Universit Hassan II de Casablanca Facult des Sciences

Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques MODULE 21. MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES Cours : Système d’Information et d’Aide à la Décision S. I. A. D Année universitaire 2007/2008 – 6ème semestre. Option Gestion M. Abderrahim AYAT

S. I. A. D Objectif du cours Ce cours vise principalement le développement de certaines aptitudes dont, notamment : § Définir le SI et comprendre son rôle ; § Reconnaître l’importance des SIAD comme un instrument essentiel à la compétitivité des entreprises ; § Reconnaître les étapes importantes du processus de mise en place & de développement d’un SIAD ; § Acquérir les connaissances de base pour différents outils relatifs au développement des SIAD : des outils d’accès aux données, des outils d’analyse, des outils de présentation et des outils d’échange d’information et de collaboration. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 2

S. I. A. D Plan indicatif I. Chapitre premier : notion du SI § Introduction ; § Définition & rôles ; § Dimensions du SI : informationnelle, technologique et organisationnelle § Conception et mise en place d’un SI. II. Deuxième chapitre : Les usages du SI III. Troisième chapitre : Le système d’information et d’Aide à la décision SIAD A. AYAT – SIAD. AU 07/08 3

S. I. A. D Chapitre 1 er : notion de Système d’information - SI A. AYAT – SIAD. AU 07/08 4

S. I. A. D Introduction – étude de cas Questions : 1. Quel est le type d’information traité dans le mini cas ? 2. Listez les ressources utilisée dans ce magasin de prêt-à-porter ; 3. Décrivez les opérations effectuées après la mise en place de l’outil informatique ; 4. Décrivez l’organisation du travail dans ce magasin ? A. AYAT – SIAD. AU 07/08 5

S. I. A. D Définition du Système d’Information Système d’information (SI) proposition de définition : Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous formes de données, textes, images, sons, etc. ) dans et entre des organisations. Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 6

S. I. A. D Définition du Système d’Information Composantes du SI A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Rôles du SI 7

S. I. A. D Rôles du Système d’Information 1. Acquisition et saisie des données : Aujourd’hui, les informations sont souvent traitées par les ordinateurs, dans ce contexte, ces informations doivent être sous une forme acceptable par les machines. 2. Traitement des données : Il s’agit de transformer les données primaires (brutes) en résultats par des opérations de calculs, de sélection, de regroupement, de mise en forme… 3. Stockage des données : Il s’agit de conserver les données primaires (brutes) et finales sous des formes exploitables et capables de les retrouver rapidement et sans erreur. 4. Communication des données : Il s’agit de transmettre les données à d’autres utilisateurs (hommes ou machines) par EDI, messagerie électronique… A. AYAT – SIAD. AU 07/08 8

S. I. A. D Système d’Information…aujourd'hui Développement technologique Automatisation du traitement de l’information et de l’exécution des tâches A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Aide à la décision Communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation 9

S. I. A. D Système d’Information comme sous système Contraintes externes Contraintes internes Systèm e de pilotage Syst ème d’Inf orm atio n Systèm e opérant A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Flux de décisions tactique & Stratégique Flux d’information Flux physique 10

S. I. A. D SI en bref… 1. Le système d’information – SI comporte : • • Des ressources humaines ; Des moyens matériels ; Des données et des modèles d’interprétation ; Des procédures et des règles de organisationnel. fonctionnement 2. Le SI doit apporter à TOUS les acteurs de l’organisation, l’INFORMATION dont ils ont BESOIN pour AGIR et DÉCIDER. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 11

S. I. A. D La notion multidimensionnelle du SI Le système d’information comporte trois dimensions : § La dimension informationnelle : manipulation et production de l’information ; § La dimension technologique : utilisation des technologies matérielles et logicielles, et ; § La dimension organisationnelle : réunissant des individus, des procédures de travail, une coordination, des partenariats… Nécessité de considérer et d’étudier le SI comme un objet multidimensionnel, susceptible d’être caractérisé selon les trois dimensions informationnelle, technologique & organisationnelle. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 12

S. I. A. D La dimension INFORMATIONNELLE A. AYAT – SIAD. AU 07/08 13

S. I. A. D La dimension informationnelle La vocation première d’un SI est de fournir de l’INFORMATION à ses utilisateurs. Cette INFORMATION, pour être utilisable par l’être humain, doit être matérialisée sous forme de signaux accessibles à nos sens. Cela conduit à construire des REPRESENTATIONS… …la qualité de ces représentations est susceptible d’influer de manière importante sur le comportement de leur utilisateur, d’où la PERTINENCE d’une information. Exemple : le comptable enregistre les opérations effectuées à partir des pièces comptables et non à partir d’une observation directe de ces opérations…il prépare la paie sans avoir observé réellement le travail des ouvriers ou (leur présence) il établi le bilan et le compte de résultat et les communique… A. AYAT – SIAD. AU 07/08 14

