Trendy zen rozpotu ve veejn sprv Jan Renc

Trendy řízení rozpočtu ve veřejné správě Jan Renc Product manager, SAP ČR

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Treasury Reference Model (IMF) n Procesy (Government Financial Management Cycle) příprava rozpočtu čerpání rozpočtu řízení likvidity a dluhová služba finanční výkaznictví audit a vyhodnocení n Základní data fondy – zdroje financování organizační členění – kapitoly státního rozpočtu ekonomická klasifikace – rozpočtové položky odvětvová klasifikace – paragrafy investiční programy (dotace) n Kompletní rozpočtový cyklus n Kompletní výdajový cyklus n Vazba na mezinárodní statistiky a klasifikace ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 3

Government Financial Management Cycle Source: Hashin, Ali, Allan, Bill, Treasury Reference Model Odhady příjmů a výdajů Odhady personálních nákladů Dluhová služba Dostupnost dat Průkaznost záznamů Závěrkové práce Legislativní výkaznictví Dodatky, krácení a transfery rozpočtu Limitky Nákup zboží a služeb Vytváření pracovních míst Zvýšení mezd Investice Ověření dodávky zboží a služeb Výplaty mezd Příjmy Krátkodobé odhady příjmů a výdajů Monitoring hotovosti Strategie výpůjček Dluhová služba Sledování grantů a dotací ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 4

Pokladní a akruální princip n Pokladní princip transakce se evidují jenom tehdy, když se uskuteční příjem nebo výplata peněz nutnost dodatečných informací o závazcích a povinnostech, které vyplývají z realizace rozpočtu n Akruální princip „Plně akruální účetnictví vykazuje operace a události v momentu, kdy nastanou, bez ohledu na to, kdy byla přijata nebo vyplacena peněžní částka. Příjmy se vykazují v rozsahu, ve kterém měly v daném roce nastat, bez ohledu na to, zda byly vybrány, nebo nebyly. Výdaje odrážejí objem zboží a služeb, který se spotřeboval během daného roku, bez ohledu na to, zda za ně bylo zaplaceno. Náklady spojené s majetkem se časově rozkládají a vykazují se, když jsou využívány při poskytování služeb. “ (IFAC, 1991) ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 6

Finanční řízení: Klíčové vlastnosti n Podpora účetních standardů US GAAP, HGB, IAS n Aktualizace hlavní knihy a vedlejších knih v reálném čase n Volné používání měn tabulka kursů, firemní měna, transakční měna, . . . n Podpora přechodu lokálních měn na EURO n Vícenásobný volně definovatelný účetní rozvrh n Automatická účtování leasing, nájem, párování otevřených položek, . . . n Dohledání změn, princip dokladovosti n Uživatelsky definovatelné odpisové plány ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 7

Řízení rozpočtu: Klíčové vlastnosti n Kontrola konzistence rozpočtu n Paralelní víceúrovňová kontrola disponibility n Rezervace prostředků n Střednědobý rozpočet n Výkonnostní rozpočtování n Mimorozpočtové zdroje n Přenos obliga a rozpočtu do následujícího roku n Kmenová data závislá na roce n Statusy – roční kalendář rozpočtových prací n Rozšiřitelnost řešení ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 8

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Oborová řešení SAP podporuje 25 oborových řešení n Standardní produkt my. SAP ERP n Produkty se společným základem Správa dávek a poplatků n Specifické produkty Řízení rozpočtu Stadt Wien ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 10

Mapa řešení SAP Strategické řízení Strategické plánování Finanční řízení Řízení provozu Řízení lidských zdrojů Finanční účetnictví Spisová služba Nábor, pracovní poměr a rozvoj pracovníků Podpora rozhodování a Příprava a financování datové sklady programů Manažerské účetnictví Řízení času a nepřítomnosti Měření výkonu Správa grantů Řízení hotovosti & Treasury Čerpání rozpočtu Správa vybavení, Správa nemovitostí zařízení Personální administrace, systemizace Příprava rozpočtu Správa majetku Analytické a Zúčtování mezd samoobslužné služby Správa materiálu a služeb Nákup Elektronický nákup Řízení tendrů Správa kontraktů e Government Správa dávek a poplatků Sociální služby Veřejné zdravotnictví Vládní programy ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 12 Řízení programů a Správa cestovních projektů nákladů Strategické plánování lidských zdrojů Analýza a monitorování nákupu Obrana e - Learning Řízení zásob Krizové řízení

