Trokovi u nabavi i njihov utjecaj na zalihe

Troškovi u nabavi i njihov utjecaj na zalihe Sveučilište u Zagrebu Ekonomski fakultet Doc. dr. sc. Ivan Kovač

• Nabavna je funkcija, uz prodajnu, jedan od najvažnijih funkcija svakog trgovinskog poduzeća • Menadžment u nabavi se odnosi na izbor i broj dobavljača, politiku odnosa s njima, određivanje nabavnih kvota te način i vrste plaćanja • Ciljevi nabavne funkcije su pravovremena i sigurna dobava, profesionalni odnos s dobavljačima, kvaliteta proizvoda, optimizacija zaliha i smanjenje troškova

• Jedno od područja poslovanja u kojem je moguće ostvariti smanjenje troškova jest nabava poduzeća • Kompleksnost poslovanja i tržišnih odnosa utječu na kretanje troškova nabave roba i usluga • U cilju smanjivanja i kontroliranja troškova nabave, poduzeća moraju razvijati i implementirati odgovarajuće sustave upravjanja troškovima

• Smanjenje troškova u dijelu nabave moguće je ostvariti na dva ključna područja: na području cijena objekata nabave na području troškova nabavne funkcije • Sniženje troškova objekata nabave ima primarno značenje zbog velikog udjela troškova materijala i usluga u cijeni koštanja gotovih proizvoa • Temeljna stavka je nabavna cijena, a veći ponder dobivaju ciljevi sniženja troškova za objekte za višim nabavnim cijenama i većom potrošnjom, tj. objekti čija je ukupna vrijednost godišnje potrošnje relativno velika

Troškovi objekta nabave izračunavaju se ovako: Fakturna cijena x količina + troškovi ambalaže + troškovi prijevoza + troškovi osiguranja robe + troškovi utovara, pretovara i istovara + naknade (provizije) posrednicima + carina + porezi + dodatak na isporuku ispod min količine + troškovi povrata ambalaže - popusti - skonto - subvencije - Porezne olakšice - Naknade carinskih davanja +/- ostalo (tečajne razlike, razlike cijena…) ______________ = nabavna cijena ______________ + opći troškovi nabavljanja = bruto nabavna cijena

Mogućnosti sniženja troškova objekata nabave: Ø Supstitucija korištenih dobara ili usluga jeftininim, ali funkcionalno zadovoljavajućim ili boljim dobrima i uslugama Ø Preispitivanje specifikacija kakvoće i uvjeta nabave s ciljem da se isključe svi nepotrebni zahtjevi kakvoće i uvjeti koji dovode do povećanja nabavnih cijena Ø Orijentacija na povoljnije izvore nabave ili unapređenje postojećih dobavljača Ø Sniženje nabavnih cijena brižljivo pripremljenim i vođenim pregovorima, provedbom marketinga nabave, stvaranjem partnerstva s dobavljačima Ø Postavljanje normative i provedba kontrole zaliha materijala Ø itd

• Mogućnosti sniženja troškova funkcije nabave relativno su male u odnosu na mogućnosti sniženja troškova objekata nabave • Ovise o organizacijskoj strukturi te o organizaciji poslovanja nabave • S funkcionalnog aspekta dijele se na: - troškove istraživanja tržišta, troškove nabavljanja, troškove sladištenja i prijevoza, troškove zbrinjavanja otpadaka, troškove management i kontrolinga nabave

• Ciljevi sniženja troškova funkcije nabave postavljaju se u okviru projekata organizacije ili prilikom poduzimanja određenih organizacijskih zahvata • Mogu se postići većim korištenjem elektroničke obrade podataka i teksta umjesto konvencionalne obrade, elektroničkom razmjenom podataka (EDI), automatizacijom skladištenja i unutarnjeg transporta, kooperacijom u nabavi, procesno orijentiranom organizacijom poslovanja, boljom koordinacijom zadataka…

• Velikom broju poduzeća – troškovi plaća zaposlenih i troškovi nabave – predstavljaju najveće troškove • Nabava dobiva s tendencijom dublje društvene podjele rada sve veće značenje u privatnim i javnim poduzećima i institucijama • To dovodi do većeg udjela vrijednosti nabavljenih materijala i usluga u prodajnoj cijeni proizvoda • Zbog velikog udjela vrijednosti materijala i usluga u prodajnoj cijeni proizvoa relativno male uštede u vrijednosti nabavljenih materijala i usluga rezultiraju značajnim povećanjem dobiti poduzeća

