UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisknaturvitenskapelige fakultet Juristene informerer

UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Juristene informerer Rammer og regelverk for administrativt arbeid ved Ui. B «Læringsdagen for MN-administrasjonen» Onsdag 25. oktober 2017 Kristine Breivik og Gunnar Larsen Juristene uib. no

Avdeling / enhet Presentasjonens innhold • • • Kjerneoppgavene våre Myndighetskartet ved Ui. B De viktigste reglene som gir oss rammene Universitets- og høyskoleloven Saksbehandlingsregler – Forvaltningsloven – Offentlighetsloven uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. Bs og fakultetets oppgaver Våre viktige samfunnsoppgaver: – Tilby og utføre utdanning og forskning på høyt internasjonalt nivå – Spre og videreformidle resultater av virksomheten – Bidra til innovasjon og verdiskapning basert på resultater fra forskning – Legge opp til at ansatte og studenter kan bidra i samfunnsdebatten – Tilby etter- og videreutdanning innen våre områder Administrasjonens rolle: – Legge til rette for at vi oppfyller våre samfunnsoppgaver uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Statlige universiteter og høyskoler • Er organisert som statlige forvaltningsorgan med særskilte fullmakter – Mao. ikke egne rettssubjekt, men en del av staten som juridisk person • Stortinget har gitt universitetene særskilte fullmakter, som i utgangspunktet fornyes for ett år om gangen ifm. statsbudsjettet • Departementet har delegert en rekke administrative fullmakter – gjengitt i tildelingsbrevet (sendes årlig etter behandling av statsbudsjettet) Statsbudsjettet Tildelingsbrev Etatsstyringsmøte Tilstandsrapport uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B - organisasjonskart uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B MYNDIGHETSUTØVELSE - myndighetskart i regelsamlingen Organisering og myndighetsutøvelse Den myndigheten som i henhold til universitets- og høyskoleloven (univl. ) og annet grunnlag er lagt til Universitetet i Bergen, ligger i utgangspunktet hos universitetsstyret. Alle beslutninger ved institusjonen som er truffet av andre organer enn universitetsstyret, treffes på styrets vegne og på dettes ansvar. Det påligger av denne grunn styret og andre overordnede organer å føre tilsyn med virksomheten til underordnede organer. Videre har universitetsstyret rett og plikt til å fastsette virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Formålet med myndighetskartet er å gi en oversikt over intern fordeling av myndighet og fullmakter til å binde Ui. B overfor omverdenen, samt regler for delegasjon ved Universitetet i Bergen. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B I regelsamlingen: Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå • • • Styringsordning/valg Studentopptak Undervisning, grader, eksamen Økonomiforvaltning Eksternt samarbeid, bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Personalforvaltning Eiendomsforvaltning Partsforhold ved søksmål Behandling av person- og helseopplysninger IKT-sikkerhet Internrevisjon Helse, miljø og sikkerhet uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Delegasjon av myndighet • Delegasjon er en beslutning av et organ om at også et annet organ kan utøve den myndighet delegerende organ innehar. Det kan bare delegeres til underordnede organer, dvs. organer som kan instrueres av det delegerende organ. – Det er adgang til delegasjon så langt dette er faglig forsvarlig og noe annet ikke er fastsatt i lov eller delegasjonsvedtak. – det delegerende organ har fortsatt det formelle ansvaret for behandlingen av sakene uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B MN - organisasjonskart uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Fakultetsstyrets kompetanse • Fakultetsstyret er fakultetets øverste myndighet. Det skal behandle og avgjøre slike saker som det får delegert fra universitetsstyret, og det kan be om å få seg forelagt enhver sak. Fakultetsstyret delegerer myndighet til dekanen, til instituttene eller til andre organer ved fakultetet dersom ikke annet er fastsatt i lov, forskrift