UNIVERSITETET I BERGEN Min Tid Teknadm ansatte UNIVERSITETET
UNIVERSITETET I BERGEN Min Tid Tekn/adm ansatte
UNIVERSITETET I BERGEN Min Tid • For å forbedre timeregistrering tilbudet ved Universitetet i Bergen, har Universitetsledelsen besluttet at ansatte ved Ui. B skal ta i bruk Min Tid. Denne løsningen skal erstatte fleksitidskjemaet for alle ansatte med fleksibel arbeidstid • Dette er en digital løsning som skal være enkelt, tilgjengelig og oversiktlig å bruke for de ansatte ved Ui. B. • Min Tid er en modul i Personalportalen som er integrert med Bluegarden Lønn og Personal. • Min Tid Mobil vil også gjøre det mulig registrere arbeidstid via mobiltelefonen 29. 10. 2021 SIDE 2
UNIVERSITETET I BERGEN Spørsmål vedr. Min Tid Ved fakultetene er HR-konsulentene 1. linje support. Dersom dere har spørsmål vedr. Min Tid kan dere kontakte HR-konsulent. Avdelinger som ikke har egen HR-konsulent kan sende spørsmål, meldinger om feil til PAGA gruppen i Issue-tracker (bs. uib. no) 29. 10. 2021 SIDE 3
UNIVERSITETET I BERGEN Informasjon om Min Tid Dersom dere går inn på informasjonssidene til HR-portalen vil dere finne mye informasjon om bruk av Min Tid: Dere finner siden på uib. no ved å velge Ansatt - Lønn, reise og fravær – Min Tid (Link: pagaweb. b. uib. no) 29. 10. 2021 SIDE 4
UNIVERSITETET I BERGEN Innføring av Min Tid ved Ui. B Innføring av Min Tid medfører ingen endring i regelverk. Fleksitidsordningen ved Ui. B (se www. uib. no) • Kjernetid er fra kl. 09. 00 til kl. 14. 30. • Fleksitid er utenom kjernetid, fra kl. 06. 00 og til kl. 21. 00 mandag til fredag • Etter individuell avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, kan det arbeides fleksitid også på lørdager (som normalt er fridager) med inntil 5 timer mellom kl. 07. 00 og kl. 18. 00 29. 10. 2021 SIDE 5
UNIVERSITETET I BERGEN Plan for implementering av Min Tid 29. 10. 2021 01. 05. 2017 01. 10. 2017 23. 10. 2017 13. 11. 2017 27. 11. 2017 ØKA, HR, IT pilot SV EIA SA PSYK 22. 01. 2018 01. 02. 2018 12. 02. 2018 26. 02. 2018 05. 03. 2018 12. 03. 2018 19. 03. 2018 26. 03. 2018 MN HF MOF JUR UB UMB KMD Andre avd. i sentraladm SIDE 6
UNIVERSITETET I BERGEN Registrering i Min Tid Dette skal dere registrere i Min Tid: • Fleksitid (arbeidsdagens start-slutt) • Avspasering • Overtid • Reisetid • Fravær <= 1 dag (noen fraværskoder) Dette skal dere ikke registrere i Min Tid : • Sykefravær, egenmeldinger, permisjoner etc. • Ferie, seniordager 29. 10. 2021 SIDE 7
UNIVERSITETET I BERGEN Min Tid – registrering via HR-portalen Logg på HR-portalen. Klikk på meny-symbolet øverst til venstre for å få frem menyen I menyen skal du finne valget Min Tid når ditt fakultet/enhet starter opp med Min Tid. Velg Min Tid for å registrere fleksitiden din Du kan også registrere arbeidstid via Mobilen 29. 10. 2021 SIDE 8
Arbeidsplan UNIVERSITETET I BERGEN Alle ansatte har en arbeidsplan i Min Tid Ved oppstart vil alle ansatte ha fått tildelt en arbeidsplan. Arbeidsplanen starter f. o. m. oppstartsdato for fakultet/avdeling Alle ansatte må starte å registrere arbeidstid i Min Tid fra denne datoen, ellers vil dere få minus på fleksitid saldoen. Fleksitid skal registreres hver dag, men dersom dere glemmer å registrere er det mulig å etter-registrere inntil 40 dager. Etter dette blir systemet låst for registrering. Kan også registrere 10 dager frem i tid Dersom arbeidsplanen din ikke stemmer med hvordan du faktisk arbeider må du kontakte HR-konsulentene på fakultetet 29. 10. 2021 SIDE 9
UNIVERSITETET I BERGEN Fleksitid saldo (pluss/minus tid) • Når dere starter å registrere fleksitid i Min Tid må vi få oppgitt inngående balanse på fleksitid-saldoen (pluss eller minustid) som du har den dagen dere starter å registrere i Min Tid • Fakultetet følger dette opp 29. 10. 2021 SIDE 10
