Trsadalmi Megjuls Operatv Program Regionlis s gazati felsoktatsi

Társadalmi Megújulás Operatív Program Regionális és ágazati felsőoktatási együttműködés támogatása, vidéki felsőoktatási integráció elősegítése Kódszám: TÁMOP 4. 1. 1. C-12/1/KONV KEZEK – Észak-Magyarország felsőoktatási intézményeinek együttműködése 1

PROJEKT ALAPADATAI A pályázat kódszáma A projekt címe A projektgazda neve A projekt hossza (hónap) Az igényelt támogatás összege (ezer Ft) A támogatás intenzitása (%) Miskolci Egyetem TÁMOP 4. 1. 1. C-12/1/KONV KEZEK – Észak-Magyarország felsőoktatási intézményeinek együttműködése Miskolci Egyetem 24 900 000. -Ft 100% Eszterházy Károly Főiskola Károly Róbert Főiskola ALPOJEKTEK: I. Társadalmi innovációk a felzárkóztatás szolgálatában II. Képzők képzése III. Stratégiai monitoring rendszer IV. Infrastruktúra menedzsment rendszer V. Minőségirányítási rendszer fejlesztése VI. Karrierszolgáltatások fejlesztése VII. Közös tananyagfejlesztések VIII. Nemzetközi kapcsolatok fejlesztése IX. Szakmai gyakorlat, duális képzés BSc szinten való megvalósítása X. É-Mo. -i élettudományi regionális tudásklaszter és közös képzés 2

PROJEKTEK CSOPORTOSÍTÁSA ALPROJEKTEK CSOPORTOSÍTÁSA régió hátrányos helyzetének és az intézmények számára is egyre súlyosbodó állapotot kezelő foglalkozás oktatók, kutatók, hallgatók képzése, tananyagok, duális képzési és hallgatói szolgáltatási megoldások fejlesztése intézmények irányítási rendszerének fejlesztése azonos modellekre építve 3

Társadalmi Megújulás Operatív Program (TÁMOP) 2011 -2013 -as akcióterve PRIORÍTÁSOK 1. Prioritás A foglalkoztathatóság fejlesztése, a munkaerő-piacra való belépés segítése és ösztönzése 2. Prioritás Az alkalmazkodóképesség javítása 3. Prioritás Minőségi oktatás és hozzáférés biztosítása mindenkinek 4. Prioritás A felsőoktatás tartalmi és szervezeti fejlesztése a tudásalapú gazdaság kiépítése érdekében A projekt elsősorban a felsőoktatás tartalmi és szervezeti fejlesztéséhez kapcsolódik. Az intézményirányítás fejlesztését, továbbá a teljesítmények nyomon követését, térbeli és időbeli összehasonlítását teszi lehetővé az infrastruktúra-menedzsment fejlesztése, a Balanced Scorecard (BSC) alapul mutatószámrendszer kidolgozása, továbbá azok visszacsatolása az intézményi és egység szintű tervezési folyamatokba. A diplomás pályakövetés tartalmi fejlesztése mellett hangsúlyos feladatunknak tartjuk, hogy annak eredményei szisztematikusan beépítésre kerüljenek az intézményi döntéshozatalba. Ki kívánjuk terjeszteni a kiválósági (EFQM) alapú minőségirányítási rendszert a felnőttképzés területére is. A hallgatói szolgáltatások fejlesztésének kritikus eleme – összhangban az 1. prioritással – a karrierszolgáltatások összehangolása és közös fejlesztése a konzorciumon belül. 4

IV. Infrastruktúra menedzsment rendszer: A diploma önköltségszámítás törvényi kötelezettségét az elektronikus órarend, az oktatási létesítmények gazdálkodását és a Neptun rendszerrel* történő illesztését azonos modell szerint, de modulszerűen valósítjuk meg. Az alprojekt szükségességét alátámasztó probléma bemutatása A felsőoktatási intézményekkel szemben jelentkező új szemléletű gazdálkodási kihívások, szükségessé teszik az intézményirányítás fejlesztését, a gyors és azonnali döntéseket lehetővé tevő adatfeldolgozást, a pontos és különböző egységekre lebontott terv, és tény adatokra épülő kontrolling rendszer alkalmazását. Az átlátható, gyors és pontos információk, az erőforrásokkal történő hatékony gazdálkodás tud megfelelő hátteret biztosítani az új szemléletű versenyképes és modern intézményi irányítás követelményeinek. kihívásai (költségvetési elvonások, hallgatói létszám csökkenése, növekvő működési költségek, stb. ) a korábbinál sokkal professzionálisabb létesítménygazdálkodást tesznek szükségessé. *: intézményi sajátosság 5

