U N I V E R S I

U N I V E R S I T E T B EØKA R /GLønn E N I Variabel lønn for nybegynnere 09. Mars 2016 uib. no

Avdeling / enhet Agenda • • Generelt – ansvar og myndighet Timelister Overtid Lønnsrelaterte utlegg Honorarutbetalinger Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende Noen opplysninger vedrørende reiser Litt om registrering av variable bilag i personalportalen uib. no

Avdeling / enhet Lover og reglement • • Reglement for økonomistyring i staten Skatteloven Skattebetalingsloven Særavtale for reiser innenlands Særavtale for reiser utenlands Hovedtariffavtalen Hovedavtalen Statens personalhåndbok – Feltavtale (kap. 9. 5) – Toktavtale (kap. 10. 26) • Se også Ui. B`s notat om kompensasjonstillegg uib. no

Avdeling / enhet Attestantrollen –(VLA) hva innebærer det? • Alle bilag til utbetaling må være attestert og anvist med dato før utbetaling finner sted. (manuelle bilag) • på bilag/skjema som sendes via personalportalen vil det automatisk komme signatur på den som har attestert (VLA) og anvist skjemaet (leder eller stedfortreder for leder). • at dokumentasjonen (bilag) er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler • at satser, antall timer, beløp, er korrekt eller svarer til lover/regler/avtale • at kontering er rett, eventuelt påføre slik informasjon uib. no

Avdeling / enhet Skjema som VLA behandler – Godtgjørelse for undervisning, forelesning, sensur, bedømmelse, komitearbeid. – Arbeidsgodtgjørelse ved feltarbeid og tokt – Andre lønnsgodtgjørelser – Timelister – Overtid/ubekvem arbeidstid – Reiser – Stipender – FOU-stipend – Gjesteforsker – Forskudd – Refusjon av utlegg uib. no

Variabel tillegg – ved bruk av personalportalen fra ansatt til VLA • Den ansatte fyller selv ut skjema i personalportalen og sender det til kontroll for attestering (VLA) • Den ansatte må ha et aktivt arbeidsforhold for å ha tilgang til å registrere variable tillegg. • Variable bilag den ansatte selv skal fylle ut er Reiseregning, timeliste, beredskapsvakt, overtid, refusjon av lønnsrelaterte utlegg, etc • VLA kontrollerer bilaget iht til regelverket. Husk at kontering alltid skal være fylt ut. • Finner VLA feil i utfylling skal skjemaet sendes i retur til den ansatte. • Er alt ok, sendes skjema videre i systemet til leder for anvisning. uib. no

Variabel tillegg – via personalportalen • • VLA kan fylle ut variabel tillegg på • Skjema for variable tillegg og trekk • Skjema refusjon av utlegg. Refusjon av utlegg i personalportalen skal kun brukes ved lønnsrelatert utlegg som Ek. tjenester, kontigenter, medlemsavgift etc • VLA har mulighet til å bruke masseregistrering av bilag på forskjellige personer ved å bruke -Skjema for masseregistrering av variable tillegg og trekk • Noen variable bilag må sendes på papir. • Bilag som sendes på papir hvor personalportalen kunne vært brukt vil bli sendt i retur for registrering av bilaget elektronisk. Finnes ikke personen i personalportalen, må det sendes inn manuelt skjema til lønnskontoret (førstegangsutbeteling). uib. no

Variable tillegg og personalportalen Søk på person • Personalportalen skal som hovedregel brukes så lenge personen er registrert i systemet. • VLA får tilgang til personene ved å bruke søk medarbeider • velg utvidet søk og søk på personnummer. • Sjekk om person er registrert med rett adresse og bankkonto og at utenlandske navn er korrekt bokstavert. Bruk passet for å sjekke. • Rett feil via skjemaet person og familieinformasjon. Informasjon om endring av adresse og bankkonto skal ikke sendes til lønn for registrering når VLA har tilgang til personen. uib. no

