UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES EL EFECTIVO

EL EFECTIVO “Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria aceptación dentro del Territorio Nacional, así como los depósitos a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa”.

Propiedades Básicas del Efectivo Disponibilidad Inmediata. Ninguna Limitación para su utilización.

Partidas que Integran el Efectivo Dinero en efectivo en Moneda Nacional. Monedas extranjeras. Giros Postales, Telegráficos o bancarios. Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro. Oro en Barra y/o Amonedado. Cheques de Gerencia, de Viajeros. Cheques Devueltos por Errores de Forma. Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

No Aceptados como Efectivo Cheques con Fecha Adelantada. Cheques devueltos por falta de fondo. Vales de cajas o adelantos a empleados Depósitos para la creación de fondos. Depósitos en Bancos Intervenidos. Depósitos en un banco extranjero que de alguna forma establezca restricciones Depósitos sujetos algún tipo de restricción (plazo fijo) Estampillas Postales

La Cuenta “Caja” “Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura”.

La Cuenta “Banco” El nombre de la cuenta “Banco” representa la institución en la cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento que lo necesitamos. Estas cuentas pueden ser: * Cuenta de Ahorro. * Cuenta Corriente.

Documentos para Llevar un control adecuado del efectivo Planillas de depósito. Estado de Cuenta Bancario. Tarjetas de Firmas. Cheques.

Fondo de Caja Chica “Es una cuenta que crea la empresa a través de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero en efectivo, cuyo objeto es cancelar PAGOS MENORES, estableciendo previamente su monto”.

Normas para llevar un buen control interno del efectivo Segregación adecuada de las funciones. Aprobación por parte del gerente general las correspondiente firmas autorizadas para girar cuentas bancarias. Controles adecuados sobre entregas diarias de dinero mediante recibos. Depósitos integro e inmediato de la cobranza de cheques nominativos a nombre de la empresa.

Normas para Llevar un buen control del efectivo Autorización previa de la salida de dinero y emisión de cheques nominativos. Arqueo sorpresivo de los fondos. Revisión mensual de la conciliación bancaria. Valorización de los saldos en moneda extranjera

Procedimientos contables de la Caja Chica 1. - Creación de la Caja Chica Fecha CUENTA Y EXPLICACION Nov. xxx -x. CAJA CHICA BANCO Asiento de Creación de la Caja Chica REF DEBE HABER XXX

2. - REALIZACIÓN DE LOS PAGOS FECHA CONCEPTO NOV. XXX GASTOS DE VEHICULO BOLIVARES XXX ARTICULOS DE OFICINA XXX ARTICULOS DE LIMPIEZA XXX CANTV XXX CADELA XXX OTROS XXX TOTAL XXX

3. - Reembolso o Reposición de la Caja Chica Fecha CUENTA Y EXPLICACION Nov. xxx -x- REF DEBE GASTOS DE VEHICULO XXX CADELA XXX CANTV XXX ARTICULOS DE LIMPIEZA XXX BANCO PARA REPONER EL FONDO FIJO DE LA CAJA CHICA SEGÚN RELACIÓN DE COMPROBANTES HABER XXX

Arqueo de Caja Chica “ Consiste en una inspección de todos los fondos en poder de los custodios seleccionados en una fecha determinada”. Consideración: *Las personas que custodian deben estar presentes durante el arqueo. *En caso de no terminar el arqueo en el dia los fondos de valores deben guardarse *Regularizar los depósitos pendientes al dia siguiente. *Luego del arqueo debe comprobarse su debida contabilización

ARQUEO DE CAJA CHICA EMPRESA XXX AL XX-XX-XXX Saldo de Caja Chica Dinero en Efectivo: ______x 5. 000 = ______x 2. 000 = ______x 1. 000 = ______x 500 = Monedas = Total Dinero en Efectivo Facturas y Recibos Luz Agua Teléfono Articulos de Oficina Gastos de Limpieza Vales a Empleados Gastos Varios Total Facturas y Recibos Total Saldo de Caja Chica Más Efectivo: Facturas y Recibos TOTAL CAJA CHICA ________ V. B. Contador XXX XXX XXX XXX XXX XXXX ________ Firma del Cajero

Casos Especiales A. - SOBRANTE DE CAJA CHICA Fecha CUENTA Y EXPLICACION Nov. xxx -x- REF DEBE GASTOS DE VEHICULO XXX CADELA XXX CANTV XXX HABER BANCO XXX SOBRANTE DE CAJA CHICA XXX PARA REPONER EL FONDO DE CAJA CHICA SEGÚN RELACIÓN DE COMPROBANTES CON UN SOBRANTE

B. - FALTANTE DE CAJA CHICA Fecha CUENTA Y EXPLICACION Nov. xxx -x- REF DEBE GASTOS DE VEHICULO XXX CADELA XXX CANTV XXX CUENTA POR COBRAR CUSTODIO XXX BANCO PARA REPONER EL FONDO DE CAJA CHICA SEGÚN RELACIÓN DE COMPROBANTES CON UN FALTANTE HABER XXX

EJERCICIO La empresa “Ruvanz” C. A. , crea el 03 -07 -2003 una caja chica por Bs. 70. 000 para realizar pagos de Bs. 10. 000 o menos. El día 04 -07 -2003, cancela luz por Bs. 9. 900. El día 07 -07 -2003, se cancela el recibo de CANTV por Bs. 9. 000 El día 09 -07 -2003, cancela artículos de oficina por Bs. 9. 500. El día 10 -07 -2003, cancela facturas de gasolina por Bs. 9. 700 El dia 11 -07 -2003, cancela recibo por Bs. 8. 900 de articulos de aseo. El dia 21 -07 -2003, se le expide un vale a la secretaria por Bs. 10. 000 El día 25 -07 -2003, se paga una factura por arreglo de la máquina de escribir por Bs. 9. 500 Hay en efectivo Bs. 2. 500 Se pide Realizar los asientos necesarios

Solución: Fecha CUENTA Y EXPLICACION 2003 Julio 03 -x. CAJA CHICA BANCO Asiento de Creación de la Caja Chica para cancelar facturas a Bs. 10. 000 o menos REF DEBE HABER 70. 000

RELACIÓN DE DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA FECHA CONCEPTO BOLIVARES JULIO 04 LUZ 9. 900 JULIO 07 CANTV 9. 000 JULIO 09 ARTICULOS DE OFICINA 9. 500 JULIO 10 GASOLINA 9. 700 JULIO 11 ARTICULOS DE ASEO 8. 900 JULIO 21 VALE A EMPLEADA 10. 000 JULIO 25 REPARAC. MÁQUINA DE ESCRIBIR 9. 500 TOTAL 66. 500

Fecha CUENTA Y EXPLICACION 2003 Julio 30 -x- REF DEBE GASTOS GENERALES 66. 500 CUENTA POR COBRAR CUSTODIO 1. 000 BANCO PARA REGISTRAR EL REEMBOLSO DE CAJA CHICA SEGÚN CHEQUE N° 012365 Caja Chica Bs. 70. 000 Desenbolso Bs. 66. 500 Efectivo Bs. 3. 500 HABER 67. 500