Integrace vnitřních procesů Controlling obligo požadavek obligo objednávka předběžný náklad příjem materiálu příjem faktury hlavní kniha stav materiálu dodavatelé faktura hlavní kniha platba faktura platba Logistika požadavek objednávka Účetnictví Rozpočet požadavek 50 D ã M SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 13 objednávka

Integrace vnějších procesů Manažerský informační systém Občan Úřad Občan Správa dávek a poplatků Otevřené položky Vytvoření požadavku Zpracování požadavku integrace s ostatnímy systémy veřejné správy Vydání rozhodnutí Odeslání rozhodnutí Spisová služba Monitoring a audit zpracování ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 14 Účetnictví Hlavní kniha

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Příprava rozpočtu Personální plánování Plánování personálních nákladů Systemizace majetku Plánování projektů

Příprava rozpočtu - proces Odbor rozpočtu Oddělení Vedení úřadu Návrh výdajového stropu Spuštění plánování (bottom-up) Plánování rozpočtu Odeslání rozpočtových požadavků Kontrola a konsolidace Odeslání požadavku Konsolidace a modifikace požadavku Aplikace změn rozpočtu Konečné schválení Uvolnění rozpočtu Rozpis rozpočtu v provozním ERP ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 17

Příprava rozpočtu – plánovací schémata Krok 1: úroveň 1 n Decentralizovaný návrh rozpočtu paragrafy, rozpočtové položky, investiční akce, detailní org. členění Vedení úřadu Krok 2: úroveň 2 n Konsolidace návrhu pododdíly, podseskupení položek, projekty, základní org. členění Krok 3: úroveň 3 Odbor rozpočtu n Redefinice základních parametrů závazné ukazatele, důležité projekty, (oddíly, seskupení rozp. položek) hrubé org. členění Krok 4: úroveň 2 n Distribuce rozpočtu pododdíly, podseskupení položek, projekty, základní org. členění Krok 5: úroveň 1 Oddělení 1 ã Oddělení 2 SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 18 n Distribuce rozpočtu paragrafy, rozpočtové položky, investiční akce, detailní org. členění

Personální plánování Profese hrubá úroveň plánování n klasifikace speciálních aktivit n např. odborný referent n Pozice detailní úroveň plánování n funkce n např. odborný referent odboru nákupu n Osoba konkrétní úroveň plánování n individuální n např. Karel Novák n ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 19

Plánování personálních nákladů Zaměstnanec Pozice Profese Organizační jednotka l l l Plánovaná mzda l Data souvisejících objektů (např. průměr pro neobsazené pozice) l Plánovaná mzda l Data souvisejících objektů (např. průměr pro danou profesi) l Plánování limitů l Náklady na vzdělávání l l l Základní mzda Srážky Odměny Mzda (simulovaná/reálná data) Plánovaná mzda - rekvalifikace (simulovaná) Rozdíl aktuální/ plánovaná mzda Data z „Training and Event Management“ Jednorázové složky Mzdová pravidla Detailní plánování pro liniové manažery Scénář 1 Plán personálních nákladů Scénář 2 Scénář N … my. SAP ERP HCM ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 20 SAP BW my. SAP Financials

Systemizace majetku Objekt materiálového plánování hrubá úroveň plánování n konceptuální přehled modelů n n např. nákladní automobil, střední kategorie Číslo materiálu detailní úroveň plánování n materiálová reference n např. Mercedes Benz 1017 n Sériové číslo konkrétní úroveň plánování n fyzický materiál n např. Y-500 305 n ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 22

Plánování projektů Návrh projektu Základní plán Schválení přípravy Vytvoření projektu v provozním systému Plánování termínů Plánování nákladů Plánování materiálu Strategické plánování Portfolio projektů Plánování zdrojů Příprava rozpočtu Spolupráce s partnery Simulace vývoje Stanovení priorit Globální plánování zdrojů SAP x. RPM ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 24 Sumarizace Integrace Analýzy Simulace projektu Definitivní schválení. . . c. Projects Project Management System