S. I. A. D La dimension informationnelle Contraintes externes Image Représentation Schéma A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Contraintes internes Systèm e de pilotage Syst ème d’Inf orm atio n Systèm e opérant Flux de décisions tactique & Stratégique Flux d’information Flux physique 15

S. I. A. D La dimension informationnelle Le bilan et le compte de résultat sont des représentations possibles de l’entreprise… …un site Internet est une représentation de l’entreprise… …une carte géographique est une représentation d’un territoire d’un pays… (*)Ces supports sur lesquels apparaissent des signes, des signaux…sont des représentations du monde réel… Une représentation est une image du monde réel : cette image est composée de signaux pouvant être perçus par nos sens. (*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 16

S. I. A. D La dimension informationnelle Rôles d’une représentation : 1. Conservation de l’information à laquelle nous n’aurons plus directement accès : une photographie par exemple est une représentation d’un moment, d’un paysage auquel nous n’aurons plus accès direct ou nous n’allons plus revivre… 2. Communication qui permet l’échange des informations entre les individus par l’échange de représentations. Exemple : un bon de commande est une représentation qui une fois communiqué à un fournisseur, permet à ce dernier de préparer le produits ou le service en faveur de son client… 3. Concrétisation (simplification) une représentation permet la simplification et la facilitation de la perception des concepts et des modèles non directement (facilement) perçus par nos sens. Exemple : un bilan d’une société rend possible la perception du patrimoine de celle-ci. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 17

S. I. A. D La dimension informationnelle …& la pertinence des représentations ! La PERTINENCE d’une représentation est directement liée à l’utilisation de l’information : est pertinent ce qui CONVIENT, ce qui EST APPROPRIÉ à une ACTION. Une représentation sera pertinente si elle répond aux attentes de son utilisateurs, si elle le satisfait. La pertinence est donc une notion relative à un utilisateur et à un contexte d’utilisation… …est pertinente, l’information qui permet de prendre la bonne décision… (*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 18

S. I. A. D La dimension informationnelle Exhaustivité Fiabilité Exactitude Finesse - Précision PERTINENCE Accessibilité Actualité Ponctualité Forme richesse (*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 19

S. I. A. D La dimension TECHNOLOGIQUE A. AYAT – SIAD. AU 07/08 20

S. I. A. D La dimension technologique Intro… Système d’information : SI Collecte Saisie Stockage Traitement Stockage Communication A. AYAT – SIAD. AU 07/08 VS Système informatique : SI Matériel : Hardware ordinateur Logiciel : programme software 21

S. I. A. D La dimension technologique Fonction de base Saisie Obtenir des données sous une forme permettant leur stockage, leur traitement et leur transmission Exemple de dispositifs technologiques Clavier d'ordinateur, lecteur de codes à barres, scanner, enregistreur de sons (magnétophone), caméra vidéo, appareil photographique, etc… Transmission Déplacement des données dans l'espace Réseau téléphonique, réseau spécialisé dans la transmission des données, réseau local, réseau de télévision, réseau radio, réseau Internet… Stockage Conservation organisée des données permettant de les retrouver ultérieurement Imprimé (papier), bande magnétique audio et vidéo, CD (compact Disc), clé USB, mémoire centrale d'ordinateur, disque dur d'ordinateur… Traitement Création de données nouvelles à partir des données brutes par le calcul, la mise en ordre, le changement du format… Restitution Remettre les données sous forme communicable à l'homme A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Ordinateur + Logiciel correspondant. Imprimante (papier), écran, haut parleur… 22

S. I. A. D La dimension technologique Les principaux apports des techniques du traitement électronique de l’information peuvent être résumés en 3 principaux apports : 1. Compression du Temps : traiter des données revient à les trier, les calculer, les sélectionner, les transmettre. . . pour produire des représentations pertinentes. Les nouveaux outils de traitement électronique ont permis l’automatisation des opérations avec des performances de vitesse sans aucune mesure avec celle d’un opérateur humain. 2. Compression de l’espace : à l’heure actuelle, il est possible de transmettre des volumes considérables à l’aide d’internet entre deux points, quelque soit leur emplacement dans le globe. L’émergence du télétravail, du bureau à distance, l’entreprise virtuelle, le phénomène de la globalisation des marchés…sont des conséquences directes de cette élimination de la distance par le recours aux techniques électronique de communication. 3. L’expansion de l’information stockée : les nouveaux procédés de stockage permettent aujourd’hui de stocker et d’archiver des volumes importants de données. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 23

