UNIT GESTIONE AMMINISTRATIVA E PUBBLICHE RELAZIONI G Maggi
UNITÀ GESTIONE AMMINISTRATIVA E PUBBLICHE RELAZIONI G. Maggi, INFN e Politecnico di Bari
UNITÀ GESTIONE AMMINISTRATIVA E PUBBLICHE RELAZIONI (dalla versione 2. 1 del Blueprint di IGI)
Amministrazione della struttura • Gestione del bilancio e della spesa; • Redazione dei rapporti finanziari e di analisi della spesa. • Acquisti, contratti, fatturazione e gestione del patrimonio • Liquidazione missioni e indennità • Gestione finanziaria dei progetti europei e nazionali
Attività di segreteria, Gestione del personale, Pubbliche relazioni • • • Attività di segreteria – Segreteria di Direzione; – Protocollo e archiviazione documentazione; – Gestione Rapporti con i partner – Supporto agli organi collegiali; – Documentazione programmi e obiettivi; – Rapporti con le Organizzazioni Sindacali; Gestione del personale – Pratiche e documentazione relativa al personale; pratiche concorsi e assunzioni; – pratiche e documentazione medicina del lavoro; Pubbliche relazioni – Assicurare la visibilità e fornire informazioni su IGI tra i decision makers, le agenzie di finanziamento, le comunità scientifiche, i partner industriali. – Assicurare i rapporti con altre iniziative di grid a livello internazionale ed europeo, in particolare con EGI organizzando la partecipazione qualificata di IGI agli eventi nell’ambito del computing distribuito – Curare l’organizzazione dei congressi e i workshop nazionali di grid computing – Creare e mantenere eccellenti relazioni con i media – Coordinare la pubblicazione di rapporti di attività e di gestione – Curare la gestione dei tool collaborativi (Indico, sito web, mailing lists, ect. )
Scenario a regime • Supporto direzione – 1 project management, 1 segreteria direzione e organi collegiali, 1 dissemination+PR, 2 collaboratori • Contabilità – 1 funzionario di amministrazione +1 collaboratore di amministrazione • In totale 7 unità di personale (2 in più rispetto al blue print) – EGI 8 unità con molto meno personale • Sede: – Contabilità e segreteria: presso la sede (direzione) di IGI – Dissemination e PR può anche essere delocalizzata
Nel transitorio • Occorrono almeno tre (3) persone da acquisire subito: • Per definire l’organizzazione a regime • E collaborare con l’INFN alla acquisizione del personale (gestione dei concorsi, etc).
Attività da svolgere nel 2011 • Definire l’organizzazione a regime ed identificare i vari passi da fare per arrivare a regime – Fare alcune scelte importanti: • Contabilità – Il sistema di contabilità di IGI deve fare riferimento » Alla contabilità pubblica? • Si potrebbe usare il sistema INFN » Alla contabilità privata? • ? ? • Gestione del personale – Stipendiale » appoggiarsi all’esterno – Controllo presenze » più leggero rispetto all’INFN: niente cartellini • Reclutamento dl personale fase iniziale
La gestione amministrativa nei progetti precedenti ed attuali. • L’attività amministrativa, la gestione del progetti europei (incluso la gestione di gran parte dei contratti con il personale) è stata fornita dalla organizzazione amministrativa dell’INFN – AC + amministrazioni locali • Con in aggiunta – Per la gestione dei progetti europei e del personale • Casotto, Pavan, (Maggi+supporto tecnico gr. di Bari) – Per le pubbliche relazioni • Salente, Cresti, Casotto, Pavan
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