UN PLAN DACTION POUR LE CONTRLE INTERNE Philippe

UN PLAN D’ACTION POUR LE CONTRÔLE INTERNE Philippe VERSCHEURE – Agent comptable 07/06/2012 1

LES CHIFFRES CLES L’UPEC est souvent présenté comme une des plus importantes universités d’Ile-de-France: - Effectif : 27 000 étudiants et 2 500 personnels permanents - Nombre de composantes: 12 - Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de fonctionnement) - Patrimoine immobilier: 267 millions d’euros - L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011. Des données qui ont permis de prioriser les enjeux 2

DES PRE-REQUIS Un portage politique fort - un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau de la Direction. Un agent comptable pleinement investi - Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission Une démarche partenariale traduite par la signature d’un protocole de modernisation Il n’y a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans l’implication active de ces deux partenaires. 3

DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS Des moyens Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS adjoint aux affaires financières Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010. Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable et financier à l’agence comptable Des structures Le comité de pilotage Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux réalisés sur le CICF 4

DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5) Des outils Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de l’UPEC. - Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant. - Organigrammes Fonctionnels nominatifs: C’est la décomposition des individus. C’est un document qui retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus. - Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques. - Plan d’actions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés. - Plan de contrôles : document qui recense le planning des contrôles à réaliser. 5

LE PLAN D’ACTION Définition du périmètre Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les risques futurs. Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement actualisé. 6

UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES 7

N° de risque Critère qualité compta ble Libellés Cotation Facteurs P I Plan d'actions C Rémunération à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission). Contrôle imparfait 5 2 2 20 Organisation 4 2 2 16 Un agent est rémunéré audelà de l'âge limite de maintien en activité. UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations. Traçabilité : toute cessation ou suspension d ’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé) Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d ’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). L'établissement n'a en réalité pas de dette UPEC GP 019 Réalité La créance n’existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait 5 3 5 75 UPEC GP 020 Réalité La dépense n’est pas prévue par la réglementation. Contrôle imparfait 5 3 5 75 Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l ’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. Compétence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 Réalité L’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilit é. Contrôle imparfait 5 3 4 60 Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP). Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des d élégations de signature. 8

UN MODELE DE PLAN D’ACTION 9

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 10

LE PLAN D’ACTION Définition du périmètre - Le plan d’action: support essentiel du pilotage des risques - la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la Réforme de l’Etat du 01 juin 2011 confirme cette optique. - Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance observées. 11

N° de risque Critère qualité compta ble Libellés Cotation Facteurs P I Plan d'actions C Rémunération à tord d'un agent UPEC GP 011 Un agent n’est plus pris en charge par l’établissement mais continue d’être rémunéré (retraite, changement d’affectation ou demission). Contrôle imparfait 5 2 2 20 Organisation 4 2 2 16 Un agent est rémunéré audelà de l'âge limite de maintien en activité. UPEC GP 012 Discordances entre les dossiers des personnels et les montants de rémunérations. Traçabilité : toute cessation ou suspension d ’activité (ou changement d’affectation) doit faire l’objet d’un document archivé. (réalisé) Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d ’activité (ou changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers de rémunérations. Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour les contractuels). L'établissement n'a en réalité pas de dette UPEC GP 019 Réalité La créance n’existe pas (service non fait) ou est prescrite. Contrôle imparfait 5 3 5 75 UPEC GP 020 Réalité La dépense n’est pas prévue par la réglementation. Contrôle imparfait 5 3 5 75 Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye. Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l ’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. Compétence juridique du donneur d'ordre UPEC GP 021 Réalité L’agent comptable prend en charge un mandat émis par un ordonnateur non habilit é. Contrôle imparfait 5 3 4 60 Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP). Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des d élégations de signature. 12

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 13

LE PLAN D’ACTION Les enjeux Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des risques: – Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi régulier du plan d’action (commentaires); – Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la démarche (fixer les priorités); – Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les exigences aux enjeux et aux risques; – Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de maîtrise des risques. 14