S. I. A. D La dimension ORGANISATIONNELLE A. AYAT – SIAD. AU 07/08 24

S. I. A. D La dimension organisationnelle 1 - Le SI est un élément déterminant dans le fonctionnement d’une organisation : Le SI fournit dans des conditions déterminées, des représentations nécessaires aux différents acteurs d’une organisation. Les formes évoluées des technologies de l’information confèrent au SI des rôles de structuration, d’intégration, de coordination et d’automatisation du travail susceptibles de modifier considérablement les conditions du fonctionnement de l’organisation. 1 - Le SI est un élément constitutif de la structure de l’organisation Le SI redimensionne les frontières d’une organisation, il peut l’étendre à ses clients, à ses fournisseurs… donnant naissance à de nouvelles formes d’organisations d’entreprise (exp. : E/se en réseau) A. AYAT – SIAD. AU 07/08 25

S. I. A. D Activités En vous basant sur les concepts développés dans le cours, vos connaissances et le mini cas ci haut : 1. Comment définirez-vous un SI ? 2. Quels sont les objectifs majeurs d’un SI ? 3. Quels sont les procédés technologiques susceptibles d’être utilisés dans ce modèle de SI ? 4. Comment les vendeurs de cette usine exploitent leur SI et quelles sont les possibilités qu’il leur offre ? A. AYAT – SIAD. AU 07/08 26

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI A. AYAT – SIAD. AU 07/08 27

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI Introduction… Un Système d’Information n’est pas un phénomène spontané. Il est le résultat d’un travail de CONCEPTION aboutissant à une IMPLANTATION, synonyme de CHANGEMENT dans l’organisation…La conception d’un SI peut être caractérisée à la fois par ses OBJECTIFS et par sa DÉMARCHE. (*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 28

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 1. Les objectifs : Un système d’information doit répondre aux besoins spécifiques de ses futures utilisateurs. Un travail préliminaire consiste à définir un CAHIER DES CHARGES qui exprime de façon structurée, les besoins que doit satisfaire le futur SI… …ce cahier des charges va ensuite être interprété par des spécialistes, analystes, concepteurs en un schéma de système à réaliser… …ce schéma doit intégré de manière cohérente les choix relatives aux trois dimensions composantes d’un SI « informationnelle, technologique & organisationnelle » . A. AYAT – SIAD. AU 07/08 29

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 1. 1 Les choix informationnels : Correspondent aux choix relatifs aux représentations souhaitées. Il s’agit ici de choisir quelles sont les représentation à produire pour chaque utilisateur ce qui conduira à la définir des MODÈLES de données et les règles de transformation de ces données par des modèles de traitements. 1. 2 Les choix organisationnels : Correspondent aux choix relatifs aux acteurs et aux procédures de travail. Il s’agit de répondre à la question « QUI FAIT QUOI ? » . 1. 3 Les choix techniques : Correspondent aux choix relatifs aux matériels et logiciels à utiliser et la façon dont ils seront utilisés. 30 A. AYAT – SIAD. AU 07/08

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI Dimension Organisationnelle Contrainte d’adéquation Contrainte de pertinence Dimension Informationnelle Contrainte de praticabilité Dimension Technique (*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005 A. AYAT – SIAD. AU 07/08 31

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI …pour résumer : • Contrainte de pertinence : les représentations fournies par le SI doivent être pertinentes pour les utilisateurs et correspondre à leurs besoins. • Contrainte de praticabilité : les représentations utilisées et les traitements demandées doivent être manipulables par les outils techniques utilisés ; • Contrainte d’adéquation : les techniques retenues doivent être compatibles avec les moyens économiques de l’organisation et utilisables dans le contexte de travail. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 32

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. La démarche Pour les SI de dimension très limitée, la construction peut prendre des formes d’essais, d’erreurs, de tâtonnements, de modifications. . . Au -delà d’une certaine dimension, cette approche empirique n’est pas possible et il est indispensable de PLANIFIER le SI « Schéma directeur » et d’ORGANISER le processus de sa construction et sa mise en place de manière MÉTHODIQUE… …cette démarche méthodique peut être schématisée comme suit (cycle de vie du projet) : A. AYAT – SIAD. AU 07/08 33

