UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS Programa de Ps

UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS Programa de Pós Graduação em Ciência da Informação Disciplina de Fundamentos da Ciência da Informação REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO Pablo Gomes Ney Lúcio da Silva Flavia de Melo Lacerda Jul. 2017

SUMÁRIO Parte 1 Representação da Informação Parte 2 Representação da informação na Biblioteconomia Representação Descritiva Representação Temática Indexação Linguagens Documentárias Classificação Tendência Contemporânea Parte 3 Representação da informação na Arquivologia

Parte 1 INTRODUÇÃO

REPRESENTAÇÃO Etimologicamente, o conceito representar provém da forma latina repraesentare que traz em sua semântica se “fazer presente ou apresentar de novo. Fazer presente alguém ou alguma coisa ausente, inclusive uma idéia, por intermédio da presença de um objeto" (MAKOWIECKY, 2003, p. 3). “Uma representação é, primeiro e antes de mais nada, algo que está no lugar de outra coisa. Em outras palavras, é algum tipo de modelo da coisa (ou coisas) que ela representa” (PALMER, 1978, p. 62)

REPRESENTAÇÃO O fenômeno da representação é tão antigo quanto qualquer forma de civilização. Talvez um dos trabalhos mais angulares de significados da nossa civilização tenha sido a representação dos seres, das coisas, idéias e fenômenos pelo alfabeto. (CAIXETA; SOUZA, 2008, p. 35)

REPRESENTAÇÃO “representar é o ato de utilizar elementos simbólicos – palavras, figuras, imagens, desenhos, mímicas, esquemas, entre outros – para substituir um objeto, uma ideia ou um fato” (LIMA; ALVARES, 2012, p. 01) Processo químico de transformação, onde ocorre a rápida oxidação de um material combustível liberando calor, luz e produtos da reação, como dióxido de carbono e água. A cor, a forma e a temperatura podem variar em relação ao produto queimado, as substâncias presentes e as impurezas. FOGO

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO “a substituição de uma entidade lingüística longa e complexa - o texto do documento - por sua descrição abreviada” (NOVELLINO, 1996, p. 36) representação é o ponto crucial do processo informacional, pois cabe a ela fazer a “tradução” do saber sobre os seres e as coisas do mundo real para o usuário final da informação, e é através dela que se fazem as translações entre os três mundos Popperianos. (CAIXETA; SOUZA; 2008, p. 38) 1 3 2

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO representação da informação inclui a extração de alguns elementos (por exemplo, palavras-chave ou frases) de um documento ou a atribuição de termos (por exemplo, descritores ou cabeçalhos de assunto) para um documento de modo que sua essência possa ser caracterizada e apresentada. Normalmente, representação da informação pode ser feita através de qualquer combinação dos seguintes meios: abstração, indexação, classificação, sumarização e extração. (CHU, 2010. p. 14, tradução nossa)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO As primeiras representações do que podemos chamar de “representação da informação” remontam a épocas longínquas, chegando a três mil anos a. C. com trabalhos feitos na Síria, mais precisamente na biblioteca de Ebla. “cuja coleção era composta de textos administrativos, literários e científicos, registrados em 15 mil tábuas de argila, as quais foram dispostas criteriosamente em estantes segundo o tema abordado, além de 15 tábuas pequenas com resumos do conteúdo de documentos” (ORTEGA, 2004, p. 2)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Biblioteca de Ebla Século IX Século VI Século XV

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV Egito por volta de 1. 400 a. C. os tabletes de argila que traziam referência a títulos de obras. (MEY, 1995)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV 668 -626 a. C. na biblioteca de Assurbanípal, em Assíria, onde encontrou -se registros a respeito da representação, no caso a catalogação, com a relação de obras da coleção. (MEY, 1995)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV Entre 260 -240 a. C. , Calímaco principia o que talvez fosse o esboço de um catálogo metódico (OLIVEIRA, 2014, p. 2)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV No século VI São Bento ensinou seus monges em Monte Cassino a copiar manuscritos. Por alguns séculos, os mosteiros passaram a ser os únicos preservadores, copistas e catalogadores de livros. (MEY, 1995)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV Na Alemanha no século IX os catálogos indicavam as obras contidas em todos os volumes e números dos rolos das obras da biblioteca. (MEY, 1995)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 260 -240 anos a. C. 3. 000 mil anos a. C. 1. 400 mil 668 -626 anos a. C. Século IX Século VI Século XV Na Alemanha no século XV surge a primeira forma de utilização das remissivas. (MEY, 1995) A criação da imprensa por Gutemberg. (MEY, 1995)

