Universita degli Studi del Piemonte Orientale Il Sistema

Universita' degli Studi del Piemonte Orientale Il Sistema Informativo per la Pianificazione d'Impresa e il Controllo di Gestione Ph. D. Massimo Canonico www. mfn. unipmn. it/~mcanonic

Programma ● il Sistema Informativo (SI): introduzione ● Fonti e obiettivi ● Caratteristiche ● Pianificazione e Progettazione del SI

Programma (II) ● ● ● Efficienza e funzionamento del SI Aziendale Rapporto tra il SI e la struttura organizzativa aziendale Analisi costi-benefici per la convenienza economica degli investimenti nel sistema informativo

Programma (III) ● Libro consigliato: – L. Boccoliero, C. Caccia, G. Nasi, “Il sistema informativo dell'azienda sanitaria” Mc. Graw Hill 2002 ● Altro materiale: – http: //www. mfn. unipmn. it/~mcanonic/master

Presentazione ● ● Il corso si pone propone di illustrare in dettaglio le aree di impatto delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ITC) a supporto delle relazioni all'interno di un azienda Azienda ospedaliera – – Relazioni tra ospedali, strutture sanitarie, medici e pazienti e-health

Obiettivi ● ● Sistema informativo Ospedaliero Indicare come valutare e gestire un sistema informativo di un'azienda sanitaria con riferimento all'area amministrativa, direzionale e clinica

Destinatari ● Il corso e' utile per coloro che intendono assumere ruoli decisionali o consultivi presso le strutture e le organizzazioni di erogazione di cure mediche

Il Sistema Informativo (SI): Caratteristiche e Importanza

Introduzione In un'organizzazione l'informazione è una risorsa importante al pari di altri tipi di risorse: umane, materiali, finanziarie, . . . (con il termine organizzazione intendiamo un insieme di uomini, strumenti, attività coordinato per il raggiungimento di obiettivi comuni) ●

Definizione di SI ● Il SI e' un insieme di elementi, di mezzi e procedure che raccolgono, elaborano, scambiano, fanno circolare e archiviano dati allo scopo di produrre un flusso continuo di informazioni tali da essere utilizzate come supporto logico per prendere decisioni e per renderle più razionali possibili

Definizione di Sistema Informatico ● Sistema Informativo: insieme delle risorse e attività finalizzate allagestione (raccolta, registrazione, elaborazione, conservazione, comunicazione) dell'informazione in un'organizzazione.

Esempi ● Il sistema informativo e' presente in vari settori: – – – Biblioteca Universita' Ospedale Industria chimica Studio professionale

Flusso Informativo Dati Informazioni Decisioni

Dato Vs Informazioni ● La funzione del SI e' quella di trasformare, attraverso un trattamento di elaborazione, i dati in informazioni utili per le decisioni – – dato: numeri, simboli, misure informazione: dati converti ed elaborati che diventano utili per processi decisionali e per la razionalità delle scelte

Dato, Informazioni e Conoscenza ● ● ● Dati = fatti Informazione = dati che assumono un significato in un determinato contesto Conoscenza = relazioni generali tra i dati, sotto forma di modelli Utilizzando la conoscenza, estraiamo informazioni dati

Esempio: Dati, informazione e conoscenza ● ● ● Dato: – “altezza 3 m” Informazione: – L'altezza e' riferita ad un mezzo pesante Conoscenza: – Il mezzo pesante non puo' passare sotto ad un ponte con limite di altezza pari a 2, 5 m

Esempio (II): Dati, informazione e conoscenza ● ● ● Dato: – “la pressione del sangue del paziente e' pari a 150/100 mm. Hg” Informazione: – Il dato di cui sopra e' inserito nel contesto costituito da una cartella clinica di un paziente: possiamo interpretarlo come probabile ipertensione Conoscenza: – “se la pressione sanguigna di un paziente e' maggiore di 135/95 mm. HG in tre diverse occasioni, allora il paziente ha la pressione alta” (modello dell'ipertensione)

