UNGM y el sistema e Sourcing de UNOPS

UNGM y el sistema e. Sourcing de UNOPS Formación para proveedores <Fecha> <Nombre del formador>

2 Introducción § Objetivos - Introducción sobre UNGM y el sistema e. Sourcing de UNOPS - Registro de proveedores en UNGM - Funcionalidades principales del sistema - Sesión de Preguntas y respuestas § Duración: 1 hora § No dude en añadir preguntas usando el chat de la aplicación Web Ex. Responderemos a la preguntas en la sesión de preguntas y respuestas al final de la presentación § Esta presentación forma parte de una detallada Guía para proveedores sobre el sistema e. Sourcing, disponible en formato PDF en el siguiente enlace: https: //esourcing. unops. org/#/Help/Guides UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

3 Contenido 1 Introducción al portal UNGM y al sistema e. Sourcing de UNOPS 2 Registrarse en el portal de UNGM 3 Buscar anuncios / expresar interés / acceder al sistema e. Sourcing 4 Principales funcionalidades del sistema e. Sourcing 5 Recomendaciones principales para proveedores 6 Contactos y recursos 7 Sesión de preguntas y respuestas UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

1 INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA ESOURCING DE UNOPS

5 1. INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS Portal mundial para los proveedores de las Naciones Unidas (UNGM § Portal común de adquisiciones para organismos de las Naciones Unidas. § Reúne al personal de adquisiciones de las Naciones Unidas y a la comunidad de proveedores § Ventana única de autoservicio a través de la cual posibles proveedores se pueden registrar como proveedores de uno o varios de los 29 organismos de las Naciones Unidas que usan UNGM como base de datos de proveedores y como instrumento para la identificación de proveedores. Estos organismos representan más del 99% del gasto total de las Naciones Unidas en materia de adquisiciones (aprox. 17. 700 millones de USD al año). § Excelente forma de presentar productos y servicios a numerosos organismos de las Naciones Unidas, países y regiones, completando un único formulario de solicitud § Registrarse es gratuito para los proveedores § UNGM también presenta una visión general de varios anuncios de licitación § Punto de acceso hacia sistemas de gestión electrónica de adquisiciones de varios organismos de las Naciones Unidas que han sido integrados en el sitio web de UNGM, como el sistema e. Sourcing de UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

6 1. INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS El sistema e. Sourcing de UNOPS § e. Sourcing es un sistema de gestión electrónica de las adquisiciones desarrollado por UNOPS para llevar a cabo sus procesos de adquisición § El sistema permite gestionar en línea, las siguientes etapas del proceso adquisitivo: identificación de proveedores, licitación, apertura de respuestas, evaluación y adjudicación (próxima diapositiva: alcance del sistema) § Simplifica y sistematiza las interacciones entre UNOPS y proveedores, mejorando la eficiencia y la gestión de los procesos de adquisición § Para poder acceder a la totalidad de los detalles de los anuncios y presentar respuestas a anuncios a través del sistema, los proveedores deben estar inscritos como proveedores de UNOPS en UNGM § La implementación progresiva del sistema e. Sourcing en UNOPS comenzó en febrero de 2016 y a principios del 2018 todos los procesos de adquisición se lleven a cabo a través del sistema UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

7 1. INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS Alcance del sistema e. Sourcing de UNOPS Proceso de adquisición UNOPS Planificación Definición de los requerimientos Identificación de proveedores Licitación Gestión de presentación de ofertas Evaluación Revisión y adjudicación (a través de UNGM) Requisición en one. UNOPS Identificación de proveedores y evaluación (RFI, EOI, PQ) Examinar y responder a la operación de identificación Publicar anuncio de licitación (RFQ, ITB, RFP) Examinar y responder al anuncio de licitación Aclaraciones, recepción y apertura de ofertas Solicitar aclaraciones sobre la licitación Evaluación Proporcionar aclaraciones durante evaluación Revisión y adjudicación Proveedor Orden de compra en one. UNOPS Logística Gestión de contratos UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3 e. Sourcing El sistema es un gran cambio en la forma en la que UNOPS y sus proveedores llevan a cabo procesos de adquisición ya que anteriormente estos pasos se gestionaban offline o por e-mail

8 1. INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS Motivos para implementar el sistema e. Sourcing: ventajas para UNOPS § Mejora la eficiencia de los procesos de adquisiciones tanto para UNOPS como para nuestros proveedores § Genera datos que nos permiten llevar a cabo análisis y tomar decisiones estratégicas, por ejemplo, para la identificación de buenas prácticas y de aspectos que exigen mejoras § Mejora la transparencia y la integridad § Garantiza la coherencia en la práctica y facilita el respeto de las normativas § Adecua las prácticas de UNOPS a las mejores prácticas a nivel internacional UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

