U S General Services Administration TIPOS DE CONTRATOS

U. S. General Services Administration TIPOS DE CONTRATOS GSA-Servicio de Adquisión Federal (FAS) Omar Saeb Santo Domingo, República Dominicana 14 de Diciembre 2016

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Ø Resumen de los tipos de contratos básicos Ø Contratos de Cantidad Definida Ø Contratos de Requerimientos Ø Contratos de Cantidad Indefinida Ø Otros tipos Ø Determinar las Estrategias de Adquisición Ø Contratos de Precios Fijos y Reembolso de Costos Ø Preguntas y Respuestas

RESUMEN Ø Ø Entre los tipos de contratos comúnmente utilizados, están: Contratos de Cantidad Definida Contratos de Requerimientos Contratos de Cantidad Indefinida Ø Cualquiera de estos tipos pueden ser : Precio Fijo Contrato de Mano de Obra, Tiempo y Materiales Costo más Cuota Fija Costo más Honorario de Adjudicación

CONTRATOS DE ENTREGA INDEFINIDA Contratos de Entrega Indefinida: Establece cualquier costo apropiado o acuerdos sobre precios que provea una cantidad estimada de suministros o servicios (por ejem. el número estimado de horas de trabajo). Tres tipos: Cantidad definida Requerimientos Cantidad indefinida

CONTRATOS DE CANTIDAD DEFINIDA Ø Provee la entrega de una cantidad definida de suministros o servicios específicos durante un período fijo, con las entregas o el rendimiento programados en los lugares designados al momento de hacer el pedido. Ø Se utilizan cuando se puede determinar con anticipación que: Se requerirá una cantidad definida de suministros o servicios durante el período del contrato; y Los suministros o servicios están normalmente disponibles o estarán disponibles poco tiempo después.

CONTRATOS DE REQUIERIMIENTOS Ø Colocar los pedidos con el contratista para completar los requerimientos reales de compra de suministros o servicios, durante un período de contrato especifico Ø Las entregas o el desempeño se programan mediante pedidos directos con el contratista. Ø Sólo de un contratista. Ø Cantidad total estimada real en la solicitud y en el contrato correspondiente.

CONTRATOS DE REQUERIMIENTOS § Es adecuado para la adquisición de cualquier suministro o servicio, debido a los requerimientos recurrentes anticipados, pero no puede predeterminar las cantidades exactas de los suministros o servicios durante un período definido. § Pueden especificar cantidades máximas o mínimas que el Gobierno puede ordenar en virtud de cada orden individual así como la cantidad máximo que puede ordenar durante un período de tiempo especifico.

CONTRATOS DE REQUERIMIENTOS Cualquier contrato de requerimientos que se estime puede exceder el monto de US$103 millones (incluyendo todas las opciones), no puede ser adjudicado a una sola fuente a menos que el Jefe de la Agencia determine por escrito que: Las órdenes previstas en el contrato están tan integralmente relacionadas que únicamente una sola fuente pueda realizar el trabajo razonablemente; o, El contrato sólo prevé órdenes de precios firmes y fijos para : – Los precios unitarios de los productos que se establecen en el contrato; o – Los precios de los servicios que se establecen en el contrato para las tareas específicas a ser realizadas; – Sólo una fuente está calificada y es capaz de realizar el trabajo a un precio razonable; o – Es necesario, en el interés público, adjudicar el contrato a una sola fuente, debido a circunstancias excepcionales. El Jefe de la Agencia debe notificar al Congreso dentro de los 30 días.

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Es utilizado cuando el Gobierno no puede predeterminar : § Por encima de una cantidad mínimo especifica, las cantidades precisas de suministros o servicios que serán requeridos durante el período del contrato. § No es aconsejable que el Gobierno se comprometa por más de una cantidad mínima. § Se utiliza sólo cuando se anticipa una necesidad recurrente.

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Ø Se prefieren múltiples adjudicaciones Ø Provee una cantidad indefinida dentro de los límites establecidos Ø Se utiliza tanto para suministros como para servicios Ø Es durante un periodo fijo Ø Permite realizar pedidos para requisitos individuales Ø Los límites de las cantidades pueden expresarse, tanto como en el número de unidades como en los valores en dólares

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Ø Requieren que el Gobierno haga el pedido y que el contratista entregue por lo menos una cantidad mínima de suministros o servicios. Ø Además, si se pide, el contratista debe proporcionar cualquier cantidad adicional, que no exceda el máximo indicado. Ø Debe establecerse una cantidad máxima razonable, basada en los estudios del mercado, las tendencias de los contratos mas recientes para suministros o servicios similares, encuesta de posible usuarios o cualquier otra base racional.

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Ø Para garantizar que el contrato sea legalmente vinculante, la cantidad mínima debe ser superior a una cantidad nominal, pero no debe exceder la cantidad razonable que el Gobierno espera ordenar. Ø El contrato también puede especificar las cantidades máximas o mínimas que el Gobierno puede ordenar en virtud de cada tarea u orden de entrega y la cantidad máxima que puede ordenar durante un período de tiempo especifico.

