Uenice i uenici 4 razreda sada ve prepoznajete

Učenice i učenici 4. razreda, sada već prepoznajete značenje i svrhu sastanka te razlikujete vrste sastanaka. Danas ćete analizirati pripreme za poslovni sastanak, prepoznati pravila sastavljanja dnevnog reda, analizirati ulogu i zadaće voditelja sastanka i samostalno sastaviti poziv na sastanak.

Materijali su pripremljeni prema udžbeniku za 4. razred srednjih upravnih i birotehničkih škola - Tajnički poslovi 2. Prezentacija i ostali materijali dopuna su udžbeniku. Svakako uz sebe imajte i ovaj udžbenik koji je obavezan za predmet Tajničko poslovanje i trebat će vam u radu.

Otvorite 150. stranicu udžbenika. Ovdje ćete pronaći informacije o današnjoj nastavnoj jedinici. U bilježnicu zapišite naslov: PRIPREMA POSLOVNIH SASTANAKA TAJNIČKO POSLOVANJE 4. razred Pripremila: IVANA MEŠTRIĆ, mag. oec.

PONOVIMO… Vrste priprema • • tema (dnevni red) vrijeme (kada - datum, sat) mjesto (točno gdje) sudionici ORGANIZACIJSK E Prisjetite se vrste priprema za sastanak koje ste učili prošlu školsku godinu na ovom predmetu. ADMINISTRATIVNO TEHNIČKE • • izrada poziva priprema radnih materijala slanje poziva i materijala priprema prostora provjera i priprema tehnike odabir zapisničara provjera dolaska sudionika… • pripremaju se sudionici prema ulozi koju imaju na sastanku • VODITELJ • ZAPISNIČAR • IZLAGAČI TEMA • OSTALI SUDIONICI OSOBNE

RAZLOG SAZIVANJA Vrijeme održavanja sastanka mora biti usklađeno s Što se želi postići? Osastanka čemu će sesuodlučivati? obvezama pozvanih mjesta sudionika. Istraživanja pokazala Prilikom određivanja treba voditi računa Uz dao je najbolje razmišljanje ujutro između 9 i 10 lokaciji i povrijeme potrebiza dati upute sudionicima sastanka. ili odprostorije 11 do 13 treba sati. Sastanak pred kraj radnog Pri sati odabiru uzeti u obzir njezinu veličinu i vremena treba izbjegavati. Preporučuje se iorganizirati oblik s obzirom na broj sudionika, akustiku izoliranost NESLUŽBENI SASTANCI češće, a kraće sastanke. U dnevnom bilo bi od buke, pogleda, zvuka telefona. Treba iredu obratiti pažnju doručak ili poslovni Formalne neformalne poželjno ograničiti vrijeme rasprave po svakoj točki te na opremu i struju, grijanje, ventilaciju i rasvjetu ručak teme navesti očekivani završetak sastanka. Ako sastanak prostorije, kao i na veličinu, oblik i razmještaj stolova te mora potrajati dulje od 90 minuta, potrebno količinu i udobnost stolica. je predvidjeti stanke i osvježenja. Tko će donositi odluke? Izbjegavati takve sastanke ODABIR VODITELJA I SUDIONIKA Ovisi o svrsi sastanka Između 9 Od 6 do 9 osoba Voditelj sastanka najčešće i saziva sastanak. Neslužbeni Prilikom pripremanja sastanci uzsastanka poslovnipotrebno ručak ili doručak utvrditi SASTANKA Ulogu voditelja mogu obavljati. VRIJEME naizmjence članovi stvarnu sve su popularniji. potrebu sazivanja Osobe sastanka koje su pozvane te postoji nali Sudionici sastanka određuju se prema vrsti itima. 10; od 11 do 13 Stanka za dulje ovakvu mogućnost vrstu sastanka prijenosa trebaju informacija procijeniti putem vrijedi li od 90 sastanka: mogu biti eksperti za neko područje, satiprisustvovati minuta elektroničkih medija. sastanku Trebajer odrediti ovakvašto vrsta se želi ljudi kojima su potrebne informacije, osobe koje postići podrazumijeva sastankom, oispreplitanje čemu će seformalnih odlučivatii i tko iznose svoje ideje, različiti donositelji odluka, će neformalnih donositi odluke. tema. savjetnici, gosti i MJESTO slično. SASTANKA Akustika i izolacija Grijanje, rasvjeta, Izmjenjivati ulogu voditelja Ograničiti vrijeme rasprave Stolovi, stolice, oprema

