UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN BADAN PENJAMINAN MUTU BUKAN KANTOR

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN BADAN PENJAMINAN MUTU BUKAN KANTOR BIASA Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

PIMPINAN DAN STAF BPM UAD 1 Kepala : Drs. Widodo, M. Si. 2 Sekretaris : Dra. Listiatie B Utami, M. Sc. 3 Kepala Unit Monev : Dra. Listiatie B Utami, M. Sc. 4 Kepala Unit UKHP : Utik Bidayati, S. E. M. Si. 5 Kepala UPPM : Dewi Soyusiawati, S. T. , M. T. 6 Staf Admnistrasi : Siti Khayauti, Ros, dan Dian. 7 Auditor : 10 orang 8 PSM : 20 orang

PIMPINAN DAN STAF BPM-UAD Listie Ka UMonevin Utik Ka UPPH Dewi Ka UPPM Widodo Ka BPM Uti Staf Admin Ros Student Emp. Dian Student Emp.

PENGELOLA MUTU UAD bersama INSTRUKTUR IWA 2: 2007

PENDAHULUAN 1. Universitas Ahmad Dahlan senantiasa berupaya memperbaiki kinerja semua komponen. Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa pendidikan sudah seharusnya memberikan yang terbaik untuk semua pihak yang berkepentingan. 2. Kualitas menjadi kunci untuk meningkatkan daya saing lembaga. UAD telah menerapkan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi agar tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan standar, memenuhi standar, dan mengendalikan standar. 3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Ahmad Dahlan adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan UAD dalam penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan. (continuous improvement).

DASAR HUKUM (1) UU. No. 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas Pasal 50 ayat(2): Pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standar nasional pendidikan untuk menjamin mutu pendidikan nasional; Pasal 60: (1) Akreditasi dilakukan untuk menentukan kelayakan program dan satuan pendidikan pada jalur pendidikan formal dan nonformal pada setiap jenjang dan jenis pendidikan. (2) Akreditasi terhadap program dan satuan pendidikan dilakukan oleh Pemerintah dan/atau lembaga mandiri yang berwenang sebagai bentuk akuntabilitas publik. 6

DASAR HUKUM (2) PP. No. 19 Tahun 2005 Tentang SNP Pasal 1 butir 1: SNP adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pasal 4: SNP bertujuan menjamin mutu pendidikan nasional dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat. 7

DASAR HUKUM (3) PP. No. 19 Tahun 2005 Tentang SNP Pasal 91: (1) Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non- formal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan. (2) Penjaminan mutu pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk memenuhi atau melampaui SNP. Pasal 1 butir 27: Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang selanjutnya disebut BAN-PT adalah badan evaluasi mandiri yang menetap kan kelayakan program dan/atau satuan pendidikan pada jenjang pendidikan tinggi dengan mengacu pada Standar Nasional Pendidikan 8

DASAR HUKUM (4) PP. No. 19 Tahun 2005 Tentang SNP Pasal 2: (1) Lingkup SNP meliputi: a. Standar isi; b. Standar proses; c. Standar kompetensi lulusan; d. Standar pendidik dan tenaga kependidikan; e. Standar sarana dan prasarana; f. Standar pengelolaan; g. Standar pembiayaan; h. Standar penilaian pendidikan. (2) Untuk penjaminan dan pengendalian mutu pendidikan sesuai dengan SNP dilakukan evaluasi, akreditasi, dan sertifikasi. 9

DASAR HUKUM (5) PP. No. 19 Tahun 2005 Tentang SNP Pasal 92 ayat (1): Menteri mensupervisi dan membantu satuan perguruan tinggi melakukan penjaminan mutu Pasal 92 ayat (8): Menteri menerbitkan pedoman program penjaminan mutu satuan pendidikan pada semua jenis, jenjang dan jalur pendidikan. 10

DASAR HUKUM (6) HELTS 2003 -2010 Butir E Isu stretagis: Dalam organisasi yang sehat peningkatan mutu berkelanjutan menjadi perhatian utamanya. Penjaminan Mutu harus dilakukan secara internal, dilembagakan dalam masing-masing prosedur standar organisasi, dan juga harus melibatkan pihak eksternal. Namun, karena mutu/kualitas juga menjadi perhatian para pelanggan, maka pengembangan kualitas harus ditujukan pada menghasilkan outputs dan outcomes yang berkualitas sebagai bagian dari akuntabilitas publik. 11