PODJELA TROŠKOVA NABAVE 1. TROŠKOVI SLUŽBE NABAVE - 2 -4% - plaće, dnevnice, putni troškovi, PTT troškovi, itd. - male su mogućnosti ušteda ukupnih troškova nabave 2. TROŠKOVI OBJEKTA NABAVE - 96 -98% - nabavna cijena x količina - velike mogućnosti ušteda

ZALIHE “Količina robe (materijal, vlastiti proizvodi, poluproizvodi i gotovi proizvodi), koja je akumulirana radi trajnog opskrbljivanja vremenski i prostorno bliže ili daljnje proizvodne ili osobne potrošnje” – Zalihe su osiguranje od svih mogućih rizika – Višak zaliha zahtjeva dodatne troškove propadanja robe, radne snage, opreme skladišnog prostora i kamata uloženih u zalihe – Radi osiguranja kontinuiteta proizvodnje, odnosno prodaje potrebno je u proizvodnji stalno držati odgovarajuću količinu zaliha robe

Zalihe su – raspoloživa količina različitih pojavnih oblika predmeta nabavljanja koji se ubrajaju u kategoriju kratkotrajne imovine Zalihe su ekonomski pojam kojim se označuju količine üSirovina, komponenti üPotrošnog materijala üProizvodnje u tijeku üGotovih proizvoda

• Zalihe predmeta rada moraju biti tolike da osiguravaju kontinuirano odavijanje procesa reprodukcije (u tu se svrhu određuju normative zaliha), a da istodobno budu ekonomične (određuju se normative maksimalnih zaliha i potreban stupanj spremnosti opskrbe s predmetima rada

• Zalihe potrebne radi korištenja povoljnije situacije i uvjeta na tržištu nabave, tj. da se može nabavljati u najpovoljnijim količinama • Jednom utvrđene normative zaliha valja mijenjati u skladu s promjenama uvjeta na tržištu nabave i potrebama proizvodne potrošnje i prodaje vlastitog poduzeća • Prekonormne i nekurentne zalihe predstavljaju višak materijala za planirane potrebe, dok se u slučaju nedostatnih zaliha ne mogu pokriti planirane potrebe

PREKONORMNE ZALIHE – Mogu nastati ako se poremete odnosi između dinamike i količina isporuka te dinamike i količina predmeta rada i zalihe se povećavaju iznad normative maksimalne zalihe – Zastoj u proizvodnji, veće isporuke od dobavljača, nabava mimo materijalne bilance… – Posljedice se mogu smanjiti ako se uspostavi informacijski sustav s povratnim vezama koji omogućuje brzo reagiranje na otklone u logističkom lancu

NEKURENTNE ZALIHE – Lat. ne kretati se – Pojam se koristi za sve vrste zaliha – za predmete rada/material, poluproizvode, gotove proizvode, trgovačku robu i dr. – koje nemaju dovoljan koeficijent obrtaja – Zalihe koje imaju u određenom intervalu koeficijent obrtaja nula (praksa) međutim, svaka zaliha s koeficijentom obrtaja ispod dovoljnog je nekurentna (potrebno je poduzeti odgovarajuće akcije da se taj problem riješi)

– Ako zalihe nisu velike, a odnose se na predmete rada koji normalno ulaze u proces reprodukcije svesti u granice normative promjenom dinamike i količina isporuke predmeta rada od dobavljača – Ako su zalihe u velikim količinama/vrijednostima smanjiti ih prodajom te uskladiti isporuke materijala s potrošnjom

Način rješavanja problema ovisi o tome kakvu vrijednost nekurentna zaliha ima za konkretnu organizaciju na tržištu, jer razlikujemo nekurentne zalihe potrebnog i nepotrebnog materijala: VRIJEDNOST VARIJANTA 1 2 3 4 VRSTA NEKURENTNE ZALIHE Za poduzeće Za tržište NE NE DA DA NE DA Nekurentna zaliha nepotrebnog mater. Nekurentna zaliha potrebnog mater.