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 15

LE PLAN D’ACTION Les enjeux (2) - Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques. Diffusion de l’information aux personnels. - Associer les personnels concernés dans la définition des processus. 16

LE PLAN D’ACTION Identifier les responsables des actions - Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de services), voire par un service dédié. L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner l'objectif (ex : trimestre 1, 2, 3. . . ). 17

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 18

LE PLAN D’ACTION L’appropriation par les services Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux identifiés. Chaque service concerné (l’agence comptable et la DRH) dispose de son propre plan d'action, reprenant : • les éléments et consignes « obligatoires » à décliner, • les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service 19

UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH 20

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi Compétence juridique du donneur d'ordre 1 1 2010 Séparat ion de fonctio ns GIRAF E/HAR PEGE Organisation : Création d’un poste de contrôleur paie. CL process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 Dec-10 2010 fév-11 Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à réalisé . approfondir Organisation : La 2 2 2010 Rattach ement à la bonne période GIRAF E/HAR PEGE coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 2010 Oct-10 le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu . Risque 2 envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 21

UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE 22

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. 23

LE PLAN D’ACTION Le suivi – Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau d'avancement de chaque action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs, une actualisation annuelle du plan d’action est réalisée. – Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans d'actions par service – Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours) de réalisation est fait de manière objective et sincère. 24

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi Compétence juridique du donneur d'ordre 1 1 2010 SEPARA TION FONCTI ONS GIRAF E/HAR PEGE Organisation : Création d’un poste de contrôleur paie. CL process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 Dec-10 2010 fév-11 Risque 1 Mme Sylvain (contrôleur paye) a pris ses fonctions et effectue les missions qui lui ont été attribuées. A ce jour l'organisation est encore à réalisé . approfondir 2 2 2010 RATTA CHEME NT A LA BONNE PERIOD E Organisation : La GIRAF E/HAR PEGE coordinatrice paye est chargée de veiller à la réception des documents dans les délais par la TG. NS process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 2010 Oct-10 le suivi est réalisé par la DRH, mais le problème perdure la TG ne nous transmets pas les documents en tant voulu . Risque 2 envoi d'un courrier à la trésorerie le 10/02/2011 25

N° act ion N° risqu e Origin e plan d'actio n Critère s de qualité compt able Outils structu rants Action Resp onsa bles Origine et date recomm andatio n Calen drier Calendri er développ é Modific ation Actions Anné e Origi ne actio n Réalisati on Observations / Commentaires Suivi L'établissement n'a en réalité pas de dette 3 19/20 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13 RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 sept-10 Compétence juridique du donneur d'ordre 5 6 21 21 2010 Réalité GIRAF E/SIFA C Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la dépense (article 12 du RGCP) dans le cadre du plan de contrôle. GIRAF E/SIFA C Traçabilité : dossiers d'accréditationconservation des actes de nomination et des délégations de signature. PV PV process us rémuné ration DGFIP / décemb re 2009 2010 oct-10 Fait dans le cadre du plan de contrôle En cours de constitution Email de la DRH aux composantes le 13 janvier 2011 2010 oct-10 2010 Absence de modèle de signature. Necessité de mettre en place un referentiel de signature. Absence de déleguation de signature. Action poursuivie sur 2011 Action renouvelée en mai 2012 à la suite de la nomination nouvelle Direction. Les actes prévoient un spécimen de signature 26

LE PLAN D’ACTION Ce qu’il reste à faire - Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci de pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la formalisation du CICF a été restreinte aux services centraux. - Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur l’intérêt du CICF qui n’est pas générateur de travail supplémentaire. 27

LE PLAN D’ACTION Les écueils - La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que la démarche demeure une priorité. . - Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…). Or, si le personnel n’adhère pas, le dispositif ne fonctionnera pas efficacement. 28

www. u-pec. fr Philippe VERSCHEURE Philippe. verscheure@u-pec. fr Tél. +33 (0)1 45 17 10 70 29