UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPJNOCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Obowiązki Beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie. Analiza umowy: • • • Trwałość projektu Procedura promocji Realizacja celów, produktów i rezultatów projektu Terminy realizacji projektów Terminy i sposoby przechowywania dokumentów 2 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 3 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO § 16. Trwałość Projektu 1. Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków. 2. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wszelkich okolicznościach mogących powodować zasadniczą modyfikację Projektu. 4 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO § 18. Informacja i promocja 1. Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu w ramach POIiŚ, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu 1828/2006, Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach NSS 2007 -2013, Zasadach promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 20072013 oraz innych dokumentach określających zasady informacji i promocji projektów dla beneficjentów. 2. W celu zapewnienia społeczeństwu prawidłowej informacji na temat unijnego źródła dofinansowania i wkładu w realizowany Projekt w ramach PO IiŚ, Beneficjent wyraża zgodę na wykorzystanie powyższej informacji przez IW, IP i IZ. 5 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - § 4 umowy o dofinansowanie • „Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Beneficjent zobowiązuje się w szczególności do przestrzegania; - zasad polityk wspólnotowych, które są dla niego wiążące, w tym przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, oraz polityki równych szans; wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania wytycznych w wersji obowiązującej na dzień dokonywania odpowiedniej czynności lub operacji związanej z realizacją Projektu. ” • - - 6 http: //www. pois. gov. pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne. aspx http: //pois. nfosigw. gov. pl/dokumenty-i-wytyczne/dokumenty-dla-beneficjenta-i-zalecenia/ Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO § 14. Ewidencja księgowa i archiwizacja danych 1. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 2. Beneficjent zobowiązuje się do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia PO IiŚ. 3. Z uwzględnieniem ust. 2, w przypadku Projektu, w którym występuje pomoc publiczna obowiązek, o którym mowa w ust. 2 trwa 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. 16 4. Beneficjent zobowiązuje się do przekazywania Instytucji Wdrażającej, na jej żądanie, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu. 8 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Harmonogram działań jako narzędzie planowania, monitoringu, kontroli i zarządzania Praktyczne przykłady stosowania harmonogramu m. in. Wykresu Gantta jako narzędzi do planowania kontroli i zarządzania. 9 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Sprawozdawczość projektowa • Omówienie podstawowych zasad sporządzania sprawozdań, wzory i rodzaje sprawozdań 10 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO • Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa lub decyzja o dofinansowaniu, uwzględniająca minimalne wymogi. • Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia wniosek o płatność, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Dokument ten łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Połączenie tych dwóch informacji pozwala na sprawne monitorowanie postępów w realizacji projektu, z potwierdzeniem zasadności poniesionych wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeń finansowych na uzyskane rezultaty projektu. Wzór wniosku beneficjenta o płatność wraz z instrukcją jest dostępny na stronie internetowej www. pois. gov. pl w zakładce Dokumenty i wytyczne /Wzory dokumentów / Wniosek o płatność. 11 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Terminy sprawozdawczości Beneficjent: • beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do IW wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy / decyzji o dofinansowaniu. Wzór wniosku beneficjenta o płatność wraz z instrukcją jest dostępny na stronie internetowej www. Dois. gov. pl w zakładce Dokumenty i wytyczne / Wzory dokumentów / Wniosek o płatność; • brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku o płatność i przekazania go do instytucji weryfikującej wniosek, w zakresie dotyczącym postępu rzeczowego; 12 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO • instytucja odpowiedzialna za weryfikację merytoryczną i finansową wniosku o płatność może zgłosić swoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie; • dodatkowo beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4 raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IW do 5 lutego danego roku. Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany (tj. w przypadku zakończenia realizacji projektu 31 grudnia 2008 r. , pierwszy raport powinien zostać przekazany do 5 lutego 2010 r. ). 13 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Monitoring i ewaluacja projektów dofinansowanych z UE • • • Skuteczny monitoring Podstawy monitorowania Formy monitorowania Przygotowanie i przeprowadzenie ewaluacji projektu Osiąganie założonych wskaźników Efekt ekologiczny 14 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Specyfika badania ewaluacyjnego polega na wyodrębnieniu w jej ramach kluczowych etapów (faz), na które składają się najważniejsze elementy: • strukturalizacja (zdefiniowanie zakresu i przedmiotu oraz określenie kryteriów i planu przebiegu ewaluacji), • obserwacja (etap zbierania danych zgodnie z ustaloną metodologią), • analiza zebranych danych przy użyciu metod: statystycznych, jakościowych, ekonomicznych, grup porównawczych, czy np. systemu GIS, • właściwa ocena w odniesieniu do uprzednio sformułowanych pytań ewaluacyjnych w oparciu o przyjęte kryteria, • wdrożenie wybranych rekomendacji będących wynikiem ewaluacji oraz upowszechnienie jej wyników. Badania ewaluacyjne w celu zapewnienie ich obiektywizmu, realizowane są głównie przez niezależne eksperckie podmioty zewnętrzne. 