Parte 2 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO NA BIBLIOTECONOMIA

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA “A catalogação é o estudo, preparação e organização de mensagens codificadas, com base em itens existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir intersecção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários” (MEY, 1995, p. 5) “permite ao usuário localizar um item específico, bem como permite outra biblioteca localizar um determinado material e saber quais são os materiais existentes em acervos das outras bibliotecas” (APARECIDA NETO, 2009, p. 15)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA “É um conjunto convencional de informações determinadas, a partir do exame de um documento e destinado a fornecer uma descrição única e precisa deste documento. É o primeiro estágio do tratamento intelectual de um documento a partir do qual são extraídas as informações descritivas de acordo com regras fixas. Fase do processo relativo à identificação e descrição das obras. Serve para estabelecer as entradas de autor e prover informação bibliográfica adequada para identificar uma publicação” (SANTOS; RIBEIRO, 2003, p. 45) “um canal de comunicação estruturado, que veicula mensagens contidas nos itens, e sobre os itens, de um ou vários acervos, apresentando-as sob forma codificada e organizada, agrupadas por semelhanças, aos usuários esse(s) acervo(s)” (MEY, 1995, p. 9)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 91 regras de Panizzi 1998 2010 1. um livro deve ser considerado e representado no catálogo não como uma entidade separada, mas como uma edição de determinado autor; 2. todas as obras de um autor e suas edições devem ser entradas sob um nome definido; 3. todas as edições e traduções de uma obra, independentemente de seus títulos individuais, devem ser entradas sob seu título original; 4. referências apropriadas devem ser feitas para o auxiliar o usuário a encontrar a obra desejada. (FERRAZ, 1991, p. 100)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 33 regras de Charles C. Jewett Deu ênfase às obras escritas sob pseudônimo e à questão de autoria coletiva (SANTOS, RODRIGUES, 2013, p. 124)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Rules for a Printed Dictionary Catalog Elaboradas por Charles Ammi Cutter em que foram criadas 369 regras com uma proposta de descrição detalhada dos itens. Seu trabalho teve grande importância para a catalogação por sua tabela de notação para nomes de autores, que hoje em dia ainda é utilizada e conhecida como tabela de Cutter (SANTOS; RODRIGUES, 2013, p. 116).

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Código da American Library Association (ALA) Objetivava a cooperação interbibliotecária mundial (QUEIROZ; ARAUJO, 2013, p. 6)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Código da Vaticana Baseado na primeira edição do código da ALA e foi um trabalho feito por bibliotecários americanos que tinham como objetivo reorganizar a Biblioteca Apostólica Vaticana. Entre suas regras, incluíam-se entradas para autor e título, catalogação descritiva, regras para a elaboração de cabeçalhos de assunto e alfabetação e arquivamento das fichas.

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 Segunda edição do Código da ALA 2010

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Código de Catalogação Anglo-Americano (AACR) Foi preparado pela American Libray Associations, Library of Congress, Britanic Library e Canadian Library Association. O AACR foi fundamentado no Código de Lubetzky e nos Princípios de Paris, representando o compromisso entre as novas idéias de catalogação e os problemas reais constatados em grandes bibliotecas. (APARECIDA NETO, 2009, p. 28)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD) O seu objetivo essencial é o de oferecer coerência aos registros bibliográficos que favoreça ao seu intercâmbio. Neste sentido, a ISBD busca servir como a principal norma para a formação do controle bibliográfico universal. (SILVA, 2016, p. 153)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 Segunda Edição do AACR (AACR 2) 2010

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Requisitos Funcionais para Registros Bibliográficos (FRBR) Os FRBR não são um código de catalogação, mas sim um modelo conceitual do tipo entidade-relacionamento. Isso implica dizer que por modelo os FRBR são a representação de algo da realidade, uma abstração de algo, no caso os registros bibliográficos. (MEY, 2009)

REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 1883 1853 1920 1876 1831 1969 1978 1941 1967 1998 2010 Recurso: Descrição e Acesso (RDA) O RDA não foi projetado somente para recursos bibliográficos, mas para todos os tipos de recursos informacionais possíveis, sejam eles da biblioteca, arquivo, museu, ou outro ambiente que trabalhe com informação. Esse código se propõe a trabalhar principalmente com o ambiente digital. (OLIVER, 2011).

