UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG PENGURUSAN FAIL

UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN KHAS INTEGRASI (PPKI) Disediakan Oleh Ropizalhazri Bin Ismail

TUJUAN PENGURUSAN FAIL n n n Menentukan sistem pengurusan fail yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan. Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.

PENGKELASAN FAIL Fail Rasmi - tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Pejabat. n Fail Kerja - tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas. n

JENIS FAIL n Fail Rasmi n Fail Kerja

FAIL RASMI n Kulit Fail Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara.

FAIL RASMI (sambungan) n Pengkodan - SMKKS/04/11/003 ( - JPNP/09/02/02 ( ) ) - JPN. SPSPK 02. 700 -1/3 ( ) - CEA 4089. 700 -1/3 ( )

FAIL RASMI (sambungan) n Pengkodan - CEA 4089. 700 – 04 / 03 ( ) Sekolah Kod Arkib Negara Pendidikan Khas Kurikulum Bilangan

FAIL RASMI (sambungan) 8

FAIL RASMI (sambungan) n Pengkodan Pendaftaran - Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup. CEA 4089…. -O 4 Pendidikan Khas 04/01 Pengurusan PPKI 04/03/01 04/02 Kurikulum 04/03 Hal Ehwal Murid 04/03/02 Pasukan Kelab dan Persatuan Badan Beruniform 04/04 Kokurikulum 04/03/03 Sukan dan Permainan/ 1 M 1 S

FAIL RASMI (sambungan) n Kandungan Fail Kertas Minit Surat Keluar Masuk - Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. - Minit kandungan surat dimasukkan difailkan di sebelah kiri. - Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

FAIL RASMI (sambungan) n Kertas Minit - penting bagi mencatat segala dokumen keluar masuk. - Minit kandungan surat yang diterima/ masuk ditulis menggunakan pen warna merah dan surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.

FAIL RASMI (sambungan) n Surat Masuk dan Keluar - Surat yang diterima / masuk dicop menggunakan warna merah. - Surat yang dihantar / keluar dicop menggunakan warna biru / hitam.

FAIL RASMI (sambungan) n Simpanan Fail - menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. - Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

FAIL RASMI (sambungan) n Menutup Fail - apabila jumlah bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm. - Fail hendaklah ditulis Tutup Pada XX/X/2010 Rujuk Jilid XX - Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX Contoh : CEA 4089. 700 -04/03 Jld. 2

FAIL RASMI (sambungan) n a. b. c. d. e. f. g. Fail Perlu Hidup - ada catatan keluar masuk surat / dokumen. - Contoh : DOKUMEN Surat mohon tubuh Pengakap PPKI Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Surat panggilan kursus Pengakap dari JPN Surat maklum hadir kursus dari sekolah Surat mohon kelulusan buat program sekolah Surat kelulusan program dari Pengetua STATUS Keluar Masuk Keluar Masuk BIL 1 2 3 4 5 6 7

FAIL KERJA n n n Kulit Fail - bebas. Simpanan Fail - dalam Bilik PPKI Pengkelasan Fail Pengurusan dan Pentadbiran PPKI Pengurusan Mesy/ PPKI Taklimat Akta/ Pekeliling Pengurusan Rekod Pengurusan Kewangan

FAIL KERJA (sambungan) n Kandungan Fail - Menggunakan kertas pembahagi Mengandungi maklumat seperti : * Carta Organisasi * Takwim / Perancangan Tahunan * Senarai Jawatankuasa * Perlembagaan * Surat-surat

FAIL KERJA (sambungan) n Pengkelasan Fail Kerja BIL 1 2 3 4 FAIL UTAMA Pengurusan dan Pentadbiran PPKI Kurikulum Hal Ehwal Murid Kokurikulum JUMLAH FAIL 7 11 5 4 27

FAIL KERJA (sambungan) 1. Pengurusan dan Pentadbiran BIL 1 2 FAIL DAN REKOD Pengurusan PPKI Mesyuarat / Taklimat NO ITEM 1. 1 Maklumat Am Program PPKI 1. 2 1. 3 1. 4 1. 5 Fail Meja Carta Organisasi PPKI Jawatankuasa PPKI Maklumat Kelas PPKI 1. 6 Takwim / Perancangan Tahunan 1. 7 Buku Panduan Pengurusan 1. 7 Perancangan Strategik PPKI 2. 1 Surat Panggilan Mesyuarat 2. 2 Minit Mesyuarat

FAIL KERJA (sambungan) 1. Pengurusan dan Pentadbiran BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM 3 Akta dan Surat Pekeliling 3. 1 Rujuk lampiran 4. 1 Rekod Pendaftaran Murid 4. 2 4. 3 4. 4 4. 5 4 Pengurusan Rekod 4. 6 4. 7 4. 8 4. 9 4. 10 4. 11 ITEM Rekod Kehadiran Murid Rekod Pergerakan Guru / PPM Rekod Guru Ganti Rekod Penggunaan Peralatan Rekod Laporan Guru Bertugas Rekod Pelawat Rekod Profil Murid (unit HEM) - Rekod Kesihatan - Rekod Pergigian Buku Stok/Inventori/Harta Modal Buku Tugasan Guru Buku Tugasan PPM

