Trening umiejtnoci menederskich Jacek Pasieczny Zmiany podejcie klasyczne

Trening umiejętności menedżerskich Jacek Pasieczny

Zmiany – podejście klasyczne 1. Planowanie • • 2. 3. Analiza stanu obecnego Planowanie stanu przyszłego Analiza luk Opracowanie planu przejścia, zawierającego czas, budżet, standardy itd. Realizacja /wprowadzenie/ Kontrola /oraz ewentualne działania korygujące/ Uznanie konieczności istnienia okresów przejściowych, w trakcie których wydajność obniża się. Na długość takich okresów wpływ mają: stopień trudności projektu, dostępność zasobów, sposób wdrażania zmiany, postawa personelu i inne.

Sprawność organizacji Pierwszy efekt zmiany…. Czas

Sprawność W dłuższej perspektywie… Czas Na podst. W. Kieżun 1977

Zmiany – podejście socjotechniczne Czynniki potęgujące opór • Opór pojawia się wówczas, gdy ludzie, których zmiana ma dotyczyć nie rozumieją jej. Im mniej jasne są informacje, im bardziej są sprzeczne, tym opór jest większy. Opór jest szczególnie silny, gdy zmiany przygotowywane są „w tajemnicy”. • Opór przeciw zmianie pojawia się, gdy ludzie obawiają się, że może ona zagrozić ich interesom. • Opór przeciw zmianie nasila się, gdy ludzie widzą słabość merytoryczną zmian.

Zmiany – podejście socjotechniczne Czynniki potęgujące opór • Opór przeciwko zmianie nasila się, gdy osoby, których ona ma dotyczyć poddane są jednocześnie oddziaływaniu przeciwstawnych presji. • Opór przeciw zmianie jest tym większy, im bardziej ludzie postrzegają ją jako narzucaną z zewnątrz. • Opór przeciwko zmianie występuje tym silniej, im bardziej zmiana „atakuje” świat nieformalny.

Zmiany – podejście socjotechniczne Czynniki potęgujące opór • Największy opór budzą zmiany przeprowadzane w płaszczyźnie „bezpośrednio” personalnej. • Zwiększony opór mogą wywołać zmiany wprowadzone nagle, z zaskoczenia, bez podjęcia odpowiednich kroków przygotowawczych.

Porównanie strategii zmian Strategia bombardowania Strategia rozwoju organizacyjnego 1. Najczęściej koncentracja na problemach strukturalnych 1. Całościowy sposób postrzegania organizacji 2. Rozwiązanie ekspertów (racjonalny metodologicznie wariant „optymalny”) 2. Uczestnicy organizacji wnoszą swoje doświadczenia 3. Kierownictwo samo decyduje o zmianie 3. Zainteresowani uczestniczą w podjęciu decyzji 4. Względnie szybko przygotowane projekty i podjęta decyzja 4. Stosunkowo długie poszukiwanie rozwiązania; wyższe koszty 5. Utrzymywanie rozwiązania w tajemnicy 5. Swobodny przepływ informacji; dłuższe okresy niepewności

Porównanie strategii zmian – cd. 6. ”Bombardowanie” w dniu X 6. Stopniowe wdrażanie zmian, bez zaskakiwania 7. Stosunkowo duży opór, niekiedy z ostrym przeciwdziałaniem 7. Opór mały albo żaden 8. Konieczne dostosowanie projektu post 8. Mniejsza potrzeba dostosowań, factum szybsza ich realizacja 9. Stosunkowo długie docieranie się struktury i duże koszty tego procesu 9. Nowa struktura pasuje od początku, dzięki zaangażowaniu pracowników 10. ”Góra” organizacji uczy się, „dół” nie 10. Wszyscy wzbogacają swoja wiedzę i doświadczenie.

Metody postępowania przy oporze wobec zmian Na podstawie J. P. Kotter, L. Schlesinger Choosing strategies for Change, HBR, 1979, No 2 Sposób postępowania Zastosowanie Zalety Wady 1. Szkolenie i informowanie Gdy brakuje informacji 1. Przekonani ludzie mogą pomóc we wdrażaniu lub przynajmniej nie protestują 2. Niskie koszty – czasem tylko pokonanie własnych uprzedzeń 1. Czasochłonność 2. Trudne do realizacji, gdy zmiana jest skomplikowana i trudna do zrozumienia

Metody postępowania przy oporze wobec zmian cd. Sposób postępowania Zastosowanie Zalety Wady 2. Uczestnictwo i wciąganie ludzi Gdy brakuje informacji i wiedzy a jednostki lub grupy dysponują dużą siłą oporu 1. Proces może zostać 1. Czasochłonność wzbogacony 2. Możliwość klinczu merytorycznie 2. Osoby lub grupy wciągnięte w proces mogą zaangażować się we wdrażanie własnej koncepcji

Metody postępowania przy oporze wobec zmian cd. Sposób postępowania Zastosowanie Zalety Wady 3. Ułatwianie i poparcie Gdy występują poważne obawy albo problemy z dostosowaniem 1. Wysoka skuteczność 2. Relatywnie niski koszt 1. Czasem czasochłonność 2. Czasem wyższe koszty 3. Nieskuteczność w przypadku drastycznych zmian