Maledetti computer ● ● Importanza dell'Informatica ed elaborazione elettronica dei dati L'informatizzazione agisce nel profondo in modo irreversibile Rivoluzione tecnologica e culturale ha pero' innegabili vantaggi Maggior ostacolo: fattore umano

Maledetti computer (II) ● ● Per agevolare e potenziare la gestione delle informazioni di una organizzazione si ricorre generalmente all'uso di strumenti informatici, che consentono un'automazione (in genere parziale) del sistemainformativo Computer ed i sistemi di elaborazione dati, permette di trattare un numero elevato di informazioni in tempo reale

Sistema informatico ● Si chiama Sistema Informatico (EDP: Electronic Data Processing) l'insieme degli strumenti informatici (calcolatori, software di base, programmi applicativi, . . . ) impiegati per il trattamento automatico delle informazioni allo scopo di migliorarne l'efficienza.

Sistema informatico(II) ● Diversi approcci al Sistema Informatico: – – – Computer come deposito di dati (no interpretazione) Supporto alla visualizzazione: estrazione di un sottoinsieme di dati secondo un particolare modello Interpretazione dei dati: interpretazione automatica ECG

Fare o non fare? ● Dirigere = Decisioni + Controllo ● Informazioni – – – Precise Tempestive Pertinenti

Fattore soggettivo nelle decisioni ● Senza tempestive e pertinenti informazioni non esiste alcuna garanzia di razionalità nel processo decisionale – rischio di eccessiva influenza della discrezionalità/esperienza del decisore stesso

Fonti del Sistema Informativo

Fonti interne formali Fonti interne informali Decisioni Fonti esterne informali

Obiettivi del Sistema Informativo

Obiettivi ● Un'efficace gestione aziendale passa 3 obiettivi fondamentali: – – – documentare gli accadimenti aziendali informare il soggetto direzionale su ciò che sta avvenendo prevedere ciò che arriverà nel medio termine

Caratteristiche del Sistema Informativo

Caratteristiche del SI ● Le informazioni, indipendentemente da che tipo di fonte provengano, devono rispettare i seguenti requisiti: – – ● completezza sinteticità “La troppa informazione corrisponde a non averne per nulla” U. Eco. – skimming

Caratteristiche del SI (2) ● Un SI deve inoltre presentare le seguenti caratteristiche: – Uniformità ● – Razionalità ● – es. Stesse unita' di misura Definire con precisione le procedure (standardizzazione) Flessibilità ● Tollerare l'errore e l'imprevisto (dato mancate)

Caratteristiche del SI (3) ● Capacita' ed esperienza dei decisori non saranno mai sostituiti da nessun SI (anche se rispecchia perfettamente tutte le caratteristiche) – Importanza del fattore umano

Pianificare un Sistema Informativo

Elementi base ● Per Pianificare/Progettare/Costruire un SI occorre definire un struttura, gli organi, le procedure e strumenti necessari per produrre un flusso coordinato e continuativo di informazioni

Passo 1: suddividere il problema ● ● Suddivisione necessaria per motivi logici e tecnici suddivisione in sottoinsiemi – – maggiori minori

Suddivisione ● ● Ogni sottoinsieme ha le proprie finalità informative relativa ad una specifica area di riferimento Tali informazioni confluiscono pero' in dati globali sulla gestione produttiva, economica e finanziaria d'impresa

Sottoinsiemi maggiori ● Si riferisco alle principali attività direzionali dell'azienda: – – – sottosistema finanziario sottosistema logistico e operativo (produzione e distribuzione) sottosistema del personale

Sottoinsiemi minori ● Non sono meno importanti, sono piuttosto isolabili dal contesto operativo aziendale: – – – sottosistema per la pianificazione strategica sottosistema di marketing sottosistema di ricerca e sviluppo sottosistema per gli acquisti sottosistema per le vendite

Suddivisione Azienda S. Logistico Operativo S. Finanziario S. Personale . . . Reparto X. . . Reparto Y. . .

