Uma Proposta de Modelo de Gesto do Conhecimento

Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA Florianópolis, SC - 17/11/2011

Objetivos da Apresentação • • • Esclarecer o termo administração pública Entender o porquê de um modelo de GC para a administração pública brasileira (APB) Entender a definição de GC na APB Entender o Modelo de GC para a APB Entender os fatores críticos de sucesso para implementação da GC na APB Apresentar brevemente os outros produtos: – – Manual de Implementação da GC na APB Instrumento de Avaliação da GC na APB 2

Esboço da Apresentação • • Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 3

Esboço da Apresentação • • Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 3

Administração Pública O que é Administração Pública (AP)? “Administração pública é o conjunto de entidades que compõem o Estado, voltadas para a prestação de serviços públicos e o atendimento das necessidades do cidadão e da coletividade. É constituída da administração direta e da administração indireta, esta formada por autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e organizações sociais. É subdividida em poderes (executivo, legislativo e judiciário) e em esferas (federal, estadual e municipal) (GESPUBLICA, 2007) 3

Setor Público # Setor Privado: Características Organizações Públicas Organizações Privada Fator condutor Supremacia do interesse público. São obrigadas a dar continuidade à prestação do serviço público Autonomia da vontade privada Orientação Tratamento dos clientes Estão sujeitas ao controle social Fortemente orientadas para (requisito essencial para a a preservação e proteção administração pública contemporânea dos em regimes democráticos). Isso implica interesses corporativos em: i) garantia de transparência de (dirigentes e acionistas). ações e atos; e ii) institucionalização de canais de participação social. Não podem fazer acepção de pessoas, devem tratar a todos igualmente (princípio constitucional da impessoalidade) e com qualidade. O tratamento diferenciado restringe-se apenas aos casos previstos em lei. Utilizam estratégias de segmentação de “mercado”, estabelecendo diferenciais de tratamento para clientes preferenciais.

Setor Público # Setor Privado: Características Organizações Públicas Organizações Privada Objetivo Buscam gerar valor para a sociedade e formas de garantir o desenvolvimento sustentável, sem perder de vista a obrigação de utilizar os recursos de forma eficiente. Buscam o lucro financeiro e formas de garantir a sustentabilidade do negócio. Recursos São financiadas com recursos públicos, oriundo de contribuições compulsórias de cidadãos e empresas, os quais devem ser direcionados para a prestação de serviços públicos e a produção do bem comum. Financiadas com recursos particulares que têm legítimos interesses capitalistas.

Setor Público # Setor Privado: Características Organizações Públicas Organizações Privada Destinatários Cidadãos, sujeitos de direitos, e a sociedade, demandante da produção do bem comum e do desenvolvimento sustentável. Os “clientes” atuais e os potenciais. Partes interessadas Conceito é mais amplo. Inclui os Conceito mais restrito. Inclui interesses de grupos mais diretamente principalmente acionistas, e afetados, mas também o valor final clientes. agregado para a sociedade. Lei Só podem fazer o que a lei permite. A legalidade fixa os parâmetros de controle da administração e do administrador, para evitar desvios de conduta. Pode fazer tudo que não estiver proibido por lei.

Argumento - Premissas • Dimensões “Cidadão-Usuário” e “Sociedade” da GC • Resultados de GC • Inovação e Políticas Públicas • Relação entre GC e Iniciativas em Excelência em Gestão

Argumento - Conclusão • Modelos construídos para o setor privado não são adequados para o setor público porque não consideram as diferenças entre os dois setores nem as premissas apresentadas • É necessário construir um modelo genérico, holístico e específico de GC adequado à administração pública brasileira

Esboço da Apresentação • • Por que um Modelo de GC para a APB? Antecedentes e Propósito do Modelo Definição de GC na APB Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 3

Modelo IPEA de GC - Antecedentes • • Início da elaboração – Setembro de 2011 APP – Atividade de Pesquisa Programada IPEA – EGC/UFSC – – • • Objetivos O EGC e o instrumento APP Workshops Procedimentos metodológicos Modelo elaborado para ser aplicado em entidades da administração pública direta e indireta Aspectos considerados – – – Linguagem e conteúdo adaptados à realidade da administração pública brasileira (APB) De fácil compreensão e aplicação na APB Com foco em resultados relevantes para a APB 5

Modelo IPEA de GC - Propósito • Enfatizar a importância da GC para a excelência em gestão pública • Oferecer uma introdução à GC de fácil compreensão • Destacar fatores críticos de sucesso na implementação da GC • Assessorar as entidades da administração pública brasileira na utilização da GC para alcançar resultados concretos 6

Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 7

Definição de GC na APB A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 8

Definição de GC na APB A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 9

Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégico Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 10

Modelo GC para a Administração Pública Viabilizadores Partes Interessadas Processos de GC Aplicar Identificar Liderança RESULTADOS Pessoas Compartilhar Processos Criar Armazenar Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Cidadão – usuário e Sociedade CICLO KDCA Tecnologia