Timelister, overtid, etc og honorarutbetalinger • Elektroniske skjema finnes i personalportalen • Manuelle skjema finnes under ansattsiden til Ui. B på arbeidsstøtte for økonomi og innkjøp klikk på lønn. OBS!! Gjelder kun for personer som ikke • • finnes i personalportalen. (førstegangsutbetaling) Bilag blir sendt i retur om VLA har tilgang til å sende skjema via personalportalen slik at skjema for utbetaling blir registrert elektronisk. Unntak er om personen som skal ha utbetalingen ikke har tilgang selv og er ansatt på en annen avdeling hvor attestant ikke har tilgang (gjelder ikke organisasjon 217099 hvor alle VLA har tilgang) Ansatte med tilgang til personalportalen skal registrere bilaget selv når tillegg er av en type ansatte kan registrere. ( timeliste, overtid, lønnsrelaterte utlegg, beredskapsvakt, etc). Personer som er ansatt på en annen organisasjon enn den organisasjonen VLA har tilgang til skal selv rette til organisasjonen som skal attestere og anvise bilaget. Honorarutbetalinger er det VLA som starter skjema for utbetaling uib. no

Timelønnet arbeid • • Alle timelønnede skal ha arbeidsavtale – arbeidet må samsvare med perioden i avtalen Arbeidsavtalen og timelisten oppbevares på instituttet (ved registrering i personalportalen). Arbeidsavtalen skal lagres i Ephorte Timelønn som sendes i personalportalen skal være påført med stillingskode, yrkeskode og lønnstrinn i merknadsfeltet. Personer som er registrert fra før på timelønn og ligger inne med rett stillingskode/yrkeskode (må sjekkes) skal det kun påføres lønnstrinn i merknadsfeltet. OBS Lønnstrinn skal alltid påføres. Timelønn som sendes i papirform skal være utfylt med stillingskode, yrkeskode og lønnstrinn. Ved manglende opplysninger sendes bilaget i retur til attestant. Husk å sjekke at bilaget er oppført med korrekt navn, hele personnummeret, adresse og bankkonto. Er personen registrert i personalportalen sjekk om adresse og bankkonto på timelisten er lik det som står registrert på personen i personalportalen. Ved registrering av timelønn skal det ikke brukes skjema for masseregistrering. uib. no

Timelønnet arbeid • Timelønnede lønnes etter tabell C, 37, 5 timers uke • Egne satser for pensjonister Ui. B og unge arbeidstakere. • Pensjonistavlønning innleveres på papirskjema diverse lønnsgodtgjørelser eller på egen kode i personalportalen Velg artstype 2031 (se nedstrekkspil i skjemaet). Antall timer, sats og totalbeløp skal settes opp. • Timelønn utbetales ved hovedlønn – den 12. • Anbefaler at andre tillegg ikke føres på samme skjema som timelønn (vil da ikke få utbetalingen av dette før hovedlønn) uib. no

Overtid • Overtid skal være pålagt og kontrollerbar – utføres i direkte tilknytning til alminnelig arbeidstid • 50 % frem til kl. 20: 00 • 100 % fra 20: 00 – 06: 00 og lørdager, søndager og helgedager • Arbeidstakere i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling har i utgangspunktet ikke rett til overtid • Vitenskapelig ansatte fører ikke tid, og har i utgangspunktet ikke rett på overtid uib. no

Overtid forts. • Den ansatte fyller selv ut skjema i personalportalen og sender det til kontroll for attestering (VLA) • En VLA kan også fylle ut skjema for en ansatt • Husk å fylle ut alle felt • Ved overtid utover arbeidsmiljøloven må det søkes spesielt om tillatelse. Reglene for dette finnes i Lov om arbeidsmiljø, § 10 -6 overtid. Merk skjemaet med at søknad er sendt. uib. no

Diverse lønn. Skjema: «Variable tillegg» • Husk at det må lages arbeidsavtale som lagres i Ephorte • Timelønnet undervisningspersonale lønnes i henhold til deres kompetanse • Det er utarbeidet egne satser/hjelpetabeller som endres pr. 1. 5. hvert år • Satsene finner du under Ansattsiden for Ui. B – Lønn Regulativ og satser uib. no