REPRESENTAÇÃO TEMÁTICA É a identificação do conteúdo de um documento a partir de uma análise de assunto da qual resulta a representação do conteúdo através de conceitos. A representação informacional do que é intrínseco a um documento, da sua natureza, daquilo que lhe é essência, do que lhe constitui como obra intelectual é chamado de representação temática, por vezes chamada de indexação. “A ação de identificar e descrever um documento de acordo com seu assunto é chamada indexação”. (NAVES, 1996, p. 215)

Indexação [. . . ] consideramos a indexação documentária como um conjunto de atividades que consiste em identificar, nos documentos, os seus Traços Descritivos (TD´s) ou macroproposições e, em seguida, extrair os elementos/descritores (sintagmas) indicadores do seu conteúdo, visando à sua recuperação posterior. Gardin (1974 apud BENTES PINTO, 2001, 226)

Indexação Sob o ponto de vista do sistema de recuperação da informação, a indexação é reconhecida com sua parte mais importante dentro dos procedimentos realizados para o tratamento da informação, pois condiciona os resultados das estratégias de busca. Nesse contexto, o indexador tem como função compreender o documento ao realizar uma análise conceitual que represente adequadamente seu conteúdo, de modo que ocorra correspondência entre o índice e o assunto pesquisado pelo usuário. (FUJITA; RUBI, 2006, p. 49)

Indexação A NBR 12. 676: 1992 identifica três etapas para a indexação: a) exame do documento e estabelecimento do assunto de seu conteúdo; b) identificação dos conceitos presentes no assunto e c) tradução desses conceitos nos termos de uma linguagem de indexação. (ASSOCIAÇÃO, 1992, p. 2) Etapas “a” e “b” utilizam a técnica de análise documentaria (analise de assuntou ou Análise conceitual). “definida como um conjunto de procedimentos efetuados com o fim de expressar o conteúdo de documentos, sob formas destinadas a facilitar a recuperação da informação” (CUNHA, 1987, p. 38).

Indexação No processo de indexação há duas linguagens envolvidas, a Linguagem Natural e a Linguagem Documentária. LINGUAGEM NATURAL “emprega a própria linguagem do documento, podendo ser considerada um tipo de linguagem de indexação livre”. (ARAÚJO JUNIOR, 2007, p. 36) LINGUAGEM DOCUMENTÁRIA “as LDs, linguagens construídas que são, com finalidade específica de representação documentária, não suficientemente articuladas, nem se constituem em unidades de novos elementos” (CINTRA et al. , 1994, p. 26).

Indexação Para a indexação não é recomendado o uso de linguagem natural, pois podem ocorrer problemas na recuperação da informação, tais como sinonímia, ambiguidade semântica causada por homógrafos; ambigüidade semântica inerente nas disciplinas de humanas; ambigüidade contextual, resultando em falsas diminuições, e a falta de habilidade para formular pesquisas genéricas. (LANGE, 2001, p. 114) Devido ao caráter não padronizado da Linguagem Natural é que surgem as Linguagens Documentárias com o controle dos termos e dos conceitos, na perspectiva de reduzir problemas polissêmicos na recuperação da informação.

