TUTORIAL Expediente Electrnico 1 TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRNICO Introduccin

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TUTORIAL Expediente Electrónico 1

TUTORIAL Expediente Electrónico 1

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Introducción a EE En la pantalla principal del módulo se visualizan

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Introducción a EE En la pantalla principal del módulo se visualizan las siguientes solapas: Mis Tareas: esta solapa comprende la tabla con las tareas pendientes del usuario, es decir, todos los expedientes que el usuario posee en su poder. Tales expedientes se pueden encontrar en diferentes estados como por ejemplo: estado de Iniciación, aquí el expediente solo posee la carátula. El estado de el expediente varía de acuerdo a la etapa en que se encuentre el mismo. Buzón Grupal: esta solapa incluye todos los expedientes que fueron enviados al sector en el que se encuentra el usuario. Por ejemplo, en caso que se envíe un expediente al Sector 01 de la Repartición A, todos los usuarios pertenecientes a ese Sector de esa Repartición van a recibir el expediente en la solapa Buzón Grupal. Luego podrá adquirirlo aquel usuario que continuará la tramitación del mismo. Consultas: esta solapa tiene la función de consultar expedientes a través del Número SADE o de filtros como ser: fecha, dato propio, código de trámite, entre otros. 2

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Expedientes Constituye un expediente el conjunto ordenado de documentos que proporcionan

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Expedientes Constituye un expediente el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución. Caratulación La carátula representa la apertura del expediente, el inicio del mismo. La misma puede ser interna o externa, de acuerdo de donde provenga el trámite a realizar. Aquellos usuarios que no posean perfil de caratulador deben solicitar la carátula del expediente a otro usuario/sector. Para ello, desde la solapa Buzón de Tareas se debe presionar en el botón Crear Nueva Solicitud. Al generar una carátula, se genera un documento llamado providencia de carátula. Los campos obligatorios a completar varían según cada código de trámite, pero todos los expedientes requieren los siguientes datos: Motivo interno y externo. Seleccionar si es un expediente interno o externo. Datos Propios: Datos asociados al Código de Trámite. Luego de presionar el botón Seleccionar Caratulación, se abrirá una pantalla solicitando los siguientes datos para enviar la solicitud de caratulación: Descripción Adicional del Trámite: Ingresar un detalle del Motivo. Email: Dato Opcional Teléfono: Dato Opcional A un usuario caratulador. A una repartición y sector. Las tareas de caratulación se identifican con los nombres Iniciar Expediente. Sólo podrán caratular los usuarios con perfil de caratulador. El botón Caratular Interno permite iniciar un EE interno en un solo paso. El botón Caratular Externo permite iniciar un EE externo cuando un ciudadano o un proveedor se presentan ante una oficina del GCABA para iniciar un trámite. Se deben completar los datos solicitados en la pantalla: Luego de completar los datos solicitados presionar en el botón Caratular. El botón Cancelar redirige a la pantalla anterior. Vinculación de documentos Se realiza colocando el Número SADE del documento que se desee vincular completando cada uno de los campos. Es muy importante hacer click en el botón vincular documento para que la acción se realice efectivamente; una vez realizado el pase del EE se podrá visualizar dicho documento con sus correctas vinculaciones. Motivo interno: Ingresar la descripción del trámite. Código de Trámite: Selección del código de trámite. 3

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Expedientes Tramitación Los diferentes tipos de tramitación son: Asociación: se utiliza

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Expedientes Tramitación Los diferentes tipos de tramitación son: Asociación: se utiliza para relacionar uno o más expedientes a modo de consulta o referencia. Luego de completar los datos del expediente a asociar presionar en el botón Buscar Expediente y luego Asociar Expediente sobre la derecha de la imagen. Tramitación en paralelo: permite la tramitación en forma paralela de un expediente conservando el usuario que realice el pase múltiple del expediente el control del mismo. Tramitación conjunta: permite la incorporación de un grupo de expedientes durante un tiempo sin que pierdan su individualidad, por lo que pueden finalizar la tramitación conjunta en cualquier momento. Fusión: permite agrupar varios expedientes en uno quedará como cabecera y será el que tramite. Los expedientes fusionados pierden su individualidad, es decir no pueden volver a tramitar en forma independiente. Pases Los pases se realizan seleccionando el botón Pase. Se debe dejar asentado un motivo y luego seleccionar el destino a donde va a ser enviado el EE. El módulo ofrece la posibilidad de seleccionar diferentes tipos de destinatarios: Enviar a un usuario. Cada vez que se efectúa un pase, se genera un documento llamado providencia de pase. Guarda temporal Una vez finalizada la tramitación del expediente, el mismo se debe enviar a la guarda temporal. Esta acción se realiza colocando el estado Guarda Temporal en el momento de realizar pase del EE. De esta forma el mismo permanecerá en este estado por 2 años antes de pasar a su Archivo Definitivo. En caso de necesitar volver a tramitarlo durante este periodo se deberá enviar una comunicación oficial a la D. G Mesa de Entradas Salidas y Archivo (MGEYA). Enviar a un sector (buzón grupal). Enviar a la Mesa Virtual de la Repartición destinataria del trámite. 4

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Evaluación de EE Para realizar la evaluación por favor ingrese al

TUTORIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Evaluación de EE Para realizar la evaluación por favor ingrese al siguiente LINK. 5

MANUAL DE USO ESCRITORIO ÚNICO 64

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