Skjema «Variable tillegg og trekk» • Utbetaling av sensoroppdrag, bedømmelse, komitéarbeid, arbeidsgodtgjørelse ved feltarbeid og tokt eller andre utbetalinger • Ved avlønning av sensur og bedømmelse fins det egne satser som endres av HR med virkning fra 1. mai • Dersom andre utbetalinger, skal det legges ved avtale uib. no

Utlegg av lønnsrelaterte utgifter • Skjema refusjon av utlegg i personalportalen skal kun brukes ved lønnsrelaterte utlegg personen krever refusjon for. Dette kan være Ek-tjenester, kontingenter, medlemsavgift og lignende som Ui. B refunderer etter avtale med personen. • Kun utlegg som kan relateres til de 3 øverste valgene på plukklisten i skjema skal sendes via personalportalen • Utlegg som er vurdert som ikke oppgavepliktig, da skal det i merknader påføres grunn for vurderingen • Andre utlegg skal sendes via basware (regnskap utbetaler) • Viktig! Utlegg som inneholder flybillett skal alltid sendes som en reiseregning ikke via basware uib. no

KONTERING • Det er viktig at kontering er korrekt. Skjema som benyttes til manuell føring må derfor ikke være gamle. Lønnskontoret oppdaterer nye arter på skjemaene (ansattsiden for Ui. B) • Ved utbetaling på et PA prosjekt, er det viktig at task id fylles ut i sin helhet på skjema. Det må i tillegg kontrolleres at task id fremdeles er aktiv. Det viser seg ganske ofte at ved innlevering av bilag, så er allerede task id avsluttet. Denne må være åpen inntil alt er utbetalt. uib. no

SØKNAD OM SKATTEKORT – UTENLANDSKE STATSBORGERE • Fra og med ca. 1. mai 2010 skal det som kjent alltid være personlig frammøte ved rekvirering av d-nummer – Gjelder ikke gjesteforelesere med opphold 1 -3 dager OBS!! Melding fra Bergen ligningskontor om at det ikke trengs søknad om skattekort til gjesteforelesere med opphold i Norge under 4 dager. De er fritatt for skattetrekk • Skattyter må ha med seg pass, skjema RF-1209 søknad om skattekort, brev fra arbeidsgiver om oppdragets karakter, varighet og utbetalingsbeløp • Dersom skatteyter ikke møter opp, tildeles det ikke d-nummer og arbeidsgiver må trekke 50 % skatt • Den nye ordningen med elektroniske skattekort gjelder ikke disse personene. uib. no

Utenlandske og Søknad om skattekort for arbeid utført i utlandet – Husk at vi må ta kopi av passet pga A-ordningen. Dette gjelder all utbetaling til utlandet! – Stemple med «rett kopi» og underskrift før dette sendes sammen med søknad om skattekort til SkattØst – Må søke om skattekort når arbeidet er gjort i utlandet uib. no

Oppholdsstipend • Søknad om skattekort • Må oppsøke skatt-vest personlig og søke om skattekort eller fritak for skatt. Må ha med pass • Skattekort eller brev om fritak for skatt må sendes til lønnskontoret så snart det er mottatt • Viktig at det på søknad er oppført brutto stipend pr. måned og totalt (husleie som institutt dekker og som skal trekkes av stipendet skal ikke trekkes fra beløpet som oppgis til skattekontoret) • Skjema for utbetaling finnes på Ansattsiden –Lønn • Skjema må sendes i papir form til lønnskontoret sammen med kopi av pass og eventuelt kopi av søknad om skattekort uib. no

Oppholdsstipend • Påført etternavn skal være lik etternavn i passet • Skjema skal være utfylt med start og stoppdato for stipendet • Viktig at det er oppført brutto stipend pr. måned. • Vi ser at det ofte er attestert for netto stipend etter at det er trukket for husleie. For at innberetning til Skatteetaten skal bli rett må det være bruttobeløp som attesteres og anvises. Skriv i merknadsfeltet at husleie som institutt dekker skal trekkes før utbetaling. Beløpet som skal trekkes pr måned må oppgis. uib. no