FAIL KERJA (sambungan) 1. Pengurusan dan Pentadbiran BIL 5 6 7 FAIL DAN REKOD Pengurusan Kewangan Perkembangan Staf Dokumentasi NO ITEM 5. 1 Perancangan Perbelanjaan Tahunan 5. 2 Penyata peruntukan PCG 5. 3 Rekod perbelanjaan 5. 4 Salinan Nota minta / Invois / Resit 6. 1 Kertas Kerja 6. 2 Laporan Aktiviti 7. 1 Kertas Kerja 7. 2 Laporan Aktiviti 7. 3 Post Mortem

FAIL KERJA (sambungan) 2. Kurikulum BIL 1 2 3 FAIL DAN REKOD KSSRPK/KSSMPK Jadual Waktu Pentaksiran / Penilaian NO ITEM 1. 1 Dokumen Standard Kurikulum (DSK) 1. 2 Dokumen Standard Prestasi (DSP) 1. 3 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 Sukatan Pelajaran Bermasalah Pembelajaran Jadual Waktu Induk Jadual Waktu Guru Jadual Waktu Kelas Jadual Tugasan PPM 3. 1 Jadual Pentaksiran / Penilaian 3. 2 Laporan Pentaksiran 3. 3 Pendaftaran Peperiksaan Awam

FAIL KERJA (sambungan) 2. Kurikulum BIL 4 5 6 7 FAIL DAN REKOD Bank Soalan Program Inklusif Rancangan Pengajaran Individu Pemantauan NO ITEM 4. 1 Bank Soalan / Senarai Semak 5. 1 Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga 5. 2 5. 3 Ujian Kelayakan Laporan Prestasi Murid 5. 4 Jawatankuasa Program Inklusif 5. 5 Jadual Waktu Guru Resos dan Arus Perdana berkaitan 5. 6 Senarai Nama Murid Inklusif 6. 1 Jawatankuasa RPI 6. 2 Dokumen RPI 7. 1 7. 2 Jadual pemantauan Guru Instrumen pencerapan 7. 3 Maklum balas pemantauan

FAIL KERJA (sambungan) 2. Kurikulum BIL 8 FAIL DAN REKOD Panitia Mata pelajaran / Komponen 10 LINUS 11 PBS NO ITEM 8. 1 Jawatankuasa Panitia 8. 2 Perancangan Program Panitia 8. 3 Minit Mesyuarat Panitia 8. 4 Kewangan Panitia 8. 5 Laporan Aktiviti Panitia 10. 1 Saringan 1 10. 2 Domain LINUS 11. 1 Dokumen PBS

FAIL KERJA (sambungan) 3. Hal Ehwal Murid BIL 1 2 FAIL DAN REKOD Peribadi Murid Data / Enrolmen (SMPK) NO ITEM 1. 1 Biodata (SMM), 1. 2 Surat Penempatan Murid 1. 3 Laporan Pemeriksaan Doktor 1. 4 1. 5 Salinan Kad OKU Salinan Sijil Kelahiran 1. 6 Salinan Kad Pengenalan Murid 1. 7 Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga 1. 8 Salinan Buku Akaun Bank 1. 9 Sijil Penghargaan/Penyertaan 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 Analisis Data Guru Analisis Data Murid Analisis Data PPM Laporan Status PPKI

FAIL KERJA (sambungan) 3. Hal Ehwal Murid BIL 3 4 5 FAIL DAN REKOD Disiplin Skim Pinjaman Buku Teks NO ITEM 3. 1. Jawatankuasa Disiplin PPKI 3. 2 Laporan Salahlaku Murid 4. 1 Borang Pinjaman Buku Teks 4. 2 Data SPBT PPKI 5. 1 Borang Persetujuan Ibubapa 5. 2 Borang Kebenaran / Kawalan Pengeluaran Wang Biasiswa / EMK

FAIL KERJA (sambungan) 4. Kokurikulum BIL FAIL DAN REKOD NO ITEM 1. 1 1 Induk Pengurusan Kokurikulum ITEM Carta Organisasi / Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum 1. 2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit 1. 3 Takwim / Perancangan Kokurikulum 1. 4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan 1. 5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan 2. 1 Senarai Nama Murid 2. 2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid 2 Pasukan Badan Beruniform 2. 3 2. 4 2. 5 2. 6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim 2. 7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

FAIL KERJA (sambungan) 4. Kokurikulum BIL 3 FAIL DAN REKOD Kelab dan Persatuan NO ITEM 3. 1 Senarai Nama Murid 3. 2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid 3. 3 3. 4 3. 5 3. 6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim 3. 7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan 4. 1 Senarai Nama Murid 4. 2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid 4 Sukan dan Permainan / 1 M 1 S 4. 3 4. 4 4. 5 4. 6 Senarai Kehadiran Aktiviti Perlembagaan Pelaporan Aktiviti Perancangan Kokurikulum/Takwim 4. 7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Soal Jawab

TERIMA KASIH