1. INTRODUCCIÓN AL PORTAL UNGM Y AL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 9 Motivos para implementar el sistema e. Sourcing: ventajas para nuestros proveedores 1 UNGM como único punto de acceso hacia sistemas de gestión electrónica de UNOPS y otros organismos de la ONU 3 Pueden guardar borradores de sus respuestas y evitar los problemas al intentar responder a última hora UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3 2 Fácil de usar, clara interfaz de usuario. Todas las funciones en un único sitio, incluidas las aclaraciones 4 Fácil seguimiento del estado de anuncios y respuestas. Notificaciones automáticas por e-mail

2 REGISTRARSE EN EL PORTAL DE UNGM

11 2. REGISTRARSE EN EL PORTAL DE UNGM Registro en UNGM § Registrarse es esencial: para poder acceder a la totalidad de los detalles de los anuncios de UNOPS y presentar respuestas a anuncios a través del sistema e. Sourcing, los proveedores deben estar registrados como proveedores de UNOPS en UNGM § Una vez registrado, podrá usar los mismos datos de acceso para conectarse al sitio de UNGM y del sistema e. Sourcing § Un registro básico es suficiente, UNOPS no exige a los proveedores que se registren a nivel 1 y 2 § Necesitará menos de 10 minutos para completar el registro básico § Recuerde que registrarse en UNGM es gratuito UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

12 2. REGISTRARSE EN EL PORTAL DE UNGM ¿Cómo registrarse? § Acceda a www. ungm. org § Haga clic en la sección Inicio de sesión y nuevos registros § Siga las instrucciones que aparecen en pantalla e inserte la información requerida. Consulte nuestra guía de usuario para más detalles § Al final del proceso, haga clic en Registrarse § Se le pedirá que active su cuenta § Inicie sesión en UNGM con su nombre de usuario (dirección e-mail), y su contraseña. Usará los mismos datos de acceso para conectarse al sistema e. Sourcing de UNOPS § Complete su registro insertando información en las pestañas: general, dirección, países/área, contactos, declaración, códigos UNSPSC, organismos de las Naciones Unidas UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

13 2. REGISTRARSE EN EL PORTAL DE UNGM Si ya está registrado, asegúrese de que su información está completa § Acceda a www. ungm. org § Haga clic en la sección Inicio de sesión y nuevos registros § Compruebe en particular: § Contactos: direcciones e-mail usadas por el sistema e. Sourcing para enviar notificaciones § Organismos: compruebe que está registrado como proveedor de UNOPS para poder acceder al sistema e. Sourcing de UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

3 BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING

15 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Buscar anuncios UNOPS publica en UNGM las oportunidades de negocio tanto para procesos de competencia abierta como para los de competencia limitada. Los tipos de anuncios publicados son los siguientes: § Solicitud de cotización (RFQ) § Llamado a licitación (ITB) § Llamado a la presentación de propuestas (RFP) § Solicitud de información (RFI) § Solicitud de expresión de interés (EOI) § Pre-calificación (PQ) Competencia abierta: oportunidades de negocio a las que todos los proveedores pueden acceder. Los proveedores responden a estos anuncios a través de métodos tradicionales (documentos en formato impreso o por e-mail) o a través del sistema e. Sourcing, según las instrucciones especificadas en el anuncio Competencia limitada: oportunidades de negocio a las que solo pueden acceder ciertos proveedores seleccionados a través de UNGM (p. ej. tras un proceso de precalificación). Los proveedores seleccionados pueden responder a estos anuncios únicamente a través del sistema e. Sourcing UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

16 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Buscar anuncios § Acceda a www. ungm. org § Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña § Vaya la página de inicio de UNGM § Haga clic en la casilla Anuncios de licitaciones § Si está navegando en otra parte del sitio de UNGM, haga clic en Anuncios de licitaciones en el menú a la izquierda UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

17 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Buscar anuncios § La lista de anuncios de UNOPS contendrá tanto anuncios a los que se debe responder a través de métodos tradicionales (documentos impresos o por e-mail) como los anuncios a los que se debe responder a través del sistema e. Sourcing de UNOPS § Recuerde de iniciar sesión en UNGM y completar su proceso de registro como proveedor de UNOPS para poder ver todos los detalles de la licitación y responder a ella. UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

18 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Expresar interés § Si está interesado en esta licitación, haga clic en el botón de Expresar Interés (color azul) para notificar a UNOPS que desea participar § El botón azul cambiará a verde para Ver documentos § Para las licitaciones de competencia limitada, solo verá el botón Ver documentos § Los vendedores que hayan expresado su interés recibirán notificaciones automáticas por correo electrónico, como cuando se acerca la fecha límite para la presentación, o cuando UNOPS haya agregado aclaraciones o enmiendas a la oferta. UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