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Una solicitud y contrato por cantidades indefinidas debe : ØEspecificar el período de desempeño, incluyendo la cantidad de opciones y el período durante el cual se puede extender cada opción ; ØEspecificar la cantidad mínima y máxima total de suministros o servicios que el Gobierno adquirirá en virtud del contrato; Incluir una declaración de trabajo, especificaciones u otra descripción que describa razonablemente el alcance general, la naturaleza, el nivel de complejidad y el propósito de los suministros o servicios a ser adquiridos de manera que permita a un posible ofertante decidir si presentar una oferta; e, ØIndicar los procedimientos que se utilizarán para emitir órdenes, incluyendo los medios de pedidos, si se pueden realizar múltiples adjudicaciones, los procedimientos y los criterios de selección que se utilizarán para ofrecerle a los adjudicatarios una oportunidad justa.

CONTRATOS DE CANTIDAD INDEFINIDA Debe: ØIncluir el nombre, la dirección, los números de teléfono y de fax así como el correo electrónico del representante de la agencia y de la orden de entrega, para varias adjudicaciones; ØIncluir una descripción de las actividades autorizadas para emitir los pedidos; e, ØIncluir la autorización para hacer pedidos por vía oral, si procede, siempre y cuando existan procedimientos establecidos para fondos asignados y que las órdenes por vía oral sean confirmadas por escrito.

OTROS TIPOS Acuerdos Básicos de Pedido (BOA): Es un Instrumento de entendimiento escrito, negociado entre una agencia, una actividad de contratación, o una oficina contratante y un contratista, que debe contener: ØLos términos y las cláusulas aplicables en contratos (pedidos) futuros entre las partes durante su vigencia, ØUna descripción, tan específica como sea posible, de los o abastecimientos o servicios a ser suministrados, y ØMétodos utilizados para fijar los precios, emitir y entregar los pedidos futuras según el acuerdo de pedido básico. Un acuerdo de pedido básico no es un contrato.

OTROS TIPOS Acuerdos de Compra General (BPA) – FAR Subparte 13 ØUn método simplificado de cubrir las necesidades anticipadas repetitivas de suministros o servicios. ØEstablecer "cuentas de crédito" con fuentes de suministro calificadas.

OTROS TIPOS Administración de Servicios Generales (GSA)/Calendario Federal de Suministros-FAR Subparte 8. 4: ØConfome a los Horarios GSA: ØLas actividades relacionadas con los pedidos pueden establecer un BPA. ØSimplifican el cumplimiento de las necesidades recurrentes para los suministros y servicios, aprovechando al mismo tiempo el poder adquisitivo de las actividades relacionadas con el pedido, aprovechándose de los descuentos por cantidad, ahorrando tiempo administrativo y reduciendo el papeleo. ØGSA utiliza una cantidad máxima del umbral de pedido que permite al contratista ofrecer un nuevo precio inferior para cualquier cantidad por encima del umbral o rechazar la orden. ØSEE: http: //www. gsa. gov/portal/content/199353

DETERMINAR EL ENFOQUE DE LA ESTRATEGIA DE ADQUISICIÓN Ø Investigar el Mercado y Planificar la Adquisicion para decidir el curso de acción mas apropiado: Contratos de Entrega Indefinida: – Cantidad Definida – Requerimientos – Cantidad Indefinida § Precio Fijo y Firme § Reembolso de los Gastos Ø Solución Competitiva o No Competitiva – Adjudicación Múltiple – Adjudicación Única

CARACTERÍSTICAS DEL TIPO DE CONTRATO Costo Promesa Mejor Esfuerzo Entrega Riesgo para el Contratista Bajo Alto Riesgo para el Gobierno Alto Bajo Flujo de Efectivos Pagos Parciales Precio Fijo Costo Incurrido ---- En Entrega Si Pagos Basados en Rendimientos ---- Preferido Administración Alto Bajo Honorarios/Beneficio Periódico En Entrega 19

CONTRATOS FIRME DE PRECIOS FIJOS Ø Un contrato de precio fijo establece un precio que no está sujeto a ningún ajuste en función de la experiencia de costo del contratista en la ejecución del contrato. Este tipo de contrato impone al contratista el máximo riesgo y la plena responsabilidad de todos los costos y las ganancias o pérdidas resultantes.

CONTRATO DE TIEMPO/MANO DE OBRA y MATERIALES; y CARTAS CONTRATOS Ø Contrato de Tiempo/Mano de Obra y Materiales es una variación de contrato, sin embargo el contratista no suministra ningún material. Ø Cartas contrato son instrumentos preliminares escritos, que se pueden utilizar cuando el trabajo debe comenzar inmediatamente y el Jefe de la Actividad de Contratación (HCA) o quien sea designado determina por escrito que ningún otro contrato es apropiado. También se denomina acciones contractuales no definidas o UCA (según sus siglas en inglés).