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI Schéma directeur SI en fonctionnement Implantation Définition initiale Conception Modèle du système Développement A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Évaluation Tests Modèle avec logiciels 34

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 1 Schéma directeur La démarche de planification d’un SI doit fournir la réponse à deux questions : 1. Quels sont les objectifs à retenir ? 2. Quelles sont les ressources à prévoir ? Cette démarche de planification produit un ensemble de résultats désignés généralement par le terme « schéma directeur » … Ce dernier comprend généralement : Schéma directeur Projets à réaliser A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Moyens à utiliser Plans d’action par projet 35

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 1 Schéma directeur (suite) Schéma directeur Projets à réaliser Moyens à utiliser Traduction des objectifs assignés au SI en objectifs. Les applications que l’entreprise cherche à développer sont décrites par leur caractéristiques principales : objectifs à satisfaire, champs couvert, fonctionnalités principales… Définition des moyens nécessaires pour la réalisation des projets (matériels, logiciels et humains). Ce volet permet d’évaluer l’adéquation ressources disponibles dans l’entreprise et permet leur ajustement en cas d’insuffisance. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Plans d’action par projet Pour chaque projet inscrit dans le schéma directeur, le plan d’action explicite les choix essentiels : objectifs, moyens alloués, contraintes à respecter, délais, limites… 36

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 2 Définition initiale « analyse préalable » Dans le cas de l’existence d’un schéma directeur, l’objectif de l’analyse préalable est : La Mise à jour du plan d’action par rapport aux changements d’orientation stratégique, changements technologiques Par ailleurs, en l’absence d’un schéma directeur, cette phase est l’occasion pour l’entreprise de définir et mettre en place l’AVANT PROJET de la solution à concevoir. Étude de l’existant A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Diagnostic Formulation du problème Recherche de solutions Évaluation des solutions 37

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3 La conception La phase de conception est le « pont » entre la définition du besoin (problème) et la réalisation. . . …elle comporte généralement 2 phases : Phase 1 Définition de la dimension informationnelle à travers la définition des données nécessaires pour l’exécution des tâches. Il s’agit de répondre à la question : Quelle structure des données et pourquoi faire? A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Phase 2 Introduction de la dimension organisationnelle avec les choix technologiques. Définition des rôles de chacun, « qui fait quoi » , la chronologie « quand » la répartition spatiale « où » , et comment « quel outil » (liaison avec les choix de la technologie). 38

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3 La conception en schéma : Phase 1 Dimension informationnelle Analyse des besoins Modèle fonctionnel (quoi faire? ) Structure de données (avec quelle information) Modèle conceptuel du SI Phase 2 Dimension organisationnelle avec choix technologiques Définition des procédures Aménagement des structures de données Modèle organisationnel du SI Cahier des charges de réalisation A. AYAT – SIAD. AU 07/08 39

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3 Le développement Cette étape correspond à l’intégration totale de la dimension technologique. L’analyse, la programmation et les tests sont les principales sous étapes…on peut distinguer deux grandes phases. Phase 1 Analyse détaillée (organique) Il s’agit d’établir une description détaillée des traitements d’une part (programmes), des données d’autre part en tenant compte des particularités du matériel et logiciel utilisés. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Phase 2 Programmation et tests Une fois bien décris, les programmes sont écrits et testés (cette phase peut être réduite si on utilise des logiciels achetés). Les tests du programme sont effectués à partir d’un échantillon de données, d’une situation bêta… 40

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3. 1 L’implantation : Travaux à mener en parallèle § Installation des matériels : peut être lourde si la solution exige un saut technologique ; § Installation et tests des logiciels : toutes les applications doivent être installées dans leurs conditions normales de fonctionnement ; § Constitution des bases de données : dans le cas où la solution fait appel à de nouvelles bases de données ; § Formation des utilisateurs aux nouvelles procédures de travail tant pour les parties manuelles (inputs) que pour les tâches assistés par ordinateurs (graphiques, tableaux, …). Cette phase de formation est indispensable ! A. AYAT – SIAD. AU 07/08 41

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3. 2 L’implantation : Lancement de la solution. Le lancement peut être effectué selon différentes modalités : § Lancement en parallèle : coexistence des deux solutions ancienne et nouvelle ; § Lacement partiel : une seule partie de la solution est lancée. § Lancement sur site pilote : lorsqu’on peut limiter l’exploitation de la solution à un seul site…après mise au point l’application est généralisée sur l’ensemble des sites ; § Lancement complet immédiat solution la plus simple mais la plus risquée! A. AYAT – SIAD. AU 07/08 42

