Un introduzione al Project Cycle Management PCM 1

Un introduzione al Project Cycle Management (PCM)

1. Il quadro di riferimento 1. 1 La teoria del project cycle management PCM nasce: – – negli anni ‘ 50 nel settore della cooperazione allo sviluppo Per l’insoddisfazione dei risultati ottenuti dagli interventi di cooperazione realizzati fino ad allora che avevano prodotto scarsi risultati se non addirittura opere e/o infrastrutture mai entrate in funzione o utilizzate (le cosiddette “cattedrali nel deserto”) Inizia quindi un percorso di riflessione sui limiti delle esperienze pregresse che forniranno il “negativo” per l’elaborazione delle nuove linee di pensiero in materia di gestione progettuale

2. Cos'è il PCM 2. 1 2. 2 2. 3 Assunti del PCM Il PCM: uno strumento metodologicoorganizzativo per il project management Principali elementi di innovazione introdotti dal PCM

2. 1 Assunti del PCM Il PCM afferma che una gestione efficace dei progetti presuppone: – Una articolazione delle attività progettuali secondo una sequenza logica – Un processo decisionale coerente con tale sequenza – Un sistema di documentazione unitario

2. 1 Fasi, decisioni, documenti…

2. 1. 1. “…Una articolazione delle attività progettuali secondo una sequenza logica” l Le azioni relative alla gestione di un progetto vanno articolate in 6 fasi: – Programmazione indicativa – Identificazione – Formulazione – Finanziamento – Implementazione – Valutazione l La realizzazione delle 6 fasi deve avvenire in sequenza: solo con la chiusura di una fase si può dar avvio alle attività di quella successiva. Mai sovrapporre la realizzazione di due o più fasi

2. 1. 2 “…Un processo decisionale coerente con tale sequenza” l l La chiusura di una fase del ciclo comporta sempre un momento decisionale che funzione da algoritmo (si/no). La decisione positiva permette il passaggio alla fase successiva del ciclo; quella negativa invece determina la ripetizione della fase medesima o addirittura il rinvio ad una fase precedente Tali decisioni vanno formalizzate per consentirne l’accesso sia da parte degli stakeholders, sia da parte degli operatori progettuali (che si inseriscono in vari momenti e in fasi diverse del ciclo di progetto). La formalizzazione deve avvenire attraverso: – atti pianificati – secondo un codice linguistico condiviso

2. 1. 3 “…Un sistema di documentazione unitario “ l l Lo svolgimento di tutte le fasi del ciclo di progetto va documentat 0 e a riguardo è importante utilizzare un codice linguistico condiviso: – nelle diverse fasi del ciclo di progetto – per i diversi operatori del progetto, in un ottica l Sincronica (più operatori che intervengono contemporaneamente nella medesima fase del ciclo devono poter parlare la stessa lingua) l Diacronica (vari operatori che intervengono in fasi diverse del ciclo devono poter decodificare le informazioni prodotte in precedenza e produrre informazioni decifrabili da quanti seguiranno) Esso inoltre deve permettere di creare una banca dati sul progetto: – per formalizzare il processo decisionale e renderlo accessibile agli operatori e agli stakeholders – Per “far memoria” e documentare così la nuova conoscenza costruita per via empirica nel corso della vita del progetto

2. 2 Il PCM è un METODO: l l Non dice COSA fare. . . – Ogni attore progettuale deve definire autonomamente i contenuti della propria azione, in funzione del ruolo che dovrà svolgere nel progetto … ma COME fare – Nell'organizzare l‘attività progettuale, TUTTI gli attori devono dotarsi di una comune metodologia: il PCM. È questa metodologia quindi che guida la costruzione delle soluzioni organizzative e delle procedure di lavoro dei singoli attori del progetto

2. 3 In sintesi, le idee chiave del PCM sono: l l l “Contenere" l’importanza della fase di implementazione delle attività Enfatizzare il ruolo della fase preparatoria Orientare il processo ai principi del miglioramento continuo della qualità

2. 3. 1 “…Circoscrivere" la fase di implementazione delle attività” l l Il progetto non è solo “AZIONE". – L'eccessiva concentrazione sulla fase di implementazione è la principale causa di fallimento della prima generazione di progetti di cooperazione internazionale – Altre componenti progettuali sono essenziali, in particolare : l PROGRAMMARE l PROGETTARE l VALUTARE L'implementazione costituisce solo 1 tappa sulle 6 complessive del ciclo di vita di un progetto!!!!