Razmještaj stolova i stolaca OKRUGLI STOL Ako se koriste stolovi, Namještaj seokrugli razmješta ovisnodobiva vrstise Direktorski stol ili stol za kolegije iotimske dojam ravnopravnosti seda sastanka. Međutim, onjebisudionika. trebao biti. Oni takvi sastanke namijenjen za sastanke kod međusobno dobro vide, pa osim verbalne svi sudionici videnadzornog zaslon ili ploču. Razmak direktora, sastanke odbora, kolegija komunikacije mogu pratiti i neverbalnu, ametra, to je između sudionika trebao bi biti okose pola ili timske sastanke. Omogućava dobra u diplomatskim i pregovaračkim aktivnostima a zapisničaru bi se trebalo omogućiti preglednost i neposredni kontakt sudionika. vrlo bitno. Pogodno je za sastanke od 6 do 20 komuniciranje sa svim Pogodno je za skupove dosudionicima. 25 sudionika. osoba. DIREKTORSKI STOL

podaci o osobi koja se poziva (ako se poziv dostavlja na ime) riječ POZIV zaglavlje onoga tko saziva sastanak - broj poziva - mjesto i datum slanja - naznaka vrste sastanka - datum i vrijeme održavanja - mjesto održavanja - prijedlog dnevnog reda - materijal za raspravu (ako postoji) predviđeno vrijeme trajanja pečat i potpis sazivatelja sastanka POZIV NA SASTANAK Poziv na sastanak predstavlja prvu informaciju o sastanku. Poziv i materijal trebalo bi dostaviti sudionicima od 6 do 30 dana prije održavanja sastanka, ovisno o prirodi sastanka. Uglavnom se šalje u pisanom obliku i sadržava ove dijelove:

Točke o red kojima će se naviše Dnevni bi trebao pratiti Treba biti oprezan s točkom raspravljati trebalo bi staviti prirodni ritam sastanka. Nau Razno. Ako sazivatelj smatra da sredinu treba sastanka, točke koje početku stavitia uobičajene o nečemu vrijedi raspravljati, tada pobuđuju zanimanje ili u točkenajveće koje sadržavaju se to stavlja u zasebnu točku kojima izlažu govornici informacije ili pozvani hitna pitanja koja dnevnog reda. dolaze na kraju sastanka. se red brzopri rješavaju. Dnevni red (agenda) POČETAK – o čemu će se raspravljati - pokazuje na sastanku PRI KRAJU – uobičajene točke najzanimljivije • najviše zanimanja ili izlaganje govornika • informacije i pitanja koja se brzo rješavaju SREDINA – teže točke TOČKA RAZNO • najviše rasprave • oprezno s tom točkom

izbaciti nepotrebno točka ima svoj naziv odrediti vrijeme trajanja točke navesti govornike naznačiti priloženi materijal evidentirati prijedloge Podsjetnik za sastavljanje dnevnog reda Prilikom sastavljanja dnevnog reda poželjno je izbaciti nepotrebne točke, svaku točku imenovati i dodijeliti joj predviđeno vrijeme trajanja, navesti govornike o svakoj pojedinoj točki, naznačiti sav priloženi materijal za slučaj da se izgubi i razmisliti o tome da se svi prijedlozi zapišu na zaseban papir.