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3. 3 L’implantation : démarrage effectif. Après une série de corrections et d’adaptations des versions provisoires…la réception et l’installation définitive de la solution est opérée… …cette étape marque l’aboutissement du projet qui entrera par la suite dans un cycle de maintenance. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 43

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3 L’implantation en schéma Installation des matériels Installation & tests des logiciels Constitution des bases de données Formation des utilisateurs Lancement : • • En parallèle ; Partiel ; En site pilote ; Complet. Adaptations éventuelles Démarrage effectif généralisé Maintenance A. AYAT – SIAD. AU 07/08 44

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3. 1 Conséquences de l’implantation Le passage d’un SI en projet à un SI effectif opérationnel implique inéluctablement, une modification des tâches, des rôles, de l’affectation des personnes, des processus de travail, de communication…donc, introduction du changement dans l’organisation. En général : Implantation d’un SI A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Changement des procédures de travail Changement du mode opératoire 45

S. I. A. D Conception & mise en place d’un SI 2. 3. 1 Conséquences de l’implantation (suite) L’introduction d’une nouvelle technologie se traduit par un double apport : 1. Elle génératrice de règles et contraintes ; 2. Elle offre des ressources supplémentaires. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 46

S. I. A. D Conclusions du premier chapitre 1. La notion de SI est une notion multidimensionnelle comprenant trois dimension : informationnelle, technologique & organisationnelle …pour bien comprendre la notion de SI, il est indispensable de prendre simultanément ces trois dimensions ! 2. Le SI doit répondre de manière efficace aux besoins exprimés par ses futurs utilisateurs…le SI n’est qu’un INSTRUMENT devrant faciliter, organiser, structurer, coordonner le travail en organisation ! 3. La mise en place d’un SI doit s’inscrire dans une démarche durable et constitue donc un objet qu’il faut PLANIFIER, ORGANISER, FINALISER, ANIMER, MAINTENIR et CONTRÔLER. 4. Les usages d’un SI peuvent prendre plusieurs formes, pouvant être regroupées en 2 grandes catégories, les usages fonctionnels et les usages pour l’aide à la décision. Ces usages seront développés lors du 2ème chapitre. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 47

S. I. A. D 2ème chapitre: Les applications fonctionnelles du SI A. AYAT – SIAD. AU 07/08 48

S. I. A. D Introduction – 5 exemples pour comprendre 1. Le cabinet d’architecture ARTEC utilise des micro-ordinateurs, des tables traçantes et un logiciel de conception assistée par ordinateur pour établir les plans… 2. Le directeur de l’entreprise SATEP dispose d’un système d’information lui permettant de suivre, à la demande, l’état et les conditions d’avancement des principaux chantiers. Il peut visualiser le planning, les écarts de délais, le budget et les écarts de coûts. 3. La société CARCHAN, spécialisée dans la grande distribution vient de mettre en place, dans tous ses points de vente, des caisses modernes équipées de lecteurs de codes à barres permettant de reconnaître les produits achetés. Grâce à la consultation de la base de données des produits, le prix est reconnu, la facture et calculée et éditée, le stock et mis à jour, les statistiques sur les ventes sont facilement obtenues… 4. Le directeur de la société Technix (fabrication électrique) dispose d’un logiciel de simulation de charges lui permettant de mesurer à l’avance les conséquences du lancement en fabrication d’une commande (délais, coûts, insuffisance ou excès…). Il utilise régulièrement ce logiciel pour décider des délais et passer des ordres aux sous-traitants A. AYAT – SIAD. AU 07/08 49

S. I. A. D Introduction – 5 exemples pour comprendre 5. Tous les cadres de la société AGMA disposent d’un micro-ordinateur équipé du logiciel MS-OFFICE (traitement de texte, tableur, gestionnaire de données, présentation) et d’un logiciel de messagerie (MS-Outlook). Ils peuvent ainsi créer des documents, les représenter sous forme de tableaux et les manipuler. Ils disposent également d’Internet et d’intranet leur permettant d’échanger les données à l’intérieur et à même à l’extérieur de l’entreprise. Usages des SI Applications fonctionnelles A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Applications d’aide à la décision Applications d’aide à la communication Applications d’aide à la gestion des connaissances 50

S. I. A. D APPLICATION FONCTIONNELLE Une application informatique est un ensemble de logiciels articulés entre eux pour automatiser et faciliter le traitement des informations… Une application fonctionnelle désigne des réalisations informatiques conçues pour assister la conduite des fonctions essentielles de toute entreprise. On peut donc parler de : § Gestion comptable et financière ; § Gestion commerciale ; § Gestion de la production ; § Gestion des ressources humaines… A. AYAT – SIAD. AU 07/08 51