CONTRATO DE COSTOS MAS HONORARIO FIJO Ø Un contrato de costo más honorario fijo es un contrato de reembolso de costos que prevé el pago al contratista, de un honorario negociado que se fija al inicio del contrato. El honorario fijo no varía con el costo real, pero puede ser ajustado como resultado de cambios en el trabajo a ser realizado bajo el contrato. Ø El Contratista ofrece una tarifa fija por la cantidad propuesta por año. Ø Se utiliza cuando los requerimientos son impredecibles.

COSTO ADEMAS DE LOS HONORARIOS POR ADJUDICACION Ø Un contrato de costo además de los honorarios por adjudicación es un contrato de reembolso de costos que prevé una cuota que consiste en una cantidad de la adjudicación que el contratista puede ganar por el desempeño y que es suficiente para motivar la excelencia en áreas tales como costos, horarios y desempeño técnico. Ø El gobierno paga el costo permitido, la tarifa base y los honorarios por haber ganado la adjudicación. El honorario básico no cambia; La cuota que se paga por haber ganado la adjudicación se determina por el nivel de desempeño del contratista (costo, horario, desempeño). Ø El monto de la cuota que se paga por haber ganado es unilateral y subjetiva a una decisión de evaluación gubernamental.

CONTRATO DE COSTOS MAS INCENTIVO Ø Un Contrato de Costo más Honorarios con Incentivos incentivo (CPIF, según sus siglas en Inglés) es un contrato de reembolso de costos que prevé que, una tarifa negociada inicialmente se ajustará posteriormente, mediante una fórmula basada en la relación entre los costos totales permitidos y los costos totales de los objetivos. Ø Este tipo de contrato especifica un costo objetivo, una tarifa objetiva, honorarios mínimos y máximos así como una fórmula de ajuste de tarifas.

CONTRATO DEL TIPO DE RIESGO Contrato de Costos Mas Honorarios Fijos (CPFF) Contrato de Costos Mas Cuota Ganada (CPAF) Mayor riesgo para el Gobierno Contrato de Costos Mas Incentivo (CPIF) Costo Contrato de Tiempo/Mano de Obra y Materiales Contrato Firme de Precios Fijos (FFP) Mayor Riesgo para el Contratista

USO DE LOS DIFERENES TIPOS DE CONTRATOS REEMBOLSO DE COSTOS Se usa principalmente porque no se puede estimar con precisión los costos: Básicamente debido a: La falta de conocimiento del trabajo que se necesita para satisfacer los requerimientos del contrato, por ejemplo, dentro del marco de contratos de investigación, que necesariamente implican considerables incertidumbres La falta de experiencia acerca de los costos relacionados con la realización de los trabajos, tales como desarrollar un sistema de armas mediante el cual las técnicas y especificaciones de fabricación no son lo suficientemente estables como para justificar la contratación por un precio fijo.

USO DIFERENTES TIPOS DE CONTRATOS PRECIOS FIJOS Ventajas: • Añade simplicidad y rentabilidad. • Establece un precio que no esta sujeto a ajustes basados en los costos del contratista. • Pone todos los riesgos y responsabilidades de los costos en el contratista, maximizando la motivación del contratista para controlar los costos. • Reduce la carga administrativa del gobierno eliminando la responsabilidad del gobierno de monitorear los costos del contratista. Desventajas: • La imposibilidad de predecir cambios en los requerimientos. • El Gobierno puede perder los ahorros asociados con cambios en los requerimientos. • En realidad puede gastar más e incurrir en una carga administrativa adicional. • El impacto puede ser significativo cuando los requerimientos de trabajo aumentan o disminuyan inesperadamente, cuando se reduce la cantidad de fondos o cuando las oficinas gubernamentales se reorganicen.

USO DEL TIPO DE CONTRATO REEMBOLSO DE COSTOS Ventajas: Desventajas: • A diferencia de un contrato de precio fijo, un contratista bajo un contrato que agregue los gastos tiene poco incentivos para recortar los mismos. • Hay una certeza limitada en cuanto a cuál será el costo final. • Requiere un mayor nivel de supervisión y administración para asegurar que solo se pagan los costos permisibles y que el contratista está controlando en forma correcta los costos globales. • También se requieren supervisión y administración adicional, cuando hay que diseñar apropiadamente los honorarios por adjudicación o incentivos. • Hay menos incentivos para ser eficientes, en comparación con un contrato de “precio-fijo”. • Muchas veces se utiliza un contrata que agregue los gastos cuando la calidad a largo plazo es una preocupación mucho mayor que el costo. • El costo final puede ser menor que un contrato de “precio-fijo” porque los contratistas no tienen que inflar el precio para cubrir su riesgo.

LO QUE HEMOS APRENDIDO Ø Una vista general de los diferentes tipos de contrato. Ø Cómo elegir el tipo de contrato mas adecuado. Ø Las ventajas y desventajas de los enfoques de adquisición.

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