15 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Rodzaj badania: Ewaluacja ex-ante – ocena szacunkowa przeprowadzana przed wdrożeniem interwencji lub w trakcie jej projektowania. Pozwala ocenić trafność i spójność zamierzeń, jak też na dokonanie korekt. Daje władzom publicznym informacje co do szans powodzenia programów, projektów czy działań oraz realistycznego oszacowania celów i wartości docelowych. Jest konieczną podstawą do monitorowania i dalszej ewaluacji. 16 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Ewaluacja on-going – ewaluacja bieżąca/uzupełniająca może być prowadzona przez cały okres realizacji interwencji. Umożliwia korygowanie interwencji w trakcie jej trwania poprzez wsparcie procesu zarządzania. Poddaje analizie pierwsze efekty interwencji oraz ewentualne problemy, słabości strukturalne lub zmiany w otoczeniu zewnętrznym. Ewaluacja ex-post – ocena pełna przeprowadzana po zakończeniu realizacji interwencji, podsumowuje i ocenia efekty oczekiwane (skuteczność) i nieoczekiwane (użyteczność), a także efektywność. Ma określić czynniki wpływające na sukces lub niepowodzenie interwencji, a także trwałość rezultatów i oddziaływania, dając tym samym asumpt do projektowania przyszłych interwencji lub/i korekty interwencji realizowanych. 17 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrole w ramach projektu • Podstawy prawne kontroli • Rodzaje i tryby kontroli • Ważne aspekty przygotowań do kontroli ü Promocja ü Trwałość ü Dokumentacja księgowo-finansowa ü Zakres rzeczowy projektu 18 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: - rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. W sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Ustanawiające Fundusz Spójności, 19 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. Ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006, - ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, - Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, 20 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z dnia 23 stycznia 2009 r. - Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, wydane w dniu 4 lipca 2007 r. Przez Ministra Rozwoju Regionalnego, - Wytyczne do zasad kontroli w kontekście ustawy Pzp, przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych i zatwierdzone przez Komitet Rady Ministrów, - Wytyczne w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007 – 2013 wydane w dniu 2 lipca 2008 r. przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 21 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Co kontrolujemy: a) Przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu POIiŚ, - strukturę organizacyjną, - przydzielone pracownikom odpowiedzialnym za realizację projektu zadania, obowiązki i odpowiedzialności, - procedury wewnętrzne JRP, - warunki funkcjonowania JRP umożliwiające sprawne zarządzanie projektem, 22 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO b) Przygotowanie projektu, c) Zarządzanie projektem, d) Nabycie nieruchomości, e) Stronę formalno - prawną, f) Budowę i montaż, g) Sprzęt i wyposażenie, h) System finansowo-księgowy, i) Działania informacyjno-promocyjne, j) Kwalifikowanie wydatków, 23 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Cele kontroli: uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia a) poprzez kontrolę dokumentów, b) wizję lokalną w miejscu realizacji 24 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zadania kontroli: -weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, -sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, -weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone, - weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. 25 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Funkcje kontroli: - wspomaganie zarządzania, - oddziaływanie prewencyjne, - zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości, - wykrywanie uchybień i nieprawidłowości. 26 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Rodzaje kontroli: - przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), -procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem, -projektów na miejscu, -wniosków beneficjentów o płatność, -na zakończenie realizacji projektu, -projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, -po zakończeniu realizacji projektu, - realizacji RPD, 27 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu: 1. Faza wstępna - kontrola projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie 2. Faza realizacji - kontrola projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie 3. Faza zakończenia realizacji - kontrola projektu na zakończenie realizacji 4. Faza eksploatacji - kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw. kontrola trwałości projektu 28 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli: - analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolujacej (IW/IPII), - konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt, - opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli, - określenie metodologii doboru próby do kontroli, - ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji, w tym: - weryfikacja stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych z ostatniej kontroli przeprowadzonej przez (IW/IPII), wskazanie dokumentów do przygotowania przez kontrolowanego, 29 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - działania kontrolne na miejscu realizacji projektu w tym: - przeprowadzenie oględzin - gromadzenie dokumentacji - sporządzenie informacji pokontrolnej - wydanie zaleceń 30 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Dokumenty kontroli: - zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, - lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Wytycznych, - program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań, - upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli, 31 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO - odpisy lub kopie dokumentów źródłowych, - pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia, - wydruki komputerowe, - dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych, - informacja pokontrolna, - zalecenia pokontrolne. 