UNIDAD VII FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD Concepto

UNIDAD VII FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

Concepto e importancia de los formularios Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de la entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia del trabajo de los empleados.

Concepto e importancia de los formularios Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica, y debido a ello las operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados, autorizados y procesados en forma electrónica. Ej. : transacciones bursátiles.

Concepto e importancia de los formularios Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las transacciones; formularios computarizados. Los formularios no desaparecerán de las empresas, pero su uso deberá minimizarse por razones de costos, espacio y rapidez.

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS Toda empresa tiene la necesidad de de implantar un plan para controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen alguna señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes: ¡ Formularios diseñados a mano y reproducidos en fotocopiadoras.

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. ¡ Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones. ¡ Falta de prenumeración. ¡ Formularios con espacios reducidos o inadecuados. ¡

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos. ¡ Formularios no codificados. ¡ Poca estética en el diseño de las formas. ¡ Formularios en los cuales faltan la identificación de la empresa a la cual corresponde. ¡

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables a cada una de ellas: ¡ Área de efectivo ¡ Área de compras e inventarios ¡ Área de personal. ¡ Área de distribución y comercialización.

ÁREA DE EFECTIVO El manejo de efectivo requiere que se implanten controles para evitar el fraude o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones: ¡ Ingresos ¡ Egresos.

ÁREA DE EFECTIVO Ingresos de efectivo: montos recibidos en concepto de ventas, servicios prestados, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad recibida por operaciones de la empresa.

ÁREA DE EFECTIVO Egresos de efectivo: constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar el personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.

ÁREA DE EFECTIVO Al implantar controles tener en cuenta la relación costo beneficio. Algunos de los formularios son: ¡ Vales de caja. ¡ Recibos de caja chica. ¡ Reposición de fondo fijo. ¡ Orden de pago. ¡ Arqueo de fondos fijos. ¡ Planillas de depósito. ¡ Avisos de cheques devueltos. ¡ Movimiento diario de caja.

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS. La empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios. Cuanto? Cuando? A quien? En que condiciones?

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS. Los objetivos del sistema de control para los formularios deben ser: ¡ Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere. ¡ Realizar únicamente las compras que se requieren y no en exceso. ¡ Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS. Los principales formularios aplicables son los siguientes: ¡ Requisición de materiales. ¡ Órdenes de compra. ¡ Entradas al almacén. ¡ Salidas del almacén. ¡ Tarjetas de inventario. ¡ Notas de entrega de mercancía.

ÁREA DE PERSONAL Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, evaluación y todas las actividades relacionadas. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos son los siguientes:

ÁREA DE PERSONAL Recopilar toda la información referente a los datos del personal. ¡ Procesar los ingresos y egresos del personal. ¡ Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal. ¡ Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseños de carrera del personal. ¡

ÁREA DE PERSONAL Tipos de formularios para area de RR. HH. : ¡ Solicitud de empleo. ¡ Ficha del trabajador. ¡ Recibo de pago. ¡ Planificación de vacaciones. ¡ Contrato de trabajo. ¡ Evaluación del personal.

ÁREA DE PERSONAL ¡ Requisición del personal. ¡ Liquidación de prestaciones. ¡ Control de asistencia. ¡ Tarjeta de tiempos Cada empresa puede establecer otros formularios en el área que deben estar sujetos a las necesidades especificas de la organización.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. Los formularios que se diseñan para esta área deben cumplir los siguientes objetivo: ¡ Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas. ¡ Controlar el proceso de facturación. ¡ Efectuar un seguimiento de los pedidos que realizan los clientes. ¡ Cumplir con el manejo de las políticas de inventario.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos de los formularios que deben ser llevados en ésta área.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. ¡ Nota de entrega de mercancías. ¡ Factura. ¡ Orden de pedido. ¡ Trasferencia entre almacenes. ¡ Cotizaciones. ¡ Reporte de vendedores. ¡ Arqueo de facturas.

TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS. Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de los formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS. Las características mínimas que debe tener todo formulario son: ¡ Sencillez en su diseño. ¡ Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico. ¡ El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS. ¡ Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. P. ej. : la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancela la obligación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS. ¡ Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información. ¡ En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS. ¡ Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones. ¡ Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área específica y se indique la última fecha de revisión.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. De acuerdo a su presentación peden ser simples y compuestos: ¡ Simples: son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. Ej: hojas membretadas para cartas o notas de depósitos en caja de ahorro con libreta de ahorros.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. ¡ Compuestos: poseen mas de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido, y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Se distinguen los siguientes tipos: l De bloques. l Talonarios. l Juego listo o snap out. l Formas continuas.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. De acuerdo a su uso pueden ser: Para originar una acción, para registrar una acción o para informar resultados. ¡ Para originar una acción: tiene el objetivo de iniciar el proceso o procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. P. Ej. : la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. ¡ Para registrar una acción: están orientados a guardar información que puede ser consultada posteriormente. Es importante su llenado correcto. Ej. Las hojas de vida del personal o planillas de solicitud de empleo.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. ¡ Para informar resultados: son aquellos que son usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Ej. : los análisis de crédito que son realizados en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de la situación financiera del solicitante.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. De acuerdo a su elaboración pueden ser manuales, semimecanizados o mecanizados. ¡ Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma totalmente manual. Es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. ¡ Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento maquina (de escribir u ordenador). ¡ Formularios mecanizados: son elaborados totalmente por una computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

DISEÑO DE FORMULARIOS Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, que deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

PRINCIPIOS PARA DISEÑO DE FORMULARIOS ¡ Facilidad para su relleno. ¡ Reducción de las posibilidades de error. ¡ Estética. ¡ Reducción de costos. Algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que en la práctica sean pasados por alto.

