UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL PEREIRA DIFERENCIAS ENTRE LOS PROCESOS

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL PEREIRA DIFERENCIAS ENTRE LOS PROCESOS DE: REGISTRO CALIFICADO - ACREDITACIÓN Y SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

QUÉ PROCESOS DESARROLLA LA UNIVERSIDAD? 1. Condiciones Mínimas de Calidad: conducente a la obtención del Registro calificado. 2. Autoevaluación: Conducente a la Acreditación de los programas académicos y de la Institución. 3. Implementación del Sistema de Gestión de Calidad: Conducente a la Certificación a través de la Norma ISO 9001 versión 2000

CARÁCTER Y TEMPORALIDAD DE LOS PROCESOS 1. Condiciones Mínimas de Calidad: • Carácter: Obligatorio • Temporalidad: Se otorga por 7 años 2. Autoevaluación con fines de acreditación: • Carácter: Voluntario • Temporalidad: Entre 1 y 7 años 3. Implementación del Sistema de Gestión de Calidad: • Carácter: Voluntario • Temporalidad: Tres (3) años con visitas de seguimiento cada seis meses.

QUÉ SON LAS CONDICIONES MÍNIMAS DE CALIDAD? Son una serie de aspectos e indicadores que el Gobierno nacional evalúa en las instituciones de Educación Superior con el propósito de velar por una mejor formación profesional

QUE EVALÚAN LAS CONDICIONES MÍNIMAS DE CALIDAD 1. Denominación Académica del programa 2. Justificación del programa 3. Aspectos curriculares 4. Organización de las actividades de formación por créditos académicos 5. Formación investigativa 6. Proyección social 7. Selección y evaluación de estudiantes 8. Personal académico

Continúa… 9. Medios educativos 10. Infraestructura 11. Estructura académico administrativa 12. Autoevaluación 13. Políticas y estrategias seguimiento a egresados 14. Bienestar Universitario 15. Recursos financieros – de

QUÉ ES EL REGISTRO CALIFICADO? Corresponde a un número de 21 dígitos asignados a un programa académico el cual certifica que éste cumple con las normas mínimas de Calidad exigidas por el gobierno a través del Ministerio el cual se otorga por un período de 7 años.

EN QUÉ CASOS SE SOLICITA EL REGISTRO CALIFICADO? - Creación de nuevos programas de pregrado. - Solicitud de registro para programas en funcionamiento para continuar ofertándolos. - Es el paso inicial para iniciar el proceso de acreditación.

QUÉ PROGRAMAS CUENTAN CON REGISTRO CALIFICADO? • • • • Actualmente la Seccional cuenta con 14 programas con registro calificado: Ingeniería de Ambiental (Renovación registro) Ingeniería Financiera Ingeniería Comercial Ingeniería Civil (Renovación registro) Ingeniería de Sistemas (Renovación registro) Enfermería Microbiología Derecho Trabajo Social Sociología (no ha iniciado su apertura) Economía Contaduría Pública Administración de Empresas Administración turística y hotelera (no ha iniciado su apertura)

QUÉ ES LA AUTOEVALUACIÒN? Es un proceso de diagnóstico objetivo interno y externo para el mejoramiento continuo y permanente en cada programa académico y en la institución misma conducente a la acreditación.

QUÉ ES LA ACREDITACIÓN Acto de reconocimiento público que hace el Gobierno a través del Ministerio de Educación Nacional a las Instituciones de Educación Superior que imparten una educación condiciones máximas de calidad en sus programas académicos de pregrado y posgrado. Existen dos tipos de acreditación: Institucional y de programas.

FACTORES DE ANÁLISIS EN LA ACREDITACIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 6. Misión y Proyecto Institucional Estudiantes Profesores Procesos académicos Bienestar institucional Organización, administración y gestión 7. Egresados e impacto sobre el medio 8. Recursos Físicos y financieros

QUÉ SON LOS PARES ACADÉMICOS Y CUAL ES SU FUNCIÓN Son académicos de alta cualificación (doctores, magíster) designados por el gobierno nacional para evaluar un programa o una institución. FUNCIONES: • Revisar la documentación enviada por las instituciones • Solicitar complementación de la información en caso de ser requerida • Verificación de la información a través de visita personal a las instituciones. • Rendir concepto favorable o desfavorable a la autoridad nacional responsable.

CARACTERISTICAS DE LOS PROCESOS DE ACREDITACIÓN: 1. Tiene carácter temporal (entre 1 y 7 años) 2. Es de carácter voluntario 3. Mantiene la naturaleza eminentemente académica del proceso evaluativo. 4. Se acreditan programas académicos e instituciones.