A PROJEKT CÉLJAINAK MEGHATÁROZÁSA Infrastruktúra menedzsment rendszer célja: Az alprojekt elsődleges célja, hogy mind a három felsőoktatási intézményben kiadott diplomák önköltségének kiszámításához egy hatékony és automatizált informatikai eszköz valósítson meg, mely a teljes körű bevezetését követően szerves részévé válik az intézmények informatikai rendszereinek. Jelenleg is törvényi kötelezettség az intézmények számára, hogy minden félévben kiszámításra kerüljenek a diploma önköltségek. Jelenleg nem egységes módszertan alapján számítják az intézmények az önköltségeket, az alprojekt megvalósulása esetén a három intézményben egységes módszertani alapokon nyugvó önköltség számítási metódus kialakítására nyílna lehetőség. A Létesítmény modul*, az e-Órarend* és e-Teremfoglalás* modul önálló alrendszerekként léteznek ugyanakkor alapját képezik az Önköltségszámítási modulnak, modulnak hiszen az ezekből származó információk nélkül nem képzelhető el pontos önköltség számítás. Ezen túl a modulok önmagukban is jelentős fejlődést hoznak az online ügyintézés terén, nem is beszélve arról, hogy újabb eszközt adnak az egyetemi vezetők kezébe az egyetem gazdasági, működési folyamatainak felügyeletére. *: KRF esetében: Létesítmény modul=Facility Management Rendszer, e-Órarend=Tanulmányi Rendszer, e-Teremfoglalás=Rendezvény Naptár 6

A PROJEKT CÉLJAINAK MEGHATÁROZÁSA A modulok hierarchiát alkotnak, melyet a következő ábra szemléltet. : [Tanulmányi Rendszer] [Rendezvény Naptár] [Facility Management Rendszer] 7

A PROJEKT CÉLJAINAK MEGHATÁROZÁSA A Létesítmény modul* elsődleges feladata az főiskola/egyetem tulajdonában vagy kezelésében lévő ingatlanok, helyiségek pontos és részletes nyilvántartása. A nyilvántartott adatok között megjelennek gazdasági, műszaki és oktatási jellegűek is. A modul a kifejlesztése és adatokkal való teljes feltöltése után olyan kérdésekre is választ tud majd adni, mint például milyen kihasználtságúak helyiségek, mennyibe kerül a helyiség igénybe vétele. Fontos feladat a Létesítmény modulnak az e-Órarend modul input adatokkal való ellátása is, hiszen pontos terem és infrastruktúra információk nélkül nem képzelhető el az automatizált órarend készítés. Az e-Órarend modul*, felhasználva a Létesítmény modulból, illetve a Neptun hallgatói rendszerből érkező adatokat, figyelembe véve az esetleges egyéb feltételeket és paramétereket, képes közel 100%-os készültségi fokú órarend automatizált előállítására. Mivel a rendszer részletes információkkal bír a rendelkezésre álló helyiségekről, azok felszereltségéről és kapacitásáról, így optimális teremkihasználtságot biztosító órarend készíthető. Ez egyfelől minimalizálja a fölösleges erőforrás felhasználást, másfelől csökkenti az oktatás infrastrukturális költségeit is. Ez önmagában is megtakarítást jelent az intézmény számára (pl. energia költségek), illetve az így felszabaduló kapacitásokat (terem) felhasználva (pl. azok bérbe adásával) további bevételre is szert tehet. Az órarend modul kiegészül egy e-Teremfoglalási modullal* is, melynek segítségével az órarendbe be nem épített rendszeres, illetve eseti teremigények kiszolgálása valósul meg. A modul a Létesítmény modul teljes feltöltöttsége esetén már a foglalás fázisában képes megmondani a teremhasználat várható költségét. A modul belső igények kiszolgálásán túl, a szabad kapacitások erejéig képes külső megrendelők teremfoglalásának adminisztrációjára is. Így a szabad infrastruktúra kapacitást akár bevételszerzésre is felhasználhatja az egyetem. *: A KRF-en belül a meglévő modulok tovább fejlesztése szükséges a meghatározott célok elérése érdekében. 8

AZ ELÉRENDŐ CÉLOKHOZ SZÜKSÉGES TEVÉKENYSÉGEK BEMUTATÁSA A projektelem fő célja az diploma önköltségszámítás folyamatának megvalósítása a hozzá kapcsolódó alfolyamatokkal együtt. Ahhoz, hogy az önköltségszámítás informatikai hátterét meg lehessen valósítani el kell készíteni egy teljes és egyértelmű önköltségszámítási modellt Vagyis olyan egyértelmű leírást kell adni a önköltségszámításra, mely lefedi a diploma megszerzéséhez kapcsolódó összes közvetlen és közvetett költséget, illetve minden helyi sajátosságot figyelembe vesz és a szokásostól eltérő helyzetek kezelésére is képes. A modellnek ezen felül összhangban kell lennie a hatályos jogszabályokkal illetve az intézmények belső szabályaival és stratégiájával. Ugyanakkor a modelltől elvárható a rugalmasság is egyfelől a jogszabályi környezettel szemben másfelől az intézmények belső érdekrendszerének változásaival, valamint a magyar felsőoktatási tér változásaival szemben. A modell elkészítését követően kerül sor az önköltségszámítási modul fejlesztésére. A modul feladata, hogy a rendelkezésére álló alap- és származtatott adatokból, az előző pontban meghatározott modell alapján szolgáltassa szakonként az intézményekben kiadott diplomák önköltségét. A modul szervesen épül a szintén ezen projektelem keretében kifejlesztendő Létesítmény modul adataira, hiszen az önköltségszámítási modellnek figyelembe kell venni az képzés rezsi jellegű és infrastrukturális költségeit is. Ugyancsak fel kell használnia a Neptun hallgatói rendszerből származó pl. oktatói adatokat is, valamint egyéb forrásrendszerek például bér jellegű adatait is. Bonyolultsága és a sokrétűsége miatt modul fejlesztéséhez külső szolgáltatás igénybe vétele szükséges, mivel az intézmények szakemberei nem rendelkeznek a kifejlesztéshez szükséges teljes körű tapasztalattal és kompetenciával. 9

AZ ELÉRENDŐ CÉLOKHOZ SZÜKSÉGES TEVÉKENYSÉGEK BEMUTATÁSA Az önköltségszámítási modul kifejlesztése és a forrásadatbázisok integrálása után szükséges az önköltségszámítási modul tesztelése. A tesztnek ki kell terjedni egyfelől a létrehozott informatikai rendszer hibátlan működésére, másfelől a felhasznált forrásadatok és a beépített modell segítségével előálló végeredmény helyességére és pontosságára is. Így a tesztelés egyszerre szakmai és informatikai feladat is. Az önköltségszámítási modul egyik alaprendszere a Létesítmény modul, modul melynek feladata a főiskola/egyetem tulajdonában vagy kezelésében lévő ingatlanok és helyiségek nyilvántartása. A fejlesztés megkezdése előtt pontosan meg kell határoznunk a nyilvántartásba kerülő adatok körét illetve az azok közötti belső összefüggéseket. A modul elkészítése önmagában is komplex fejlesztői munka, figyelembe véve pedig, hogy szervesen kapcsolódnia kell az önköltségszámítási modulhoz, illetve a szintén e projektelem keretében kifejlesztendő e-Órarend és e. Teremfoglalási rendszerhez indokolt a külső fejlesztő segítség igénybevétele. Ezt követi a Létesítménygazdálkodási modul tesztelése együttműködve a fejlesztőkkel. A tesztelés itt is kulcsfontosságú, hiszen a modul által előállított adatokra épül majd az önköltség számítás is. A tesztelés során feltárt működésbeli vagy elvi hibákat még az éles működés előtt ki kell javítani. Az e-Órarend és e-Teremfoglalási modul elkészítését két tényező is indokolja. Egyfelől az órarend által előállított egyes adatok szükségesek az önköltségszámításhoz, így a teljes önköltségszámítás megvalósítása szükségszerűen hozza magával az e-Órarendszer kifejlesztésének szükségességét is. Ezen túlmenően figyelembe kell vennünk azt is, hogy a jelenleg használt órarendkészítő környezet már elavult, nem felel meg a dinamikusan változó intézményi környezet által állított kihívásoknak. 10

AZ ELŐKÉSZÍTÉSHEZ ÉS A MEGVALÓSÍTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FELADATOK MEGHATÁROZÁSA 11

Infrastruktúra Menedzsment Rendszer KÖLTSÉGTERV Költségek* (e. Ft) 2013 Megnevezés 1. Miskolci Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Károly Róbert Főiskola Összesített költségterv 1 168 0 1 904 0 1 016 0 4 088 0 2. 3. 1 753 0 2 857 0 1 524 0 6 134 0 2 076 24 1 334 0 1 016 0 4 426 24 2014 4. 2 238 12 228 572 9 208 762 9 684 3 572 31 120 Σ 7 235 12 252 6 667 9 208 4 318 9 684 18 220 31 144 1. 2 594 12 228 2 083 2 857 2 286 9 984 6 963 25 069 2. 2 772 15 276 1 867 6 350 2 451 6 809 7 090 28 435 3. 2 173 15 252 1 727 0 2 426 6 809 6 326 22 061 2015 4. 2 064 0 953 0 1 676 0 4 693 0 Σ 9 603 42 756 6 630 9 207 8 839 23 602 25 072 75 565 1. 688 0 317 0 406 0 1 411 0 Mindösszes 17 526 55 008 13 614 18 415 13 563 33 286 44 703 106 709 A (teljes) pályázat kiírása támogatási előleg igénylésére lehetőséget biztosít, ezért a projekt megvalósítása során annak igénybevételét tervezzük 2013. március hónapban, a Pályázati Útmutató D 7 pontját figyelembe véve (Miskolci Egyetem: 86 831 400. - Ft, Eszterházy Károly Főiskola: 69 465 300, -Ft, Károly Róbert Főiskola: 68 703 300, -Ft) összegben. A támogatás fogadására 7 alkalommal tervezzük kifizetési kérelem beadását. A támogatási előleg visszafizetését a 5. kifizetési kérelem benyújtásával tervezzük megkezdeni és a projekt záró elszámolásakor fejezzük be. Projekt előkészítési költségeit nem terveztük, azokat minden intézmény egyéb, projekt terhére elszámolni nem kívánt költségből biztosítja. A költségeket* a Miskolci Egyetem, Eszterházy Károly Főiskola és a Károly Róbert Főiskola esetében ÁFÁ-val növelt bruttó összegben szerepeltette (ÁFA visszaigénylésre nem jogosult). 12