PARTES DE UN FORMULARIO Las partes que comprende un formulario son: ¡ Encabezado. ¡ Cuerpo principal. ¡ Observaciones. ¡ Autorizaciones.

PARTES DE UN FORMULARIO ¡ Encabezado de un formulario: se encuentra siempre en la parte superior y debe contener al menos: el título, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o lugar de emisión.

PARTES DE UN FORMULARIO ¡ Cuerpo principal: contiene la información principal y relevante para procesar el formato. En el caso de una factura, los campos de: código de producto, unidades, cantidad, precio unitario, precio total, total general son totalmente indispensables.

PARTES DE UN FORMULARIO ¡ Observaciones: esta área debe contener cualquier información que se considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario.

PARTES DE UN FORMULARIO ¡ Autorizaciones: son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información. Ej. : preparado por: revisado por; autorizado por; contabilizado por.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. Facilidad para su relleno: la primera acción que se lleva a cabo en el diseño de un formulario es el diseño de los campos solicitados. El espacio de los campos debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados, debe facilitarla. No es lo mismo formularios llenados a mano, a maquina de escribir o a computadora. ¡

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. Otro de los aspectos a ser tenido en cuenta es el orden en el cual es requerida la información. Una de las fallas mas frecuente es el mal diseño de éstos en cuanto a que la información a plasmar está solicitada en un orden diferente al cual se genera o se debe rellenar, siempre debe seguir una secuencia lógica.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. Además de las características anteriores, u formulario puede llevar instrucciones para su relleno. Otro de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios, p. ej. : la legibilidad. Los campos que tienen información de guía deben estar claramente definido y establecidos.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. La información contenida en un formulario tiene dos formas: ¡ Fija: es la que viene impresa en el formulario y que debe ser claramente establecida. ¡ Variable: es aquella que es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboración. La información de un formularios debe ser clara y comprensible por si sola.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. Reducción de las posibilidades de error: se reducen las posibilidades de error cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios y que no se recarguen con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado. Otra cuestión a tenerse en cuenta es lo referente a la separación entre columnas y líneas utilizadas. ¡

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. Un último aspecto a tener en cuenta es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se requiere que la respuesta requerida sea cerrada.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. ¡ Estética: un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá de los siguientes factores: l l l Diseño Reproducción Políticas de imagen empresarial El color y los tipos de letras utilizadas son importantes desde el punto de vista de los usuarios de los mismos.

PRINCIPIOS DE DISEÑO DE FORMULARIOS. ¡ Reducción de costos: tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse con un mínimo de costos y que al mismo tiempo cumplan con todas las especificaciones de funcionalidad. Debe tomarse el análisis que se desprende de lso formularios para mejorar, combinar o eliminar formularios-

DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS. Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a traves de los documentos en la organización.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS. Para diseñar un adecuado sistema de formularios debemos contemplar las siguientes etapas: ¡ Inventarios de formularios ¡ Análisis de formularios ¡ Clasificación de formularios ¡ Codificación de formularios

INVENTARIO DE FORMULARIOS El primer paso es elaborar una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos, los formales y los informales. En esta etapa no se evalúa si deberá continuar o discontinuar el uso de los formularios, sino únicamente deberán relacionarse.

INVENTARIO DE FORMULARIOS Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación: ¡ Por áreas o secciones. ¡ Por tamaños. ¡ Por cualquier característica física. ¡ Formales o informales.

ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios en uso, debe procederse a evaluar su utilización. Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los procedimientos a los que están asociados, por ello deben plantarse algunas preguntas como:

ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS Existe la necesidad del formulario? ¡ El nª de copias es apropiado? ¡ La forma se encuentra duplicada? ¡ Los campos impresos están claramente explicados? ¡ El nombre de la forma se corresponde con el contenido? ¡ La información está orientada lógicamente. ¡

ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS El tamaño del formulario es el apropiado? ¡ La impresión de la forma es nítida? ¡ El formulario se encuentra codificado? ¡ Los campos tiene el espacio adecuado para ser rellenados? ¡

ANÁLISIS DE LOS FORMULARIOS Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, se deben tomar las siguientes decisiones: ¡ Formas que deberán eliminarse ¡ Formas que deben combinarse. ¡ Rediseño de una forma. ¡ Creación de una forma. ¡ Continuación de la forma.

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. Es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los formularios con base en un criterio específico que pueden ser: ¡ Organigrama de la empresa. ¡ Grado de intervención del computador. ¡ Su tamaño. ¡ Su propósito. ¡ El numero de copias. ¡ Combinaciones de los anteriores.

Con base en el organigrama de la empresa. contraloría tesorería Contabilidad Sistema

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. Con base en el grado de intervención de la computadora: se clasifican tomando en cuenta la utilización del computador. ¡ Con base en sus tamaños: bajo este esquema las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO. ¡ Con base al número de copias: de acuerdo al nª de copias que contiene. ¡

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS. ¡ Con base en su propósito: deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados: l l l Registros contables Efectuar solicitudes Comunicar órdenes Análisis Elaboración de informes. Registra operaciones diferentes a las operaciones contables

CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS Una vez clasificadas, las formas deben ser clasificadas. Los métodos mas utilizados para clasificar los formularios son: l l l Método nemotécnico. Método de bloques. Método alfanumérico. También conviene agregar la fecha de la última revisión, para saber si está o no actualizado.

ASPECTOS LEGALES RELACIONADOS A LOS FORMULARIOS ¡ ¡ ¡ ¡ Ley 125/91 Ley 2. 241/04 Res. 33/92 Res. 34/92 Res. 42/92 Res. 235/94 Res. 346/94 Res. 55/95 ¡ ¡ ¡ ¡ Res. Dto. Res. 326/00 11. 067/00 29/01 46/03 6. 539/05 6. 807/05 449/05 1382/05