Metody postępowania przy oporze wobec zmian cd. Sposób postępowania Zastosowanie Zalety Wady 4. Negocjacje i uzgodnienia Gdy przynajmniej jedna osoba lub grupa o znacznej sile oporu wyraźnie straci na wprowadzanej zmianie 1. Relatywna skuteczność 2. Możliwość uniknięcia poważnego konfliktu 1. Bardzo wysokie koszty 2. Konieczność zmiany koncepcji 3. Tworzenie precedensu

Metody postępowania przy oporze wobec zmian cd. Sposób postępowania Zastosowanie Zalety 5. Manipulacja i kooptacja Gdy inne sposoby nie 1. Rozwiązanie odnoszą skutku względnie szybkie i niedrogie Wady 1. Duże ryzyko 2. Możliwość eskalacji konfliktu 3. Problemy etyczne

Metody postępowania przy oporze wobec zmian cd. Sposób postępowania Zastosowanie Zalety Wady 6. Wyraźne lub ukryte Pośpiech ma 1. Stosunkowo szybka 1. Brak pewności co wymuszanie zasadnicze metoda pokonania do reakcji ludzi znaczenie, inicjatorzy oporu mają silną pozycję, ciężka sytuacja firmy

Zmiany – podejście socjotechniczne Etapy reakcji jednostki na zmianę 1. 2. 3. Odmowa – jednostka dowiaduje się o zmianie i zaprzecza potrzebie zmian. Wzrost poczucia własnej godności i wzmocnienie więzów grupowych wśród osób odczuwających zagrożenie Obrona – plany zmian są konkretyzowane, ich wdrożenie jest pewne. Zwiększenie postaw obronnych i pojawienie się negatywnych skutków jak spadek motywacji, spadek wydajności. Odrzucenie – pracownicy dostrzegają nieodwracalność zmian, jednocześnie poprawia się ich samoocena i samopoczucie. Następuje przełom w świadomości pracowników, którzy zaczynają odrzucać przeszłość i pozytywnie spoglądać w przyszłość.

Zmiany – podejście socjotechniczne Etapy reakcji jednostki na zmianę – cd. 4. 5. Adaptacja – włączanie się w proces zmian niechętnych dotąd pracowników, wprowadzanie nowości i korekt w funkcjonujący już nowy projekt. Ciągle niższy od początkowego poziom wydajności pracy; jednoczesny wzrost zaangażowania pracowników biorących udział we wprowadzaniu zmian. Internalizacja – ostateczna akceptacja projektu, wprowadzone zmiany stają się elementem rutynowym, rośnie wydajność pracy oraz w konsekwencji – samoocena i motywacja pracowników.

Zmiana – najważniejsi aktorzy procesu 1. 2. 3. 4. Sponsor – osoba lub grupa, która posiada władzę, aby zatwierdzić zmiany. Agent zmiany – osoba lub grupa odpowiedzialna za wdrażanie zmiany; agenci mogą być członkami organizacji lub pochodzić z zewnątrz. Obiekt zmiany – osoba lub grupa, która jest celem i przedmiotem zmiany, której zmiana bezpośrednio dotyczy i która ma się pod wpływem tej zmiany zmienić. Adwokaci zmiany – osoba lub grupa, która popiera zmianę ale nie ma formalnej władzy dla działania i podejmowania decyzji.

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 1. Przedstawienie pracownikom potrzeby pilnego wprowadzenia zmian • badanie rynku i konkurencji, • określenie, na czym polega kryzys i dyskusja na temat jego potencjalnych źródeł oraz najważniejszych możliwości

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 2. Budowa koalicji, która pokieruje wprowadzaniem zmian • powołanie silnej grupy do kierowania wprowadzaniem zmian, • tworzenie zgranej grupy

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 3. Stworzenie wizji i strategii • stworzenie wizji, która pomoże w działaniach na rzecz wprowadzenia zmian, • rozwój strategii umożliwiającej realizację tej wizji

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 4. Przekazanie wizji zmian • korzystanie z każdej możliwej okazji do nieustannego przekazywania nowej wizji i strategii, • postawienie koalicji kierującej wprowadzaniem zmian za wzór do naśladowania dla pracowników

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 5. Zachęcanie do działania na szeroką skalę • wyeliminowanie trudności, • zmiana systemu lub struktur sprzecznych z wizją • zachęcanie do podejmowania ryzyka i do nowych ideałów, zadań i działań

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 6. Określanie krótkookresowych celów • planowanie zauważalnej poprawy działania lub „zwycięstw” • określanie celów, • wyrażanie uznania i nagradzanie osób, dzięki którym zostały osiągnięte cele

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 7. Konsolidacja „zwycięstw” i wprowadzanie dalszych zmian • wykorzystanie większej wiarygodności koalicji do zmiany wszystkich systemów, struktur i polityk, które nie pasują do siebie lub nie pasują do wizji transformacji, • zatrudnianie, promowanie i rozwijanie umiejętności osób, które mogą zrealizować wizję zmian, • wspieranie procesu poprzez nowe projekty, cele i zmianę przedstawicieli

Ośmioetapowy proces wprowadzania radykalnych zmian /za. J. Kotter Jak przeprowadznić transformację firmy, HBS Press 2007/ 8. Utrwalenie nowych metod w kulturze firmy • osiąganie lepszych wyników poprzez działania zorientowane na klientów i na produktywność, a także dzięki lepszemu przywództwu i bardziej skutecznemu zarządzaniu, • wyjaśnianie związku pomiędzy nowymi działaniami a sukcesem firmy, • zadbanie o rozwój przywództwa i o odpowiednich następców obecnych przywódców