MATERIJAL ZA SASTANAK Opisuje ono o čemu će se detaljnije raspravljat i Pruža informacij eo točkama dnevnom reda Priprema ga stručna osoba Preduvjet djelotvorn e raspravu Materijal za sastanak opisuje ono o čemu će se detaljnije raspravljati i pruža dodatne informacije o pojedinima točkama dnevnog reda. U pravilu bi materijal trebala sastavljati stručna osoba uz konzultacije s voditeljem sastanka. Materijal ne smije biti preopširan ni površan. Informacije koje pruža moraju biti kratke i razumljive te isticati bit sadržaja. Kratko i razumljivo, s isticanjem biti

SUDIONICI SASTANKA POZVANI BROJ ovisi o ZADAĆE OBVEZE • • • moraju po dužnosti prisustvovati zainteresirani stručnjaci prirodi problema, hitnosti i vrsti sastanka raspoloživom vremenu, propisima sposobnostima voditelja sastanka doći na vrijeme i pripremljen argumentirano i racionalno raspravljati držati se dnevnog reda i poslovnog bontona Sudionici sastanka Broj sudionika ovisi o dužni problema su doći nao prirodi Uspješnost sastanka vrijemesei pripremljeni, kojem raspravlja, o ovisi o pravilnom racionalno vrsti sastanka, i o izboru sudionika argumentirano hitnosti problema koji sastanka. Treba voditi diskutirati, nastojati se rješava, o računa jesu li na ponuditi najboljaza zainteresiranosti sastanak pozvani svi rješenja, raspoloživom ne udaljavati problem, oni koji moraju po sevremenu, od dnevnog reda, ne postojećim funkciji biti pozvani, svi diskutiratipropisima uvredljivo te i pozitivnim zainteresirani te reda radi, mirno slušati o sposobnosti voditelja stručnjaci koji mogu mišljenja daoprečna odabere ljudi kojiteće pridonijeti kvalitetnom dopustiti drugima uspješno riješitida radu. govore problem. i aktivno slušati.

upoznaje prisutne s dnevnim redom potiče sudionike na raspravu i kreativnost pridržava se dnevnog reda i usmjerava razgovor dobro poznaje problem koji je na dnevnom redu utvrđuje KVORUM sposoban je dobro komunicirati i pozorno pratiti rješenja : prijedloge, zaključke i formulira odluke propisan određen broj sudionika koji moraju biti prisutni da bi se mogle donositi pravovaljan e odluke KVORUM Voditelj sastanka Uloga i zadaće voditelja sastanka ovise o O voditelju ovisi odgovornost i ponašanje vrsti sastanka kao upućen i o ustrojstvu Voditelj mora biti dobro u problem ostalih početku sastanka Voditeljsudionika. treba znati. Na dobro komunicirati, organizacije. Voditelj mora postupak koji je na dnevnom redu znati i posljedice voditelj upoznaje prisutne s dnevnim aktivno slušati sudionike i pozorno pratiti pripremanja, vođenja. Mora i zaključivanja nerješavanja problema. voditi računa Tijekom sastanka na tijekredom. dnevnog reda te spriječitipotiče nepotrebnu sastanka, te postupak rezultatima prisustvuje li dovoljan brojssudionika kako diskusiju, razgovor te potiče diskusiju kojausmjerava se udaljava od dnevnog reda. sastanka (prijedlozima, i bi donesene odluke bile zaključcima pravovaljane. sudionike na kreativnost. rješenjima).

Na kraju – prokomentirajmo video izvor: https: //www. youtube. com/watch? v=Zu. Mjkc. X 10 uw&t=18 s

PRAKTIČAN RAD – poziv na sastanak Izradi poziv na ime za sastanak Vijeća učenika 4. razreda. Jedna od točaka dnevnog reda: maturalna večera – odabir najpovoljnije ponude. Uz tu točku osmisli još dvije točke dnevnog reda. U pozivu naznači da predstavnici razreda moraju donijeti pisanu ponudu jednog restorana. Na sastanak pozovi i razrednike 4. razreda. Dan, mjesto i vrijeme održavanja sastanka: za 7 dana, u 11: 00 sati u školskoj knjižnici. POZIV NA SASTANAK IZRADI PRIMJENOM SKUPNOG PISMA!

PRAKTIČAN RAD – poziv na sastanak Skupno pismo ste već primjenjivali u nastavi. Samostalno izradite adresar s popisom predstavnika učenika barem 5 razreda i njihovih razrednika koje ćete pozvati na sastanak. Podatke osmislite samostalno. Povezane pozive na sastanak pošaljite predmetnom nastavniku prema dogovoru. Sretno u radu!