eller vedtak fra universitetsstyret. • Fakultetsstyret skal fastsette fakultetets strategier for utdanning, forskerutdanning og formidling og legge planer for fakultetets utvikling i samsvar med de målene som er gitt av universitetsstyret. • Fakultetsstyret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at fakultetets økonomiske ressurser disponeres i overensstemmelse med bestemmelser gitt av universitetsstyret. • Fakultetsstyret skal gi melding til universitetsstyret om fakultetets virksomhet, på den måten universitetsstyret bestemmer. Hvert år skal det gis rapport om fakultetets økonomiske status, med redegjørelse for resultatene ved fakultetet og legges frem forslag til budsjett for kommende år. • Fakultetsstyret skal selv behandle og avgjøre alle saker av prinsipiell eller vesentlig betydning. • Ved institutt med ansatte instituttledere, ansettes disse av fakultetsstyret. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Fakultetsstyret - sammensetning • Kollegialt organ • • Gruppe A – faste vitenskapelige ansatte Gruppe B – midlertidig vitenskapelige ansatte Gruppe C – teknisk- administrativt ansatte Gruppe D - studenter • Styreleder og nestleder • Eksterne – ny ordning • Dekan og fakultetsdirektør • Ansvar for fakultetets daglige drift • Ikke medlem av fakultetstyret uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Årshjul for fakultetsstyret Desember ü Budsjett 2018. Forslag til rammetildeling til institutter og enheter ü Langtidsbudsjett og bemanningsplaner November Februar ü Studieplanendringer ü Status strategiarbeid ü Godkjenning av regnskap og overføringer ü Tildeling av reisestipend forskningstermin Faste tema ü Tilsettingssaker faste stillinger ü Orienteringssaker (faste + varierende) ü HMS-avvik ü Saker behandlet på fullmakt ü Regnskapsrapport ü Styringsrapport Oktober* April ü Status strategiarbeid ü HMS-rapport ü Forberedelse budsjett og budsjettprosess September Mai* ü Budsjettforslag Ui. B ü Innspill til statsbudsjettet ü Møteplan for fakultetsstyret neste år ü Forsknings-, utdannings- og forskerutdanningsmelding Juni ü Godkjenne valg fakultetsstyret (Gruppe B og D årlig) *møtene kan erstattes av ansettelsesutvalg uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Regelverk som er særskilt viktig for oss • • Universitets- og høyskoleloven Forvaltningsloven Offentlighetsloven Statsansatteloven Bevilgningsreglement Økonomireglement Hovedinstruksen om økonomiforvaltningen av universiteter og høyskoler Interne Ui. B regler uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) Del I. Fellesbestemmelser (§§ 1 -1 - 7 -7) – Kapittel 1. Lovens formål og virkeområde (§§ 1 -1 - 1 -7) – Kapittel 2. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen - NOKUT (§§ 2 -1 - 2 -2) – Kapittel 3. Faglige bestemmelser - akkreditering (§§ 3 -1 - 3 -11) – Kapittel 4. Studentenes rettigheter og plikter (§§ 4 -1 - 4 -14) – Kapittel 5. Klage (§§ 5 -1 - 5 -4) – Kapittel 6. Ansettelse (§§ 6 -1 - 6 -7) Del III. Statlige universiteter og høyskoler (§§ 9 -1 - 12 -4) – Kapittel 9. Styret (§§ 9 -1 - 9 -8) – Kapittel 10. Rektor. Administrerende direktør (§§ 10 -1 - 10 -4) – Kapittel 11. Ansettelsesforhold (§§ 11 -1 - 11 -3) uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Lov om statens ansatte mv. (statsansatteloven) Kapitteloversikt: Kapittel 1. Lovens virkeområde. Personalreglement. (§§ 1 - 2) Kapittel 2. Ansettelse mv. (§§ 3 - 14) Kapittel 3. Opphør av arbeidsforholdet, ordensstraff, plikt til å overta andre arbeidsoppgaver mv. (§§ 15 - 29) Kapittel 4. Vedtaksmyndighet og saksbehandlingsregler (§§ 30 - 32) Kapittel 5. Klage og søksmål (§§ 33 - 38) Kapittel 6. Særlige bestemmelser (§ 39) Kapittel 7. Avsluttende bestemmelser (§§ 40 - 45) uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Saksbehandlingsregler • Forvaltningslovens saksbehandlingsregler • Særlovbestemte saksbehandlingsregler – Supplerer eller gjør unntak fra forvaltningsloven • Offentlighetsloven • Ulovfestede saksbehandlingsprinsipper – God skikk som etisk norm – Forsvarlig saksbehandling som rettslig norm: Rt. 1994 s. 60 (New York) Rt. 2009 s. 661 (Ambassadedommen) Rt. 2009 s. 1356 (foreldelse av moms-krav) 16 uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Forvaltningsloven Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). LOV-1967 -02 -10 • Overordnete, generelle regler for saksbehandling i offentlig forvaltning • Gjelder vedtak, enkeltvedtak, og forskrift. – Hovedfokus for oss = enkeltvedtak • Gir en part i en sak en rekke rettigheter - gir oss en rekke plikter – Formålet med loven er å trygge rettsikkerheten ( «den lille manns lov» ) og å fremme effektivitet. