Umsetzung von Geschftsprozessen WorkflowManagementsysteme Knut Hinkelmann Das BPMS

Umsetzung von Geschäftsprozessen: Workflow-Managementsysteme Knut Hinkelmann

Das BPMS*) – Paradigma Wo liegt unsere Wertschöpfung ? Wie erstellen wir unsere Produkte ? Wie setzen wir unsere Geschäftsprozesse um ? Wie steuern wir unser operatives Geschäft ? Wie können wir unser Geschäft verbessern ? *) Organisationen Produkte Strategische Entscheidungen Geschäftsprozesse Re-Engineering Mitarbeiter IT / Ressourcen Workflow-Mgt. , ERP, Groupware Kennzahlen Umsetzung Ausführung Bewertung und Kontrolle Nach: D. Karagiannis: BPMS - Business Process Management Systems, ACM SIGOIS Bulletin, August 1995 Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 2

Workflow und Workflow-Managementssystem n Workflow Ein Workflow ist die vollständige oder teilweise Automatisierung eines Geschäftsprozesses, in welchem Dokumente, Informationen oder Arbeitsschritte unter Berücksichtigung von Prozedurregeln von einem Teilnehmer zum nächsten zur weiteren Bearbeitung übergeben werden. n Workflow-Managementsystem (Wf. MS) Ein Wf. MS is ein Computersystem, das den Arbeitsablauf zwischen Beteiligten entsprechend einer vorgegeben Prozessdefinition steuert. Es koordiniert automatische und manuelle Tätigkeiten sowie Informationssysteme und Anwendungen, die direkt über das System oder offline zugreifbar sind. Die Koordination umfasst die Weiterleitung von Aufgaben zwischen den Beteiligten in der richtigen Reihenfolge, die Sicherstellung, dass alle Beiträge geleistet werden und die Behandlung von Ausnahmesituationen, sofern notwendig. Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 3

Wf. MC - Prozessmodell Geschäftsprozess (d. h. was soll geschehen) Modellierung Ist definiert durch ein wird verwaltet durch Workflow Management System (steuert automatisierte Aspekte des Geschäftsprozesses) wird genutzt um zu erzeugen und zu via verwalten Prozess-Instanzen (eine Repräsentation dessen, was tatsächlich geschieht) Prozessdefinition (eine Repräsentation dessen, was geschehen soll) Sub-Prozesse Ausführung besteht aus Aktivitäten können sein enthält eine oder mehrere oder Manuelle Aktivitäten (die nicht durch das Workflow. System verwaltet werden) Automatisierte Aktivitäten werden während der Bearbeitung repräsentiert durch Aktivitätsinstanzen die enthalten und/oder Arbeitseinheiten (Aufgaben, die einem Bearbeiter zugewiesen werden) Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme Aufgerufene Anwendungen (Computer-Werkzeuge/ -Anwendungen, die genutzt werden, um eine Aktivität zu unterstützen) 4

Begriffsklärung: Prozessmodell und Prozessinstanzen (Vorfälle): Antrag Reto Wyss Antrag Beat Kunz Antrag Kurt Heinrich Antrag Petra Schmidt Antrag Werner Meyer Antrag Peter Müller Prozessmodell: Ausführung Beispiel: Antragsbearbeitung Lebensversicherung n n n Beispiel Antragsbearbeitung: Für jeden Antrag gibt es eine eigene Prozessinstanz Jede Ausführung eines Prozesses entspricht einer Prozessinstanz Mehrere Instanzen können gleichzeitig existieren Bearbeitung verschiedener Prozessinstanzen kann unterschiedlich weit fortgeschritten sein Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 5

Ein Wf. MS unterscheidet zwei Komponenten: Buildtime (Modellierung) u. Runtime (Ausführung) Ausführungskomponente (Runtime): Modellierungskomponente (Buildtime): Workflow-Modell • • Workflow-Instanzen Workflow-Modellierung Organisationsmodellierung/Rollen Datenmodellierung Anbindung von Anwendungsprogrammen Prof. Dr. Knut Hinkelmann Programm 1 Programm 2 Programm 3 Daten • Erzeugung/Verwaltung von Workflow. Instanzen • Steuerung des Ablaufs • Zugriff auf Daten und Anwendungen Workflow-Managementsysteme 6

Generisches Architektur-Schema Workflow-Modellierungwerkzeug Datenstrukturen Workflow-Definitionen (Kontroll- und Datenfluss Anwendungs. Registrierung Organigramm (Abteilungen, Mitarbeiter, Rollen) Modellierungszeit Datenbank Werkzeug für dynamische Workflow-Änderungen Administrations- und Monitoringwerkzeuge Workflow-Laufzeitsystem Datenbank mit • Workflow. Instanzen • Kontext-Daten Workflow Engine (Server) (Steuerung von Kontrollund Datenfluss) Workflow-Client-Anwendungen + Workflow-Arbeitslisten Prof. Dr. Knut Hinkelmann Laufzeit Anwendungsserver Workflow-Managementsysteme 7

Build-Time: Workflow-Modellierung n Zusätzlich zu Modellierungselementen der Prozessgestaltung und Simulation. . . w Abläufe (Aktivitäten, Kontrollelemente) w Organisationsstruktur w Ressourcen … Elemente für Interaktion mit der realen Welt: w Benutzerkommunikation (Dialog) w Datenbankzugriffe w Schnittstellen zu Anwendungen w evtl. Kommunikation z. B. E-Mail Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 8