Modelo de GC para a AP • • O ponto de partida do Modelo de GC é a visão, a missão e os objetivos estratégicos da organização GC é um meio para alcançar os objetivos da organização Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Há quatro componentes no modelo – – Viabilizadores Processos de GC Ciclo de GC (KDCA) Resultados 12

Viabilizadores • Os viabilizadores ajudam a viabilizar a implementação da GC com êxito na organização • São identificados quatro viabilizadores: • Liderança • Tecnologia • Pessoas • Processos Viabilizadores Liderança Tecnologia Pessoas Processos 13

Viabilizadores - Liderança • Dirige a implementação da GC na organização • Assegura o alinhamento das estratégias e projetos de GC com a missão e a visão da organização • Apoia e aloca recursos para a implementação dos projetos de GC 14

Viabilizadores - Tecnologia • Acelera o processo de GC por meio de práticas efetivas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional • Práticas como Comunidades Virtuais e outros espaços para trabalho colaborativo viabilizam a participação à distância e em qualquer momento • Disponibiliza plataforma para a retenção do conhecimento organizacional 15

Viabilizadores - Pessoas • Pessoas são ao mesmo tempo usuários e produtores de conhecimento • Elas criam e são donas do capital intelectual • Confiança é um pré-requisito para o compartilhamento do conhecimento 16

Viabilizadores - Processos • Passos sociais e tecnológicos que aumentam a contribuição do conhecimento na organização • Processos sistemáticos e efetivos podem contribuir para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e assegurar a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade na administração pública 17

Processos de GC • Está relacionado aos processos de desenvolvimento e conversão do conhecimento • Cinco Processos de GC: Processos de GC • Identificar Aplicar • Criar • Armazenar CICLO • Compartilhar KDCA • Aplicar Compartilhar Criar Armazenar 18

Processos de GC - Identificar • Passo inicial e crucial do processo de GC • Conhecimento crítico necessário para desenvolver as competências essenciais da organização é identificado • As lacunas de conhecimento na organização são identificadas neste passo 19

Processos de GC - Criar • Elimina as lacunas de conhecimento por meio da conversão do conhecimento e geração do novo conhecimento • Há muitas maneiras de criar conhecimento novo: – Nível individual – Nível da equipe – Nível organizacional 20

Processos de GC - Armazenar • Coleta e preservação do conhecimento organizacional • Várias formas de armazenamento • Conhecimento organizado para permitir recuperação fácil 21

Processos de GC - Compartilhar • Troca regular e sustentável de conhecimento • Promove aprendizagem contínua para alcançar os objetivos organizacionais • Confiança e benefício mútuo promove a cultura de compartilhamento • Tecnologia pode ser utilizado para aumentar o compartilhamento 22

Processos de GC - Aplicar • A utilização e reutilização do conhecimento na organização • Traduz conhecimento em ação • Conhecimento só agrega valor quando é usado para melhorar o atendimento à população e a prestação de serviços públicos 23

Ciclo de GC – O Ciclo KDCA • Os processos de GC são executados no Ciclo de GC chamado no Modelo de GC para a Administração Pública de Ciclo KDCA • Deve ser utilizado na gestão de processos e no gerenciamento de projetos, programas e políticas pública para: • • Aumentar a eficiência Melhorar a qualidade e a efetividade social Contribuir para a legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e eficiência na administração pública Contribuir para o desenvolvimento brasileiro 24

Etapas e Atividades do Ciclo KDCA (*) 1. Caso a meta não tenha sido atingida, a organização corrige eventuais erros no Processo de GC (identificação, criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento 2. Caso a meta tenha sido alcançada, a organização armazena o novo conhecimento, por meio da padronização Corrigir ou armazenar Elaborar o Plano de GC 1. Identificar o conhecimento relevante para aumentar a eficiência e/ou melhorar a qualidade ou a efetividade social 2. Definir a meta de eficiência/qualidade/efetividade a ser alcançada com o uso do conhecimento. 3. Definir o método para identificar e captar (ou criar) o conhecimento 4. Elaborar plano para: i) captar e/ou criar o conhecimento necessário para atingir a meta; ii) compartilhar tal conhecimento para que as pessoas da força de trabalho que irão aplicá-lo possam ter acesso a ele; iii) aplicação do conhecimento Verificar Executar 1. Verificar se a meta de eficiência / qualidade/ efetividade social foi alcançada 2. Verificar se o plano de GC foi executado conforme previsto 1. Educar e capacitar 2. Executar o plano de GC 3. Coletar dados e informações e aprender com o processo de girar o ciclo KDCA (*) Adaptado de BATISTA, Fábio F. Proposta de Modelo de GC com Foco na Qualidade (2008) 25

