TRAKYA KALKINMA AJANSI 2018 ktisadi Kalknma MDP Proje

TRAKYA KALKINMA AJANSI 2018 İktisadi Kalkınma MDP Proje Teklif Çağrısı Başlangıç Toplantısı «

Gündem Mali Destek Yasal Çerçeve 5449 Sayılı Kanun ve 4 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri Sözleşme ve Ekleri Fizibilite Desteği Süreci Teklif Çağrısı Dönemi (Program Yönetimi) Uygulama Dönemi (İzleme ve Değerlendirme, Muhasebe ve Ödeme) İzleme ve Değerlendirme Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri Raporlamalar Ödemeler

Yasal Çerçeve 25. 01. 2006 tarih ve 5449 Sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve 15 Temmuz 2018 ve 30479 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Destek Yönetim Kılavuzu ve Ekleri irl Proje Uygulama Rehberi ve Ekleri (Satın Alma Rehberi & Görünürlük Rehberi) Sözleşme Özel ve Genel Koşullar https: //www. trakyaka. org. tr/tr/33566/Uygulama-Dokumanlari

Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Öncesi Süreç Adımları - Hazırlık - Teklif Çağrısı İlanı - Değerlendirme Ön İnceleme Teknik ve Mali Değerlendirme Bağımsız Değerlendiriciler Genel Sekreterlik - Ön İzleme Ziyaretleri - Bütçe Revizyonu Değerlendirme Komitesi - Yönetim Kurulu Onayı - İlan - Sözleşmelerin İmzalanması Neler inceleniyor? irl -Ön inceleme - Teknik & Mali İnceleme - Risk Analizi - Bütçe Uygunluğu

Destek Sözleşmesi Ek I: Başvuru Formu ve Ekleri - Destek Sözleşmesi Ek II: Destek Sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek III: Proje Bütçesi “Özel Koşullar” Ek IV: Mülga) (Sözleşme) ve Ek V: Kalkınma Ajansları Mali Desteklerinden Yararlanan eklerinden oluşmakta Kamu İdarelerine Tahsis Edilen Kaynakların Kullanımı, Muhasebeleştirilmesi ile Diğer Hususlara İlişkin Usul ve olup, Esaslar (2018 yılı için Bütçe Kanunu Ekli E Cetveli md. 74) Destek yararlanıcısına Ek VI: Mali Kimlik Formu destek, sözleşmedeki Ek VII: Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Örneği Ek VIII: Mülga hüküm ve koşullar Ek IX: Ara (Ek IX-A) ve Nihai (Ek IX-B) Rapor Formları uyarınca verilir. Ek X: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI: Harcama Teyidi (Gerekli İse) Destek yararlanıcısı ve Ek XII: Mali Kontrol Muvaffakatnamesi ve Taahhütnamesi Ek XIII: Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi ortakları, (Gerekli İse) projenin uygulanması Ek XIV: Haciz Beyannamesi (Gerekli İse) konusunda Ajansa karşı Ek XV: Destek Alma Kurallarına Uygunluk Beyanı Ek XVI: KOBİ Vasfına Uygunluk Beyanı (Gerekli İse) sorumludur. Ek XVII: Çifte Finansman Olmadığına Dair Taahhütname irl

Proje Teklif Çağrısı – Uygulama Dönemi Süreç Adımları - Başlangıç Toplantısı - Uygulama Eğitimleri İzleme Ziyaretleri - İlk İzleme - Düzenli İzlemeler - Fiziksel Kontroller - Sorun Yönetimi - Teknik ve Mali Raporlamalar Hakediş ve Ödemeler - Satın Alma - Mali Belgeler Neler yapılıyor? - İlerlemenin takibi irl - Risk Değerlendirmesi - Uygulama Desteği - Satın alma Kuralları - Görünürlük Kuralları - Bütçe ve Faaliyet Uyumu - Performans Göstergeleri - Belgelendirme ve Destekleyici Belgeler

İzleme & Değerlendirme Unsurları “ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı” Denetim Dış Denetim (Harcama Teyidi Raporu) Sayıştay, DDK İç İşleri Bakanlığı (Düzenli Denetimler) Bölge Mahkemeleri (Usulsüzlükler) Yararlanıcı Ajans Gerekli önlemleri almak Risk tespitlerini yapmak ve tedbirler almak Revizyonları zamanında yapmak Satın almalarda yararlanıcılara destek olmak Düzenli veri toplama, raporlama ve dokümantasyon Yararlanıcı raporlarını incelemek Proje çıktıları ve performans göstergelerinin öngörülen tarih ve maliyette gerçekleştirilmesi Sorun ve eksikliklere çözüm önerileri geliştirmek, takibini yapmak Bilgilendirme toplantıları, eğitimler ve izleme ziyaretleri gerçekleştirmek

Tebligat � Her türlü iletişim yazılı yapılır. � Tüm yazışma ve tebligatlarda sözleşme numarası belirtilir. � Ajans, sözleşmede belirtilen adres ve e-posta adreslerini kullanır. � Yararlanıcı, e-posta ile kendisine yapılacak bildirimlerin tebligat usulüne uygun olarak kendisine tebliğ edildiğini kabul eder. � İletişim bilgileri değişikliği 10 gün içerisinde bildirilmelidir. ! Aksi halde süre ve hak kayıplarından yararlanıcı sorumludur

Teminat Tutar Destek miktarı* %10 Süre Proje süresi + 6 ay Yenileme/Uzatma Proje süresi uzatılırsa uzayan süre kadar Geri Verme PSDR tesliminden sonra

Proje Uygulama Süreci – Önemli Tarihler Raporlar Zaman Sözleşme İmzalama Yazılı bildirimden itibaren belge hazırlama 15 iş günü, sözleşme imzalama 10 iş günü içerisinde Proje Başlangıç Tarihi Ajans genel sekreterinin imzaladığı tarihin ertesi günü Proje Uygulama Eğitimleri İlk İzleme Ziyareti Düzenli İzleme Ziyaretleri Anlık İzleme Ziyaretleri İlk izleme ziyaretinden önce PROJE YÜRÜTÜCÜSÜ, SATIN ALMA SORUMLUSU, TEKNİK PERSONEL Sözleşme imzalandıktan sonra makul bir süre içerisinde Proje uygulama süresi içerisinde en az 2 defa Gerekli görüldüğü hallerde

Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler Sunulmaması halinde ARA RAPOR (KAYS) NİHAİ RAPOR (KAYS) Rapor dönemi(en fazla 6 ay) Rapor sunma süresi 7 gün Proje süresi Rapor sunma süresi 30 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 15 gün Cezai uygulama Eksik varsa 1 defaya mahsus eksik evrak bildirimi İnceleme 10 gün Eksik evrak sunma dönemi 7 gün Ödeme 30 gün içerisinde İnceleme 30 gün Eksik evrak sunma dönemi 7 gün Ödeme 30 gün içerisinde

Proje Uygulama Süreci- Önemli Tarihler ! Sunulmaması halinde Aksi belirtilmediği sürece takvim günü Ajans tebliği Sunma süresi 20 gün ZEYİLNAME Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Geliş tarihi Cezai uygulama 15 gün içerisinde ajans cevabı Yararlanıcı ihtiyacı Ajans tebliği BM Sunma süresi 10 gün Kabul edilebilir gerekçe varsa ek süre 7 gün Cezai uygulama Yararlanıcı ihtiyacı PSDR Sözleşme bitiş tarihinden 3 ay sonra verilebilir Sunma süresi 10 gün Cezai uygulama 15 gün cevap gelmediği takdirde kabul Kabul

Sözleşme Değişiklikleri Proje amacını değiştirmemeli Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır! Destek kararını Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı

Sözleşme Değişiklikleri Küçük Değişiklik Bildirim Şekli Zaman Faaliyetlerde bütçe ilgisi olmayan küçük değişiklikler Bildirim Mektubu/Ara ya da Nihai rapor(10 günlük zaman dilimine rastlıyor ise) Değişikliğin uygulanmasından sonra en geç 10 gün içerisinde Bütçe ilgili değişiklikler Bildirim Mektubu Değişikliğin yürürlüğe girmesinden önce Zeyilname Bildirim Şekli Zaman Zeyilname Sözleşmenin o anki bitiş süresinden en az 30 gün önce Zeyilname Değişikliğin yürürlüğe girmesinden makul bir süre önce Süre Uzatımı Talepleri Diğer Zeyilname Talepleri ! ! Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir.

Süre Uzatımı Gerekçe Süre Onay Makamı Yöntem Öngörülmeyen aksaklıklar 1 ay (en fazla 1 defa) Genel Sekreter Zeyilname Mücbir sebep, beklenmeyen hal, yargı süreci 6 ay (en fazla 1 defa) Yönetim Kurulu Zeyilname Süre uzatma talebi sözleşme bitiş tarihinden en az 30 gün önce verilmelidir.

