Unidad 5 Correspondencia comercial I ProfesorAutor Javier Lago

Unidad 5 Correspondencia comercial I Profesor/Autor: Javier Lago Troncoso Ciclo Superior Administración y Finanzas Comunicación y atención al cliente

Unidad 5. Correspondencia comercial I CONTENIDOS 5. 1. La carta comercial 5. 2. Contenido de la carta 5. 3. El sobre de la carta 5. 4. Tipos de cartas comerciales

Unidad 5. Correspondencia comercial I 5. 1. La carta comercial CARTA COMERCIAL La más importante de las comunicaciones escritas y uno de los medios más utilizados por la empresa para comunicarse con el exterior Su contenido debe ser formal, oficial o confidencial Clara Ordenada CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Breve Correcta y precisa Cortés, seria y formal Completa e interesante La carta debe ser clara y breve, pero completa, sin que nada sobre ni falte

Unidad 5. Correspondencia comercial I PRESENTACIÓN DE LA CARTA EL PAPEL • Lo más aconsejable es utilizar el color blanco y en tamaño DIN-A 4 LA TINTA • El color más empleado es el negro • • La carta se debe escribir con letra impresa y original Debemos evitar escribir cartas demasiado largas y si no fuera suficiente, con una hoja se utilizará una segunda; se considera incorrecto escribir por el reverso • • Espacios quedan en blanco alrededor del escrito Margen superior: viene determinado al estar impreso el membrete y en algunos casos la parte inferior de la hoja; de no ser así, el margen inferior será aproximadamente de 2 cm Márgenes laterales: dependerá de la extensión de la carta, lo aconsejable es de 2 a 4 cm para el izquierdo y de 1 a 2 cm para el derecho; el izquierdo siempre debe ser doble o, por lo menos, mayor que el derecho LA ESTÉTICA LOS MÁRGENES • EL INTERLINEADO • • Puede ser sencillo, 1, 5 líneas, doble, etc. , según la extensión del escrito El espacio entre los distintos párrafos se aconseja sea superior al mantenido entre líneas

Unidad 5. Correspondencia comercial I 5. 2. Contenido de la carta ESQUEMA DE UNA CARTA COMERCIAL MEMBRETE ENCABEZAMIENTO REFERENCIAS ASUNTO FECHA DESTINATARIO SALUDO TEXTO CUERPO DESPEDIDA PIE O CIERRE ANEXOS/POSDATA FIRMANTE CARGO

Unidad 5. Correspondencia comercial I Datos identificativos del remitente MEMBRETE Parte superior del papel, ya sea centrado, alineado al lado izquierdo, o bien ocupando toda la anchura del papel Datos de la persona o empresa a la que se dirige la carta DESTINATARIO ENCABEZAMIENTO Debajo del membrete; a la izquierda o a la derecha del papel. REFERENCIAS Abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para identificar a las personas que intervienen en su elaboración, el número de expediente, una carta anterior, etc. ASUNTO Describir con una o dos palabras el tema principal de la carta, de manera que el destinatario pueda saberlo antes de leerla Indica el día, mes y año en que se escribe la carta FECHA SALUDO Debajo de las referencias y el asunto, en armonía con los datos del destinatario Frase de cortesía para tomar contacto con el destinatario en un tono lo más natural y cercano posible Parte izquierda del papel seguido de dos puntos

Unidad 5. Correspondencia comercial I CUERPO Es el contenido del mensaje y el motivo principal de la carta Ocupa la parte central del papel a continuación del espacio reservado al encabezamiento COMPOSICIÓN INTRODUCCIÓN EXPOSICIÓN CONCLUSIÓN Original y atrayente Son los distintos puntos o motivos de la carta narrados de forma clara y concisa Párrafo final consecuencia lógica de lo expresado en el texto

Unidad 5. Correspondencia comercial I DESPEDIDA Brevedad, atención y respeto como el saludo y concordar gramaticalmente con él Sin ella la carta no tiene validez Se coloca generalmente después de la despedida, hacia el margen derecho FIRMA PIE O CIERRE Firma autógrafa Consta de Nombre: es el nombre y apellidos del firmante Cargo ANEXO Se incluye cuando, junto con la carta, se envían otros documentos (facturas, recibos, catálogos, etc. ) Se utiliza para resaltar algo concreto, o cuando se ha olvidado algún detalle importante POSDATA Se coloca en la parte final de la hoja debajo del anexo, precedida de las abreviaturas P. D.