19 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Acceder al sistema e. Sourcing de UNOPS § Se abrirá la pantalla de conexión del sistema e. Sourcing de UNOPS. § Inserte su dirección de e-mail y su contraseña y haga clic en el botón Conectarse § La dirección e-mail y contraseña de su cuenta e. Sourcing son las mismas que las de su cuenta UNGM. Si desea modificar su información de cuenta, debe hacerlo directamente en el sitio de UNGM UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

20 3. BUSCAR ANUNCIOS, EXPRESAR INTERÉS Y ACCEDER AL SISTEMA e. SOURCING Orientarse en el sistema e. Sourcing § Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta e. Sourcing, podrá acceder al anuncio que le interesa § La captura de pantalla a continuación muestra los elementos clave. Consulte la guía de usuario para más detalles. UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

4 FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS

22 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS Funcionalidades principales del sistema e. Sourcing de UNOPS § Las próximas diapositivas mostrarán una visión general de las funcionalidades principales: 1. Informar a UNOPS de si tiene intención (o no) de presentar una respuesta 2. Solicitar una aclaración sobre un anuncio 3. Presentar una respuesta a un anuncio 4. Presentar una respuesta a un anuncio con lotes 5. Ver, modificar y retirar una respuesta a un anuncio 6. Responder a solicitudes de aclaración de UNOPS durante la evaluación 7. Consultar el estado de un anuncio Las próximas diapositivas muestran solamente una visión general. Consulte la guía de usuario para más detalles. UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

23 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 1. Informar a UNOPS de si tiene intención (o no) de presentar una respuesta § UNOPS desearía saber con antelación si tiene o no intención de responder al anuncio, ya que esta información resulta muy útil para organizar nuestro proceso de adquisición - Haga clic en la pestaña Confirmación del proveedor - Haga clic en el botón SÍ (verde) o el botón NO (rojo) § Si selecciona NO, se le pedirá que proporcione un motivo § Solamente podrá hacer clic en SÍ o NO una vez. Aunque haya inicialmente seleccionado NO, podrá presentar una respuesta UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

24 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 2. Solicitar una aclaración sobre un anuncio § § § § Si tiene preguntas sobre este anuncio, puede solicitar aclaraciones a UNOPS Haga clic en la pestaña Información sobre el anuncio Haga clic en la pestaña Solicitar aclaración Haga clic en el botón Solicitar aclaración Inserte su(s) pregunta(s) Haga clic en el botón Enviar solicitud de aclaración Ningún otro proveedor podrá ver las solicitudes que presente aquí, solamente usted § Solamente podrá solicitar aclaraciones antes de la fecha límite para aclaraciones § Esta fecha viene indicada en la pestaña Información general UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

25 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 3. Presentar una respuesta a un anuncio § Para responder a un anuncio, complete los campos requeridos (se ajustan según el anuncio) - Cuestionarios: el proveedor responde en línea a las preguntas de UNOPS - Lista de documentos exigidos: el proveedor sube documentos exigidos por UNOPS - Detalles de la oferta financiera: el proveedor inserta información sobre el precio solicitada por UNOPS (oferta financiera total, divisa) § Una vez que haya completado la información, el color de los números que figuran en cada pestaña cambiará y pasará de rojo ( ) a verde ( ). Haga clic en la pestaña Presentar y luego en el botón Presentar para enviar su respuesta a UNOPS. No podrá presentar una respuesta si no ha completado toda la información requerida o si ha pasado la fecha límite para la presentación de respuestas § Cuando haya presentado su respuesta, el estado de su respuesta cambiará y pasará del estado de Borrador al estado Presentada y recibirá una notificación por e-mail UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

26 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 4. Presentar una respuesta a un anuncio con lotes § Si el anuncio de licitación indica que se invita a licitar para lotes individuales (Información sobre el anuncio), los proveedores pueden presentar respuestas para lotes. § Entre en la pestaña Respuesta del proveedor y haga clic en Lotes. Podrá ver varias líneas que indican el número del lote, la descripción y una columna llamada Respuesta del proveedor. § En la columna Respuesta del proveedor, la opción predeterminada para todos lotes será “Bid” (en color verde). § Si no desea presentar una oferta para un lote específico, deslice el botón correspondiente a ese lote hacia la derecha hasta que indique “No bid” (en rojo) y, de esta manera, se suprimirán los campos no aplicables que ya no deberá completar para presentar su oferta. UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