Meglevő informatikai rendszerek és kapcsolatok (KRF) • • • SAP/R 3 pénzügyi-számviteli rendszer MONDOC Iratkezelő Rendszer GTR Tanulmányi Rendszer nex. ON Bér Program(régebben), KIR 3/KLR jelenleg FMR Intézmény Fenntartási Rendszer VIR Vezetői Információs Rendszer Integrált Minőség és Környezetközpontú Irányítási Rendszer (ISO) Rendezvénynaptár Tudástár LDAP (központi címtár) Központi Nyomtatási Rendszer (Safe. Q) Központi Tantermi Beléptető Rendszer 13

Rendszerek kapcsolódásai Kialakított kapcsolat Safe. Q Minőségirányítási rendszer Fejlesztendő kapcsolat LDAP/Active Directory Tudástár és pályázati nyilvántartó rendszer Beléptető KIR 3/KLR Vezetői Információs Rendszer Rendezvénynaptár MONDOC SAP Intézmény fenntartási rendszer (FMR) GTR Tanulmányi rendszer (FIR, Diákhitel) 14

SAP pénzügyi-számviteli rendszer • Központi rendszer, az összes jelenlegi rendszer alapját adja. • Teljes „On-line” kapcsolatban van a ráépülő alkalmazásokkal. • Továbbfejlesztése szükséges a Kontrolling bevezetésével a teljes funkcionalitás érdekében. • További on-line kapcsolatok kialakítása szükséges a már pályázatból, de külső szállító által bevezetett VIR, Mondoc és FMR rendszerekkel a hatékony működés érdekében. • Tárgyi eszköz vonalkódos nyilvántartás támogatása és az eszámla bevezetése javasolt. 15

Központi Iktató Rendszer • Pénzügyi és Tanulmányi Rendszer integrálása az iktatórendszerhez, e-szigno (digitális aláírás, tanúsítvány), e-számla kialakítása. • Központosított iktatás és számlák digitális kezelése. Minden fontos okirat visszakereshető, hitelesített. • Központosított érkeztetés, iktatás, dokumentumok OCR-ezése. • Központi digitalizálás vonalkód alkalmazásával. 16

Tanulmányi Rendszer • Saját fejlesztés, előnye a „gyors reakció”. • A Pénzügyi és a Tanulmányi Rendszer On-line kapcsolatának kialakítása. • Hallgatók pénzügyi műveletei rögtön a könyvelést is „indítják”. • Az integráció miatt hátránya, hogy rugalmassága jelentős mértékben lecsökken. • Minden fontos okirat az iktatórendszerben tárolódik. • A dokumentum teljes életútja követhető. 17

Teremnyilvántartás Modul a jelenlegi tanulmányi rendszerben 18

Fejlesztési javaslatok • Az intézményen belül az alprojekt alapvető adatszolgáltató rendszere az SAP, a megjelenítő felülete a VIR. • Az intézményen belül az SAP nem rendelkezik a szükséges modulokkal (pld. CO), a fejlesztés alapját képező modulok bevezetése elengedhetetlen. • A KRF a korábbi fejlesztések eredményeként az önköltség számításhoz szükséges kiszolgáló modulokkal önálló rendszerekként rendelkezik, azonban az SAP integrációja csak részben megoldott. • A kiszolgáló modulok tovább fejlesztése és integrációja, adatfeltöltése szükséges. ÖSSZEFOGLALÁS: A KRF részéről az SAP szükséges és hiányzó moduljainak fejlesztése/beszerzése a Projekt szempontjából megkerülhetetlen (1. prioritás). Az Önköltségszámítási Modul fejlesztéséhez szükséges számítási elvek meghatározását követően – a fent említett prioritások figyelembevételével – valósulhat meg. 19

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! 20