UH Innkjpsforum Quality Spa Resort Son Lars Skogan

UH Innkjøpsforum, Quality Spa & Resort Son Lars Skogan 04. 06. 2010

Agenda ■ Om UNINETT ■ Avtaler ■ A/V Telefoni ■ PC ■ ■ Avrop og minikonkurranser

Om UNINETT

Om UNINETT ■ 1976: Etablert som prosjekt under SINTEF ■ 1993: A/S 100 % eid av KD ■ Lokalisert i Trondheim ■ 86 ansatte ■ ■ Hvorav ca 20 jobber med domenenavn (. no) 190 kunder ■ 40 UH ■ 150 forskningsinstitusjoner, private høgskoler, etc.

Om UNINETT ■ Primæroppgaver: IKT-området ”Hvor samordning og samarbeid gir gevinst” ■ IP-nett (”internett”) ■ ”Nettnære” tjenester ■ Feide / sertifikater / Eduroam ■ Bistand v/campusnett Tungregning og lagring Innkjøp ■ Administrative IT-systemer ■ ■

Om UNINETT

Om UNINETT Lasere som blinker… 10. 000 ganger i sekundet? - Hva skal vi med det, da?

Avtaler

Avtaler ■ ■ 9 avtaleområder 30 34 avtaler ■ 22 leverandører ■ Omsetning 2009 ≈ 450 mill 35 90 8 10 25 180 ? ? 50

Avtaler

UNINETT

AV-utstyr

AV-utstyr ■ Nytt avtaleområde innenfor rammeavtalene ■ Arbeidsgruppe(r): ■ ■ ■ Hi. Hm - Trond Bakås, Carl Morten Karterud Hi. ST - Lars Sellie Ui. O - Knut Ottersen, Lasse Moer, Kjell-Gunnar Thomsen NTNU - Astrid Solberg, Frank Børø Ui. T - Jon Fagertun UNINETT - Hege Vanebo, Gunnar Bøe, Roald Torbergsen

AV-utstyr ■ Totalt 4 avtaler: ■ ■ ■ YIT AV Design Umoe. IKT Foto. Phono Kontrakter basert på NS byggkontrakt-maler Hovedområder ■ ■ ■ ”Alt” A/V-utstyr Utstyrskjøp (kamera, prosjektor, skjerm, lydanlegg…) Totalentreprise (planlegging, installasjon, support)

AV-utstyr ■ Status så langt: ■ ■ ■ Få minikonkurranser Lavt omsetningsvolum Kjøp uten minikonkurranse

Telefoni

Telefoni ■ Arbeidsgruppe ■ Ui. O - Kjell-Gunnar Thomsen, Kjetil Otter Olsen ■ Ui. B - Per Bruvold, Svein Hagen ■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Terje Buseth ■ UNINETT - Lars Skogan, Roald Torbergsen, Hege Almås

Telefoni Kontrakter: Dato fra: 14. 09. 2009 Dato til: 14. 09. 2011 Max opsjon til: 14. 09. 2013 Ett, elektronisk dokument (pdf) Klarere SLA-betingelser Bedre rapporteringsmuligheter Bedre faktureringsmuligheter Bedre administrativ oppfølging

Telefoni - fast

Telefoni - fast Besparelser Trafikkvekst til mobiltelefon på 12 % Trafikkostnader 341. 000 (april 2009) 169. 000 (april 2010) Faste avgifter -20 % Årlig besparelse: ca. 2. 000 (-50 %)

Telefoni - mobil

Telefoni - mobil Gammel avtale (Net. Com) Sum, 12 måneder 860, 24 1128, 77 1848, 40 2692, 69 +31 % +115 % +213 % Besparelse ≈ 31 - 68 %

Telefoni - mobil Besparelser (Q 1 2009) (Q 1 2010) Trafikkvekst 20 % Fakturerte kostnader Effektiv besparelse: -30 % 50 % Årlig besparelse: ca. 2. 600. 000

PC

PC ■ Stasjonære, bærbare, Mac, servere og skjermer ■ Avtaledato 25. mars 2010 ■ Arbeidsgruppe ■ Ui. O - Kjell-Gunnar Thomsen, Nina Røisland, Kjetil Kirkebø, Trond Amundsen, Anders Vinger ■ Ui. B - Per Bruvold, Tor Lærde, Robert Hetleid ■ NTNU - Inger Bråttvik Dale, Brynulf Mauring ■ UNINETT - Lars Skogan, Hege Vanebo, Hege Almås

PC

PC ■ Evaluert standardmodeller ■ ■ 1 stk stasjonær 3 stk bærbare Ymse servere Betydelig å hente på standardisering ■ 4 -5 års levetid ■ Regnet på strømforbruk

PC ■ E-handel ■ ■ ”Punch-out” for alle avtaler Sortimentsbegrensning

Avrop og minikonkurranser …hvor vanskelig er det egentlig?

Erfaringer fra telefoniavtalene

”Ja, det er jo greit med ny avtale, men…” - ”Vi har det bra der vi er…” - ”Vi sparer uansett mye i forhold til den gamle avtalen…” - ”Det blir for tungvint å bytte…” - ”De ansatte er ikke innstilt på ny avtale nå…” - ”Det er jo så kjekt med i. Phone…” - ”Det er så mange her som har igjen bindingstid…” - ”Vi har ikke gjort noen evaluering, men så litt på tallene…” - ”Det er ikke noe vits i å komme hit på besøk” - ”Vi vet hva som fungerer, og da skal vi ikke ha inn noe nytt” - ”Ja vi skal nok gjøre noe, men det blir ikke nå, i hvert fall”

Avrop og minikonkurranser ■ ■ Mye dialog med leverandørene ■ Brannslukking ■ Møter ■ Tolkningsuttalelser Kontakt med institusjonene ■ Utarbeide minikonkurransedokumenter ■ Se igjennom innsigelser ■ Bidra ved svar

Avrop og minikonkurranser ■ ■ Leverandørene er mer bevisst ■ Kjenner regelverket ■ Forventer omsetning Skjerpinger i regelverk ■ KOFA ”blander seg inn” i minikonkurranser Vi må ha høyere bevissthet i minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser ■ Konsekvenser for UNINETTs arbeid: ■ Mer forarbeid ■ Mer nøkkelferdige løsninger ■ Mindre lokal tilpasning ■ Mer informasjon ■ Bedre maldokumenter ■ Mer ’ferdigsøm’ ■ Større prosesstøtte ved avrop

Avrop og minikonkurranser ■ Konsekvenser for virksomhetenes arbeid: ■ ”Pass på” / bistå IT-sjefen ■ Gjennomfør minikonkurranse ■ ”Papirbasert” prosess (KOFA 148/09) ■ Skrive protokoll ■ Evaluér tilbudene ■ Begrunne og dokumentere ■ Informere leverandører (og UNINETT) om beslutning

For PC-avtalene

Avrop og minikonkurranser Guide til avrop Mal for protokoll Mal for minikonkurranse Mal for tildelingsbrev Mal for avropsavtale Notater fra evaluering Evalueringsskjema Prisskjema Sendt til samtlige virksomheter 4. juni 2010

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser

Avrop og minikonkurranser ■ PC ■ Benytt samme tildelingskriterier ■ De ligger ferdig i… ■ ■ Benytt arbeidsgruppens felles vurderinger ■ ■ Minikonkurransedokumentet Protokollen Evalueringsskjemaet Dersom dere ikke har øvrige krav til kriteriene Gjør det enkelt for dere og oss ”Meld dere på”! Spør, hvis og når dere lurer på noe

Spørsmål innkjop@uninett. no www. uninett. no