27 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 5. Ver, modificar y retirar una respuesta a un anuncio § Una vez que haya respondido a un anuncio, puede ejecutar las siguientes acciones: ver, modificar y retirar su(s) respuesta(s) § Puede modificar y retirar respuestas únicamente antes de la fecha límite para la presentación de respuestas especificada en la pestaña Información general dentro de la pestaña Información sobre el anuncio § Puede retirar su respuesta en cualquier momento antes de la fecha límite § Seleccione el anuncio para el cual presentó la respuesta que desea retirar § Vaya a la pestaña Presentar y haga clic en Retirar oferta presentada. § Si retira una respuesta, el estado pasará de Presentada (verde) a Borrador (azul). Puede entonces modificar la respuesta y volver a presentarla antes de la fecha límite § Una vez pasada la fecha límite, el sistema e. Sourcing no tendrá en cuenta las respuestas que sigan en estado de Borrador UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

28 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 6. Responder a una solicitud de aclaraciones durante la evaluación § Es posible que UNOPS le solicite aclaraciones sobre la respuesta que presentó § UNOPS solicita aclaraciones después de la fecha límite para la presentación de respuestas, esto es, durante la etapa de evaluación de las respuestas § Acceda al anuncio haciendo clic en el enlace directo incluido en el correo de solicitud de aclaración que ha recibido § o vaya a la pestaña Aclaraciones durante evaluación del anuncio en cuestión UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

29 4. FUNCIONALIDADES PRINCIPALES DEL SISTEMA e. SOURCING DE UNOPS 7. Consultar el estado de un anuncio § Haga clic en el botón Ver mis operaciones (si ya está conectado en su cuenta e. Sourcing, vaya a la sección Mis anuncios § Existen cuatro estados posibles: - Abierto (color verde): antes de la fecha límite para la presentación de respuestas - Evaluación (color naranja): después de la fecha límite, cuando UNOPS ha iniciado la evaluación de las respuestas recibidas - Finalizado (color azul): cuando UNOPS ha finalizado la evaluación y determinado los resultados. Haga clic en el botón Finalizado para acceder a la página “Adjudicaciones de contratos” en UNGM - Cancelado (color gris): cuando la licitación ha sido cancelada por UNOPS. § Recibirá una notificación automática por e-mail cuando UNOPS haya finalizado la evaluación de respuestas. Este e-mail le informará del resultado del proceso: si ha sido incluido en una lista corta (en el caso de una EOI o PQ) o si se le ha adjudicado un contrato (en el caso de una licitación – RFQ, ITB, RFP). Estos emails automáticos también proporcionarán los detalles de contacto del empleado de UNOPS responsable del proceso en cuestión, en caso de que necesite más información § Si se adjudicaron contratos como resultado de este anuncio, el e-mail de notificación incluirá igualmente un enlace hacia la página de Adjudicaciones de contratos en UNGM: https: //www. ungm. org/Public/Contract. Award § UNOPS e. Sourcing training for Vendors v 1. 3

5 PRINCIPALES RECOMENDACIONES PARA LOS PROVEEDORES

31 5. PRINCIPALES RECOMENDACIONES PARA LOS PROVEEDORES Principales recomendaciones para proveedores sobre el sistema e. Sourcing 1 Regístrese como proveedor de UNOPS en UNGM. Si ya está registrado, compruebe que la información está completa 2 Exprese interés por un anuncio 3 Consulte los detalles del anuncio, especialmente la fecha límite 4 Informe a UNOPS si tiene o no intención de presentar una respuesta 5 Solicite aclaraciones sobre los anuncios si tiene dudas 6 Guarde un borrador de su respuesta y no espere hasta el último minuto 7 Responda lo antes posible a las solicitudes de aclaraciones enviadas por UNOPS durante la evaluación UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

6 CONTACTOS Y RECURSOS

33 6. CONTACTOS Y RECURSOS Contactos y recursos UNGM § Para más información, visite el sitio web www. ungm. org § Si necesita ayuda con el proceso de registro en UNGM, utilice la funcionalidad Ayuda o consulte la sección de Preguntas frecuentes disponibles en el sitio web: https: //www. ungm. org/Public/Help UNOPS e. Sourcing § Para más información general sobre UNOPS, visite el sitio web www. unops. org § Para más información general sobre las adquisiciones en UNOPS, visite https: //www. unops. org/espanol/Opportunities/suppliers/Paginas/default. aspx § Si necesita ayuda con el sistema e. Sourcing de UNOPS - Utilice la funcionalidad Ayuda disponible en el sitio web, incluidos las guías de usuario, la sección FAQ y los videos: https: //esourcing. unops. org/#/Help/Guides - Contacte con el servicio de asistencia de UNOPS: esourcing@unops. org Indique su nombre de usuario UNGM, su número de registro UNGM y el número de referencia del anuncio (p. ej. RFP/2016/296). UNOPS e. Sourcing: Formación para proveedores v 1. 3

7 SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS