UNIVERSIDAD AUTNOMA DEL ESTADO DE MXICO FACULTAD DE

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE APRENDIZAJE DISEÑO ORGANIZACIONAL Material didáctico UNIDAD I: Fundamentos del Diseño de las Organizaciones (5. 2 Sólo visión proyectable) Docente: Dra. en A. Guadalupe González García ggonzalezga@uaemex. mx Agosto 2015

ÍNDICE Mapa Curricular 3 Programa de estudios 4 Contenido temático de la U. A. 5 Objetivo general 6 Guion explicativo 7 Introducción al tema 8 Unidad I: Fundamentos del Diseño de las Organizaciones. 10 Conclusiones 40 Fuentes de Consulta 41

Unidad de Aprendizaje Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 1

Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 2

Contenido temático I. Fundamentos del diseño en las organizaciones II. Proceso de cambio y mejora continua en los diseños organizacionales III. Diseño estructural en las organizaciones. IV. Diseño procedimental en las organizaciones V. Impacto del diseño organizacional VI. La efectividad organizacional. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 3

Objetivo general Estudiar las diferentes estructuras de pensamiento para el diseño y desarrollo de las organizaciones actuales, así como el manejo y aplicación de estas concepciones en casos de estudio concretos. (Programa de estudios por competencia, actualización 2011) Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 4

Guion Explicativo Este material busca presentar las bases del diseño organizacional para que el alumno comprenda su importancia en términos de las implicaciones esenciales en la capacidad de las organizaciones para enfrentar contingencias y lograr una ventaja competitiva sustentable. Orientará a diferenciar las organizaciones de otras formas sociales, además de distinguir entre diseño y estructura organizacionales. Se recomienda el empleo del presente material, para coadyuvar al logro de los objetivos y el propósito general de la Unidad de Aprendizaje. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 5

Introducción a la Unidad I Fundamentos del Diseño en las Organizaciones. Elegir entre innumerables alternativas de marcos laborales de puestos y departamentos en una decisión difícil. Ésta da lugar a la estructura organizacional, por lo que es un proceso que debe ser llevado a cabo por el administrador para conducir a las organizaciones en el continuo cambio de escenarios competitivos, tecnológicos y ambientales. Tener claros los fundamentos básicos del diseño, coadyuvará a que el alumno realice propuestas de cambio propositivas, analizadas y fundamentadas. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 6

PARA REFLEXIONAR Richard L. Daft (2015), reconocido profesor y especialista de diseño organizacional de la Universidad Vanderbilt en Estados Unidos, propone cuestionarnos sobre las siguientes posturas: El rol principal de los gerentes en las organizaciones de negocios es lograr la máxima eficiencia. Los gerentes deben utilizar el proceso más objetivo y racional que sea posible cuando toman una decisión. Si las prácticas de administración y las técnicas de coordinación dan resultado para una empresa en su país de origen, tal vez también tendrán éxito en las divisiones inter-nacionales de la empresa. Cierta cantidad de conflicto es buena para una organización. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 7

Conceptos Los esfuerzos en el Diseño Organizacional (Di. O) crean estructuras de tareas, autoridad y relaciones interpersonales que canalizados al comportamiento de los individuos y grupos orientan un mejor desempeño (Gibson, 2013). Se refiere a toda la estructura organizacional, que es el patrón formal de actividades e interrelaciones entre las distintas subunidades de la organización. El papel del Di. O radica en que la principal responsabilidad de la alta dirección es determinar las metas de la organización, la estrategia y el diseño mismo, de manera que se adapte la organización a un entorno cambiante. De manera que, el diseño organizacional se utiliza para implementar los objetivos y la estrategia, como también el éxito en la organización(Daft, 2015). En un sentido literal se refiere a la construcción de la organización en su entorno y en otro sentido, se refiere al diseño en sentido metafórico, como la estructura que desarrollan las organizaciones. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 8

Fundamentos El Diseño Organizacional (Di. O) es el proceso de elegir e implementar estructuras que ordenen de la mejor manera posible los recursos para servir a la misión y propósitos de las organizaciones. Los Di. Os burocráticos o mecanicistas son de naturaleza vertical y funcionan mejor en tareas rutinarias y predecibles. Los Di. Os adaptativos u orgánicos son de naturaleza horizontal y funcionan mejor en condiciones que requieren cambio y flexibilidad. (Schermerhorn, 2010) Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 9