• Zalihe nepotrebnih materijala – mogu nastati zbog izmjena proizvodnog programa, izmjena tehnologije ili konstrukcijskih izmjena, zbog napuštanja određene proizvodnje ili tehnologije, zbog gubitka neadekvatnog skladištenja, kao i zbog propusta u nabavljanju, kontroli kakvoće i preuzimanju predmeta rada • Zalihe potrebnih materijala – mogu nastati zbog raznih promjena koje utječu na smanjenje potrošnje određenih materijala (tehnološke izmjene, promjene plana proizvodnje), a da te promjene nisu na vrijeme najavljene odnosno nije se promotrila ekonomičnost promjena s aspekta količina materijala na zalihi, ugovorene dinamike i količini isporuka tih materijala

Način rješavanja problema nekurentnih zaliha: Vrijednost Vrste zaliha Nekurentne zalihe nepotrebno g mat. Nekurentne zalihe potrebnog mat. Koeficijent obrtaja Nula Nedovoljan Za poduzeće Za tržište Način rješavanja problema NE Napraviti popit takvog materijala, otpisati mu vrijednost i prodati ga ili deponirati kao otpad. Zalihe eliminirati! DA Prodati ga po tržišnoj ili umanjenoj vrijednosti. Zalihe eliminirati! NE Ubrzati potrošnju takvog materijala (npr. izmjenom plana proizvodnje). Uskladiti isporuke i potrošnju materijala DA Prekonormni dio zaliha prodati na tržištu ili odstupiti po tržišnoj cijeni drugim korisicima ili operantima. Uskladiti isporuke i potrošnju materijala. Pronaći prikladnije izvore nabave i rješenja opskrbe NE DA

NEDOSTATNE ZALIHE – Ne zadovoljavaju potrebe procesa reprodukcije jer je isporučeno premalo predmeta rada, ili se radi o prekasno isporučenim predmetima rada, ili o prostorno neodgovarajućem pokrivanju potreba – U nabavi najčešće nastaju povećani troškovi zbog dodatnog naručivanja, zbog ispostavljanja hitnih narudžaba i zahtjeva hitne otpreme i korištenje brzih sredstava za prijevoz robe, zbog posudbe predmeta rada ili korištenja skupljih alternativnih predmeta rada

Ukupna vrijednost zaliha: Ø Zbrojna vrijednost svih stavki sirovina, komponenata, potrošnog materijala, proizvodnje u tijeku i gotovih proizvoda koji su u posjedu poduzeća na određeni datum – obračunata ili po trošku nabave ili po tekućim tržišnim cijenama Ø Menadžerima ukazuje na imovinu koja je vezana u robama na skladištu Ø Na godišnjoj razini dio je temeljnih financijskih izvještaja te omogućuje usporedbu početnih i završnih zaliha nekog poduzeća u određenom vremenskom period Ø U proizvodnim poduzećima 20 -30% imovine čine zalihe U trgovačkim poduzećima 75% imovine čine zalihe

Upravljanje zalihama treba omogućiti: v. Uredno odvijanje poslovanje – odgovarjuće količine i odgovarajući rokovi isporuke v. Minimalnu razin utroškova – izbjegavati prevelike, nekunentne i nedostatne zalihe

Koeficijent obrtaja zaliha • Pokazatelj uspjenosti poslovanja koji pokazuje koliko su se puta prosječne zalihe prodale tijekom nekog vremenskog perioda Trošak prodanih proizvoda KO = ------------------Prosječna vrijednost zaliha • Što je koeficijent obrtaja VEĆI, to je poslovanje UČINKOVITIJE (imovina je kraće vezana u zalihama) • Previsok koeficijent obrtaja ukazuje da poduzeće vjerojatno često iscrpljuje zalihe i time gubi kupce • Nizak KO implicira da poduzeće ima visoke oportunitetne troškove i ukazuje na nekvalitetne zalihe

Koeficijent obrtaja zaliha ovisi o : üObilježjima djelatnosti (poslovnom programu) üFizičkom i financijskom obujmu poslovanja üUvjetima nabavki input üUvjetima plaćanja dobavljača üDinamici prodaje gotovih proizvoda i usluga üDinamici naplate potraživanja

