TRKYE BLM DERNE KAMUDA BLM PROJELER NASIL HAZIRLANMALI

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Bölümü aozkil@atilim. edu. tr 12 Mayıs 2012, Gloria Golf Otel, Antalya Kamu Bilişim Platformu XIV 1

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ İçerik q Giriş q Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü q Kamuda BP Nasıl Hazırlanmalı ? q Kamuda BP Bariyerleri q Sonuç ve Öneriler Kamu Bilişim Platformu XIV 2

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kavramsal Çerçeve Gelişim – Değişim - Dönüşüm Bilim ve Teknoloji Etkinilik ve Verimlilik Ürün ve Hizmet q Kullanımdan Kaldırma q Güncel Hale Getirme q Yenilik q Bilişim Projeleri q Gereksinimler, Zaman, Maliyet ve İşgücü q q Kamu Bilişim Platformu XIV 3

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Bilişim Fonksiyonu Kamu Bilişim Platformu XIV 4

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Bilişim Projeleri Başarısı q Gartner Enstitüsü (Bilişim Teknolojileri) q % 74 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim) q % 51 maliyet >= 3 x bütçe q Gereksinim karşılama maksimum % 75 q Standish Grup (2000 -ABD-30. 000) q % 28 başarılı q % 23 tamamen iptal q % 49 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim) q Gelinen nokta Kamu Bilişim Platformu XIV 5

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Nasıl Hazırlanmalı ? - 1 q q q q q Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç Veri Zaman Personel Nitelik Çalışmalar Plan Gerçekleştirme Geçerleme ve doğrulama Yaşam Döngüsü Kamu Bilişim Platformu XIV 6

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Nasıl Hazırlanmalı ? - 2 q q q q q Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç Veri Zaman Personel Nitelik Çalışmalar METODOLOJİ Plan Gerçekleştirme Geçerleme ve doğrulama Yaşam Döngüsü www. itadvisor. com. tr Kamu Bilişim Platformu XIV 7

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Masum Perdeler q “Bu çok acil bir ihtiyaç, hemen gerçekleştirmek durumundayız. ” q “Hele bir başlayalım, zamanla her şey rayına oturur. ” q “Kervan yolda düzülür. ” q “Zaten ayrıntılı çalışmaları yapacak yeter sayıda ve nitelikte adam yok. ” q “Ödenek kullanılmazsa yanar, bir daha kullanılamaz. ” q “Ödenekle ancak projenin bu kadarlık kısmı yapılır. ” 8 Kamu Bilişim Platformu XIV

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu Bilişim Projeleri q Paydaş beklentileri, değişen çevre şartları, etkin ve verimli ürün ve/veya hizmet sunumu q Ocak 2005 (5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü) q “Kurumsal Altyapının Geliştirilmesi” q “Bakanlığın yürüttüğü kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulmasını sağlamak. ” (SA-3, İçişleri Bakanlığı 2010 -2014 SP) q “Teknolojik olanaklardan üst düzeyde yararlanılarak merkez ve taşra teşkilatında en az bürokrasi ile kaliteli, etkin ve hızlı hizmet sunulacaktır. ” (SH-4. 5 BST Bakanlığı, 2010 -2014) Kamu Bilişim Platformu XIV 9

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kapsam q Sadece verimlilik ve etkinlik artışına doğrudan katkıda bulunan bilişim projeleri q Bilinen bir ürünün, donanımın ve alt parçalarının tedarik edilmesi gibi rutin satın alma işlemleri ile çözümlenen bilişim ilişkili tedarik projeleri Kamu Bilişim Platformu XIV 10

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu Bilişim Projeleri Doğuşu Kamu Bilişim Platformu XIV 11

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 1 Gereksinimin Ortaya Çıkması Uygun Değil H Gereksinimin Tanımlanması ve Gereksinim Analiz Dokümanının Hazırlanması BP İhtiyaç Var mıdır ? BP Ön Olurluluk ? E Bilişim Projesi Ön Olurluluğunun Hazırlanması E Bilişim Projesi Olurluluğunun Hazırlanması 1 H Uygun Değil Kamu Bilişim Platformu XIV 12

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 2 1 BP Proje Yönetimi Uygun Değil Devam H BP Olurluluk ? H BP Proje Yönetim Dokümanının Hazırlanması E E BP Proje Tanımlama Dokümanının Hazırlanması BP Teknik ve İdari Şartnamenin Hazırlanması BP Tamamlandı mı? BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin Sonuçlandırılması BP’nin Envantere Alınması BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin Sonuçlandırılması BP Sürekliliğinin Hesaplanması Kamu Bilişim Platformu XIV 13