Finalidad El Di. O permite lograr una determinada disposición de los recursos de la organización, Facilita la realización de las actividades y Asegura la coordinación de su funcionamiento. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 10

Conversación Dos mujeres de negocios, antiguas compañeras de la universidad, están platicando acerca de sus empleos y su trayectoria profesional durante la comida. Tú alcanzas a oír que una le dice a la otra: “Yo trabajo para una gran corporación. Es una empresa con un estilo burocrático y autoritario, sin embargo, también debo decir que es muy exitosa. Me gusta trabajar allí. ” Su amiga hizo un comentario un tanto distinto. Señaló: “Bueno, a mi no me gustaría trabajar allí para nada. En mi organización las cosas son muy flexibles y las estructuras son libres. Tenemos mucha libertad y el enfoque en las operaciones es muchos más horizontal que vertical. Y también tenemos mucho éxito. ” Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 11

Ejercicio Después de escuchar la conversación, ¿cómo puedes explicar estas dos “historias de éxito” tan diferentes? Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 12

Contingencia del Diseño Organizacional No hay una forma que pueda considerarse la mejor para el diseño de procesos de trabajo. Es probable que la primera amiga trabaje para una organización con demandas rutinarias y conocidas del entorno, provocando una organización más vertical. Mientras que la segunda amiga trabaja para una organización que probablemente enfrenta retos inciertos en un ambiente dinámico. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 13

¿Qué es una ORGANIZACIÓN? v Es un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un propósito común. v Así, los miembros de la organización son capaces de lograr tareas que están más allá del alcance de una persona que actúe sola. v Entidad social orientada a la consecución de metas con base en un sistema coordinado y estructurado vinculado al entorno (Franklin, 2014). Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 14

El término organización (Franklin, 2014). q Como ente social. - Todas las empresas son organizaciones, pero no todas las organizaciones son empresas. q Como etapa del proceso administrativo. - Planeación, ORGANIZACIÓN, dirección y control. q Como actividad. - La responsabilidad de organizar la junta semanal es del gerente de Recursos Humanos. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 15

Las organizaciones y el individuo Aunque la idea del logro individual es muy marcada, es poco funcional no reconocer que el avance de la sociedad se sustenta, en parte, en la existencia de las organizaciones. Las organizaciones nacen de la necesidad humana de cooperar para obtener fines personales, por nuestras limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 16

Las organizaciones como actores Nos hemos convertido en una sociedad organizacional: nacemos, vivimos y morimos en ellas. Antes que el poder, lo que caracteriza a las organizaciones es su orientación hacia el logro de metas y objetivos, ya sean el lucro, la educación, la religión, o el cuidado de la salud, entre otros. Las organizaciones alcanzan mayor eficacia y eficiencia mediante la acción concertada de los individuos y la cooperación. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 17

Persona y Organización Cuando llegamos a las organizaciones (como usuarios, clientes, estudiantes, empleados, socios, trabajadores, profesionistas, directivos. . . ) nos puede ser difícil adaptarnos y no siempre son lo que esperábamos. Los valores difieren y, por lo regular, cedemos, enfrentando un proceso de cambio que va de lo doloroso y frustrante hasta lo enriquecedor, alentador y retador. “Es más fácil que nos adaptemos al sitio, a que el sitio se adapte a nosotros” Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 18

Tipos de Organizaciones Organización con énfasis en la producción Fabrica cosas que la población consume. Organización con énfasis en las metas políticas. Asegura que la sociedad alcance las metas que son valiosas. Genera y distribuye poder dentro de la sociedad. Organización con énfasis en la integración. Sus propósitos son la solución de conflictos, la dirección de las motivaciones hacia el logro de las expectativas organizacionales y asegurar que las partes de la sociedad trabajen juntas. Organización con énfasis en el mantenimiento de patrones. Busca proporcionar continuidad social mediante actividades educativas, culturales y expresivas. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 19

Estructura y Diseño organizacional Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 20