S. I. A. D APPLICATION FONCTIONNELLE Une application fonctionnelle est caractérisée par deux objectifs généraux : 1. Assistance pour le traitement transactions « courantes » ; des 2. Information des gestionnaires à différents niveaux. …les systèmes d’information fonctionnels assurent le traitement des transactions & des opérations et fournissent l’information utile pour la gestion. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 52

S. I. A. D 1ère section: Le SI pour la gestion comptable et financière A. AYAT – SIAD. AU 07/08 53

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Les principales composantes d’un SI comptable 1. La comptabilité générale ; 2. La gestion financière ; 3. La gestion budgétaire. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 54

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 1. Une transaction comptable peut être définie comme étant toute opération d’achat, de production, de stockage, de vente, de livraison, de location… …donnant lieu à un flux monétaire en entrée ou en sortie. Pour une entreprise, il s’agit de tout acte donnant lieu à un échange monétaire entre celle-ci et ses bailleurs de fonds, salariés, clients, fournisseurs, l’Etat, organismes sociaux… A. AYAT – SIAD. AU 07/08 55

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Le SI-GCF est le SI le plus facile et le plus important à concevoir du fait d’une part, de l’existence d’un référentiel réglementaire (plan et normes comptables) et d’autre part, l’information comptable et financière est l’élément fondamentale de l’économie de marché. Le système d’information comptable s’articule principalement sur : Transactions < > Achat, Vente, Paie… Plan & normes comptables Enregistrement des flux monétaires États de synthèse comptables « Image fidèle » A. AYAT – SIAD. AU 07/08 56

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière A. AYAT – SIAD. AU 07/08 57

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière RAPPEL : Le journal est un document comptable qui enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelé exercice du 01/01/N au 31/12/N. Le livre journal doit être tenue avec soin sans blancs ni ratures et chaque article (forme d’enregistrement des opérations) doit contenir les informations suivantes : - La date de l’opération - L’intitulé et le numéro des comptes - Comptes (crédités ou débités) - Le montant de l’opération - Les pièces justificatifs (libellé) A. AYAT – SIAD. AU 07/08 58

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Architectures possibles d’un système d’information comptable Architecture centralisée Architecture semi intégrée ou totalement intégrée A. AYAT – SIAD. AU 07/08 59

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Architecture centralisée Ce type d’architecture est adapté pour une entreprise individuelle ou une petite entreprise où une seule personne centralise et tient la comptabilité générale. Il n'y a qu'un seul journal et un seul grand livre qu'il est difficile de partager. De plus, l'essentiel du travail comptable est concentré sur les transactions (Achats/Ventes) qui peut représenter jusqu'à 80% des enregistrements comptables. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 60

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Ce type d’architecture est adaptée pour une moyenne ou grande entreprise où il est nécessaire de partager le travail comptable entre plusieurs comptables. Le système d’information doit donc permettre à tous les comptables de travailler en même temps d’où la nécessité de travailler selon une architecture Client/serveur. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 61

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Chaque comptable peut alors se spécialiser dans un domaine « compte principal » . Le SI intégré permet donc, une plus grande productivité et rapidité dans le traitement des informations comptables. Dans ce système, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires spécialisés, créés en fonction des besoins de l'entreprise. Les journaux auxiliaires qui sont créés en pratique sont : · · · le journal des ventes (ou journal des clients) ; le journal des achats (ou journal des fournisseurs) ; le journal de caisse ; le journal de banque; le journal des opérations diverses (dit des OD). A. AYAT – SIAD. AU 07/08 62

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Architecture semi intégrée ou totalement intégrée Personnel / Paie Banque / caisse Vente / Clients Serveur contenant le système d’information GC Achats / Fournisseurs A. AYAT – SIAD. AU 07/08 63

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 1. La gestion financière ? Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois Emplois ou engagements à M&LT Ressources à LT Emplois Ressources Emplois ou engagements à CT Ressources à CT Trésorerie nette : « résiduelle » A. AYAT – SIAD. AU 07/08 64

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Emplois ou engagements à M&LT Ressources à LT Emplois Ressources Emplois ou engagements à CT Ressources à CT Trésorerie nette : « Gérée » Déficitaire Excédentaire Gestion de la trésorerie A. AYAT – SIAD. AU 07/08 65

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 1. La gestion financière aujourd’hui Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois… …afin d'optimiser la rentabilité des apports des apporteurs de capitaux et assurer la solvabilité et la liquidité de la trésorerie de l'entreprise. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 66