Ciclo Operacional de GC na AP Conhecimento nas pessoas e redes Conhecimento Captado Indivíduos & equipes gerenciando: Processos Projetos Políticas públicas Programas Objetivos e utilizando o Ciclo KDCA Aprendendo durante Usando Conhecimento Aprendendo antes Resultados Aprendendo depois Maior Eficiência Melhor Qualidade e Efetividade Social Legalidade Publicidade Impessoalidade / Moralidade Desenvolvimento Adaptado do Framework da empresa British Petroleum (BP) 26

Resultados Imediatos q Aprendizagem e Inovação RESULTADOS Ø O Processo de GC e o Ciclo KDCA viabilizam a aprendizagem e a inovação em todos os níveis da organização Ø Novos processos, produtos, serviços, tecnologias e práticas de gestão pública q Incremento da capacidade dinâmica Ø Individual (servidor/funcionário público) Ø da equipe Ø organizacional Ø social 28

Resultados Finais RESULTADOS Ø Eficiência Ø Qualidade Ø Efetividade Social Ø Legalidade Ø Impessoalidade Ø Publicidade Ø Moralidade Ø Desenvolvimento 29

Partes Interessadas q Cidadão – usuário e Sociedade Ø Destinatário dos serviços e das ações de Estado de uma organização pública. Pode ser uma pessoa física ou jurídica. Ø Gestão do conhecimento sobre os cidadãos -usuários para atender suas necessidades e expectativas e cumprir a missão organizacional 29

Partes Interessadas q Sociedade Cidadão – usuário e Sociedade Ø Gestão do conhecimento sobre a sociedade para promover a responsabilidade pública, inclusão social, interação e gestão do impacto da atuação da organização na sociedade 29

Modelo GC para a Administração Pública Viabilizadores Partes Interessadas Processos de GC Aplicar Identificar Liderança RESULTADOS Pessoas Compartilhar Processos Criar Armazenar Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Cidadão – usuário e Sociedade CICLO KDCA Tecnologia

Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB – Principais componentes do Modelo • • • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos Aceleradores Processos de GC Ciclo de GC Resultados • Outros produtos 10

Método de Implementação da GC - MIGC 1ª ETAPA Diagnosticar 4ª ETAPA Implementar 2ª ETAPA Planejar 3ª ETAPA Desenvolver

Diagnóstico Diagnosticar Elaborar Justificativa Definir Estratégia de GC Planejar Identificar Projetos de GC Estrutura/Práticas/Sensibilização Elaborar Plano de GC MIGC Implementar Projetos Pilotos Desenvolver Avaliação de Resultado Implementar Plano de GC Implementar Enfrentar Resistência Plano de Comunicação Avaliação Contínua

Sete Critérios de Avaliação da GC Critério 1. 0: Liderança Critério 2. 0: Processos Critério 3. 0: Pessoas Critério 4. 0: Cidadão-usuário Critério 5. 0: Tecnologia Critério 6. 0: Processos de GC Critério 7. 0: Aprendizagem e Inovação Critério 8. 0: Resultados da GC 23

Critério 1. 0: Liderança em GC (1) A organização compartilha o Conhecimento, a Visão e a Estratégia de GC fortemente alinhados com a visão, missão e objetivos estratégicos da organização. (2) Arranjos organizacionais foram implantados para formalizar as iniciativas de GC (exemplos: Uma unidade central de coordenação da gestão da informação/conhecimento; Gestor Chefe de Gestão da Informação/Conhecimento; Equipes de Melhoria da Qualidade; Comunidades de Prática; e Redes de Conhecimento). (3) Recursos financeiros são alocados nas iniciativas de GC. (4) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento).

Critério 1. 0: Liderança em GC (6) A alta administração e as chefias intermediárias servem de modelo ao colocar em prática os valores de compartilhamento do conhecimento e de trabalho colaborativo. Eles passam mais tempo disseminando informação para suas equipes e facilitando o fluxo horizontal de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos/divisões/unidades. (7) A alta administração e as chefias intermediárias promove, reconhecem e recompensam a melhoria do desempenho, o aprendizado individual e organizacional, o compartilhamento de conhecimento e a criação do conhecimento e inovação. (8) A organização tem uma política de proteção do conhecimento (exemplos: direitos autorais, patentes e segurança do conhecimento).

Resumo • O Modelo contempla uma introdução de fácil compreensão da GC na Administração Pública (AP) • Destaca fatores críticos para o sucesso da implementação da GC na AP • Aprendizagem individual é o fundamento do desenvolvimento da capacidade, mas a aprendizagem da equipe e da organização por meio da colaboração e compartilhamento do conhecimento tem um impacto maior no alcance dos objetivos organizacionais 31

Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira

Obrigado! Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA) Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DIDES) SBS Quadra 01 Bloco J, Ed. BNDES, Sala 614 Brasília, DF fabio. batista@ipea. gov. br 32