PENGEMBANGAN SPMI UAD 200 4 2005 Juli 2008 BAPSI April 2009 Nov 2010 Initial Audit ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007 AMA I Juni 2010 Penetapan SPMI BPM 58 SPMI Terbaik Versi DIKTI 2009 Des 2010 Serifikasi ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007 Main Audit ISO 9001: 2008 Dan IWA 2: 2007 12

VISI, MISI, DAN TUJUAN Visi Menjadi Badan Penjaminan Mutu yang terdepan dalam implementasi mutu Pendidikan Tinggi didasari intelektual, nilai moral, dan nilai-nilai islami dalam rangka mewujudkan UAD menjadi universitas bertaraf internasional Misi Mendorong seluruh bagian/unit yang ada di UAD untuk membangun sistem dan proses yang berorientasi pada mutu serta sikap bersaing dalam konteks kerjasama sehingga dapat mencapai prestasi tertinggi dengan mengacu pada visi dan misi UAD Tujuan Membantu tercapainya visi dan misi UAD

PERAN BPM UAD (1) 1. Merencanakan dan merancang model SPM-PT UAD 2. Menyiapkan dan menyusun perangkat/dokumen sistem mutu 3. Menjamin dan mengawal implimentasi SPM-PT UAD 4. Melakukan monitoring implimentasi Sistem Penjaminan Mutu dan pengukuran Sasaran Mutu dan Rencana Mutu serta Evaluasi Diri oleh unit. 5. Melakukan training, workshop, konsultasi, tutorial, pendampingan dan kerjasama dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu 6. Melakukan pengukuran kepuasan stakeholders.

PERAN BPM UAD (2) 7. Melakukan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi Sistem Penjaminan Mutu (SPMI) dan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. 8. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut hasil AMI dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 9. Melaporkan secara periodik kepada Rektor hal-hal yang berkaitan dengan implimentasi SPMI –UAD. 10. Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal Sistem Penjaminan Mutu 11. Mengkoordinasikan program dan hibah

STRUKTUR ORGANINASI BPM REKTOR WAKIL REKTOR BPM DEKAN KPM KOORDINASI MONEV PSM SEKRETARIAT PSM FAKULTAS

KEIKUT SERTAAN DALAM PELATIHAN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pelatihan SPMI UGM (2005) Pelatihan Manajemen PT oleh Dikti (2004, 2005) Worshop Borang Baru oleh BAN PT (2007) Pelatihan Audit Internal dari DIKTI (2008) Pelatihan Lead Auditor ISO 9001: 2008 (2010) Pelatihan IWA 2: 2007 (PT SGS , 2010) Nara Sumber Lokakarya Praktek Baik SPMIPT bagi PTS oleh Kopertis Wilayah V DIY (2010) Intensive Technical Assistance by DIKTI (2010) Workshop of Baldrige Criteria for Higher Education on the May 2011, JW Marriott Kuala Lumpur by Paul Steel Founder Total Quality Inc. ( 2011 )

KEIKUT SERTAAN DALAM FORUM MUTU 1. Forum Penjaminan Mutu DIY (2006) 2. Sosialisasi SPMI dari DIKTI (2008) 3. Sosialisasi Borang Baru BAN PT (2010) 4. Pertemuan AQAN (2010)

FORUM AQAN

FOCUS Find: Determine a process problem that needs to be improved Organize: Create a team that is knowledgeable about the process problem and willing to work together Clarify: Study the process to identify all areas of the problem. Understand: Collect and analyze data to gain comprehensive information about the current process and possible improvement plans Select: choose a process improvement plan

PDCA Plan: Determine the goals to be achieved and develop a strategy to reach those goals Do: Implement the plan Check: The plan by comparing the resulting outcomes with the original goals Act: Revise the plan to meet more of the goals and test it with implement the successful plan throughout the organization

PLAN Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

WORKSHOP BORANG BARU BAN PT

PELATIHAN IWA 2: 2007

MODEL SPMI UAD 1.