Satın Alma Harcama usul ve esasları… ! 4734 sayılı kanunla belirlenen yararlanıcılar (Kamu Kurumu) 4734 sayılı kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar (KOBİ, TSO , OSB, Dernek vb. ) Tabi oldukları satın alma mevzuatına göre Satın alma Rehberi’ne göre irl Ajans, tüm yararlanıcıların ihale süreçlerinde gözlemci olarak yer alabilir ve süreçle ilgili tüm belgeleri yararlanıcılardan talep edebilir.

Desteğin Hesaplanması BÜTÇE KALEMLERİ Giderler GERÇEKLEŞEN HARCAMALAR BÜTÇE Birim Miktar Maliyet (TL) Toplam Birim Mikta Maliyet r (TL) UYGUN MALİYET Toplam Birim Maliyet Miktar Maliyet (TL) UYGUN OLMAYAN MALİYET Toplam Maliyet (TL) Örnek 1 3. 2 Bilgisayar adet 2 1. 000 2 1. 100 2. 200 2 1. 000 200 Örnek 2 3. 2 Bilgisayar adet 2 1. 000 2. 000 3 1. 000 3. 000 2 1. 000 2. 000 1. 000 Örnek 3 3. 2 Bilgisayar adet 2 1. 000 2. 000 1 1. 000 0 Örnek 4 3. 2 Bilgisayar adet 2 1. 000 2. 000 1 1. 100 1 1. 000 100 Örnek 5 3. 2 Bilgisayar adet 2 1. 000 2. 000 1 1 900 900 0

Hibe Ödemeleri AJANS HESABI Ön Ödeme Ara Ödeme Nihai Ödeme % 0 -40 % ? ? -? ? % 10 -? ? HİBE PROJE HESABI Risk değerlendirmesi ve ajans kaynaklarının durumuna göre değişir Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır.

Ödemeler (Örnek Uygulama) Proje Bütçesi: 100. 000 Beklenen Yararlanıcı Katkısı: (%25)=25. 000 Beklenen Ajans Katkısı: (%75)=75. 000 Ön Ödeme Oranı: %40 Ara Rapor: 80. 000 Nakit Akışları Yararlanıcı Ön Ödeme Tutarı =25. 000*(%40)=10. 000 Para Yatırma Ön Ödeme Talebi (KAYS) 10. 000 A Ajans Ön Ödeme Tutarı (1) =75. 000*(%40)=30. 000 Talepten sonra yaklaşık 10 gün içinde 30. 000 B Yararlanıcı Ara Rapor: %80 = 80. 000 TL 80. 000 – 40. 000= 40. 000*(%25)=10. 000 Yararlanıcı Harcaması Ara Rapor (Fatura, Dekont, Ödemeler ve İspatlayıcı Belgeler) 10. 000 C Ajans Katkısı (2) =40. 000*%75=30. 000 Yaklaşık 1 ay içerisinde 30. 000 D Nihai Rapor %100 = 100. 000 – 80. 000 = 20. 000*(%25)=5. 000 Yararlanıcı Ödeme Nihai Rapor (Fatura, Dekont, Ödemeler ve İspatlayıcı Belgeler) 5. 000 E Ajans Katkısı (3) 20. 000*%75=15. 000 1 -2 ay içinde 15. 000 F TOPLAM 25. 000 + 75. 000

Ödemeler Kamu Harici Kurumlar Ön Ödeme Öncesi : A hesaba yatırılır, harcanır ve B talep edilir(B harcanır) Ara Rapor Öncesi Gerekli Harcama: C ödenir D için gerekli harcama belgeleri oluşturulur ve D talep edilir Nihai Rapor Öncesi Gerekli Harcama: (E+F)ödenir ve F talep edilir

Ara/Nihai Ödemeler ØAra/Nihai ödeme alınabilmesi için RAPORLAMA yapılması esastır. ØAra/Nihai ödeme tutarları raporlama standartlarına uygun harcama belgeleri ve proje hesabından yapılan ödemeler dikkate alınarak belirlenir. ØZaruri hallerde (yüklenicinin banka hesabı olmaması vb. ) bir ay içerisinde en fazla 2000 TL hesap dışı ödeme yapılabilir. AJAN S BANKA HESABI HİBE EFT/HAVALE Proje Yaralanıcı Hesabı EŞ FİNANSMAN PROJE HESABI EFT/HAVALE YÜKLENİCİ (ALACAKLI) HESABI