TROŠKOVI ZALIHA TROŠKOVI NABAVE I DOPREME Vrijednost nabavljene robe + povezani troškovi nabave TROŠKOVI SKLADIŠTENJA - Skladišni prostor, financijski troškovi, rad, administrativni troškovi, trošak osiguranja, kvarovi… troškovi Ukupni troškovi Troškovi skladištenja i zaliha Troškovi nabave i dopreme Tolerantne granice količine nabave Količina nabave

• Troškovi nedostatnih zaliha - trošak propuštene prilike prodaje - gubitak povjerenja kupca - ugovorene kazne zbog kršenja uvjeta isporuke - trošak hitnih narudžbi od strane dobavljača - trošak nabave supstituta

Ekonomična količina nabave (EKN) § 1. modeli EKN-a što se temelje na klasičnoj formuli za optimiranje troškova nabavljanja u uvjetima stabilne potrošnje i stabilnih uvjeta nabave u dužem razdoblju § 2. modeli dinamičnih /kliznih EKN-a, koji su u skladu s kolebanjima potreba, cijena i drugih uvjeta potrošnje i nabave u planskom razdoblju § Matematičko modeliranje s ciljem optimalizacije troškova

Klasični model izračunavanja EKN-a Pomoću klasičnog modela EKN-a može se izračunati optimum ukupnih troškova nabavljanja pod pretpostavkom: Ø riječ je o potrebi za materijalom u dužem vremenskom razd. Ø potrošnja materijala je kontinuirana Ø neizravni troškovi ne ovise o količini nabave Ø izravni troškovi nabave su jedanki po jedinici količine nabave Ø Poznati su troškovi skladištenja i zaliha te da rastu proporcionalno s povećanjem količine nabave Ø Nabava može slobodno odrediti rokove isporuke

Ø Postoji dovoljno raspoloživog skladišnog prostora Ø Postoji dovoljno raspoloživih obrtnih sredstava Ø Količina nabave ne utječe na pojavu nedostatnih zalih a Ø Ne postoje ograničenje dobavljača u pogledu količine isporuke materijala Ø Količina nabave je jednaka količini isporuke dobavljača Stefanic – Allmayerova formula: q – EKN P – planska godišnja potreba materijala TN – fiksni troškovi nabave NC- nabavna cijena K- kamatna stopa na obrtna sredstva vezana u zalihama S – stopa skladišnih troškova u % od prosj. vrijed. zaliha

Diskontni model EKN-a § Poduzeća dobivaju količinske popuste i plaćaju nižu cijenu proizvoda prilikom naručivanja većih količina robe Ukupni trošak = trošak nabave + trošak skladištenja + trošak naručivanja

NORMATIVI ZALIHA PREDMETA RADA • Predstavljaju određene količine materijala, dijelova, sklopova i/ili trgovačke robe unutar kojih se moraju kretati zalihe da bi osigurale nesmetano odvijanje procesa reprodukcije da bi zadovoljile zahtjeve sigurnosti opskrbe, a da bi istodobno bile i ekonomične Iskustveno postavljeni normative zaliha – na temelj subjektivnih procjena (prema iskustvu) Egzaktno postavljeni normative zaliha – prema planskoj potrošnji/prodaji

• Od uvjeta nabave za utvrđivanje normative zaliha naročito utječe period nabavljanja te cijene i troškovi nabave predmeta rada • Troškovi predmeta rada izravno su proporcionalni troškovima zaliha, što znači da bi zalihe skupih predmeta rada morale pokrivati samo potrebe potrošnje te rizike potrošnje i nabave u periodu nabavljanja • Zalihe jefinijih predmeta neće znatnije utjecati na ukupne troškove zaliha pa se za njijh koriste metode utvrđivanja potreba i sustavi nabavljanja koji stvaraju niže troškove – mogu se primijeniti veći koeficijenti rizika potrošnje i nabave bez značajnijih posljedica za troškove zaliha

• Troškovi nabave ovise o primjeni sustava nabavljanja i valja paziti da budu u skladu s vrijednošću nabavki • U praksi se najčešće utvrđuju normative sigurnosnih, signalnih i maksimalnih zaliha