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS “As linguagens documentárias recebem denominações diversas, tais como linguagens de indexação (Melton, J. ); linguagens descritoras (Vickery, B. ); codificações documentárias (Grolier, E. ); linguagens de informação (Soergel); vocabulários controlados (Lancaster, F. W); lista de assuntos autorizados (Montgomery, C. ); e, ainda, linguagens de recuperação da informação, linguagens de descrição da informação” (WANDERLEY apud DODEBEI, 2002, p. 40)

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS “A primeira ideia do que hoje conhecemos como conceito de LDs iniciou em 1966 com Jean-Claude Gardin em que apresenta como conceito uma lista de termos que seriam usados para a indexação, entretanto, sem utilizar o termo Linguagem Documentária, que foi cunhado por Maurice Coyaud no mesmo ano e depois aceito pelo próprio Gardin” (VOGEL, 2007). “As LDs são consideradas metarepresentações ou representações documentárias. Por metarepresentações ou representações documentárias tem se que são informações representando, ou apresentando de uma nova forma, uma outra informação, que aqui também é usada como sinônimo de documento” (DODEBEI, 2002)

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS “Linguagens estruturadas e controladas, construídas a partir de princípios e de significados advindos de termos constituintes da linguagem de especialidade e da linguagem natural (linguagem do discurso comum), com a proposta de representar para recuperar a informação documentária” (BOCCATO, 2009, p. 119) “A linguagem documentária visa representar, de forma padronizada, o conhecimento de domínio específico e estabelecer a ligação entre o usuário e o conteúdo do documento. Ela é constituída artificialmente com o propósito de sintetizar, por meio de vocabulário controlado, o conteúdo de documentos, e ser utilizada em sistemas de indexação, armazenamento e recuperação de informações. Enfim, delimita o vocabulário de determinado domínio de interesse de forma clara e precisa” (SCHIESSL; SHINTAKU, 2012, p. 54)

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS Elas são instrumentos utilizados pelos profissionais da informação para traduzir termos e conceitos da linguagem em que o documento se encontra para uma linguagem padronizada de representação e recuperação da Informação. Existem dois tipos de Linguagens Documentárias: Pré-Coordenada Pós-Coordenada

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS PRÉ-COORDENADAS “Aquelas em que o indexador determina quais os assuntos de um documento, estabelece a ordem do cabeçalho no momento da indexação e procura reuni-los sob formas pelas quais deduz que o usuário irá buscar. Por esse motivo, o usuário pode não recuperar a informação se não souber exatamente como este cabeçalho foi elaborado pelo bibliotecário. Ainda que se estabeleçam relações entre os cabeçalhos, muitas vezes estas relações são indicadas conforme o documento indexado naquele instante, não refletindo a organização conceitual da área do conhecimento” (CERVANTES, 2004, p. 33)

LINGUAGENS DOCUMENTÁRIAS PÓS-COORDENADAS “aquelas em que o usuário combina os assuntos no momento em que busca a informação. Cabe salientar que um assunto pode ser formado por conceitos. Desse modo, ao se indexar um documento, tendo como princípio a pós-coordenação, o indexador representa separadamente cada conceito. Ao se indexar dessa forma, possibilita que o usuário realize múltiplas combinações no momento da busca da informação. ” (CERVANTES, 2004, p. 33)

Indexação TESAURO Um vocabulário controlado organizado em uma ordem preestabelecida e estruturado de modo que os relacionamentos de equivalência, de homografia, de hierarquia, e de associação entre termos sejam indicados claramente e identificados por indicadores de relacionamento padronizados” (NATIONAL…, 2005, p. 9)

Indexação TAXONOMIA “É um sistema utilizado para classificar e facilitar o acesso à informação. Seu objetivo é representar conceitos através de termos; melhorar a comunicação entre especialistas e outros públicos; propor formas de controle da diversificação e oferecer um mapa do processo de conhecimento. É, portanto, um vocabulário controlado de uma determinada área do conhecimento e um instrumento que permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema. (TERRA et al. , 2005, p. 1)

Indexação

Indexação ONTOLOGIA “São linguagens utilizadas em sistemas de informação com intuito de descrever um domínio. Nessa linguagem “a relação é estabelecida por intermédio de axiomas que determinam a interpretação pretendida. Essa característica, exclusiva das ontologias, permite a inferência artificial, isto é, mecânica” (SCHIESSL; SHINTAKU, 2012, p. 117).