Plánování projektů – hlavní funkce Projekty Dílčí etapy Lidské zdroje Org. Projekt Odbor Odd. Finanční řízení SAP x. RPM Monitoring průběhu Spolupráce ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 25 Tým Role Znalosti Expertní znalosti

Finanční řízení a rozpočet Standardizace a integrace Plánování Reference

Reference: Rakousko Cíle projektu 130+ úřadů reorganizace správy rozpočtu a účetnictví automatizace procesů namísto dílčí automatizace úloh implementace projektu dle centrálně připravených rolí integrace 12 ministerstev a více než 130 centrálních úřadů Nová úroveň software podporujícího internet/intranet, e-commerce, etc. 5, 000 uživatelů SAP Řešení: rozloha: 84, 000 km 2 obyvatelstvo: 8, 1 mil. st. rozpočet: 114 mld. € Federální ministerstvo financí 160, 000+ zaměstnanců verze: 4. 62 kontrakt: produktivní start: proč SAP: my. SAP. com 1998 červenec 2001 SAP je schopen využít své znalosti optimálních procesů komerční sféry v kontextu veřejné správy Přínosy projektu zeštíhlení administrativních procesů SAP = „Slim Administrative Processes“ zvýšení efektivity – např. proces nákupu: 14 kroků namísto 25 zlepšení kvality dat pro řídící úroveň moderní controlling plně integrovaný datový sklad ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 27

Reference: City of Cape Town Kapské město Projekt Ukuntinga 28 000 zaměstnanců 1, 15 mil. transakcí denně 6 500 uživatelů SAP 500 přístupových míst nahrazeno 113 původních systémů Cíle projektu zvýšení efektivnosti služeb občanům snížení transakčních nákladů zpřístupnění služeb města kdekoliv a kdykoliv one-stop-shop orientace města na občany zlepšení podpory rozhodování Řešení: my. SAP ERP + IS-U zahájení projektu: 3/2002 produktivní běh– 1. fáze: 12/2002 produktivní běh– 2. fáze: 9/2003 Computer. World Honors 2004 AWARD RECIPIENTS FOR THE 21 ST CENTURY ACHIEVEMENT AWARDS Judged best IT application in the world in Government & Non-Profit Organizations The world’s largest local government enterprise resource planning system enhances the ability of 28, 000 municipal employees to provide service to more than 3 million citizens, providing a consistent and easily accessed level of service to all. http: //www. cwheroes. org ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 29

Reference: Evropská komise Projekt modernizace účetního systému New Financial Regulation International Public Sector Accounting Standards (IFAC) Decentralised implementation Centralised information Cíle modernizačního projektu implementace mezinárodních účetních pravidel pro veřejnou správu začlenění principů akruálního účetnictví integrace finančních a účetních systémů rozšíření využívané funkcionality zvýšení zabezpečení a konzistentnosti dat Řešení: zákazník SAP: přípravné studie: start projektu: konec projektu: my. SAP ERP 10. 11. 1995 2000 17. 12. 2002 2005 „This is very ambitious project in its scope and in its timetable. It will bring the Commission in the avantgarde of the public sector accounting. “ Budget Commissioner Schreyer http: //europa. eu. int/rapid/press. Releases. Action. do? reference=IP/04/141 ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 30

Reference celkem více než 2000 zákazníků v oblasti veřejné správy Amerika n City of Phoenix, Washington D. C. , City of Richmond, City of Toronto, State of California, State of Arkansas, State of Pennsylvania, Florida Department of Revenue, US Army, US Navy, Guanjuato State Government Mexico, City of Vancouver Canada Evropa n City of Basel, Ministry of Finance Germany, Hampshire County Council UK, Highways of Austria, Government of Finance Austria, Office for Foreign Affairs Germany, Ministry of Justice Netherlands, Ministry of Finance Netherlands, London Borough of Enfield UK, Government of Upper Austria, Government of Switzerland, City of Vienna, City of Manheim Česká Republika n Ministerstvo vnitra, Ministerstvo zemědělství, Magistrát města Plzně, Magistrát města Liberce, DP hl. m. Prahy, DP města Brna, Nejvyšší kontrolní úřad ã SAP ČR 2005, ISSS – Řešení SAP pro veřejnou správu, Jan Renc / 31