2. 3. 2 “…Enfatizzare il ruolo della fase preparatoria” l l Gli investimenti nella preparazione del progetto pagano! Aiutano infatti a prevenire costosi problemi in fase di implementazione. E’ necessario quindi assicurare un investimento adeguato per creare le precondizioni necessarie al successo dell’azione ATTENZIONE: il progetto costituisce sempre un’impresa collettiva. L’attività di progettazione, intesa comunemente come studio di fattibilità del progetto, va preparata per mezzo di due azioni preliminari: – Prima di tutto va definito il sistema della partnership che sostiene il progetto (CHI SIAMO? ) – Poi si identificano le possibile idee progettuali (COSA VOGLIAMO? ) e si fa lo screening delle stesse Solo come terzo passo si avvia lo studio il progetto (COSA FACCIAMO? )

2. 3. 3 “…Orientare il processo ai principi del miglioramento continuo della qualità” l l La conoscenza empirica maturata nel corso del ciclo di progetto va valorizzata e “reimmessa” nel ciclo stesso attraverso l’azione di monitoraggio e valutazione. Grazie a tale nuove conoscenze sarà possibile: – formulare misure di aggiustamento del progetto per adeguarlo maggiormente al contesto di intervento, in continua evoluzione – elaborare una nuova programmazione indicativa, dalla quale potrà originarsi un ulteriore (e migliorato) ciclo di progetto Due i principali strumenti identificati dal PCM per assicurare la valorizzazione della nuova conoscenza generata nel ciclo di vita del progetto: – Il sistema di documentazione del progetto consentirà una sistematica raccolta di informazioni e ne consentirà l’ accesso anche ad altri operatori del medesimo contesto e/o settore di intervento, grazie alle attività di diffusione dei risultati progettuali che la UE richiede oramai stabilmente come misura di accompagnamento del progetto stesso – È oramai prassi consolidata (richiesta dalla UE) quella di prevedere all’interno della valutazione una attività specifica volta a rilevare le buone pratiche e le “lezioni apprese” (lessons learned) emerse nel corso del ciclo di vita del progetto

3. Cosa dice il PCM Le sei fasi del ciclo di progetto saranno di seguito descritte attraverso: – – – La descrizione dell’oggetto di lavoro di ogni fase La descrizione del tipo di decisione associata ad ogni fase La descrizione della documentazione prodotta in corrispondenza di ogni fase, come parte integrante del sistema di documentazione del progetto

3. 1: PROGRAMMAZIONE INDICATIVA l Oggetto di lavoro: in questa fase i promotori potenziali del progetto si confrontano sulle rispettive impostazioni “politiche” (in termini di visione sulle tematiche e/o sui territori oggetto di possibili future azioni progettuali) e metodologiche (in termini di metodi di lavoro), cercando di capire se esistono le precondizioni per dar vita ad una partnership progettuale (cioè, molto concretamente, se ci sono le condizioni per “lavorare insieme”!) l Decisione: la decisione presa in questa fase riguarda la costituzione del SISTEMA DI PARTENARIATO che dovrà sostenere il progetto. I partner sono i PROMOTORI del progetto e rappresentano un sottogruppo degli "stakeholderes" (portatori di interessi) progettuali. ATTENZIONE: TRA I PARTNER, IN QUESTA FASE, VA SEMPRE CONSIDERATO L'ENTE O GLI ENTI FINANZIATORI l Documentazione: il documento da produrre in questa fase è l’ACCORDO DI PARTENARIATO. Si tratta di un DOCUMENTO DI INDIRIZZO in cui vengono definiti i principi “politici” e metodologici di riferimento in cui si riconoscono tutti i partner