Unidad 5. Correspondencia comercial I DISEÑO DE LA CARTA Normalmente, se adquieren en imprentas folios con membrete personalizado en los que se incluye: logotipo de la empresa, nombre, dirección completa y otros datos de interés Logotipo de la empresa en la parte superior izquierda, y los datos (nombre, dirección, etc. ) a la derecha del mismo. Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del papel, poniendo primero el logotipo y después los datos de la empresa. DISEÑOS MÁS UTILIZADOS Logotipo y nombre en el borde superior del papel (colocado a la izquierda, centrado o a la derecha), y los datos de la empresa colocados al pie y centrados. Logotipo en la parte superior izquierda y el nombre de la empresa a su derecha. Los datos de la empresa (dirección, teléfono, etc. , se colocan en el margen izquierdo, en posición vertical.

Unidad 5. Correspondencia comercial I

Unidad 5. Correspondencia comercial I BLOQUE Escribir toda la carta empezando en el margen izquierdo del papel. Sin sangría de primera línea de párrafo BLOQUE MODIFICADO Es parecido al anterior, pero la despedida, la antefirma y la firma se escriben con alineación a la derecha PROFESIONAL Sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma y la antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha ESTILOS DE CARTAS EVOLUCIONADO Sin sangría en el saludo y la despedida. Con sangría en los párrafos del texto; la firma y antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha

Unidad 5. Correspondencia comercial I 5. 3. El sobre de la carta SOBRE Envoltura de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas, documentos, etc. , que se envían por correo Diseñado para colocar en el anverso el franqueo y el destinatario, y en el reverso el remitente TIPOS DE SOBRES SEGÚN EL DISEÑO • • Sin ventana Con ventana EN FUNCIÓN DEL CIERRE • • Engomado Autoadhesivo SOBRES ESPECIALES • • Pre pagado o pre franqueado Con acuse de recibo De envío por avión Urgente Primer Día Arte Postal Para correo interno Sobres bolsas

Unidad 5. Correspondencia comercial I 5. 4. Tipos de cartas comerciales ANTERIORES AL PEDIDO Circular, de presentación, de ofertaventa, de solicitud de información y de respuesta a solicitudes anteriores PROPIAS DE COMPRAVENTA Carta-pedido, pedido anexo a la carta, anuncio de envío de mercancías, aceptación de pedido, denegación de pedido, modificación y anulación de pedido y de reclamación del pedido POSTERIORES A LA ENTREGA DE MERCANCÍA De acuse de recibo, a la recepción del pedido, de reclamación y devolución de mercancía y de respuesta a las reclamaciones GESTIÓN DE PAGOS Y COBROS Envío de facturas, efectos, cheques, etc. , reclamaciones relativas a las facturas y reclamaciones de pago TIPOS DE CARTAS COMERCIALES

CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES TENIENDO EN CUENTA EL MOMENTO, EL MOTIVO Y EL CARÁCTER DE SU ELABORACIÓN Unidad 5. Correspondencia comercial I

Unidad 5. Correspondencia comercial I Tienen lugar entre el vendedor y el cliente como consecuencia de los contactos previos a la realización del pedido CARTAS ANTERIORES AL PEDIDO Carta circular Carácter impersonal Carta de presentación Carta de oferta-venta TIPOS DE CARTAS ANTERIORES AL PEDIDO Cartas de solicitud de información, catálogos y muestras Carácter personal Solicitud de presupuesto y muestras Respuesta a las solicitudes Carta con presupuesto adjunto

Modelo de carta circular comercial

Unidad 5. Correspondencia comercial I Se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa Por su estilo impersonal, suele ser poco convincente CARTA CIRCULAR Conviene restringir su uso para los casos de contenido meramente informativo y aquellos en los cuales no se pueden enviar cartas personalizadas Para mejorar la carta Firmar cada una de las cartas; incluir los datos del destinatario impresos con el mismo sistema que el resto de la carta; o incluir algún dato relevante del cliente Utilizar técnicas de redacción comercial y nuestros conocimientos sobre psicología y comportamiento del consumidor con el fin de conseguir que, al menos, la carta sea leída

Modelo de carta circular comercial (Estilo Profesional)

Modelo de carta circular comercial (Estilo Moderno)

Unidad 5. Correspondencia comercial I Para introducirse en el mercado CARTA DE PRESENTACIÓN Y OFERTA CARTA DE OFERTA Para comunicar una ampliación o modificación de la gama de productos o servicios, cambio de domicilio, apertura de una nueva sucursal, etc. Para presentar un nuevo producto o servicio y realizar alguna oferta especial a los clientes habituales Las cartas utilizadas tanto en la presentación como en la oferta se envían a todas las personas, empresas o entidades que creemos pueden estar interesadas en el producto o servicio que ofrecemos y suelen ir acompañadas de catálogos, folletos informativos, listas de precios, etc.

