UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA UNI NORTE MSc Yamilee

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA UNI- NORTE MSc. Yamilee Benavides Talavera 4 M 1 SISTEMAS

REINGENIERIA Se utilizan diferentes recursos tales como: Reorganización Delegación Motivación Creatividad Principios Bases: Cuestionarse las ideas existentes, métodos y procesos. de Organizar el funcionamiento de la entidad alrededor los procesos que brinda.

TIPOS DE REINGENIERIA Reingeniería de los Procesos Reinventar los procesos de acuerdo a los recursos con que cuenta la empresa, tomando en cuenta la tecnología disponible, para lograr los resultados que satisfagan al cliente. Reingeniería Organizacional Se destacan dos tipos de estructuras: a. Estructuras ligadas a los procesos dirigida a los resultados (tareas, responsabilidades), b. Las estructuras de coordinación, que sirven para integrar las diferentes unidades y hacer funcionar la estructura. Con el objetivo de organizar la empresa para que sea más racional y eficaz. Reingeniería Humana Reingeniería Legal Crea mecanismo con el objetivo de asegurar la readaptación del perfil humano y la entidad en línea con los cambios de la reingeniería. Se hace un proceso de revisión y adaptación del personal, para el cual debe de haber un auto aprendizaje. Anticipa a la empresa de las dificultades, analiza las situaciones estratégicas en que se encuentra la empresa, realiza una permanente auditoría y vigilancia jurídica. Aporta a la toma de decisiones dentro de la

Reingeniería: �Método de gestión, cuyo objetivo es organizar la empresa y crear reglas de funcionamiento cuestionando las ya existentes. Donde el RRHH es indispensable para implementar procesos. Factores claves: 1. El Sentido Común (lógica) 2. La Coherencia (Relación, adaptación , conexión, vínculo) Su Objetivo Permanente: v La Satisfacción del cliente al menor costo. Su Frente de acción: Preocuparse únicamente de lo esencial: EL ÉXITO de la Empresa.

CONTENIDO 10 Pasos para el Rediseño de un Proceso (Reingeniería Local) 1. 2. Elegir el proceso a rediseñar. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso. 3. Relevar Situación Actual 4. Escribir un Diagrama de flujo del Proceso Actual (Plano, Bosquejo) 5. Rediseñar el Proceso 6. Identificar las Variables Críticas de Proceso y los Puntos de Control. 7. Asignar Responsabilidades 8. Elegir Indicadores de Gestión (Guías, orientadores) 9. Escribir Procedimiento (Forma o manera de hacer las cosas) 10. Implementar y Evaluar (Llevarlo a cabo)

1. Elegir el proceso a rediseñar. �Es decir, se trata de identificar aquel proceso cuya mejora (debido a su desempeño actual) afectará de manera significativa las actividades del área o de la compañía. Ej: Área de la empresa donde hay problemas (Gerencia, RRHH, Finanzas, etc).

2. Identificar los Resultados Deseados (requeridos) para ese proceso. �El equipo que trabaje en la reingeniería del proceso debe responder la siguiente pregunta: ¿Qué debería suceder para que estemos de acuerdo en que el proceso está funcionando de manera óptima? Es decir que resultados van a obtener al momento de aplicar la reingeniería. �Se trata de hacerse una imagen mental del resultado que se pretende alcanzar: ¿Es este el resultado queremos

3. Relevar Situación Actual �Recolectar la mayor cantidad de evidencia objetiva (datos) e indicadores que proporcionen una imagen clara del desempeño actual del proceso. �Consultar a nuestros clientes cuales deben ser las mejoras implementadas por la empresa para darle un servicio de calidad. Es decir tener valoraciones objetivas de porqué lo estoy haciendo o lo voy a hacer.

4. Escribir un Diagrama de flujo del Proceso Actual Paso a paso, sin omitir nada importante, hacer el flujograma de cómo funciona el proceso actual. Para ello conviene tener presente algunas preguntas claves, entre ellas: (Es la foto de los procesos de la empresa como funcionaba) � � � ¿Qué es lo primero que ocurre? ¿Qué es lo siguiente que ocurre? ¿Qué es lo último que ocurre? ¿De dónde viene el (Servicio o Material)? ¿Cómo el (Servicio, Material, Información) llega al proceso? ¿Quién toma las decisiones (si se necesita)? ¿Qué pasa si la decisión es “Sí”? ¿Qué pasa si la decisión es “No”? ¿A dónde va el (Producto, Servicio, Información) de esta operación? ¿Qué revisiones / verificaciones se realizan en el “producto” en cada parte del proceso? ¿Qué pasa si la revisión / verificación no cumple con los requisitos?