KEBIJAKAN MUTU UAD Universitas Ahmad Dahlan adalah Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang Unggul dan mampu beradaptasi dalam perubahan global. Secara berkelanjutan menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan mampu mengimplementasikan nilai keislaman dan kemuhammadiyahan

SASARAN MUTU UAD 1. 2. 3. 4. 5. Peningkatan Kerjasama internasional minimal 3 per tahun Semua layanan pembelajaran berbasis IT Minimal 10 mahasiswa per tahun memiliki reputasi nasional Jumlah jurnal terakreditasi minimal 5 buah Lulusan berkarya sesuai bidang keilmuan dalam kurun waktu 6 bulan minimal 80% 6. Mahasiswa menyelesaikan studi tepat waktu 7. Minimal 80% lulusan memahami Kemuhammadiyahan 8. Lulusan mampu membaca Al-Qur’an dengan fasih 9. Lulusan mampu berkomunikasi global 10. Publikasi dosen dlm jurnal internasional minimal 10/tahun 11. Dosen memiliki Indeks Kinerja Dosen ≥ 3. 00 (skala 4) 12. Indeks kepuasan stakeholders ≥ 3. 00 (skala 4) minimal 90%

DOCUMENTS Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

MATRIK (1) SNP versus STANDAR UAD NO SNP NO UAD 1 STANDAR KOMPETENSI LULUSAN 1 2 SASARAN MUTU RENCANA MUTU 2 STANDAR PROSES 1 2 3 4 5 6 SOP PMB SOP REGRISTRASI SOP PERKULIAHAN SOP KEGIATAN PRAKTIKUM SOP SKRIPSI SOP WISUDA

MATRIK (2) SNP versus STANDAR UAD NO SNP 3 STANDAR 4 STANDAR PENGELOLAAN NO 1 2 UAD 3 SOP RTM SOP PENYUSUNAN KALENDER AKADEMIK DAN PEDOMAN AKADEMIK SOP AMI 5 STANDAR PEMBIAYAAN 1 SOP PENYUSUNAN ANGGARAN 6 STANDAR SARANA PRASARANA 1 2 SOP PENGADAAN BARANG SOP PERAWATAN FASILITAS 7 STANDAR PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN 1 2 SOP PENGENDALIAN MUTU DOSEN SOP PELATIHAN SDM 8 STANDAR PENILAIAN PENDIDIKAN 1 SOP UJIAN

MATRIK (3) SNP versus STANDAR UAD NO SNP NO UAD 9 STANDAR KERJASAMA 1 SOP PENGELOLAAN KERJASAMA 10 STANDAR LAIN 1 2 3 4 SOP PENGEMBANGAN PRODI SOP PENELITIAN SOP PENGABDIAN MASYARAKAT SOP LAYANAN KARIR SOP PENGENDALIAN PRODUK SOP APR SOP AL ISLAM DAN KEMUHAMMADIYAHAN 11 STANDAR SISTEM INFORMASI 1 LAYANAN INFORMASI

6 KELOMPOK SOP 1. SOP SISTEM MUTU 2. SOP PEMBELAJARAN 3. SOP SUMBER DAYA 4. SOP PENGEMBANGN INSTITUSI 5. SOP PENELITIAN 6. SOP PENGABDIAN MASYARAKAT

SOP SISTEM MUTU 1. Sistem Dokumentasi 2. Pengendalian dokumen 3. Catatan Mutu 4. Academic Peer review 5. Audit Mutu Internal 6. Pengukuran & analisis 7. Tinjauan Manajemen 8. Tindakan perbaikan

SOP PEMBELAJARAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Penerimaan Mhs Baru Registrasi Perkuliahan Ujian Skripsi Wisuda Kurikulum Pedoman akademik Sarana Prasarana Praktikum Pengembangan karir

PROSEDUR (SOP) PEMBELAJARAN 12 13 Buku Panduan Akademik Praktikum 01 02 03 04 05 PMB Registrasi Perkuliahan Ujian Tugas Akhir 10 08 Kurikulum/ Bahan ajar 09 Dosen Sarana & prasarana 06 Wisuda 11 Pengemba ngan Jurusan 07 Carrier Dev.