3. 1: PROGRAMMAZIONE INDICATIVA Gli accordi di partenariato possono essere: – Impliciti/espliciti. Non sempre è necessario che le parti sottoscrivano un accordo esplicito. Per es. la norma di un regolamento UE relativo ad un dato programma comunitario che istituisce la possibilità di partnership tra UE e determinate categorie di soggetti terzi (es. enti di ricerca, associazioni di categoria, enti senza finalità di lucro, ecc. ) nella fase di implementazione del programma stesso rappresenta implicitamente un accordo di partnership con tali soggetti – Sincroni/diacronici. Non sempre l’accordo è firmato contestualmente da tutti i partner. Nuovi e vecchi accordi tra sottogruppi diversi di partner si combinano per definire nel loro insieme il sistema di partnership del progetto. Ogni partner, infatti, “porta in dote” alla partnership il sistema di relazioni che lo contraddistingue, consentendone l’accesso da parte degli altri partner. Agisce in questo senso come nodo della rete di relazioni che sosterrà il progetto

3. 2 IDENTIFICAZIONE l Oggetto di lavoro: a partire dalle linee di indirizzo descritte nell’accordo di partenariato, si procede ad elaborare più idee progettuali. Le idee progettuali traducono le linee di indirizzo politico in obiettivi e risultati conseguibili dalle singole iniziative progettuali; identificano inoltre i principali filoni di attività. Da un accordo di partenariato normalmente derivano più idee progettuali. Nel corso di questa fase, tali idee vengono vagliate e priorizzate l Decisione: SCEGLIERE L’IDEA PROGETTUALE PRIORITARIA l Documentazione: STUDIO DI PREFATTIBILITA' Si tratta di un documento snello, spesso redatto nella forma di scheda, con uno sviluppo massimo pari a 4 -5 cartelle

3. 2 IDENTIFICAZIONE l Lo STUDIO DI PREFATTIBILITA‘ contiene indicazioni sui seguenti aspetti dell’idea progettuale: l Settore o problema di intervento l Gruppo target l Ambito geografico l Durata l Setting (principali attori e ruoli) l Volume del budget

3. 3 FORMULAZIONE l l l Oggetto di lavoro: questa fase consiste nello studio di fattibilità del progetto. Ogni attore progettuale studia la fattibilità dell’intervento secondo tre punti di vista: – Fattibilità tecnica ( le azioni proposte sono tecnicamente congrue rispetto all’impatto che il progetto intende generare? ) – Fattibilità organizzativa (gli attori progettuali hanno le capacità tecniche e gestionali richieste per svolgere i compiti assegnati loro nell’ambito del progetto? ) – Fattibilità economica e finanziaria (gli attori progettuali dispongono di finanziamenti sufficienti e riusciranno a rendere disponibili i fondi nei tempi richiesti dal progetto, anticipando, quando necessario, i contributi erogati solo ad approvazione del rendiconto finale? ) Decisione: stabilire se il progetto proposto è FATTIBILE dal punto di vista tecnico, organizzativo e finanziario Documentazione: STUDIO DI FATTIBILITA‘ Documento "pesante", comprensivo di i) parte descrittiva del contesto di intervento e delle azioni proposte, ii) buget e iii) allegati (analisi del contesto di intervento, bibliografia di riferimento, studi tecnici realizzati ad hoc)

3. 3 FORMULAZIONE l Lo STUDIO DI FATTIBILITA’ contiene indicazioni ANALITICHE su tutte le componenti del progetto. Nella prassi oggi prevalente, le componenti progettuali coincidono con le categorie del QUADRO LOGICO: l l l obiettivo generale obiettivo specifico risultati attesi attività, mezzi, costi indicatori di verifica e fonti di verifica condizioni esterne e precondizioni A queste categorie si aggiungono i seguenti aspetti: l l l Modalità di implementazione Piano di azione Analisi di impatto e sostenibilità

3. 4 FINANZIAMENTO l Oggetto di lavoro: i vari partner progettuali definiscono e deliberano il proprio apporto finanziario al progetto in modo da assicurare la copertura dei costi previsti l Decisione: APPROVAZIONE DEI FINANZIAMENTI AL PROGETTO l Documentazione: – Domanda di finanziamento. Rappresenta il data base informativo sul progetto a cui si farà riferimento nei rapporti con l’ente finanziatore. ATTENZIONE: il documento è orientato alla comunicazione esterna ed ha duplice natura: l Amministrativa (deve rispondere agli obblighi previsti nel formulario del donor) l Orientata al "marketing": serve a "vendere" bene l'iniziativa (il linguaggio utilizzato è mirato al donor cui il documento si indirizza) – Contratto di finanziamento. Rappresenta il data base normativo del progetto

