Universidade Federal de Alagoas Coordenadoria Institucional de Educao

Universidade Federal de Alagoas Coordenadoria Institucional de Educação a Distância/UAB Curso de Graduação em Sistema de Informação FORMULÁRIOS Profa MSC Milka Alves Correia Barbosa

Conceituando “ Veículo que transporta dados e informações de uma pessoa, de uma unidade para outra ou de uma organização para outra. É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não” (ARAÚJO, 2008)

Conceituando “Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão” (CURY, 2006)

Conceituando “Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários a sistemas administrativos” (OLIVEIRA, 2002).

Elaboração de formulários Indicadores � Constante dificuldade na compreensão e preenchimento; � Formação de filas; � Problemas após racionalização do trabalho; � Demora na utilização; � Prejuízos a gestão de processos

Objetivos � Facilitar o fluxo de informações na organização; � Uniformizar procedimentos; � Centralizar controles, evitando desperdícios; � Armazenamento de dados da organização; � Conferir valor legal a determinadas operações

Problemas com formulários � Dificuldade para atrair a atenção da organização; � Formulários oficiais X formulários “piratas”; � Usuários produzem formulários de acordo com sua necessidade, à revelia da direção; � Concepção errônea de “controle de formulários”

Seqüência de Elaboração 1. 2. 3. 4. 5. Levantamento das necessidades Crítica do levantamento Planejamento da solução Crítica do planejamento Implantação e controle dos resultados

Objetivos do controle de formulários � Reduzir o número de modelos de formulários; � Evitar formulários com propósitos duplicados; � Fundir formulários com funcionalidade similar; � Melhorar a diagramação e layout dos formulários.

Objetivos do controle de formulários � Definir o ponto de origem em um processo; � Realizar estudos sobre as necessidades de trabalho; � Gerenciar a armazenagem e distribuição; � Supervisionar o uso dos formulários.

Processo de Controle de Formulários � Arquivo numérico: �armazena todos formulários existentes, identificandoos unicamente; �até mesmo os formulários marginais são numerados, ainda que temporariamente.

Processo de Controle de Formulários � Índice funcional: �classifica formulários, agrupando-os por função; �necessário registrar as técnicas adotadas para a classificação dos formulários. � Controle baseado em políticas definidas pela cúpula da organização.

Regras de Racionalização (Machline) 1. 2. 3. A responsabilidade pelo controle dos formulários deve ser centralizada. Um formulário só deve ser criado se possuir finalidade específica que o justifique. Deve-se melhorar todos os formulários, no que se refere a texto e disposição gráfica.

Características físicas dos formulários � Papel (formato, gramatura, cor e tipo) � Texto � Disposição gráfica

Papel � O formato do papel é condicionado pelo conteúdo do formulário. � ABNT e padronização. � A resistência física e a utilização que se pretende do formulário condicionam a gramatura.

Papel � Papel de cor para enfatizar formulários ou instrução, e para distinguir as vias do formulário. � O tipo de papel dependerá: �Forma de preenchimento do formulário �Destino do formulário �Tipo de arquivamento

Texto � Inclusão de todos os tópicos indispensáveis ao registro e transmissão da informação; � Exclusão de todos os tópicos desnecessários; � Definição clara dos termos usados; � Restrição do uso de abreviações e siglas; � Adoção de um título; � Numeração genérica;

Texto � Numeração individual; � Registro de data e da série de impressão; � Logotipo, nome e endereço da empresa; � Indicação do remetente e do destinatário.

Disposição Gráfica � Disposição lógica dos itens do formulário

Concluindo. . . � Em formulários de uso interno, basta usar o logo da empresa. � As instruções devem ser reduzidas; não no verso. � Redação clara, objetiva e acessível a quem responde; � Não usar temos muito específicos.

Concluindo. . . � Definir campos para respostas; � Evitar linha pontilhada ou tracejada para resposta; � Prever o uso de equipamentos eletrônicos; � Usar cores adequadamente; � Considerar o custo final da confecção dos formulários;

Concluindo. . . � O usuário é a parte mais importante. � Informações mais freqüentes devem estar localizadas à direita e na parte superior. � Avaliar os pedidos de alteração ou de criação de novos formulários. � Informações repetitivas devem ser préimpressas;

Concluindo. . . � Usando siglas e abreviações, explique o significado.