5. Rediseñar el Proceso �Una vez que se tiene la foto actual de cómo opera el proceso (situación actual), se trata de diferenciarla condición requerida a fin de identificar los GAPS (brechas) que pudieran presentarse. �Es en esta etapa donde conviene preguntarse ¿por qué las cosas se hacen de esa forma y si existe alguna forma más efectiva de hacerlas. ?

5. Rediseñar el Proceso Aquí también conviene responderse algunas preguntas disparadoras de la reflexión, entre las más importantes: � ¿Para qué se hace realmente esta tarea? � ¿Por qué la actividad es necesaria? � ¿Qué otra cosa se podría o se debería hacer? � ¿Dónde se lleva a cabo? � ¿Por qué se lleva a cabo en ese lugar en particular? � ¿Cuándo se hace? � ¿Por qué se hace en ese momento en particular? � ¿Cuándo se podría o debería hacer? � ¿Quién lo hace? � ¿Por qué lo hace esa persona? � ¿Quién más podría o debería hacerlo? � ¿Cómo se hace? � ¿De qué otra forma se podría o debería hacer?

6. Identificar las Variables Críticas de Proceso y los Puntos de Control. �Rediseñado el proceso se trata de identificar aquellos “aspectos importantes” que son el alma del proceso y se sabe que si están bajo control, hay muchas probabilidades de que todo salga bien. Nota: Se puede invertir el paso haciendo primero este y luego el rediseño. Dependerá del grado de claridad que exista en el equipo de trabajo con relación a la condición requerida y a las características propias del proceso.

7. Asignar Responsabilidades �Si aùn no se hizo, este es el momento de clarificar explícitamente las responsabilidades entorno a la ejecución (implementación) correcta del proceso. Se trata de poner por escrito, Quién es responsable de Qué y Cuándo. ?

8. Elegir Indicadores de Gestión �De los puntos que le aparecen en el proceso sobre control y asociados con el proceso. Entre ellos conviene elegir alguno que sirva como Indicador (guía) de Gestión para alimentar el Tablero de Comando de la Gerencia y mediante el cual se chequeará regularmente la actividad del sector en estudio.

9. Escribir Procedimiento �En caso de ser necesario y a los fines no de burocratizar, sino de clarificar la implementación y facilitar la trasmisión horizontal de conocimientos, convendrá poner por escrito un procedimiento que refleje la forma en la que el proceso comenzará a desarrollarse.

10. Implementar y Evaluar �Una vez completado los pasos anteriores es el momento de poner en marcha la nueva forma de trabajo. El equipo debe acordar un plazo adecuado de seguimiento para volver a evaluar la efectividad de las decisiones tomadas respecto al proceso. Un plazo adecuado puede ser de 30 días para que se junte suficientes evidencias del desempeño del proceso como para poder chequear su efectividad.

�LA REINGENIERÍA: En un ambiente de cambio y flexibilidad, es claramente imposible contratar personas que crean que todo lo saben, lo que no es posible ya que la educación continua durante toda la vida del oficio pasa a ser la norma de una empresa rediseñada.

� El ascenso a un nuevo empleo no lo es todo. Al rediseñar, la distinción entre ascenso y desempeño se traza firmemente. El ascenso a un nuevo puesto dentro de una empresa es una función de habilidad. Es un cambio, no una recompensa. � La reingeniería conlleva un importante cambio en la cultura de la organización, exige que los empleados asuman el compromiso de trabajar para sus clientes, no para sus jefes. Cambiar los valores es parte tan importante de la reingeniería como cambiar los procesos. � Cuando una compañía se rediseña, procesos que eran complejos se vuelven simples, pero puestos que eran simples se vuelven complejos. La reingeniería al transformar los procesos, libera tiempos de los gerentes para que éstos ayuden a los empleados a realizar un trabajo más valioso y más exigente.

�Las Estructuras organizacionales cambian: de jerarquía a planas. Es decir están más en contacto con los clientes. �Los ejecutivos cambian: de anotadores de tantos a líderes. �En un ambiente rediseñado, el honrado desempeño del trabajo depende mucho más de las actitudes y los esfuerzos de los trabajadores facultados que de actos de gerentes funcionales orientados a tareas. Por consiguiente, los ejecutivos tienen que ser líderes capaces de influir y reforzar los valores y las creencias de los empleados con sus palabras y sus hechos.

Trabajo Asignado: �De manera INDIVIDUAL, realice un proceso de reingeniería en una empresa, organización e institución X, tomando como base los 10 pasos para realizar reingeniería. Para entregar el día de hoy, día único. Valor 10 pts.