Elementos del Diseño Organizacional División del Trabajo Departamentalización Tramo de control Autoridad Dinámica: realizar búsquedas en Internet que orienten la definición de los elementos. Discutir y asentar un concepto. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 21

División del Trabajo Proceso de dividir el trabajo en puestos relativamente especializados para lograr la ventaja de la especialización. Implica jerarquizar, o sea, disponer las funciones por orden de grado, rango o importancia. Departamentalización Proceso por el cual una organización se divide en forma estructural, combinando puestos en los departamentos de acuerdo con algunas características o bases compartidas. Agrupa funciones y actividades con base en su similitud. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 22

Tramo de Control Número de individuos que reportan a un administrador específico. Autoridad Proceso de distribución de autoridad en forma descendente en una organización. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 23

CONTEXTUALES ambiente tecnología Dimensiones estructurales y contextuales interactuantes del Di. O(Daft, 2015). ESTRUCTURALES Formalización Especialización Estandarización Jerarquía Complejidad Centralización Profesionalización Proporción de personal tamaño cultura estrategia Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 24

ESTRUCTURALES proporcionan etiquetas para distinguir características internas de una organización. Crean una base para medirlas y compararlas. o Formalización: documentación o Especialización: tareas y subdivisión o Estandarización: actividades similares de manera uniforme o Jerarquía: quien reporta a quien o Complejidad: número de actividades o subsistemas (vertical horizontal y espacial) o Centralización: nivel jerárquico para tomar decisiones o Profesionalización: nivel de educación formal y capacitación a empleados o Proporción de personal: Dedicación de la gente a varias funciones y departamentos Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 25

CONTEXTUALES caracterizan a toda la organización; su tamaño, tecnología, ambiente y metas Conjunto de elementos superpuestos bajo la estructura y procesos de trabajo § Tamaño es la magnitud o numero de personas § Tecnología es la naturaleza del subsistema de producción § Entorno es elemento fuera de los límites de la organización como el gobierno, clientes proveedores, comunidad etc. § Estrategia es la definición del propósito y ventajas competitiva. § Cultura son los valores, creencias y normas claves compartidas por los empleados Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 26

Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 27

*Modelo Mecánico Características Principios Ø Basado en Fayol y Weber, es de relevancia retomar los principios de: Las tareas se dividen en puestos altamente especializados, Ø Cada tarea se desempeña de acuerdo a un sistema de reglas. Ø Cada miembro es responsable del desempeño laboral con un solo administrador. Especialización. Unidad de dirección, Autoridad y responsabilidad, Cadenas. El éxito del Modelo Mecánico • Es altamente complejo ya que pone énfasis en la especialización de la mano de obra. • Es muy centralizado debido a su énfasis en la autoridad y responsabilidad. • Es altamente formalizado porque pone énfasis en la función como base para los departamentos. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 28

**Modelo Orgánico Características Es flexible para cambiar las demandas ambientales debido a que su diseño estimula una utilización del potencial humano. Se alienta a aprovechar toda la gama de motivación humana en el desempeño laboral enfatizando el crecimiento personal y la responsabilidad. Sus procesos son descentralizados y fluye la comunicación. El éxito del Modelo Orgánico • Proporciona a los individuos un sentido de valía personal y motivación. • Facilita la satisfacción, flexibilidad y desarrollo. • Es relativamente simple debido a su falta de énfasis en la especialización. • Señala claramente el alcance del puesto. • Es relativamente descentralizado debido a que pone énfasis en la delegación de autoridad. • Es relativamente informal debido a que pone énfasis en el producto y los clientes como base de los departamentos. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 29

Ejercicio • • Describe la estructura de tu organización en términos de las características que distinguen los diseños mecánico y orgánico. Si la estructura de tu organización cambiara para ser más mecánica u orgánica, ¿Cuál sería el efecto en los puestos, departamentos y delegación de autoridad? Analiza si el diseño de la organización es apropiado para su misión, dada su visión, clientes, proveedores y producto/servicio. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 30

La cooperación de las personas Mantener cierto grado de imprecisión en la organización, hace que la gente se ve obligada a cooperar para poder realizar sus tareas. Las personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajan mucho más efectivamente si conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan. La cooperación puede ser más productiva y menos costosa si se cuenta con una estructura organizacional. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 31