Classificação “Classificar é na realidade, a tarefa mais importante de uma biblioteca, pois constitui o meio pelo qual os livros são utilizados (livro é, aqui, empregado no sentido mais amplo, isto é, significando qualquer tipo de documento)” (BARBOSA, 1969, p. 13) “É o agrupamento de documentos semelhantes, distribuídos em classes e representados por símbolos (números, letras, sinais gráficos) dentro de um determinado sistema de classificação, seja CDD, CDU. Assim, os documentos de um assunto deverão estar reunidos num mesmo local” (SILVA, 2012, p. 3) “um processo mental pelo qual coisas, seres ou pensamento, são reunidos segundo as semelhanças ou diferenças que apresentam” (BARBOSA, 1969, p. 13)

Classificação Quanto aos documentos (informações), as classificações devem permitir: a) localizá-los dentro da coleção; b) retirá-los para consulta, com rapidez; c) devolvê-los à coleção, sem dificuldade; d) inserir novos livros aos já existentes, na coleção, sem que percam suas ordens lógicas; e) inserir novos livros, de novos assuntos, sem quebrar a seqüência do grupo” (BARBOSA, 1969, p. 15)

Classificação CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY “A CDD foi a primeira classificação bibliográfica propriamente dita a utilizar um sistema decimal representados por números arábicos de 0 a 9. Foi criada em 1876, por Melvin Dewey, publicada anonimamente com o título: A classification and subject índex for cataloging and arrannging the books and pamphlets of a library. Após a 16ª edição recebeu o nome de CDD” (LAGO, 2009, p. 19)

Classificação CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE DEWEY 000 Generalidades. 100 Filosofia e disciplinas relacionadas. 200 Religião. 300 Ciências Sociais. 400 Línguas. 500 Ciências Puras. 600 Tecnologia (Ciências Aplicadas). 700 Artes, Recreação e Artes Cênicas. 800 Literatura (Belas Letras). 900 Geografia. Biografia. História. (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011, p. 36)

Classificação CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL “A CDU está organizada de modo a possibilitar a recuperação de todas as referências a partir de um assunto particular; assim, a informação pode ser localizada com o mínimo de esforço. Devido à sua notação internacional, independente de qualquer alfabeto ou língua, a CDU ajuda a minimizar as dificuldades de idioma na comunicação internacional, e pode prover uma base satisfatória até mesmo para a terminologia comparativa em vocabulários técnicos, glossários, etc” (MOMM; LESSA, 2009, p. 145)

Classificação CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL 0 Generalidades 1 Filosofia 2 Religião 3 Ciências Sociais 4 Vaga 5 Ciências Puras 6 Ciências Aplicadas 7 Artes. Recreação. Diversão. Esportes 8 Linguística. Literatura 9 História, Geografia. Biografias (ANDRADE; BRUNA; SALES, 2011, p. 38)

Classificação CDD CDU Direito ou Vigilância Sanitária Direito + Vigilância Sanitária

Tendência Contemporânea A folksonomia surge como uma forma emergente de representação colaborativa de informações de objetos informacionais em ambiente digital. O termo folksonomia foi cunhado em 2004 pelo arquiteto de informação Thomas Vander Wal, é uma analogia ao termo taxonomia tendo como principal característica a criação de tags (descritores) a partir do linguajar das pessoas que a utiliza. “acredita-se que nenhuma outra forma de representação do conhecimento está tão diretamente ligada ao mundo cognitivo e às necessidades do usuário” (BRANDT; MEDEIROS, 2010, p. 115)

Tendência Contemporânea

Parte 3 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO NA ARQUIVOLOGIA

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Segundo Vital (2017), os processos de Representação da Informação e do Conhecimento são considerados fundamentais como meios para acesso aos recursos de informação, pois proporcionam a criação de uma estrutura conceitual e a descrição de objetos informacionais para fins de recuperação. Na arquivologia, a organização e representação da informação são desenvolvidas nas atividades de classificação e principalmente na descrição dos documentos arquivísticos.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Sobre a classificação: Schellenberg (1973), afirma que “desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem o problema de organizá-los”. Silva et al. (1999, p. 28), esclarecem que “na realidade, ao longo dos tempos, o homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar meios eficazes para aceder ao respectivo conteúdo”.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA O objetivo da classificação: O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. A classificação é, antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizern respeito às funções/atividades detectadas. (GONÇALVES, 1998)

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Desta forma, a vantagens como: classificação proporciona