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Çalışma Metodolojisi PAYDAŞLAR GİRDİ KAYNAKLAR ADIMLAR FAALİYETLER ÇIKTILAR S O R U M L U K L A R Kamu Bilişim Platformu XIV 14

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Projenin Tanımlanması Masum Perdeler Zaman X Süreç Roller BİB Gereksinim Sahibi q q q q Ortaya Çıkaran Nedenler Stratejik Hedefler ve İş Süreçleri İşlevsel İsterler Kazanılacak Yetenek/Fayda Entegrasyon Muhtemel Kullanıcılar Alternatif Çözümler Karşılama Süresi Kamu Bilişim Platformu XIV 15

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Gereksinim Analizi Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz & Modelleme Danışmanlık q q q q Amaç ve Kapsam Analiz Yöntemi Etkinlik Ölçütleri Çalışma Ortamı Teknoloji Analizi Zafiyetler Gereksinimler Aday Çözüm Önerileri Değerlendirme ve Ön Kamu Bilişim Platformu XIV 16

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Olurluluk Etüdü Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz Birimleri Danışmanlık q q q q Ön Olurluluk X Olurluluk Gerçekleşme ? Çözümler ? Durum – Teknik – Mali Engellerin Kontrolü Çoklu Disiplin, Çekirdek PYO Maliyet Etkin Çözümler Risk, Duyarlılık Toplu, Etüd-Proje, 5. 000 TL Kamu Bilişim Platformu XIV 17

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Tanımlama Dokümanı Bilgi İşlem Birimleri Gereksinim Sahibi Analiz Birimleri Danışmanlık q q q q Referans Dokümanı Detaylı, Ölçümlenebilir İhale Dokümantasyonu Öncesi Proje Yönetim Süreci Test, Geçerleme, Doğrulama Anlaşmazlıkların Çözümü Değişikliklerin Yönetimi En Üst Makam Onayı Kamu Bilişim Platformu XIV 18

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ İhale Yönetim Süreci q q q q q Onaylı Proje Tanımlama Dokümanı Paydaşlar Arası Yakın Koordinasyon işbirliği Kapsam, Bütçe, Zaman, Kalite Yinelemeli Yaşam Döngüsü Kısmi Kabül ve Ödeme İdari ve Teknik Şartname (Gruplandırma) İşlevsellik-Güvenilirlik-Performans-Güvenlik. . . Standart Mal ve Hizmet Alımı Ön Yeterlilik, Firma Seçimi, Kriter Belirleme Kamu Bilişim Platformu XIV 19

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetim Planı Hazırlıkları q q q q Üst düzey yönetici Uygulayıcı ve kullanıcı birim yöneticileri Uygulayıcı ve kullanıcı alan uzmanları (tam/yarı) Proje yönetim yapısı (kurum + yüklenici) Yakın koordinasyon sıkı işbirliği İzleme, ölçümleme, değerlendirme (kalite kontrol) Dış bir göz (kurum içinden veya dışından) İş planı ve görev tanımı Kamu Bilişim Platformu XIV 20

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetimi (İnsan Kaynakları) Proje Koordinasyon ve Yürütme Kurulu Proje Grubu Proje Yönetim Ofisi Proje Değerlendirme Grubu Kamu Bilişim Platformu XIV 21

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetim Planı - 1 q q q q Proje İş Kırılım Ağacı Sözlüğü Proje Yazılım Geliştirme Metodolojisi Proje Zaman Planı Proje İletişim Planı Proje Toplantı Planı Proje Eğitim Planı Proje Performans İzleme ve Ölçümleme Kamu Bilişim Platformu XIV 22

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Yönetim Planı - 2 q q q q Proje Kalite Güvence Yöntem ve Ölçütleri Proje Dokümantasyonu Proje Risk Yönetim Planı Proje Kabul Zamanı Projede Teslim Edilebilirlerin Üretilmesi Kabul Süreçlerinin Planlanması Proje Değişikik Taleplerinin Yönetimi Kamu Bilişim Platformu XIV 23

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Proje Toplantıları TOPLANTI SORUMLUSU KATILIMCILAR FREKANSI Proje Başlangıç Toplantısı Proje Yönetim Ofisi PKYK, PYO, PG, PDK, Kurum Çalışanları Proje Başlangıcında Proje Grubu Çalışma Toplantısı Proje Koordinasyon Toplantısı Proje Değerlendirme Toplantısı Proje Grubu PG, PYO Proje Yönetim Ofisi PYO, PDK Proje Gözden Geçirme Toplantısı Proje Yönetim Ofisi PKYK, PYO, PG, PDK, Kurum Çalışanları Proje Tamamlanma Toplantısı Proje Yönetim Ofisi PKYK, PYO, PG, PDK, Kurum Çalışanları Haftada en Az 1 Toplantı 15 Günde En Az 1 Toplantı Proje İlerleme Raporundan Sonra Proje Ana İş Paketlerinden Veya Önemli Bir Problemden Sonra Projenin Tamamlanması Durumunda 24 Kamu Bilişim Platformu XIV