Modelo de carta comercial De presentación

Modelo de carta comercial para ofrecer un producto

Unidad 5. Correspondencia comercial I Variante de la carta circular con la que se pretende conseguir que el destinatario responda a lo que le estamos ofreciendo Atraer la atención del destinatario Aspectos a tener en cuenta CARTA DE OFERTAVENTA Mantener el interés durante toda la fase de desarrollo y convencer al lector de las ventajas que ofrece nuestro producto o servicio Ganar la confianza del destinatario Exagerar las ventajas del producto Evitar caer en errores como Cometer inexactitudes, mentiras o engaños Tratar con menosprecio los productos de la competencia

Modelo de carta comercial de Oferta Venta

Unidad 5. Correspondencia comercial I CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, CATÁLOGOS Y MUESTRAS • Cuando la empresa está interesada en adquirir un producto o servicio, salvo que tenga un proveedor concreto, procede a la localización de diferentes empresas que puedan suministrarle lo que necesita • Antes de iniciar la relación comercial, el comprador se tiene que informar de todos los detalles posibles, como: • Condiciones de venta: precios, tipos de envase, descuentos, bonificaciones, rappels • Forma de suministro: plazos de envío, gastos y medio de transporte, etc. • Sistemas de pago y plazos que concede el vendedor • El comprador facilitará al futuro proveedor, el nombre de empresas o entidades financieras que puedan aportar referencias sobre su solvencia RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN • Atenderles con el mayor esmero y eficacia posible. Enviaremos la información que nos pidan y toda la que consideremos que puede ser de su interés, aunque no la soliciten de manera explícita • Muchas empresas realizan visitas personales a través de los representantes de la empresa o del propio personal de ventas. Durante la visita se entrega documentación para dar a conocer los productos y a veces muestras

CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, CATÁLOGOS Y MUESTRAS

RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Unidad 5. Correspondencia comercial I SOLICITUD DE PRESUPUESTO • Cuando el comprador ha recibido información suficiente de los suministradores y después de haber comprobado calidades, precios, plazos de entrega, forma de pago, etc. • Antes de hacer el pedido solicita un presupuesto detallado a las empresas elegidas, especificando claramente las características del artículo para que el fabricante pueda hacer los cálculos sobre el coste del mismo • CONTENIDO DEL PRESUPUESTO: ü Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto. También se deben incluir los planos y las características convenientes cuando se trate de artículos complejos ü Importe total, matizando si este incluye transporte, instalación o montaje, impuestos ü Forma de pago: si debe efectuarse al contado o mediante una entrega inicial y varios plazos ü Tiempo de validez del presupuesto: el plazo máximo para que sea aceptado • La información que solicita el comprador, cuando quiere entablar relaciones comerciales con uno o varios proveedores, gira en torno a tres aspectos: condiciones económicas, condiciones técnicas y servicios posventa

Unidad 5. Correspondencia comercial I CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES TENIENDO EN CUENTA EL MOMENTO, EL MOTIVO Y EL CARÁCTER DE SU ELABORACIÓN

Modelo de carta comercial de Pedido

Modelo de carta comercial de Pedido Anexo a la Carta

Modelo de carta comercial de Anuncio de envío de mercancías

Modelo de carta comercial de Aceptación de pedido / Confirmación de Pedido

Modelo de carta comercial de Pedido en firme

Modelo de carta comercial de Denegación de Pedido

Modelo de carta comercial de modificación y anulación de Pedido

Modelo de carta comercial de Reclamación del Pedido

Unidad 5. Correspondencia comercial I CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES TENIENDO EN CUENTA EL MOMENTO, EL MOTIVO Y EL CARÁCTER DE SU ELABORACIÓN

Modelo de carta comercial de Pedido en firme (estilo moderno)

Modelo de carta comercial de Reclamación de Pedido (estilo moderno)

Modelo de carta comercial de reclamación del impagado (estilo evolucionado)

Modelo de carta comercial de Pedido en firme (estilo moderno)

Modelo de carta comercial de Cobro de Pedido

Modelo de carta comercial de reclamación del impagado (estilo evolucionado)

Modelo de carta comercial de Cobro de Pedido