TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La transferencia documental es la etapa

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental es la etapa de análisis y de preparación del conjunto de expedientes y series documentales, conforme a las vigencias y técnicas de selección señaladas en el Catálogo de Disposición Documental vigente (Catálogo).

Tipo de Transferencias documentales: TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO HISTÓRICO

Las Transferencias documentales se realizarán: De acuerdo con el Manual de Organización y Procedimientos de los Archivos del IECM (Manual de Archivos). Empleando la instrumentación archivística del IECM y la Guía para la aplicación del expurgo documental. Durante el periodo que marca el Calendario de Transferencias, aprobado por el COTECIAD, o por alguna otra disposición. Transferencias Primarias Transferencias Secundarias Bajas Definitivas

Transferencia Primaria: Integrar los expedientes en fólderes rotulados en la pestaña (de preferencia con lápiz), conforme a las series documentales. Sujetar los documentos con poste de aluminio (sin grapas o clips). Los documentos deberán ir foliados y en orden ascendente. Cada expedientes llevará su respectiva carátula, (aprobada por el COTECIAD). Los expedientes se depositarán en cajas de Archivo (de preferencia con tratamiento ignífugo), identificadas con etiquetas laterales.

Entrega de la documentación: En el Archivo de Concentración. Con los Inventarios de Transferencia Primaria (ITP 06), por triplicado, firmados por la persona responsable del Archivo, con el Visto Bueno del Titular de la oficina, y la firma de la Jefa de Departamento del Archivo General y de Concentración * Mediante oficio dirigido al Secretario Ejecutivo del IECM, con copia de conocimiento al Titular de la Oficina de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales (OAIPy. PDP). * Una vez revisada la documentación se recabará la firma y se entregará el ejemplar Inventario con el acuse del oficio recibido. del

Transferencia Secundaria: Integrar los documentos sueltos (sin sujetar) en fólderes libres de ácido. Los fólderes rotulados en la pestaña (de preferencia con lápiz). Los documentos deberán ir foliados y en orden ascendente. Cada expediente llevará carátula (aprobada por el COTECIAD). Los expedientes se depositarán en cajas de Archivo Histórico “AG 12” con tratamiento ignífugo, identificadas con etiquetas laterales.

Entrega de la documentación: En el Archivo General (Histórico). Con los inventarios de Transferencia Secundaria (ITS 06), por duplicado. El personal del Archivo Histórico recabará las firmas de los Responsables del Archivo de Concentración (C. Salvador Placencia Correa), e Histórico (Mtro. Juan González Reyes, Titular de la OAIPy. PDP * Mediante oficio dirigido al Secretario Ejecutivo del IECM, con copia de conocimiento al Titular del OAIPy. PDP. *Una vez revisada la documentación se recabarán las firmas y se entregará el ejemplar del Inventario con el acuse del oficio recibido.

Como resultado de la depuración y preparación de las Transferencias Primaria y Secundaria, se seleccionará la documentación sujeta a: BAJA DEFINITIVA:

De acuerdo con el Catálogo y el Manual de Archivos, se procederá a la preparación de la Baja Definitiva: ü RETIRAR CUALQUIER OBJETO QUE NO SEA PAPEL (CLIPS, GRAPAS, SEPARADORES DE PLÁSTICO, ETC. ) ü DEPOSITAR LOS DOCUMENTOS EN CAJAS DE CARTÓN TAMAÑO CARTA. ü IDENTIFICAR LAS CAJAS CON ETIQUETA FRONTAL. ü REALIZAR LOS INVENTARIOS DE BAJA DEFINITIVA, POR DUPLICADO, FIRMADOS POR EL TITULAR DEL ÁREA Y CON EL VISTO BUENO DEL TITULAR DE LA OAIPYPDP.

Entrega de la documentación sujeta a baja definitiva: ü EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. ü CON LOS INVENTARIOS. EL PERSONAL RECABARÁ LA FIRMA DEL TITULAR DE LA OAIPYPDP. ü MEDIANTE OFICIO DIRIGIDO AL PRESIDENTE DEL COTECIAD, CON COPIA DE CONOCIMIENTO AL TITULAR DE LA OAIPYPDP.

Una vez entregada la documentación, sujeta a baja definitiva: q EL PRESIDENTE DEL COTECIAD SOLICITARÁ LA INSTALACIÓN DEL GRUPO DE VALORACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DICTAMEN DE BAJA DEFINITIVA. q EL DICTAMEN SERÁ PRESENTADO ANTE COTECIAD PARA SU APROBACIÓN. q SE LEVANTARÁ EL ACTA DE BAJA DEFINITIVA DE LA DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL, PREVIO EL PESAJE DEL PAPEL (RESULTADO DE LA BAJA DEFINITIVA) q EL COTECIAD DETERMINARÁ LA MODALIDAD DE DESTINO FINAL DEL PAPEL.

Recuerda que cuentas con la asesoría del personal del Archivo General y de Concentración. ¡Vamos por la calidad en nuestros archivos!