Studentstipend • • Kun til personer bosatt i Norge Stipendet er trekkfritt. Utbetales som regel 1 gang Personer fra utlandet som skal få dekket opphold skal ikke ha studentstipend. Her må en da bruke oppholdsstipendsskjema og det søkes om skattekort/fritak uib. no

Reiseregninger • Minimumskrav til reiseregningens innhold • Attestant/anvisers ansvar • Tjenestereisebegrepet – En tjenestereise er en pålagt eller godkjent reise av ikke fast karakter i oppdrag for staten som arbeidsgiver/oppdragsgiver. • Utbetaling diett/skatt • Administrasjonsgodtgjørelse (kun utlandsreiser) uib. no

Minimumskrav – hva SKAL en reiseregning inneholde? • Arbeidstakers navn, adresse og underskrift • Dato og klokkeslett for avreise/hjemkomst • Formålet med reisen + reisested (helst land dersom utland) • Hvilke arrangement har arbeidstaker deltatt på • Navn på overnattingssted (hotell) • Dato for overnatting hvis flere overnattingssteder uib. no

Hva er attestantens ansvar? • Sjekke at utgiftene som fremkommer på reiseregningen er dokumenterte • Navn på hotell skal påføres hvis hotellovernatting • Hvis hotellovernatting, sjekke at måltidsfradrag er med • Ved opphold utland, sjekk hvilke måltider som er dekket • Hvis utbetaling av km. avgift og passasjer er med, skal passasjerens navn være oppgitt • At utreise og hjemreise er korrekt påført • Sjekk at det krysses av for riktig reise • Sjekk at det krysses av for overnattingsmåte • Kontering uib. no

Tjenestereisebegrepet • For at det skal være en tjenestereise, må reisen være pålagt og/eller godkjent av arbeidsgiver • Kurs er betegnet som tjenestereise dersom arbeidsgiver gir tillatelse til kurset. • Viktig å krysse av for tjenestereise, også ved kurs og konferanse (I Personalportalen er det kun mulig å velge tjenestereise på reiseregningsskjemaet) • Alltid rett på kostgodtgjørelse ved tjenestereise uib. no

Utbetaling diett, skattefrie/skattepliktige beløp • Bor man privat, utbetales den til enhver tid gjeldende diettsats. • Differansen mellom diettsatsen og den skattefrie satsen er skattepliktig. (Regler skattedir. ) • I tillegg utbetales nattillegg (kun innlandsreiser) • Viktig å fylle ut hvem som dekker overnattingen når man har bodd privat. Hvis arbeidsgiver har dekket overnattingen, utbetales ikke nattillegg. • Ved overnatting pensjonat: Husk at navn på pensjonatet skal oppgis uib. no

Kompensasjonstillegg • For tjenestereise i utlandet utover 12 timer skal det tilstås et kompensasjonstillegg. • Vær obs på at beløpet avsetter AGA (14, 1%) og feriepenger (12/14, 3%) • For at kompensasjonstillegget skal kunne utbetales, er det viktig for attestant å vite at reisen er en tjenestereise uib. no

Reise for Utenlandske - ikke ansatt • Har ofte eksempler på at det utbetales full diett og norsk nattillegg til disse personene via sjekk. Spørsmålet vi da må stille er: – Er dette en tjenestereise? Hvis svaret er ja, utbetales sats for diett, avhengig av hvordan de bor. – Ved privat overnatting/hybel m/kokemulighet: kr. 200, 00 – AIR BNB er å regne som leilighet – Ved pensjonat/overnatting uten kokemuligheter, kan det utbetales kr. 307, 00 pluss overnatting etter kvittering. – Ui. B kan også dekke husleie når Ui. Bs bomuligheter eruib. no

Reise for Utenlandske - ikke ansatt – Ved hotellovernatting, kan det utbetales kr. 710, 00 pluss hotellregning. uib. no

