Tvorba obchodnch listov Jana Vargov Administratvny tl Uplatuje

Tvorba obchodných listov Jana Vargová

Administratívny štýl • Uplatňuje sa v administratívno-právnom styku: úradoch verejnej a štátnej správy, právnych inštitúciách, obchodnom styku. Vlastností administratívneho štýlu: q verejnosť - vyznačuje sa presnosťou pojmov q písomnosť – prevažuje písomná forma, ktorú upravuje STN norma. (úradné listy, formuláre) q objektívnosť - prináša veľa faktov, tým sa približuje k odbornému štýlu q neosobnosť – využíva fakty, bez doplňujúcich detailov q presnosť – používa slová bez citového podfarbenia q archaickosť – používanie staršieho spôsobu vyjadrovania q štandardizácia -niektoré časti sa opakujú, časté sú výpočty bodov, ktoré zabezpečujú prehľadnosť

Štruktúra obchodného listu • Každý list je vizitkou osobnosti pisateľa! • List – záznam, správa alebo oznámenie napísané na hárok papiera. Obsah obchodných a úradných listov: q. Začiatok (oslovenie, úvodná veta) q. Podstata (podklad, jadro, cieľ – návrh) q. Zakončenie (obsahové zhrnutie, pozdrav, podpis, prílohy, rozdeľovník)

Začiatok listu • Úvodnú vetu formulujeme tak, aby začiatok listu smeroval k jadru veci. Nepoužívame otrepané, nudné frázy. • Pri koncipovaní listu treba zvážiť výber vhodných slov. • Začiatok listu musí upútať pozornosť adresáta. • List začíname oslovením a úvodnou vetou (odvolávka na list, osobný dohovor, stručné logické oznámenie veci, taktná pochvala, kladné referencie, . . . )

Ukážka úvodnej vety • Na Vašu otázku týkajúcu sa. . . Vám oznamujeme, že. . . • V zmysle včerajšieho telefonického dohovoru Vám zasielame , , , • Na odporúčanie pána. . . obraciame sa na Vás so žiadosťou o poskytnutie bližších informácií o. . . • Zaujímame sa o. . . , a preto sa na Vás obraciame so žiadosťou o poskytnutie informácií o. . . • Dovoľujeme si Vám ponúknuť. . . • Pri kontrole zásielky sme zistili, že. . . • Na našu žiadosť o. . . sme do dnešného dňa nedostali odpoveď, preto. . .

Podstata listu • Obsah listu má byť presný, jasný, úplný a zrozumiteľný. Musí mať logickú následnosť. • Začíname so známymi skutočnosťami a pripájame ďalšie podrobnosti a v závere vyvodzujeme závery, návrhy a rozhodnutia.

Zakončenie obchodného listu • V úradných listoch sa oznamujú úradné zistenia, rozhodnutia a opatrenia. • V obchodných listoch sa ustálil zvyk zakončiť každý list pozdravnou formulkou v spojení s záverečnou vetou. Zakončenie listu: 1. Obsahové zhrnutie alebo záverečná veta (ak na príjemcu chceme pôsobiť psychologicky) 2. Pozdravná formulka 3. Podpis

Obsahové zhrnutie alebo záverečná veta • • • Očakávame odpoveď na naše návrhy Upozorňujeme na našu ponuku Tešíme sa na ďalšie správy Odkážeme príjemcu na neskorší čas Prejavíme ľútosť, že vec nemôžeme kladne vybaviť • Vyjadríme presvedčenie o ďalšej korektnej spolupráci

Pozdravná formula a zdvorilostná veta • S pozdravom – So srdečným pozdravom – S priateľským pozdravom – V očakávaní Vašej skorej odpovede ostávame s pozdravom – Veríme, že Vás naša ponuka zaujala a sme s pozdravom – Za pochopenie ďakujeme a sme s priateľským pozdravom – S úctou

Podpis ako logické pokračovanie pozdravu • Umiestňuje sa pod odtlačok pečiatky a nad klávesnicovým písmom napísané meno a priezvisko zodpovedného pracovníka.