UNIVERSITETET I BERGEN Demonstrasjon av Min Tid • • • Registrere fleksitid Saldoer i Min Tid Regelmenyen (overtid og reise) Fraværsmenyen (avspasering, syk/fravær del av dg) Godkjenning av registrert tid 29. 10. 2021 SIDE 11
UNIVERSITETET I BERGEN Demonstrer i systemet • Registrer vanlig start stopp (viser siste uke) • Fire saldoer - forklar disse Særtid: utenfor ytre grenser fleksitid (særtid nå før 06. 00 og etter 21, samt helger) • Valgene på Regelmenyen (overtid og reise) • Overtid må alltid godkjennes • Blyant for å registrere kommentarer – gjøres også ved overtid • Søke opp en periode og godkjenne hele perioden • Valgene på Fraværsmenyen (avspasering, syk del av dag, tannlege) 29. 10. 2021 SIDE 13
UNIVERSITETET I BERGEN Regel – registrering av overtid og reisetid Du bruker Regel for å registrere reisetid eller kreve overtidsbetaling. Regelverk for reiser og overtid er det samme som tidligere, men dette skal nå registreres i Min Tid. 29. 10. 2021 SIDE 14
UNIVERSITETET I BERGEN Fraværskode – avspasering og fravær Du bruker Fraværskode for å registrere avspasering og fravær som er under en dag Egenmelding, sykemelding, permisjon og ferie registreres i HR-portalen som tidligere. Du skal da ikke registrere noe i Min Tid da fravær blir overført fra Paga til Min Tid 29. 10. 2021 SIDE 15
UNIVERSITETET I BERGEN Registrering av arbeidstid Du registrerer start og stopp for arbeidstiden din hver dag i Min Tid og lagrer dette. Min Tid beregner da ev. pluss eller minustid den dagen Dersom du ikke registrerer arbeidstid en dag vil du se at du får minus-tid for en hel dag på fleksitid saldoen Du kan legge inn Kommentar ved å klikke på blyant-symbolet Saldoer for pluss/minustid, overtid/reisetid mm vil du se helt til høyre i registreringsbildet (vises ikke her) Fleksitid skal registreres hver dag, men dersom dere glemmer å registrere er det mulig å etter-registrere inntil 40 dager. Etter dette blir 29. 10. 2021 SIDE for 16 registrering systemet låst
Spørring UNIVERSITETET I BERGEN • Du kan søke opp en bestemt periode dersom du vil kontroller denne. Før du gjør dette må du stå i spørre-modus. Trykk på • Da vil den gule knappen endres til • Skriv inn perioden du ønsker å se på i Datofeltet • Trykk på arkfane for Timeliste slik at denne blir markert • Da vil du se registreringen dine for den perioden du har spurt ett • Da kan du bla. Godkjenne data for den perioden du har fått frem 29. 10. 2021 SIDE 17
UNIVERSITETET I BERGEN Godkjenning av arbeidstid • Ansatte bør jevnlig kontrollere at arbeidstid er korrekt registrert. • Deretter skal data godkjennes av arbeidstaker for å bekrefte at arbeidstidsdata er kontrollert og i orden. • Ledelsen ved fakultet/avdeling gir retningslinjer for hvor ofte dette skal gjøres. • Når data er godkjent vil du se at hengelås under Sign. blir gul • Dersom du krever overtid må du godkjenne dagen på denne måten før krav om overtid går videre i saksgangen 29. 10. 2021 SIDE 18
UNIVERSITETET I BERGEN Fraværskode – avspasering og fravær Du bruker Fraværskode for å registrere avspasering og fravær som er under en dag Egenmelding, sykemelding, permisjon og ferie registreres i HR-portalen som tidligere. Du skal da ikke registrere noe i Min Tid da fravær blir overført fra Paga til Min Tid 29. 10. 2021 SIDE 19
UNIVERSITETET I BERGEN Fleksitid saldo (pluss/minus tid) • Når dere starter å registrere fleksitid i Min Tid må vi få oppgitt inngående balanse på fleksitid-saldoen (pluss eller minustid) som du har den dagen dere starter å registrere i Min Tid • Fakultetet følger dette opp 29. 10. 2021 SIDE 20
UNIVERSITETET I BERGEN
- Slides: 22