Reiseregning og kontering • Det skal ikke fylles ut art på kontering ved skjema for reiseregning. • Det er viktig at øvrige konteringsdimensjoner alltid fylles ut i Overstyr kontering på side 1 i reiseregningen. • Det er konteringen som er registrert på overstyrt kontering første side som styrer hvor diett, nattillegg, kompensasjonstillegg, og administrasjonsforpleining blir ført. uib. no

Reiseregning og ulik kontering • Du kan styre fordeling av kostnader på forskjellig kontering ved å registrere endring av kontering direkte på registrerte utlegg. • Husk du trenger kun registrere endringen i forhold til hva som står på første side • F. eks Kostnadsted er lik overstyrt kontering (side 1) og du skal endre prosjektnr, så er det kun prosjektnr du trenger å endre. Det som utlegget i utgangspunktet blir kontert på står med svak skrift på kontering på utlegget. Det du endrer vil da overstyre det som står med svak skrift i feltet uib. no

Reiseregninger som skal konteres på ulike kostnadssteder • Samme reiseregning kan ikke sendes på tvers av avdelinger. Det kan kun sendes oppover i systemet (dvs fra avdeling til fakultetet, eller fra fakultetet til sentraladm). • En person kan endre organiasjonsnr på reiseregningen om denne skal dekkes av en annen avdeling/institutt på Ui. B uib. no

Feltarbeidsavtalen • For å få utbetalt gjeldende sats, må fraværet utgjøre minst 12 timer. • Ved overnatting hotell/pensjonat utbetales godtgjørelse etter ”særavtalen”. • Ved overnatting i campinghytter/vogner/telt osv utbetales 90% av den til enhver tid gjeldende sats for ”ulegitimert nattillegg ved overnatting”. • Ved innlosjering i arbeidsgivers egne overnattingssteder, utbetales kun beløp som tilsvarer de beregnede merutgiftene for den ansatte • Hvis den ansatte selv ordner med kosten (egne innkjøp), utbetales 75% av sats etter ”kostgodtgjørelse ved overnatting” (for reiser fra og med 12 timer. ) uib. no

Toktavtalen • Når det gjelder toktavtalen, vil vi henvise til Statens Personalhåndbok på følgende sti: • https: //lovdata. no/dokument/SPH/sph-2015 – Punkt 9, sentrale avtaler med kommentarer – Punkt 9. 5, avtale om godtgjørelse mv. på tokt uib. no

Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende • Departementet sendte en påminnelse til alle universitetene og høgskolene i 2008 om at alle utbetalinger til selvstendig næringsdrivende som driver enkeltmannsforetak må vurderes om det gjelder lønn eller næring • Disse utbetalingen kan ikke sendes i personalportalen. uib. no

Utbetalinger til selvstendig næringsdrivende -regelverket i korte trekk • Hovedregelen er at ordinært arbeid ved institusjonen skal utføres av arbeidstakere – Det betyr blant annet at undervisningshonorar og sensorarbeid skal utbetales som LØNN! Dette gjelder selv om arbeidet blir utført av en person som ikke er ansatt ved Ui. B. uib. no

Vurderingskriterier • • • Hvem holder materialer? Hvem har faglig instruksjonsmyndighet? Har oppdragstaker krav på flere oppdrag? Kan oppdraget reklameres? Personlig arbeidskraft/egne ansatte? • Vurderingsskjema finner du på ansattsiden for Ui. B under LØNN/selvstendig næringsdrivende. uib. no

Viktig! - Ved utbetalinger til næringsdrivende må enhetene dokumentere at det er foretatt en vurdering av utbetalingsmåte i forkant (NB! Ved hver utbetaling) - Evt. faktura fra oppdragstaker skal derfor sendes til instituttet, slik at nødvendig dokumentasjon kan legges ved - Alle utbetalinger foretas manuelt fra lønnskontoret enten det utbetales som lønn eller næring. uib. no

Hva skal lønn ha for å kunne utbetale som næringsdrivende? 1) Attestert og anvist bilag (Diverse lønnsgodtgjørelser) 2) Utfylt skjema for vurdering av utbetaling av honorar – lønnstaker eller næringsdrivende. 3) Dokumentasjon på næringsinntekt eller utskrift fra Enhetsregisteret uib. no