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 1. La gestion financière Politique financière à LT Stratégie de développement Planification stratégique Plan de financement Plan de trésorerie Gestion de la dette Gestion des placement Planification tactique Suivi de la trésorerie Contrôle des coûts Contrôle des projets Suivi des mouvement de fonds… Traitement des transaction comptables A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Contrôle des opérations Traitement des transactions financières 67

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 2. La gestion budgétaire Mode de gestion consistant à traduire en programmes d’actions chiffrées (budgets) les décisions prises par la direction avec la participation des responsables. La gestion budgétaire suppose la définition d’objectifs, une structure englobant l’ensemble des activités de l’entreprise, la participation et l’engagement des responsables des centres de responsabilité et la mise en place d’un contrôle budgétaire. Les différents budgets par fonction comprennent : – le budget des ventes ; – le budget de production ; – le budget des approvisionnements ; – le budget des autres charges ; – le budget des investissements. Le budget consolidé par fonctions ou par centres de responsabilités permet d’élaborer les états financiers prévisionnels (bilan, compte de résultat, tableau de financement) et le budget de trésorerie. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 68

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 3. Le contrôle budgétaire C’est une modalité financière du contrôle de gestion. Tout budget est composé d’un ensemble de postes budgétaires. L’analyse des écarts budgétaires consiste à analyser les différences constatées entre les données prévisionnelles et les données réelles. Les écarts trop importants doivent déclencher un processus de correction. L’analyse des écarts a longtemps constitué la méthode privilégiée du contrôle budgétaire. La régulation du système budgétaire à court terme réside dans ces mesures correctives qui, pour leur part, peuvent déclencher des effets d’apprentissage à moyen terme. Les nouvelles méthodes de contrôle de gestion visent à anticiper les évolutions (planification flexible, méthodes scénarios), à être plus réactives (réponses plus rapides aux modifications à court terme de l’environnement) ou à remettre en cause radicalement les données existantes A. AYAT – SIAD. AU 07/08 69

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière Le contrôle budgétaire Politique financière à LT Stratégie de développement Budget de fonctionnement Direction / Département Projet Budget d’investissement Choix des modalités de financement États de synthèses budgétaires A. AYAT – SIAD. AU 07/08 Rapprochement mensuel Analyse des écarts et correction Rapprochement trimestriel Analyse des écarts et correction Rapprochement semestriel Analyse des écarts et correction Rapprochement annuel Analyse des écarts et correction 70

S. I. A. D SI pour la gestion comptable et financière 2. 4. Le contrôle de gestion Situé entre le contrôle stratégique et le contrôle opérationnel, le contrôle de gestion vise à améliorer les performances de l’entreprise grâce à des indicateurs de résultat et à promouvoir le changement organisationnel. Le contrôle de gestion englobe non seulement le contrôle financier (comptabilité analytique), mais encore l’ensemble des facteurs qualitatifs et quantitatifs (tableaux de bord) permettant d’améliorer les performances de l’entreprise. Le contrôle de gestion repose sur une séquence d’actions s’enchaînant logiquement : ■ fixation des objectifs ; ■ planification stratégique et financière à trois ou cinq ans ; ■ élaboration du budget annuel ; ■ contrôle de l’exécution du budget ; ■ analyse des écarts entre les données budgétées et les données constatées ; ■ élaboration et mise en oeuvre des mesures correctives. La réalisation des objectifs doit être obtenue en maximisant l’efficacité des ressources employées. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 71

S. I. A. D 2ème section: Le SI pour la gestion commerciale et marketing A. AYAT – SIAD. AU 07/08 72

S. I. A. D 3ème chapitre: Le système d’information et l’Aide à la décision A. AYAT – SIAD. AU 07/08 75

S. I. A. D Aide à la Décision - Introduction Au début des années 70, le professeur Henry Mintzberg a mis au point un nouveau modèle de gestion… …ce modèle considère la gestion comme l’exécution de rôles de gestion. Un gestionnaire est dans une position qui lui donne l’autorité d’endosser les rôles suivants : 1 Les rôles interpersonnels 2 Les rôles informationnels 3 Les rôles décisionnels A. AYAT – SIAD. AU 07/08 76

S. I. A. D Aide à la Décision - Introduction 1 Les rôles interpersonnels Un gestionnaire devrait être : 1. Un superviseur hiérarchique pour ses subordonnés ; 2. Un agent de liaison avec l’environnement externe ; 3. Un représentant de l’ensemble de l’organisation lors des cérémonies officielles. 2 Les rôles informationnels Un gestionnaire doit être : 1. Un contrôleur de l’information relative au rendement organisationnel 2. Un diffuseur de l’information à l’intérieur de l’organisation 3. Un porte-parole face à l’environnement externe. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 77