Estructura Organizacional La estructura organizacional puede definirse como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas” (Mintzberg, 1998). La estructura organizacional es el patrón de puestos y grupo de puestos en una organización. Lo vemos como una evidencia de la estructura y es una causa importante del comportamiento individual y grupal (Gibson, 2005). Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 32

Tipos de Estructuras Organizacionales LINEAL-STAFF. Es la estructura resultado LINEAL. Es la de la combinación de estructura más simple FUNCIONAL. Es la la organización lineal estructura en la que y más antigua. Está y la funcional para basada en la la función es el factor tratar de aumentar organización de los que dicta la forma en las ventajas y reducir antiguos ejércitos y que deben agruparse sus desventajas en la organización las actividades. formando la llamada eclesiástica medieval. organización jerárquica-consultiva. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 33

Campo de aplicación de la estructura lineal v La organización es pequeña y no requiere ejecutivos especialistas en tareas altamente técnicas. v Las tareas son estandarizadas, rutinarias y tienen pocas modificaciones. v La organización está iniciando su desarrollo. v La organización tiene vida corta y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace más importante que la calidad del mismo. v Se juzga más interesante invertir en consultoría y servicios externos, que establecer órganos internos de asesoría. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 34

Campo de aplicación de la estructura funcional v La organización por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. v En determinadas circunstancias, y sólo entonces, la organización delega durante un período determinado autoridad funcional a algún cargo especializado. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 35

Campo de aplicación de la estructura lineal-staff v v v Fusión de la estructura lineal con la estructura funcional, cada cargo responde ante un solo y único cargo superior; es el principio de la autoridad única. El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados y las secciones toman la decisión final. Aquel no puede obligar a los demás cargos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados. Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados. Separación entre cargos operacionales y de apoyo. La organización línea-staff representan un modelo de organización en el cual los cargos especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de sus actividades Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 36

Ejercicio Dado que la asesoría representa costos elevados, el personal de línea siempre se preocupa por los resultados financieros de la contribución del staff a las operaciones de la empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes e ideas para justificar su costo. Este conflicto puede ser dañino cuando provoca acciones negativas o de sabotaje, pero también puede ser muy útil. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 37

Elementos del Desempeño Organizacional EFICIENCIA: Mide el costo de los recursos asociados al logro de una meta. PRODUCTIVIDAD: Mide la cantidad y calidad del desempeño laboral, tomando en cuenta la utilización de los recursos. EFICACIA: Mide el resultado de una tarea o logro de una meta en función a lineamientos de calidad previamente establecidos Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 38

MATRIZ DE DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL (A) Eficaz pero no eficiente. - Se logran las metas pero se desperdician los recursos (B) Ni eficaz ni eficiente. - Las metas no se logran, los recursos se desperdician en el proceso. (C) Eficiente pero no eficaz. - No hay desperdicio de recursos, pero las metas no se logran. (D) Eficaz y eficiente. - Se logran las metas y los recursos se utilizan bien. Ejercicio. Elaborar una matriz Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 39

Conclusiones La estructura de la organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 40

Fuentes de consulta • Ballina, F. (2001). Teoría de la Administración. Un Enfoque Alternativo. México: Mc Graw Hill • Daft, Richard L. (2015). Teoría y diseño organizacional. 11 ed. México: CENGAGE Learning • Franklin, E. B. (2014). Organización de empresas. 4ª ed. México: : Mc Graw Hill • Gibson, J et al ((2013). Organizaciones, Comportamiento, estructura, procesos. México: Mc. Graw Hill • Munch, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México: Pearson • Schermerhorn, J. (2010) Administración. 2ª ed. España: Limusa Wiley • Vásquez-Párraga, A. (2006). Reseña de "Teoría y diseño organizacional" de Richard L. Daft. Panorama Socioeconómico, 24(32) 98 -99. Recuperado de http: //www. redalyc. org/articulo. oa? id=39903212 • http: //www. academia. edu/10195180/Teoria_y_Dise%C 3%B 1 o_Organizacional Dra. en A. Guadalupe González García Diapositiva 41