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Definição de métodos A definição e aplicação de métodos de classificação possibilitam a elaboração do Plano de Classificação de Documentos (Código de Classificação), instrumento de classificação que, de acordo com Smit e Kobashi (2003, p. 36) “tem por base o princípio da hierarquia, que se aplica a todas as atividades desenvolvidas por uma instituição”.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Em resumo… O Plano de Classificação consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim, sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que possuam semelhança de conteúdo informacional, os quais serão representados por um código numérico.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Métodos de classificação: Schellenberg (1974) elenca três tipos de métodos para classificação documental: • Organizacional ou estrutural; • Por assunto; • E funcional.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Classificação Organizacional ou Estrutural Este método é baseado na estrutura administrativa do órgão, ou seja, as séries são estabelecidas de acordo com as divisões administrativas ou estrutura orgânica da entidade. A sua aplicação é aconselhável em organizações estáveis, cujas funções e processos sejam bem definidos.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Classificação por Assunto Este método baseia-se nos assuntos documentos e depende da análise do conteúdo dos mesmos. De acordo com Schellenberg (1974), o método por assunto é muito aprimorado para ser aplicado com vantagem a documentos públicos, tratando-se de um sistema rígido.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Classificação Funcional Este método baseia-se nas funções do órgão, considerando que os documentos advêm dessas funções e são agrupados de acordo com as mesmas. A classificação funcional apresenta como principal vantagem permitir a inclusão de novas funções sem alterar a estrutura de classificação adotada.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Modelo de Plano de Classificação por Assunto, representado no Sistema Decimal Neste plano as funções, atividades, espécies e tipos documentais são esquematizados hierarquicamente de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pelo órgão. Esses assuntos são representados através de códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo sempre do geral para o particular. O código numérico é dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses, e assim sucessivamente.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue:

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Segue-se então a divisão em subclasses, grupos e subgrupos:

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA A Classificação vai do assunto geral ao mais específico:

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Um equívoco recorrente na classificação de documentos: É comum às pessoas confundirem o assunto de que trata o documento com a espécie documental e acabam adotando como classificação os termos: atas; correspondências; contratos; acordos; pareceres; que devem ser adotadas como subdivisões.

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Descrição Arquivística

DESCRIÇÃO Princípio da Proveniência (Respeito aos fundos) [. . . ] consiste em deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica (fundos) [. . . ] (BELLOTTO, 2004) Esta abordagem retirou a arquivística da anarquia (ROSSEAU E COUTURE, 1998)

PRINCÍPIOS Fundo de arquivo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. (Arquivo Nacional, 2005) Fundo Aberto: [. . . ] Conjunto de arquivos ao qual vão continuar a juntar-se documentos. (Rosseau e Couture, 1998) Fundo Fechado: Conjunto de arquivos ao qual não se vão juntar mais documentos. (Rosseau e Couture, 1998)

PRINCÍPIOS Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. (Arquivo Nacional, 2005) Quando se tratar de arquivo permanente, cabe ao arquivista manter ou recuperar a configuração original dos documentos. (. . . ) Garante-se, desta forma, a estabilidade do caráter probatório dos documentos de arquivo. (Camargo, 2009)

DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 1898: Manual de arranjo e descrição de documentos de arquivo (Manual dos Holandeses) Samuel Muller, Johan Feith e Robert Fruin, membros da Associação dos Arquivistas Holandeses, elaboraram um conjunto de cem regras a serem consideradas no exercício das atividades arquivísticas levando-se em conta, dentre outros, os princípios da proveniência e da ordem original.

DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA La descripción es el puente que comunica el documento con los usuarios. (HEREDIA HERRERA, 1991) (. . . ) elo suficiente e necessário entre a indagação do pesquisador e sua solução (. . . )" (BELLOTTO, 2006)

DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Conceito: A elaboração de uma acurada representação de uma unidade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo e o contexto e o sistema de arquivo que os produziu. (ISAD(G), 2000).

DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Quando? ● Bellotto (2006): A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes. Não deve ser aplicada nas fases corrente e intermediária. ● Lopes (1996): A descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos.

DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Objetivo: O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. (ISAD(G), 2000) Um dos objetivos principais da descrição arquivística, portanto, é registrar a proveniência na descrição arquivística e em nos sistemas de controle intelectual e acesso. (CUNNINGHAM, 2007)

INSTRUMENTOS DE PESQUISA Para Bellotto (2006), O processo de descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados. A qualidade de um arquivista transparece na precisão dos instrumentos de pesquisa que elabora e na medida em que seu trabalho satisfaz ao pesquisador.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA Conceito: [. . . ] obras de referência que identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e amplitudes, os fundos, as séries documentais e/ou as unidades documentais existentes em um arquivo [. . . ] (BELLOTTO, 2006)

INSTRUMENTOS DE PESQUISA Tipos: INSTRUMENTOS BASE DE DESCRIÇÃO Guia Conjuntos documentais amplos Inventário Séries Catálogo Unidades documentais Catálogo seletivo, índices Assunto, recorte temático (LOPEZ, 2002)

NORMAS INTERNACIONAIS ISAD (G) - Norma geral internacional de descrição arquivística ISAAR (CPF) - Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias ISDF - Norma internacional para descrição de funções ISDIAH - Norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico

NOBRADE - NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA ● Elaborada pelo CONARQ ● É baseada na ISAD(G) e na ISAAR(CPF) ● A mais que a ISAD(G): uma área e dois elementos de descrição ● Tem como pressupostos o respeito aos fundos e a descrição multinível

NOBRADE - Níveis de descrição 0 Acervo da entidade custodiadora 0, 5 Acervo de subunidade custodiadora 1 Fundo ou coleção 2 Seção 2, 5 Subseção 3 Série 3, 5 Subsérie 4 Dossiê ou processo 5 Item documental

NOBRADE Modelo de níveis de descrição

NOBRADE Princípios 1 - Descrição do geral para o particular 2 - Informação relevante para o nível de descrição 3 - Relação entre descrições (explicitar a posição da UD) 4 - Não repetição da informação

NOBRADE - ESTRUTURA ÁREAS INFORMAÇÃO SOBRE IDENTIFICAÇÃO a unidade de descrição CONTEXTUALIZAÇÃO a proveniência e custódia da unidade de descrição CONTEÚDO E ESTRUTURA CONDIÇÕES DE ACESSO E USO o assunto e a organização da unidade de descrição o acesso à unidade de descrição Continua. . .

NOBRADE - ESTRUTURA ÁREAS INFORMAÇÃO SOBRE FONTES RELACIONADAS fontes que têm importante relação com a unidade de descrição NOTAS o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores CONTROLE DA DESCRIÇÃO como, quando e por quem a descrição foi elaborada; PONTOS DE ACESSO E DESCRIÇÃO DE ASSUNTOS os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição

Fundo ALMG

Fundo ALMG

REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA Eixos verticais

CLASSIFICAÇÃO Classificação (. . . ) é considerada uma atividade limítrofe na medida em que constrói uma ponte entre as atividades de gestão e as atividades de acesso e preservação documental. (BARROS, 2016) Gestão documental depende dos instrumentos de gestão (plano de classificação e tabela de temporalidade). O Plano de Classificação é o produto da classificação.

CLASSIFICAÇÃO O plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, (. . . ) elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. (ARQUIVO NACIONAL, 2005) O uso de estruturas taxonômicas (. . . ) tem profunda relação com os planos de classificação. (SOUSA, 2007)

CLASSIFICAÇÃO A classificação funciona como a base para todos os processos de organização de arquivos e evidentemente para a representação do conhecimento arquivístico. (BARROS, 2016) Compreender a classificação como parte de um processo de representação de arquivos significa então, que o plano de classificação servirá de base para a construção de índices e vocabulários controlados e efetivamente auxiliará na descrição de documentos.

CLASSIFICAÇÃO O Plano de Classificação deve ser monitorado e revisto, periodicamente, com base nos indicadores (TERRA, apud SOUZA, 2007, p. 210): 1) Quantidade de usuários que não encontram os documentos que procuram; 2) Documentos e categorias que têm volume de acessos muito acima ou abaixo da média; 3) Número de documentos não categorizados automaticamente; 4) Número de documentos presentes nas diversas categorias, crescimento e diminuição no tempo.

REFERÊNCIAS https: //goo. gl/Pu. UT 42