Oppsummering 1: Godtgjørelse til selvstendig næringsdrivende • • • Skatteplikt Trekkplikt Avgiftsplikt Oppgaveplikt Kode JA NEI JA 401 uib. no

Oppsummering 2: Godtgjørelse til arbeidstaker • • • Skatteplikt Trekkplikt Avgiftsplikt Oppgaveplikt Kode JA JA 111 -A uib. no

Faktura fra enkeltpersonforetak • • Kjøp av tjenester fra et enkeltpersonforetak skal føres ved lønnskontoret, enten det er lønn eller næring. Beløpet utbetales trekkfritt fra lønnskontoret og vil bli innberettet som næring OBS! Hvis utført tjeneste er momspliktig, sendes faktura via Basware, ikke til lønnskontoret. Ved kjøp av varer fra et enkeltpersonforetak skal faktura alltid sendes Basware. uib. no

Ulike typer forskudd • Hvilke typer har vi og når kan/skal de benyttes? – Reiseforskudd – FOU-stipend forskudd – Ekskursjonsforskudd – Andre forskudd uib. no

Ulike typer forskudd forts. • Reiseforskudd: – – – – Skal utbetales via lønnssystemet. Reiseforskudd skal kun utbetales dersom person ikke kan bruke kredittkort Skal utbetales via lønnssystemet 3 utbetalinger i måneden og blir tatt med på første utbetaling etter mottatt bilag. Må gjøres opp straks etter hjemkomst, senest innen 1 måned Det skal maks tas ut 75 % av totalt forventede utgifter til reisen Kan ikke få utbetalt nytt forskudd før forfalte forskudd er gjort opp Sjekk utbetales kun til utenlandske personer uten bankkonto uib. no

Ulike typer forskudd forts – Reiseforskudd (ved kortvarige reiser) • I forkant av reise dersom man har utlegg på for eksempel flybilletter, hotellovernatting eller konferanseutgifter og kredittkort vil forfalle før man har fått refundert via reiseregning. uib. no

Ulike typer forskudd forts. • FOU-stipend forskudd – Benyttes ved lengre forskningsopphold i utlandet (vanligvis 3 -12 måneder) – Forskuddsskjemaet skal være oppført med ønsket beløp som skal utbetales. – Det må være vedlagt et stipulert budsjett og det skal utbetales maks 75% av bevilget beløp. – Viktig å fylle ut utreisedato og forventet hjemkomst og oppholdsland p. g. a innberetning til skatteetaten. uib. no

Ekskursjonsforskudd • Kan brukes dersom en forsker tar med seg en gruppe studenter på utlandsopphold • Kun dokumenterte utgifter • Utbetales og gjøres opp via regnskapssystemet uib. no

Andre forskudd • Kan brukes i forbindelse med andre utlegg hvor det ikke er mulig å bruke bestillingssystemet • Eksempler: Feltarbeid og utbetalinger til forsøkspersoner • Kun dokumenterte utgifter • Utbetales og gjøres opp via regnskapssystemet uib. no

Oppgjørsskjema for Forsknings og utdanningsstipend (FOU) • Viktig å fylle ut utreisedatoen og dato for hjemkomst og oppholdslandet p. g. a innberetning til skatteetaten. • Oppgjørsskjemaet skal sendes til lønnskontoret så snart som mulig etter hjemkomst. • Ved påførte dokumenterte merutgifter i forbindelse med forsknings/stipend oppholdet må det vedlegges dokumentasjon på utlegg. Side 2 i skjemaet inneholder eksempler på merutgifter som kan være trekkfri. • Reiseutgiftene skal også føres på oppgjøret. Det skal ikke sendes som reiseregning. • Forskudd på FOU må føres på oppgjørsskjemaet uib. no

Brukerstøtte for VLA • Pagaweb. b. uib. no er lønnskontoret sin informasjonsside om bruk av personalportalen • Issue tracker • 55582096 (direkte til Lønnskontoret) • Ansattsidene uib. no

ØKA / Lønn