Realizzazione di un Sistema Informativo

Realizzazione ● ● Approccio top-down partendo dalle strategie dell'azienda Approccio bottom-up partendo dai problemi più minuti ed urgenti L'analisi top-down risulta migliore

Realizzazione (II) Top Gestione Reparti Cardiologia Down Dermatologia Psichiatria

Approccio top-down ● ● ● fissare degli obiettivi informativi identificazione delle strategie informativa identificazione degli utenti che svolgono l'attività decisionale definizione dei fabbisogni informativi di tutti i livelli aziendali definizione delle procedure di trattamento dei dati necessarie come supporto alle attività aziendali

Efficienza del Sistema Informativo

“Hai capito? ” ● ● L'efficienza non passa da rigidi criteri di raccolta, produzione e trasmissione delle informazioni, ma dall'efficacia della comunicazione Per decidere, ossia dirigere – – informazioni sullo stato del sistema aziendale informazioni sugli eventi che possono in qualche modo influire su scelte/decisioni

Efficienza e Funzionamento (2) ● ● Organizzare un efficiente sistema informativo aziendale comporta senz'altro sforzi organizzativi notevoli Tutte le informazioni devono poi venire correlate tra loro ed elaborate per renderle direttamente utilizzabili per precisi e differenti fini

EDP ● Vantaggi: – – automatizzare procedure ripetitive rilevare eccezioni dovute a limiti di tolleranza ● – Inserimento dati errati decisioni routinarie (che variano poco)

EDP e efficienza ● ● Computer hanno dato velocità e precisione al processo decisionale e hanno dato informazioni nuove ma non tutto si può automatizzare: – l'interpretazione dei dati e l'uso che ne viene fatto determinano l'efficienza del sistema

Informazioni nuove ● L'automazione permette di soddisfare esigenze di informazione ben più sofisticate sei sistemi tradizionali: – – – Quante volte e' stato ricoverato il paziente? Che tipo di cura e' gia stat applicata? Ricoveri di parenti con sintomi simili? Somministrazione del farmaco X negli ultimi 10 mesi Anomalie funzionamento apparecchio EGC

Sistema operativo e struttura organizzativa

SI Vs Struttura Organizzativa ● Ogni singola unita' aziendale deve poter ricevere e trasmettere informazioni – ● evitare informazioni inutili e sovrabbondanti/ripetute SI e Struttura Organizzativa vivono in simbiosi – modifica organizzativa di o più parti del sistema rispecchierà modifiche al SI ad esso associato

SI Vs Struttura Organizzativa (2) ● Esigenze informative dei vari subsistemi e unita' decisionali vengono stabilite a priori in sede di programmazione – traduzione in programmi di esecuzione dell'elaboratore costringe ad una maggiore formalità dell'organizzazione (input/output)

Costi e benefici di un Sistema Informativo

Costi-Benefici ● Ne vale veramente la pena? – – – ● costi di hardware costi di software tempo per l'inserimento/modifica/controllo delle informazioni o procedure I vantaggi del SI alcune volte intangibili e i costi sono difficilmente quantificabili

Costi-Benefici ● Occorre quindi tener conto di alcuni fattori: – – ● costi quantificabili benefici quantificabili oneri e vantaggi non direttamente quantificabili fattori non di natura economica bilancio di convenienza

Conclusioni ● ● ● Fattore tecnologia non trascurabile in qualsiasi azienda Il SI e' parte integrante della bontà/efficienza dell'azienda stessa (vantaggio competitivo) l'analisi di convenienza e la pianificazione/progettazione del SI devono essere affidate a esperti del settore

GRAZIE! Richieste/Critiche a canonico@mfn. unipmn. it