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Summeoppgave Er vi bevisst vår rolle som forvaltningsorgan? Hvorfor har vi saksbehandlingsregler? Hvordan påvirker forvaltningsloven arbeidshverdagen vår? uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Forvaltningsretten – hvem, hva og hvordan? • HVEM dvs. hvordan er forvaltningen organisert og hvilke organer kan utøve myndighet i ulike situasjoner – Hvem kan eller skal handle eller beslutte på det offentliges vegne? • Offentlig tjenestemann, kollegiale utvalg, … • Inhabilitet • Delegasjon • Instruksjon • HVA kan vi gjøre, hvilke avgjørelser kan vi treffe, innholdet i avgjørelsene • Hjemmelskravet • Vilkårslæren • Forvaltningens skjønnsutøvelse • HVORDAN skal vi gjøre det • Hvilken beslutningsform kreves? • Hvilke saksbehandlingsskritt må foretas? uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Prinsipper i forvaltningsretten • Forsvarlighet: Forvaltningen skal behandle saker forsvarlig – Både saksbehandlingen og vurderingene – Hvorfor et slikt prinsipp: styring og demokrati, forvaltning av fellesverdier, hensynet til borgerne, tilliten til forvaltningen • Nøytralitet og saklighet: – Forvaltningen skal opptre på en upartisk og uhildet måte • Forholdsmessighet: – Følger av en del lovbestemmelser og av nødvendighetskravet i menneskerettighetene – Også ellers et krav til forvaltningen 20 uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Forvaltningsrettslige hensyn • Rettssikkerhet for den enkelte • Effektivitet i forvaltningen – Oppnå mest mulig med minst mulig ressursbruk – Dvs. realisere målene, • med begrenset innsats i form av tid og penger • med minst mulige skadevirkninger 21 uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Viktige begreper i forvaltningsloven Vedtak: en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter) Enkeltvedtak: et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer § 2, 2. ledd, 1. setn. Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting av offentlig tjenestemann, regnes som enkeltvedtak. Andre eksempler: Eksamenssensur, opptak, fastsette eksamensoppgave, inngå avtaler (leie, ansette timelærere og sensorer, innkjøp mv. ) Offentlig tjenestemann: en embetsmann eller annen som er ansatt i statens eller en kommunes tjeneste; Part: person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder (§ 2 e). Lex specialis: Hvis særlovgivningen har andre regler enn de som følger av alminnelig forvaltningsrett, går de spesielle reglene foran uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Enkeltvedtaket • Skriftlig, jf. § 23. «Et enkeltvedtak skal være skriftlig» • Begrunnet, jf. § 24. «Enkeltvedtak skal grunngis» – Unntatt når det er innvilgelse av søknad eller fordeling av tillatelser og ingen vil være misfornøyd. • Begrunnelsens innhold, jf. § 25. – Reglene enkeltvedtaket bygger på. – De faktiske forhold. • Henvisning til partens beskrivelse er tilstrekkelig hvis dette er grunnlaget. • Hovedhensyn ved skjønnsutøvelsen. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B God forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling • Forsvarlig saksbehandling: – – – Lovforankrede vedtak Ikke ta utenforliggende hensyn (eks. habilitet) Likebehandling Forutberegnelighet (ensartet praksis) Saken skal være tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes • Svare på henvendelser – etterrettelighet • Finne riktig balanse mellom grundighet og effektivitet • Journalføring og arkivering – husk at de som har behov for å bruke arkivet skal kunne orientere seg tilstrekkelig om saken ut fra journalpostopplysninger, saksdokumenter og eventuelle merknader. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Alminnelige regler for saksbehandlingen (I) Taushetsplikt • • Plikt til å holde visse person- og næringsopplysninger hemmelige slik at uvedkommende ikke får kjennskap til dem. Forbud mot å formidle opplysningene til andre. Plikt til å sørge for beskyttelse av opplysningene. Det er kun adgang til å meddele taushetsbelagte opplysninger til en kollega dersom vedkommende har «en rolle i saken» , eller i den utstrekning det trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl. a. til bruk ved veiledning i andre saker. Inhabilitet / Ugildhet • • • Part selv, eller i slektskap med part – klare, lettfattelige regler i fvl. Når det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til tjenestemannens upartiskhet (eks. vennskap/uvennskap, særlig interesse i sakens utfall) Når overordnet er ugild, kan ikke en direkte underordnet avgjøre saken Den inhabile kan verken forberede eller avgjøre saken En tjenestemann har selv ansvar for å vurdere egen habilitet. Avgjørelsen kan ev. overlates til overordnet. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Alminnelige regler for saksbehandlingen (II) Klage • Opplyse om klageadgang, klageorgan og klagefrist når en gjør enkeltvedtak. • Den instansen som har gjort vedtaket kan oppheve eller endre vedtaket i klagerens favør, eller oversende klagen til klageinstansen. – NB! Ikke klagerett i tilsettingssaker, ikke klagerett på sensur ved muntlig eksamen. Sivilombudsmannen • Skal påse at det ikke blir begått urett mot borgerne • For klage på selve saksbehandlingen • Klagefrist: ett år etter at saken er avsluttet av forvaltningen Innsyn • Part i saken (for eksempel søkere til en stilling) – innsynsrett iht. fvl. • Ikke part i saken (for eksempel På Høyden) – innsynsrett iht. Offentleglova. • Merinnsyn uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) «Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke bl. a. informasjonsfriheten, rettssikkerheten, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Loven tilrettelegger for gjenbruk av offentlig informasjon. » Hovedregel: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. • Innsynsretten tilkommer alle • Forbud mot forskjellsbehandling • Informasjonen kan brukes til ethvert formål uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Hva kan unntas offentlighet? • Interne dokumenter, jf. § 14. «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing» – Likevel innsynsrett i bl. a. : • Dokument eller del av dokument som inneholder den endelige avgjørelsen i en sak. • Generelle retningslinjer om saksbehandling. • Dokumenter innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen, jf. § 15. – Underliggende organ. – Råd og vurderinger. – Skadevilkår – må være nødvendig for å sikre forsvarlige beslutningsprosesser. – Unntakshjemmel gjelder både mottaker og avsender. • Opplysninger når det er påkrevd med hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomi-, lønnseller personalforvaltningen, jf. § 23. Dokument i sak om tilsetting eller forfremmelse, lønnsoppgaver, jf. § 25. • uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Hva skal unntas offentlighet? • Opplysninger undergitt taushetsplikt, jf. offl. § 13, jf. fvl. § 13, jf. uhl. § 7 -6 første ledd. – ”Noens personlige forhold” • Ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre dette røper personlige forhold. – Forretningshemmeligheter. – Taushetsplikt gjelder alle som utfører arbeid for et forvaltningsorgan. – Gjelder også etter at arbeidet er avsluttet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når dette ikke gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet, det er urimelig arbeidskrevende å sensurere de taushetsbelagte opplysningene eller disse utgjør den vesentligste delen av dokumentet. uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B e. Phorte – husk å bruke bruk tilgangskodene! uib. no

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Ui. B Spørsmål? Lese mer : Regelsamlingen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Takk for oss! uib. no