3. 5 IMPLEMENTAZIONE l Oggetto di lavoro: la fase consiste nella realizzazione delle attività previste nel documento di progetto l Decisione: in questa fase si decide il MODELLO ORGANIZZATIVO DEL PROGETTO, LE PROCEDURE DI ALLOCAZIONE DELLE RISORSE PROGETTUALI e LE EVENTUALI MISURE DI AGGIUSTAMENTO DELLE ATTIVITA’ l Documentazione: in questa fase vengono prodotti: – Il Piano Operativo – Gli Stati Avanzamento Lavori (SAL) – La contabilità di progetto

3. 5 IMPLEMENTAZIONE – – – Il Piano Operativo definisce: l La pianificazione operativa dei lavori l Il sistema delle responsabilità operative l L’allocazione delle risorse l La calendarizzazione delle spese Gli Stati Avanzamento Lavori (SAL) permettono il monitoraggio del progetto: l Verificando l’attuazione del programma dei lavori e dei costi l rilevando gli eventuali fattori di criticità e le opportunità emerse l proponendo misure di aggiustamento L’obbligo di tenuta di una contabilità a partita doppia per i costi sostenuti nell’ambito del progetto è normalmente prevista in quasi tutti i contratti per sovvenzioni della UE. Questa richiesta risponde al principio di “accountability” e trasparenza nella gestione dei finanziamenti comunitari tanto caro alla UE che a questo riguardo non si accontenta del controllo economico sui costi progettuali ma presidia anche i relativi flussi finanziari. A questo riguardo, spesso l’obbligo di tenuta di una contabilità ad hoc per il progetto è accompagnato da quello di apertura di un conto corrente bancario dedicato esclusivamente alla gestione dei finanziamenti del progetto.

3. 6 VALUTAZIONE l Oggetto di lavoro: in questa fase vengono rilevati i risultati che il progetto ha generato e l’impatto generale che questi hanno iniziato a produrre. Viene inoltre valutata la qualità progettuale sotto i seguenti punti di vista: – Qualità del disegno progettuale – Efficienza nella messa in opera – Efficacia delle azioni – Prospettive di impatto – Sostenibilità futura l Decisione: APPROVAZIONE DEI RAPPORTI DI VALUTAZIONE ED EROGAZIONE DELLE RELATIVE TRANCHE DI FINANZIAMENTO l Documentazione: RAPPORTO DI VALUTAZIONE. Può essere: – Intermedio – Finale.

3. 6 VALUTAZIONE l Il RAPPORTO DI VALUTAZIONE INTERMEDIO si compone sempre di : – – l una relazione descrittiva. Nella relazione descrittiva del primo anno prevale la descrizione dello stato di avanzamento lavori; in quella degli anni successivi, il focus si sposta progressivamente sull'analisi dei risultati (= servizi e prodotti messi a disposizione dei beneficiari del progetto a seguito della realizzazione delle attività progettuali) e dei benefici che questi generano nella realtà d’intervento; una sezione ad hoc della relazione è dedicata alla proposta di eventuali misure di aggiustamento del progetto messe a punto grazie all’attività di monitoraggio una relazione economico-finanziaria. In merito alla parte economico-finanziaria, va rilevato che sempre più di frequente la UE richiede l'audit esterno a cura di una società di revisione accreditata. Dall’approvazione della relazione intermedia dipende l'erogazione delle tranche successive di finanziamento Il RAPPORTO DI VALUTAZIONE FINALE è comprensivo di: – – Relazione descrittiva: oltre alla valutazione di impatto, dà indicazioni su: l Buone pratiche (azioni di successo sperimentate nel progetto e potenzialmente replicabili) l "lessons learned" (lezioni apprese in relazione ai contenuti tecnici, organizzativi e finanziari del progetto) Relazione finanziaria l Normalmente è richiesto l'audit esterno della relazione finanziaria

3. 6. 1 Considerazioni in merito alle diverse tipologie di valutazione l l l Autovalutazione – Fatta dagli stessi attori progettuali – Rischio di non obiettività Eterovalutazione – Fatta da attori esterni al progetto – Rischio di errori dovuti alla scarsa conoscenza della storia del progetto e della realtà di intervento Auto-eterovalutazione – Combinazione delle due precedenti forme di valutazione