32 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Prawa i obowiązki kontrolującego: Zasady ogólne: - kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu, - kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, - kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi, - kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony. 33 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrolujący ma obowiązek: 34 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO -odnosić się z należytym szacunkiem do pracowników podmiotu kontrolowanego, Kontrolujący ma prawo do: - swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie, - wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, - przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień, - sprawdzania przebiegu określonych czynności. 35 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Prawa i obowiązki kontrolowanego: Kontrolowany ma obowiązek: - zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, - udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, - przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, - uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole, - wdrożyć zalecenia pokontrolne 36 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrolowany ma prawo do: - równego udziału w czynnościach kontrolnych, - odnoszenia się do ustaleń kontroli, - składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, - składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, - odmowy podpisania informacji pokontrolnej 37 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ Istota i Cel kontroli Istotą prowadzenia kontroli w trakcie realizacji projektów jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Celem kontroli w trakcie realizacji projektu jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany prawidłowo, w tych aspektach, które nie mogą być zweryfikowane podczas kontroli dokumentów w instytucji kontrolującej oraz wyjaśnienie problemów w realizacji projektu, które nie mogą być skutecznie rozwiązane bez wizyty na miejscu realizacji projektu. 38 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ Zakres kontroli 1. Kontrola realizowanego zakresu rzeczowego projektu porównanie z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie ( na wybranej próbie) na podstawie: a) dokumentacji: projektowej, odbioru i przekazania do eksploatacji, b) oględzin kluczowych obiektów (elementów), c) oceny stosowania zasady trwałości projektu w odniesieniu do założeń przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie projektu, d) weryfikacji wykonania rzeczowego do wartości wskaźników produktu i rezultatu, e) weryfikacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych 39 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 2. Kontrola systemu finansowo-księgowego ( na wybranej próbie) w zakresie: a) stosowania odrębnego systemu księgowego lub odrębnego kodu księgowego dla operacji związanych z realizacją projektu, b) weryfikacji, czy nie zachodzą okoliczności umożliwiające odliczenie podatku VAT, c) występowania podwójnego finansowania, d) weryfikacji projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, e) zgodności kopii dokumentów załączonych do wniosków o płatności pośrednie z oryginałami. 40 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO 3. Kontrola systemu zarządzania projektem w zakresie : a) posiadania udokumentowanej struktury organizacyjnej, umożliwiającej zarządzanie projektem, b) posiadana i stosowania procedur dotyczących realizacji projektu, c) prowadzenia archiwizacji dokumentacji projektu. 4. Kontrola działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE. 5. Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 41 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Cel Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu to przede wszystkim uzyskanie zapewnienia, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu, o której mowa w art. 15 rozporządzenia 1828/2006 przez instytucję w systemie realizacji PO IiŚ oraz na poziomie beneficjentów (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji). oraz Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym. 42 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku. W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych. 43 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Dokumenty projektu poddawane kontroli Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności: a) b) c) d) wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowy z beneficjentami, wnioski o płatność wraz z załącznikami (o ile wymagane), dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami księgowymi w systemie księgowym, e) dokumenty związane z wyborem wykonawcy, 44 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Dokumenty projektu poddawane kontroli f) specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np. : listy sprawdzające, informacje pokontrolne z przeprowadzonych kontroli, zalecenia pokontrolne, wyniki innych kontroli i audytów, dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i poaudytowych, dokumenty związane z pomocą publiczną, dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po zamknięciu PO IiŚ oraz inne niewymienione dokumenty związane z realizacją projektu. 45 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ Zakres kontroli a) sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez beneficjenta przy wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną dokumentacją projektu, b) sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, c) potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów zgodnie z dokumentacją projektu, potwierdzenie, że obiekty zostały odebrane i/lub są dopuszczone do użytkowania w zależności od rodzaju obiektu w zakresie, który nie był przedmiotem wcześniejszych kontroli oraz sprawdzenie, czy została zachowana trwałość projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie i podpisanej umowy z beneficjentem, w przypadku zmian własności infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź jej zarządzania. 46 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ d) weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wartości wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie oraz tam gdzie możliwe, sprawdzenie osiągnięcia wskaźników rezultatu, e) sposobu prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych, w szczególności, czy wszystkie działania finansowane z projektu są udokumentowane i zgodne z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji oraz Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce 2007 -2013, Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 20072013 oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 -2013 oraz zaleceniami dla beneficjentów f) weryfikację, czy nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku, 47 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ g) weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej zgodnie z art. 60 rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006 zapewniona jest wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem. W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ h) weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w tym w szczególności sprawdzenia realizacji zaleceń wynikających z decyzji środowiskowej oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie, i) weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, j) sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli. 48 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola trwałości projektu POIiŚ Cel i zakres kontroli po zakończeniu realizacji projektu a) w projekcie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, a więc w szczególności czy majątek wytworzony w wyniku realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, b) cel projektu został zachowany, c) beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji projektu, d) beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z projektem (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ), e) nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu, f) nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania, g) projekt nie wygenerował dochodu, który nie został uwzględniony zgodnie z art. 55 ust. 2 i 3 rozporządzenia ogólnego (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ). 49 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Kontrola trwałości projektu POIiŚ a) kontrola trwałości projektu przeprowadzana jest przynajmniej rok po zakończeniu realizacji projektu, nie później niż w terminie, o którym mowa w art. 57 rozporządzenia 1083/2006, b) w pierwszej kolejności do próby powinny zostać wybrane projekty, dla których: - nie była prowadzona kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu, - nie była prowadzona kontrola na miejscu. c) jednocześnie należy uwzględnić następujące czynniki ryzyka: - możliwość generowania dochodu przez projekt, - możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu, - realizację projektu w ramach złożonej struktury składającej się z beneficjenta i podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, - możliwość znaczących modyfikacji w projekcie w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, - kwotę dofinansowania dla projektu wypłaconą beneficjentowi. 50 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli u Beneficjentów POIiŚ: Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w: - obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE, - obszarze zgodności realizacji z polskim prawem jako: - nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - istotne powodujące skutki finansowe 51 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: - niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta, - nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu), - złego zarządzania realizacją projektu. 52 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Zagrożenia: - drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, - poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania, - nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi, - nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji 53 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Uchybienia drobne dotyczą: - dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian, jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, jakości dokumentacji rozliczeniowej robót, spójności opisywania dokumentów księgowych, istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego, prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości, - archiwizacji dokumentów, - prowadzonych działań informacyjno - promocyjnych 54 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Uchybienia istotne dotyczą: - wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP, - odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE, - odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót, - nieprzestrzegania kwestii własnościowych, - nie osiągnięcia efektu ekologicznego, - kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie, - naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek, - przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji, - czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie, - rozliczenie kosztów za roboty niewykonane. 55 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Najczęściej występujące uchybienia : - Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót, - Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ - Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego - Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 -2013” lipiec 2009. - Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 56 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Wnioski i zalecenia: - 57 wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011

UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Podsumowanie, dyskusja Dziękuję za uwagę 58 Ministerstwo Środowiska 7 grudnia 2011