SOP SUMBER DAYA 1. Staf non edukatif 2. Mutu dosen 3. Pelatihan SDM 4. Penyusunan anggaran 5. Pengadaan barang 6. Perawatan fasilitas 7. Pembinaan ke-Mhs-an

SOP PENGEMBANGAN INSTITUSI 1. Kerjasama 2. Pengembangan Prodi 3. Layanan Sistem Informasi 4. Nilai Kemuhamadiyahan 5. Nilai Keislaman 6. Layanan kemahasiswaan

DISTRIBUSI SOP KE: 1. Rektor dan Para Wakil Rektor 2. Dekan, Wakil Dekan, Kaprodi, Ka Laboratorium, dan Kepala TU 3. Biro, Badan, Lembaga, Pusat, Bidang

KEBERHASILAN PLAN 1. Keterlibatan semua pihak 2. Komitmen pimpinan bagus 3. Proses bisnis terdokumentasi

DO Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

SOSIALISASI RENCANA MUTU

KOTAK KOMPLAIN

PELAKSANAAN SPMI 1. Setelah penetapan SPMI dengan penyusunan dokumen 2, selanjutnya pemegang controlled copy (melaksanakan SPMI selama 3 bulan sesuai dengan dokumen mutu yang telah ditetapkan) 2. Jumlah pemegang controlled copy 101 3. Para PIC melaksanakan SPMI sesuai dengan tanggung jawabnya. 4. PSMF mendampingi pimpinan faklutas dan prodi

KEBERHASILAN PELAKSANAAN SPMI 1. Proses bisnis di setiap unit lebih efektif dan efisien 2. Ketersediaan SAP meningkat 3. Kehadiran dosen meningkat 4. Sarana prasarana terawat baik 5. Anggaran lebih efisien 6. Peningkatan peringkat akreditasi prodi 7. UAD masuk 58 SPMI terbaik (2009).

CHECK Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

SOSIALISASI AMI

PRE AUDIT

PRE AUDIT

INITIAL AUDIT

Main Audit

Pelaksanaan Main Audit

BPH, Pimpinan UAD Bersama Auditor sesaat setelah pengumuman hasil audit yang merekomendasikan UAD mendapat Sertifikasi ISO 9001: 2008 dan IWA-2: 2007

BPM UAD Bersama Auditor sesaat setelah pengumuman hasil audit yang merekomendasikan UAD mendapat Sertifikasi ISO 9001: 2008 dan IWA-2: 2007

MONEV HIBAH DI BPM

MONEV HIBAH DI BPM

AUDIT MUTU 1. Oktober 2009: AMI 2. Januari 2010: AMI 3. April 2010: AMI 4. Juni 2010: Initial Audit Eksternal 5. Juli 2010: AMI 6. Oktober 2010: Pre Audit Internal 7. November 2010: Main Audit Eksternal (Sertifikasi ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007)

KEBERHASILAN CHECK 1. Diketahui tingkat capaian sasaran mutu 2. Sebagian besar pejabat senang diaudit karena bisa mengetahui kekuarangannya 3. Audit berjalan sesuai jadwal 4. Semua unit menerima auditor dengan baik, 5. Sebagian besar temuan telah diperbaiki pada saat verifikasi.

ACTION Continuous Quality Improvement toward Excellence Performance

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA, 26 Agustus 2010 M ----------------16 Ramadhan 1431 H

RTM 1. 2 November 2009 2. 1 Maret 2010 3. 29 Mei 2010 4. 26 Agustus 2010

RTM

RTM

KEBERHASILAN ACTION 1. Hampir semua masalah penerapan SPMI bisa dtindaklanjuti 2. Meningkatkan rasa tanggung jawab pihak manajemen terhadap kemajuan lembaga 3. Ada peningkatan mutu berkelanjutan 4. Teratasinya masalah di level yang lebih rendah 5. Meningkatnya tingkat kepedulian pimpinan terhadap penyelesaian permaslahan

SPMI UAD KE DEPAN 1. Menyatukan Malcolm Baldridge, BAN-PT, ISO 9001: 2008 dan IWA 2: 2007 dalam bentuk ADIQAS (Ahmad Dahlan Integrated Quality Assurance System). 2. Penerapan BSC. 3. Melengkapi dokumen 2 di tingkat fakultas dan prodi.

SOSIALISASI ADIQAS

Quality Assurance Support System

HARAPAN Dukungan dari Dirjen Dikti dan Kopertis baik dalam bentuk pendampingan, pelatihan, studi banding, dana sangat diharapkan.

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN BADAN PENJAMINAN MUTU BUKAN KANTOR BIASA THE END