CONDICIONES MÍNIMAS DE CALIDAD Y SU RELACIÓN CON LA ACREDITACIÓN • • • Las Condiciones son requisitos mínimos; la acreditación se refiere a altos niveles de calidad. El registro calificado es obligatorio; la acreditación es voluntaria. La falta de registro calificado implica la no prestación del servicio; la falta de acreditación no tiene efectos sancionatorios. El registro calificado debe obtenerse antes de iniciar un programa; la acreditación solo puede realizarse cuando el programa académico ya tiene promociones de egresados. No obstante: LAS CONDICIONES MÍNIMAS SON LA BASE PARA CONSTRUIR ALTOS NIVELES DE CALIDAD Y LLEGAR A LA ACREDITACIÓN.

REGISTRO CALIFICADO Obligatorio MÍNIMA CALIDAD CARÁCTER ACREDITACIÓN Voluntario MÁXIMA CALIDAD

QUÉ ES NORMA ISO, CALIDAD Y CERTIFICACIÓN? • NORMA ISO? : Organización Internacional de normalización. • Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. • Certificación: Constancia de que una organización cumple con las especificaciones de calidad reglamentada.

OBJETIVO Implementar para todos los procesos Administrativos de la Universidad un Sistema de Gestión de Calidad basado en un modelo estándar reconocido (ISO 9001 Versión 2008), que permita entregar a nuestros Usuarios de manera consistente, productos y servicios de acuerdo con sus necesidades y expectativas.

POLÍTICA DE CALIDAD • Es compromiso de la Presidencia Nacional de la Universidad Libre y todos sus colaboradores, lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, respondiendo a sus solicitudes de manera oportuna, eficaz, con actitud de servicio y cumpliendo con los requisitos técnicos, legales y reglamentarios de los servicios que brindan sus unidades administrativas de: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión de Admisiones y Registro, Bienestar Universitario y Gestión de la Biblioteca, asegurando el mejoramiento continuo en el desempeño de sus procesos.

OBJETIVOS DE CALIDAD A. Lograr que la percepción de la satisfacción por parte de los usuarios sobre la calidad de los servicios prestados por los procesos administrativos estén como mínimo, sobre un 80% a partir del año 2010. B. Atender en un 80%, los servicios solicitados de conformidad a los acuerdos de servicios establecidos. C. Mejorar en mínimo el 20% la gestión de atención de quejas respecto de la medición del semestre anterior. D. Mejorar en un 3% el resultado de los indicadores que cumplieron las metas de eficacia definidas para los procesos, respecto al comportamiento del semestre anterior.

UNIVERSIDAD LIBRE: MAPA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS MACRO PROCESOS CLAVE MACRO PROCESOS DE SOPORTE GESTION DE LA DIRECCION GESTION DE ADMISIONES Y REGISTROS GESTION FINANCIER A BIENESTAR UNIVERSITARIO GESTION HUMANA GESTION DE AUDITORIA INTERNA ADMINISTRACION DE LA CALIDAD GESTION DE LA BIBLIOTECA GESTION INFORMATICA GESTION DE SERVICIOS GENERALES GESTION DE ADQUISICIONES Y SUMINISTROS CLIENTE MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS

P Caracterización de procesos Revisión Gerencial Control del Servicio No Conforme: MANUAL DE CALIDAD Seguimiento a Quejas Calificación del SS Encuestas Grupos focales Indicadores H Reuniones de Comité de calidad Observatorio Seccional de Calidad www. unilibrepereira. edu. co/ftp/index. html Acciones Correctivas V Control de Documentos y Registros Auditorias Internas de Calidad Acciones Preventivas Acuerdos De Servicio Mapas de Riesgo SATISFACCIÓN DE NECESIDADES DE LOS USUARIOS A

AUDITORIA EXTERNA (HALLAZGOS) NO CONFORMIDADES PLANES DE ACCIÓN OBSERVACIONES RECERTIFICACIÓN ISO 9001: 2008 AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCESOS

RECEPCIÓN DE QUEJAS O SUGERENCIAS POR LA WEB y A TRAVÉS DE BUZONES 1. Se puede acceder a través de la página Web: www. unilibrepereira. edu. co a través del link Servicios / Recepción de quejas. 2. A través de los Buzones de sugerencia ubicados en diferentes sitios de la Universidad.

