UNIVERSITETET I BERGEN Robotisering av reiseregning UNIVERSITETET I

UNIVERSITETET I BERGEN Robotisering av reiseregning

UNIVERSITETET I BERGEN Bakgrunn for prosjektet Dette er et ledd i Ui. B sin digitaliseringsstrategi for å fjerne/effektivisere manuelle prosesser • NTNU er også i gang med tilsvarende prosjekt • Dette gjelder skjema for Reiseregning og etter hvert skjema for refusjon av utlegg • Roboten kontrollerer for en del avtalte feil. – Når implementering er ferdig vil robot automatisk sende skjema i retur til ansatt (1 gang) med kommentarer om hva som er feil. – Robot kontrollerer at kvitteringer er vedlagt og returnerer dersom vedlegg mangler – Deretter blir skjema sendt til VLA 25. 02. 2021 SIDE 2

UNIVERSITETET I BERGEN Faser – oppsett av BOT-Anna Fase 1: • • • Oppsett av testpilot – sentraladministrasjonen og KMD (21* og 18*) MN testpilot fra 13 -06 -2018 MED testpilot fra 02 -07 -2018 • • Avklart hvilke utleggstyper som krever kvittering Avklart hvilken innboks og status kontrollert skjema sendes til – I fase 1 vil robot kontrollere og skrive kommentarer i merknadsfelt til VLA • Diskutert hvilke kontroller roboten skal utføre – Kvittering kreves: Kontrollerer at vedlegg inkludert når dette kreves og at dato på kvittering stemmer med reiseperiode. – Maksbeløp for utlegg? – Svartelistede ord (tips/ekstra, reiserute) 25. 02. 2021 SIDE 3

UNIVERSITETET I BERGEN Faser Fase 2: • Returflyt aktiveres – Ansatt får skjema i retur dersom robot oppdager feil i sine kontroller (kun 1 gang) – Deretter vil skjema gå til VLA • Sentraladministrasjonen startet med dette 13 -06 -2018 25. 02. 2021 SIDE 4

Pilot hos HF UNIVERSITETET I BERGEN VLA må følge opp: • VLA må notere det som går feil i eget skjema – Skjema blir sendt til koordinator • Kom gjerne med kommentarer/ønske om forbedringer – Gi tilbakemelding til koordinator Koordinatorer ved HF: • 2 personer som er koordinatorer • Informerer VLA og ansatte – Samler inn feilmeldingskjema – Deltar på møter med lønn og leverandør 25. 02. 2021 SIDE 5

UNIVERSITETET I BERGEN Erfaringer ved lønnskontoret • Må være en kvittering per utlegg (kan ikke lime inn flere på ett ark) • Robot har problemer med å lese noen dato-format. Leverandøren arbeider med å forbedre dette • Klarer ikke alltid å lese beløp på kvittering dersom dette ikke er tydelig nok • Tidsperiode på vedlegg: de som har forhåndsbetalt seminar etc. Her vil dato periode være utenfor reiseperiode og dette blir markert som feil • Tips/ekstra: dersom ordet står på kvitteringen vil dette bli oppfattet som feil, selv om det står 0 her 25. 02. 2021 SIDE 6

UNIVERSITETET I BERGEN Bluegarden Mobil https: //www. uib. no/foransatte/90246/reise? step=5 25. 02. 2021 SIDE 7

UNIVERSITETET I BERGEN