gekennzeichnet sind, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten § Unterlagen dürfen bei den abgebenden Stellen nicht länger aufbewahrt werden § Personenbezogenen Unterlagen sind unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu vernichten 19 3/6/2021 Universitätsarchiv Renate Seiler

UNIVERSITÄTSBIBLIOTHEK Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Das Archiv der Fern. Universität in Hagen Ansprechpartnerin: Renate Seiler Universitätsstraße 21 58097 Hagen Tel. : 02331 987 2860 Fax: 02331 987 346 Email: renate. seiler@fernuni-hagen. de Universitätsarchiv Renate Seiler