Ubicación Buzón de quejas Oficina de Registro y Control Bienestar Universitario (Centro y Belmonte) Sindicatura Crédito y Cartera Biblioteca (Centro y Belmonte) Sistemas (Centro y Belmonte) Decanaturas (4) Consultorio Jurídico Jefatura de Personal

Hay que tener en cuenta que para darle trámite a una queja o una calificación de servicio se debe identificar el usuario y presentar la queja en los formatos ubicados en estos buzones. S O M I N O N A R I B I C E R E S NO

NO SE RECIBIRAN ANONIMOS

Procedimientos administrativos certificados con el Sistema de Gestión de Calidad PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN PROCEDIMIENTOS – INSTRUCTIVOS Y GUIAS 1. Procedimiento para la planeación (PIDI) 2. Revisión Gerencial 2 ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Control de Documentos Control de Registros Auditorias internas de calidad Acciones correctivas Acciones Preventivas Control del servicio no conforme Satisfacción del usuario 7 GESTIÓN FINANCIERA 1. 2. 3. 4. Presupuestos Tesorería (pagaduría) Cartera Contabilidad 4 GESTIÓN DE BIBLIOTECA • • • 1. 2. GESTIÓN DE INFORMÁTICA 1. Servicio al Publico Análisis Bibliográfico: Clasificación y catalogación Desarrollo de Colecciones (2): Solicitud del material bibliográfico y mantenimiento y restauración del material bibliográfico 4 Implantación de tecnologías de información Administración y soporte de tecnologías de información (: Admón, soporte y mantenimiento de equipos de computo de telecomunicaciones y software de oficina - Admón, Soporte, sistemas operativos y manejadores de BD y Sistemas de Información Guía sobre copia de seguridad Admón. Salas didácticas computo Manual Página Web Audiovisuales 6

Procedimientos administrativos certificados con el Sistema de Gestión de Calidad PROCESO PROCEDIMIENTOS 1. Admisiones Formatos * PE-GR-01 -P-01 -F-01 Formulario de Inscripción (RF) * Resultado de Entrevista * PE-GR-01 -P-01 -F-02 Formulario de entrevista *PE-GR-01 -P-01 -F-03 Requisitos pendientes de matrícula 2. Matrículas * PE-GR-02 -P-01 -F-03 Modificación Registro Acad. * Acta de matrícula GESTIÓN ADMISIONES Y REGISTROS 3. Registro y control de notas PE-GR-03 -P-01 -F 01 Registro Académico PE-GR-03 -P-01 -F 02 Trazabilidad préstamo de documentos Listado de docentes pendientes para entregar notas Listado de Notas PE-GR-03 -P-01 -F 03 Trazabilidad solicitudes de validación PE-GR-03 -P-01 -F 04 Solicitud constancias o certificados PE-GR-03 -P-01 -F 05 Solicitud Fecha de Graduación PE-GR-03 -P-01 -F 06 Trazabilidad solicitudes de Reintegros PE-GR-03 -P-01 -F 07 Control Académico Programas de Posgrados PE-GR-03 -P-01 -F 08 Paz y salvo de documentación y requisitos de grado para Especialización PE-GR-03 -P-01 -F 09 Paz y salvo de documentación y requisitos de grado para Pregrado PE-GR-03 -P-01 -F 10 Solicitud Fecha de Graduación Especializaciones

Procedimientos administrativos certificados con el Sistema de Gestión de Calidad PROCESO PROCEDIMIENTOS 1. 2. 3. PROCEDIMIENTOS – INSTRUCTIVOS Y GUIAS 6 4. 5. 6. Vinculación administrativa Instructivo de inducción Instructivo Elaboración de Contratos civiles por prestación de servicios administrativos y académicos Procedimiento Desarrollo Humano Compensación y salarios Instructivo de salud ocupacional BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Área de Salud – Desarrollo Humano – Recreación y Deporte Área de la cultura – Promoción Socioeconómica Instructivo Oficina de Egresados 6 GESTIÓN AUDITORIA INTERNA 1. Procedimiento de auditoria Interna GESTIÓN HUMANA DE 1 GESTIÓN ADQUISICIONES Y SUMINISTROS 1. 2. 3. 4. 5. Compras Comité de compras Entrada a almacén Selección de Proveedores Revaluación proveedores 5 GESTIÓN SERVICIOS GENERALES 1. 2. 3. Mantenimiento Correspondencia Seguridad 3 TOTAL DE 42

COMO SE INTERRELACIONA LA NORMA ISO CON LOS PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD? El Sistema de Gestión de la Calidad en principio está inmerso en los procesos administrativos para que en el CP, MP y Largo Plazo, lo que permite a la institución certificar sus procesos mediante la Norma ISO 9001: 2008, Proceso que va de la mano con requerimientos hechos por el Ministerio sobre la obtención del registro calificado para los programas tanto de pregrado como de posgrado y el proceso Autoevaluación con fines de acreditación y autorregulaciòn de los programas educativos que ofrece la Universidad con el fin de lograr un reposicionamiento interno y externo.