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Süreklilik X Desteklenebilirlilik İnsan Kaynakları Bakım Onarım Konfigurasyon Yönetimi q Dokümantasyon q Kurum – Yüklenici Kuruluş q Teknik/İçerik-Dokümantasyon q Yüklenici İrtibat Noktaları q Düzeltici q İyileştirici q Adaptif q Mükemmelleştirici q Farklı Sürümler altında Kayıt Altına Alma Kamu Bilişim Platformu XIV 25

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu BP Bariyerleri - 1 q Üst Yönetim Desteği q Mevzuat q Kullanıcı Direnci, İlgisizliği ve İsteksizliği q Bütçe q Personel (Eğitim, Yetenek, Atama) q Teknoloji Yönetimi q Zaman q q q q q Mücbir Sebepler Özel Sektörle İlişkiler Firma Baskıları Siyasi İdari Değişim Metodoloji Eksikiliği Tanımlanmamıs Kapsam Değişken Nitelikli Talepler Deneyimler Koordinasyon Kamu Bilişim Platformu XIV 26

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu BP Bariyerleri - 2 q Üst Yönetim Desteği q q Teknik Yetkinlik Cari işler Zaman X Personel Devir Oranı Fayda X Maliyet q Mevzuat q Süreç, İçerik ve Sonuç q Yetersizlik (Elektronik İmza-Ocak 2004) q Kullanıcı Direnci, İlgisizliği ve İsteksizliği q Ek Yük ve Değer Kaybı q Yetersizlik, Performans Kamu Bilişim Platformu XIV 27

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu BP Bariyerleri - 3 q Personel q q Nitelik ve Nicelik Bilgi Teknolojileri Gelişimi ve İhtisaslaşma Analiz ve Tasarım Eğitim ve Personel Temin Modelleri q Teknoloji Yönetimi q Gelişim Hızı X Proje Geliştirme q Genişletilebilir, Entegre Edilebilir, Esnek q Özel Sektörle İlişkiler/Firma Baskıları q Proje Tanımlama Süreci Desteği q İlave istekler q Yeterince Ayrıntılandırılmadan Süreç Yönetimi Kamu Bilişim Platformu XIV 28

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Kamu BP Bariyerleri - 4 q İyi Tanımlanmamış Kapsam q “Geniş tut, rahat et. ” q “Çözemezsen kapsam büyüt. ” q Sürekli Revize Fonksiyonu q Talep Değişkenliği q Göze Dayalı İhtiyaç Belirleme q Personel Ömür Devri, Sonradan Katılım q Deneyim q q Proje Yönetimi, Bilişim Projeleri Yaşanmış Proje Tecrübeleri Farklı Disiplinler Dış Kaynak Kullanımı Kamu Bilişim Platformu XIV 29

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Sonuçlar Bilim ve Teknoloji’nin İş ve Meslek Yaşamındaki Yeri Yatay Bir Fonksiyon Mekanikten Yaratıcılığa Geçiş Metodoloji Önerisi Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Masum Perdelere Dikkat Metodoloji Eksiksiz Uygulanmalı ve Kısa Devrelerden Uzak Durulmalı q Bariyeler Anlaşılmalı ve Proje Hazırlığı Öncesinde Gerekli Tedbirler Alınmalı q q q q Kamu Bilişim Platformu XIV 30

TÜRKİYE BİLİŞİM DERNEĞİ Teklifler Farkındalığın Artırılması Sağlanmalı Yaygınlaştırma Çalışmaları Planlanmalı Eğitimler Verilmeli Kamu Bilişim Projeleri Öz Değerlendirme Çalıştayları Teşvik Edilmeli ve Teknik Destek Verilmeli q Yönetici Versiyonu Hazırlanmalı q Geliştirilen Dokümanı Esas Alacak “Bilişim Projeleri İzleme ve Değerlendirme Metodolojisi” Geliştirilmeli q Kamu Bilişim Projeleri Başarı Oranlarına İlişkin Akademik Değerlendirme Çalışmaları Teşvik Edilmeli q q Kamu Bilişim Platformu XIV 31