Beispiel: Workflow-Managementsystem Xpert. ivy n Xpert. ivy ist ein Produkt von Ivy. Team, Ivy. Team gehört mittlerweile zur Soreco Group (www. soreco. ch) n Xpert. ivy kombiniert w Workflow-Management w Content-Management (Webseiten-Erstellung und –Verwaltung) n Die Modellierung von Xpert. ivy basiert auf Flussdiagrammen n Die Benutzerinteraktion erfolgt über Web-Browser n Xpert. ivy besteht aus dem Xpert. ivy Designer (Buildtime) und dem Xpert. ivy Server (Runtime) Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 9

Bespiel: Modellierungsobjekte in Xpert. ivy I. Dialog und Steuerung Dialogseite Datenbank-Dialog Start Request Start Event Exception Ende-Seite (Prozessabschluss mit Dialog) Ende (Prozessabschluss) Alternative Sequence Flow Message Flow Aufteilung/Verzweigung Vereinigung Aufgabenzuweisung Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme Ende (Prozessabschluss) 10

Bespiel: Modellierungsobjekte in Xpert. ivy II. Transaktion und Kommunikation Bearbeitungsschritt DB-Schritt (Schreib-/Leseoperation auf Datenbank) Email (autom. Emails auslösen) Program Interface (Java-Schnittstelle zu externen Programmen) Webservice Element SOAP Element Prozessaufruf Trigger Rollenzuweisung Komponente Anmerkung Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 11

Run-Time: Ausführungskomponente Prinzip der Bearbeitung 1. 2. 3. Bearbeiter/Ereignis stösst den Geschäftsprozess an Wf. MS identifiziert erste(n) auszuführende Aktivität(en) Für auszuführende Aktivitäten gibt es zwei Möglichkeiten 1. 2. Automatische Aktivitäten werden direkt ausgeführt, weiter mit 6. Manuelle Aktivitäten werden an die (den) zulässigen Bearbeiter vergeben, sie erscheinen in der Aufgabenliste der Bearbeiter 4. Bearbeiter wählt Aktivität zur Bearbeitung aus, das Wf. MS startet die zugehörige Anwendung bzw. Dialog 5. Der Benutzer beendet die Aktivität 6. Durch Belegung der Steuerungsdaten und/oder den Rückgabewerten der ausgeführten Aktivität entscheidet das Wf. MS, welche Aktivität(en) als nächstes auszuführen ist. 7. Falls ausführbare Aktivitäten existieren, weiter mit 3. , sonst Prof. Dr. Knut Hinkelmann Ende Workflow-Managementsysteme 12

Run-Time: Anlegen und Steuern von Workflow. Instanzen n Instanziierung von Workflow-Modellen n Ausführung der Workflow. Instanz durch Workflow. Engine n Prozesse haben Ausführungszustand n Zuweisung von Aufgaben an Aufgabenträger gemäss Rollenbeschreibung (role resolution) n Verwaltung der Worklists Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 13

Workflow-Ausführung - Grundaspekte n Abarbeitung der Kontrollfluss-Definition w Bestimmung der als nächstes auszuführenden Aktivitäten w Evaluierung von Eintritts, - Austritts- und Verzweigungsbedingungen bzgl. der Aktivitäten w Aufruf der an die Aktivität gekoppelten Applikationen w Eintrag in Arbeitslisten der für die Aktivität zuständigen Mitarbeiter n Steuerung des Datenflusses w Initialisierung globaler Workflow-Variablen w Intra-Workflow-Datenfluss (von Aktivität zu Aktivität) w Inter-Workflow-Datenfluss (Datenfluss zu anderen Workflows) w Datenfluss zu Applikationen und externen Datenquellen Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 14

Zustandsdiagramm für Workflows unterbrochen (3) (4) (5) nicht existent (1) fertig zur Bearbeitung (2) (9) (8) in Bearbeitung (6) (7) beendet (1) (2) (3) (4) (5) (6) Ein Workflow wird gestartet, d. h. eine neue Workflow-Instanz wird erzeugt Zuweisung der ersten Aktivität an Bearbeiter Unterbrechung eines Prozesses Wiederaufnahme der Bearbeitung Ausführung von Aktivitäten Beendigung des Workflows: Keine weitere Bearbeitung bzw. Änderung von Workflowvariablen möglich (7) Anfragen an Workflow möglich (z. B. Dauer der Bearbeitung, Bearbeiter einzelner Aktivitäten, Ergebnisse von Aktivitäten) (8) Löschen der Workflow-Instanz (9) Löschen des Workflows während der Bearbeitung Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 15

Zustandsdiagramm für Aktivitäten unterbrochen (4) (5) (3) nicht zugewiesen (1) zugewiesen (2) in Bearbeitung (6) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Delegation einer Aktivität an einen Bearbeiter; Aufnahme in dessen Worklist Bearbeiter wählt eine Operation zur Bearbeitung aus Aufrufen von Anwendungsprogrammen, Operationen Unterbrechung einer Ausführung Wiederaufnahme der Bearbeitung Beendigung der Aktivität, Zuweisung der Folgeaktivität Prof. Dr. Knut Hinkelmann Workflow-Managementsysteme 16