SIGURNOSNA ZALIHA • Služi za pokrivanje potreba samo u slučajevima kada dođe do: - veće potrošnje predmeta rada nego što je planirano (zbog škarta u proizvodnji, zbog korištenja predmeta rada neadekvatne kakvoće ili dimenzija) - u slučajevima kašnjenja isporuka ili isporuka na krivom mjestu ili isporuka pogrešnog materijala - ako je zbog gubitaka i krađa zaliha manja nego što pokazuju podaci u evidenciji • Služi za zaštitu od rizika i iznenađenja; kada ju ne bi planirali i držali, došlo bi do smetanja ili zastoja u procesu reprodukcije

• Kod utvrđivanja visine sigurnosne zalihe postavlja se pitanje planiranja veće sigurnosne zalihe što znači povećanje troškova zaliha i skladištenja te bolje zaštite od rizika pomanjkanja predmeta rada ili planiranje manje sigurnosne zalihe uz izlaganje opasnosti od pojave troškova neodostatni zaliha • OPTIMALNO RJEŠENJE je kod količine sigurnosne zalihe kada se izjednače troškovi skladištenja i zaliha s troškovima nedostatne zalihe Z sig = P x v. H

SIGNALNA ZALIHA • Količina zalihe kod koje valja započeti ciklus nabavljanja kako bismo pravodono dopunili zalihu, da tijekom nabavljana ne moramo koristiti zalihu ako ne nastupe neki od mogućih rizika • Za određivanje normative signalne zalihe moramo imati točne infomacije o potrošnji predmeta rada u planskom razdoblju te o rokovima isporuke dobavljača, tj. o periodu nabavljanja • Signalna zaliha treba biti veća ako je vrijeme potrošnje zaliha duže te ako je riječ o dužem periodu nabavljanja • Vrijeme potrošnje zaliha i dužina perioda nabavljanja nisu fiksne veličine, nego ovise o više predvidljivih i slučajnih promjena

Računa se na razne načine: • Pomnožimo prosječnu količinu potrošnje u planskom razdoblju s periodom nabavljanja te umnošku dodamo količinu sigurnosne zalihe: s = P x v. N + Z sig • Minimalnoj količini nabave/narudžbe/isporuke dodamo sigurnosnu zalihu: s = KNmin+ Z sig - Sigurnosna zaliha se utvrđuje za one predmete koji se kontinuirano troše

MAKSIMALNA ZALIHA • Gornja granica zalihe, koju u pravilu ne treba prijeći • Zaliha do te granice je ekonomski još uvijek opravdana s obzirom na troškove skladištenja i zaliha te stupanj sigurnosti zadovoljenja potreba korisnika

• Maksimalnu zalihu možemo izračunati ako sigurnosnu zalihu povećamo za ekonomičnu količinu nabave/isporuke - tada normative maks zalihe računamo tako da u odnos stavimo godišnju potrošnju i koeficijent obrtaja zaliha te rezultat pomnožimo s 2: P Zmax =------- x 2 Kob • Ako zalihe pokazuju tendenciju rasta ili pada, onda bi trebalo za pojedine vremenske jedinice potrebe pomnožiti s brojem tih jedinica i staviti u odnos s koeficijentom obrtaja: Mjesečne potrebe ili promet x 12 Zmax =--------------------Kob

Kod određivanja normative maksimalne zalihe potrebno je voditi računa o nekoliko čimbenika: ü Količina i vrijeme isporuke dobavljača ü Dužina ciklusa naručivanja ü Troškovi zaliha ü Kapacitet skladišta ü Situacija na tržištu nabave u svezi s pojedinim predmetima rada ü Količina i vrijednost potrošnje pojedinih predmeta rada u ciklusu nabavljanja ü Vrijednost pojedinih predmeta rada ü Financijska situacija u poduzeću

Sukladno tim čimbenicima javljaju se dvije suprotne tendencije u određivanju maksimalne zalihe : 1. Visoke maksimalne zalihe, koje se stvaraju nabavom velikih količina predmeta rada u dugačkim ciklusima nabavljanja 2. Niske maksimalne zalihe, koje se određuju na temelju nabave malenih količina u ciklusima nabave