S. I. A. D Aide à la Décision - Introduction 3 Les rôles décisionnels Un gestionnaire devrait être : 1. Un entrepreneur innovant ; 2. Un redresseur qui prend des mesures correctives ; 3. Un répartiteur de ressources ; 4. Un négociateur (en cas de conflits). A. AYAT – SIAD. AU 07/08 78

S. I. A. D La Décision c’est QUOI…& QUAND? QUAND Décision Choix Mais avant de faire ce choix…il existe tout un processus de prise de conscience du problème, d’investigation et d’analyse qui précède la phase finale de choix puis suivi par la phase d’évaluation. Problème à résoudre Un problème en gestion = un écart entre la situation réelle et la situation prévue ou espérée A. AYAT – SIAD. AU 07/08 79

S. I. A. D La Décision c’est QUOI…& QUAND? QUAND Le gestionnaire est toujours en position d’évaluation des choix offerts face à un problème pour la prise de la décision optimale. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 80

S. I. A. D Processus de prise de Décision Le modèle classique issu des travaux de Herbert SIMON, économiste et lauréat d’un prix Nobel (Modèle IMC) apporte une représentation permettant de bien caractériser les phases du processus de résolution de problème. Le modèle IMC de SIMON propose quatre phases : 1. Intelligence ; 2. Modélisation ; 3. Choix, et; 4. Évaluation. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 81

S. I. A. D Modèle IMC INTELLIGENCE Identification du problème MODÉLISATION Recherches des actions possibles CHOIX Application de règles pour choisir une action ÉVALUATION Test du choix retenu NON A. AYAT – SIAD. AU 07/08 SATISFAISANT ? OUI exécution 82

S. I. A. D Modèle IMC Le modèle IMC de SIMON : 1. Intelligence : répondre à la question « de quoi s’agit-il? , le mot intelligence correspond ici au sens militaire du terme : recherche et renseignement. C’est une phase de sondage de l’environnement et de repérage des événements requérant des décisions. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 83

S. I. A. D Modèle IMC 2. Modélisation : C’est une phase de conception et de formulation des voies de solutions possibles… Il s’agit de définir des scénarii de réponse à travers des modèles d’action 3. Choix : C’est une phase de prise de position et de sélection d’un choix entre ceux possibles, explorés durant la phase précédente. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 84

S. I. A. D Modèle IMC 2. Évaluation C’est une phase importante dans la mesure où elle détermine si le choix retenu est adapté donc validé, sinon il est remis en cause et entraîne un retour en arrière vers une ou plusieurs phase du processus IMC En quoi le système d’information peut il aider les gestionnaires tout au long de ce processus de prise de décision A. AYAT – SIAD. AU 07/08 ? 85

S. I. A. D SI & Aide à la Décision 1. Intelligence : Un SIAD permet à l’aide d’un ordinateur, de recher des données, de faire des traitements et de déceler toute anomalie ou détecter tout écart … Un ordinateur équipé d’un logiciel d’alerte peut alerter le décideur soit par un message, soit en éditant un mail d’une situation de dépassement, d’insuffisance, de rupture, … Outre cette fonction, un ordinateur permet le stockage des données et leurs restitution pour toute éventuelle réutilisation dans des cas similaires. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 86

S. I. A. D SI & Aide à la Décision 2. Modélisation : Un SIAD à travers une base de données de modèles de tableaux de calculs, de logiciels de traitement, permet une aisance dans l’utilisation du modèle, dans la modification, dans l’enregistrement des versions et de garder une traçabilité quant aux modèles utilisés 3. Choix évaluation : Une fois le modèle adapté est choisi ou conçu, on passe au test du choix retenu en procédant d’une manière rétroactive. Autrement dit, l’essor des systèmes d’information a permis l’évaluation des choix et le test des scénarii envisageables avant toute prise de décision. A. AYAT – SIAD. AU 07/08 87

S. I. A. D SI & Aide à la Décision Un SIAD est un système d’information : 1. Un système fournissant une assistance aux décideurs essentiellement pour des problèmes non totalement structurés 2. Combinant le traitement automatisé de l’information et le jugement humain 3. Améliorant la qualité et l’efficacité du processus de prise de décision « contrôle, coût, temps)… A. AYAT – SIAD. AU 07/08 88