INSTRUCTIVOS Y FORMATOS PROCESOS ACADÉMICOS UNIFICADOS EN LA SECCIONAL ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL SGC – AUN NO SE ENCUENTRAN INCLUIDOS DENTRO DEL SGC A NIVEL NACIONAL PROCESO DECANATURAS PROCEDIMIENTOS FORMATOS 1. Validaciones 1. 2. Homologaciones 1. Formato estudio de Homologación asignatura 2. Formato Resultado de Homologación 3. Examen supletorio Formato solicitud examen supletorio o diferido 4. Curso de Nivelación 1. 2. 3. 5. Segundo Calificador Formato solicitud segundo calificador 6. Habilitaciones Solicitud examen de habilitación 7. Convocatoria Docente Formatos (Acta, cronograma, aviso periódico, aviso página web, radicación hoja de vida, radicación trabajos temáticos, valoración entrevista y trabajo temático y valoración hojas de vida) 8. Reintegros Solicitud de Reintegro (21 Instructivos) 9. Comité académica de Formulario de validación Inscripción Curso de nivelación Matricula curso de nivelación Planilla de calificaciones definitivas Unidad 10. Traslado Formato solicitud de traslado 11. Transferencia Formato solicitud de transferencia

INSTRUCTIVOS Y FORMATOS PROCESOS ACADÉMICOS UNIFICADOS EN LA SECCIONAL ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL SGC – AUN NO SE ENCUENTRAN INCLUIDOS DENTRO DEL SGC A NIVEL NACIONAL PROCESO PROCEDIMIENTOS FORMATOS 12. Corrección de notas Solicitud corrección de notas 13. Instructivo para reporte de información al MEN DECANATURAS 14. Seminarios de grado Formato Inscripción de semanario 15. 1. Formato nómina año 2012 2. Novedades docentes Programación académica (horarios y nómina) 16. Evaluación docente 1. 2. 17. Preparatorios 1. Solicitud examen preparatorio 18. Instructivo matrículas de honor y mención de honor 1. 19. Instructivo de grados y radicación de títulos 1. 2. Solicitud Fecha de graduación Solicitud de actas y diplomas 20. Instructivo para tramitar derechos de petición 1. Trazabilidad Derechos de petición (21 Instructivos) 21. Instructivo para realizar nacionales e internacionales pasantías Instrumentos evaluación docente Formato de entrega de documentación académica Resolución

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PROCESOS ACADÉMICOS UNIFICADOS EN LA SECCIONAL ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL SGC – AUN NO SE ENCUENTRAN INCLUIDOS DENTRO DEL SGC A NIVEL NACIONAL PROCESO INVESTIGACION ES CONSULTORIOS PROCEDIMIENTOS 1. SUBPROCESO: INVESTIGACIÓN FORMATIVA Procedimiento Trabajo de grado asesorado 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 2. SUBPROCESO: INVESTIGACIÓN APLICADA 2. 1 Procedimiento trabajo de grado Institucional 1. 2. 3. PROMOCIÓN Y MERCADEO Inscripción tema trabajo de grado Evaluación anteproyecto Resolución asignación asesor Resolución asignación Jurado Evaluación trabajo de grado Acta de sustentación Paz y salvo Evaluación trabajo de investigación Registro sistemático de investigaciones Resolución trabajo de grado 2. 2 Procedimiento de semilleros Inscripción semilleros de investigación 3. SUBPROCESO: DIVULGACIÓN Y PUBLICACIÓN DE INVESTIGACIÓN 3. 1 Procedimiento Publicaciones 1. Formato de seguimiento edición de texto 2. Contrato de Derecho de Autor 3. 2 Procedimiento registro en COLCIENCIAS Virtual Procedimiento de Consultorio Empresarial 1. 2. 3. 4. 5. Procedimiento de Consultorio Jurídico POSGRADOS FORMATOS Formato único de inscripción Requisitos práctica Relación de horas y actividades desarrolladas Evaluación de desempeño Seguimiento a las prácticas En Proceso Control de Registros 1. Procedimiento de posgrados 2. Instructivo funcional de posgrados 1. Procedimiento de promoción y mercadeo 1. 2. 3. Formatos de solicitud pieza publicitaria Formato aprobación pieza publicitaria Formato publicación de eventos página Web

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PROCESOS ACADÉMICOS UNIFICADOS EN LA SECCIONAL ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL SGC – AUN NO SE ENCUENTRAN INCLUIDOS DENTRO DEL SGC A NIVEL NACIONAL PROCESO FORMATOS Formato Cambio de Jornada Formato Deserción estudiantil Formatos Monitorias: cronograma de actividades, convocatoria monitorías, Inscripción monitorias, relación inscritos, verificación requisitos, formato de preselección, relación seleccionados, reparto monitorías por dependencia, evaluación concurso área, Evaluación, programa de capacitación. Decanaturas Formatos Tutorías: Flujograma, TUL 1 -9, cronograma de implementación, entrevista, inicial, registro tutor, solicitud apoyo tutorial, seguimiento individual y grupal, presentación informes Trimestrales, encuesta de satisfacción tutorial. Formulario de solicitud de beca Formato Nacional de Programas analíticos Formato programación exámenes de Derecho

!!!LA CALIDAD UN COMPROMISO INSTITUCIONAL!!!