Zásady štylizácie listov 1. Vecnosť - obsah listu presne a jednoznačne vystihuje okolnosti vo vzťahu k veci, o ktorej sa v liste píše. Zabezpečuje prehľadnosť a uľahčuje pochopiť podstatu jadra veci. 2. Stručnosť – zameriame sa na podstatu. Nesmie byť na úkor zrozumiteľnosti. Rozvláčne listy znižujú záujem adresáta. 3. Zrozumiteľnosť – obsah jasný po prvom prečítaní. Nepíše sa v náznakoch. 4. Prehľadnosť – logický ucelené myšlienky sa píšu do samostatných odsekov. Text vhodne členíme. 5. Postupnosť - logicky usporiadané myšlienky (v úvode vzbudíme záujem, opíšeme situáciu, uvedieme zistené skutočnosti a navrhneme riešenie)

Psychológia obchodného listu • Rozdelenie listov: a. Informatívne - potvrdzujú isté skutočnosti a dohodnuté podmienky b. Psychologicky pôsobiace – ak potrebujeme adresáta presvedčiť, aby sa rozhodol podľa nášho návrhu.

Zásady pri tvorbe listu: • Začiatok listu – má vyvolať pozitívne pocity u adresáta. (vyjadríme pochvalu, uznáme kvalitu, pripomenieme doterajšie korektné vzťahy). • Jadro listu – snažíme sa predstaviť si postoj partnera, vopred vyvracať jeho argumenty a uviesť dôvody, ktoré by mohli ovplyvniť jeho rozhodnutie. • Každý list musí byť písaný zdvorilo, aj keď ide o nepríjemné informácie (reklamácie, urgencie, upomienky).

Zásady pri tvorbe listu: • Odpovede na urgencie, upomienky a reklamácie majú obsahovať dostatočné vysvetlenie dôvodov, prečo a za akých okolností došlo k nedopatreniu, chybe či nedorozumeniu. • Ak chceme listom presvedčiť, volíme starostlivo predovšetkým úvod, ktorý spravidla zanecháva u adresáta prvý dojem, a záver, ktorý má ovplyvniť príjemcu v rozhodovaní.

Štylizácia jednoduchých listov • Obchodný list píšeme v 1. osobe množného čísla. S potešením Vám oznamujeme, že. . . • Vyhýbame sa zložitým, neprehľadným súvetiam, ktoré sú často neprehľadné. • Nepoužívame niekoľko slovesných podstatných mien po sebe. Napr. : Bol stanovený postup na zistenie a potvrdenie previnenia. Zisťovali sme, kto bol vinníkom.

Štylizácia jednoduchých listov • Nepoužívame trpný rod, ale činný. Pri našom poslednom stretnutí Vám bol predstavený náš najnovší produkt. Pri našom poslednom stretnutí sme Vám predstavili náš najnovší produkt. • Vyhýbame sa používaniu podmieňovacieho spôsobu tam, kde sa máme vyjadriť presne a určito. Mohli by ste nás, prosím, informovať, ak budete s naším návrhom súhlasiť. Informujte nás, prosím, ak súhlasíte s naším návrhom.

Preštylizujte vety: Naša spoločnosť upozorňuje Vašu spoločnosť, že. . . Upozorňujeme Vás, že. . . Z inzerátnych novín sme sa dozvedeli o Vašej ponuke. . . Z inzertných novín. . . sme sa dozvedeli o Vašej ponuke. . . Zaujala nás Vaša ponuka na oceľové profily tvarované za studena v inzertných novinách. V inzertných novinách nás zaujala ponuka oceľových profilov tvarovaných za studena.

Preštylizujte vety: • Na základe Vašej ponuky by sme si chceli u Vás objednať. . . • Na základe Vašej ponuky objednávame. . . • Dúfame, že našej objednávke vyhoviete a budete s nami ďalej obchodovať. • Za skoré vybavenie našej objednávky vopred ďakujeme a veríme, že sa naše obchodné vzťahy rozvinú do trvalej spolupráce.

Ďakujem za pozornosť!