Kurumların Tabi Oldukları Uygulamalar PROGRAM KÖA İKT KDV Valilik Kaymakamlık Belediyeler İl Özel İdare Üniversite Bakanlıklara Bağlı İdareler Araştırma Enstitüleri Ödenir Ödenmez Kurum ÖDEME AŞAMASI Vergi B SGK B Satın Alma N. Ödeme Kamu Kurumları Aranmaz 4734 Fatura Muaf KHGB Aranmaz Kendi U Fatura Muaf KKNMK(Odalar, Borsalar vb) İstenir Ajans M. Fatura İstenir Tek. Gel. Bölgeleri İstenir Ajans M. Dekont İstenir OSB Müdürlükleri İstenir Ajans M. Dekont Muaf Sanayi Sitesi Yönetimleri ve/veya Kooperatifleri İstenir Ajans M. Dekont İstenir Kar Amacı Gütmeyen Koop. Üretici ve Yetiştirici Birlikleri İstenir Ajans M. Dekont İstenir Dernek İstenir Ajans M. Dekont İstenir Vakıf İstenir Ajans M. Dekont İstenir Kar Amacı Güden Koop-Birlikler İstenir Ajans M. Dekont İstenir İktisadi İşletmeler İstenir Ajans M. Dekont İstenir Gerçek Kişiler İstenir Ajans M. Dekont İstenir Damga Vergisi

Cezai Müeyyideler Ceza Unsuru -Ara ve nihai rapor -Ajans tarafından talep edilen zeyilname ve bildirim mektupları -Proje sonrası değerlendirme raporu İKT Tanınan süreler geçtikten sonra teslimi halinde her bir husus için Günlük %0, 2* Destek Tutarı Bütçe revizyonunda çıkarılmış bir bütçe kaleminin faaliyetine%2* Destek Tamamen veya kısmen -Performans göstergeleri, faaliyetler, doğrudan bağlı gerçekleştirilmeyen her olan bir Tutarı -Çıktılar, beklenen sonuçlar durumproje için ayrı çıktıları için -İstihdam, sertifika, patent/faydalı model cezai şart aranmaz -Eğitim -Görünürlük usul ve esaslarına uygun olarak gerçekleştirilmeyen her bir uygulama ve faaliyet için (Nihai ödeme sonrası 3 yıla kadar yükümlülük devam eder) Uygun olmayan maliyet+ %1* Destek Tutarı -Erken uyarı raporu ile tespit edilmiş sorunlara 15 gün içerisinde %1* Destek düzeltici önlem alınmaması ve yazılı bilgilendirme yapılmaması Tutarı halinde

Fesihler Yararlanıcı kusuru sebebi ile fesih Yapılan ödemeler + ilgili ödemelerin faizi Kendiliğinden fesih Yararlanıcı talebi ile fesih(Yönetim Kurulu tarafından kabul edilirse) Cezai uygulama %10*Destek Tutarı Ajansın uğradığı zararlar sebebi ile tazminat talep etme hakkı saklıdır Suç teşkil eden durumlarda savcılığa suç duyurusunda bulunulur Sözleşme süresinin yarısı itibarı ile ajans tarafından herhangi bir ödeme yapılmaması halinde sözleşme fesih olur. ! Yapılan ödemeler + ilgili ödemelerin faizi Suç teşkil eden, yararlanıcı kusuru sayılacak herhangi bir durum yoksa

Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler Ø Önceden belirlenen standartlarda ve yeterli şartnameler hazırlanmalıdır. (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri, iş sözleşmeleri vb. ) ØBaşvuru formu ekinde sunulmuş olan teknik şartname, keşif özeti gibi fiyat ve kaliteyi belirleyici özelliklerin bulunduğu belgeler esas alınmalı, değişiklik ihtiyaçları ajansa önceden bildirilmeli ve yazılı onay alınmalıdır. irl Ø Satın alımlarda belirli bir marka, model, menşei, patente yönelik özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Ø Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun) Ø Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir.

Satın alma Süreçleri - Temel İlkeler Çıkar İlişkisi � Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir. � Satın alma yapılan ve/veya teklif alınan kurum, yararlanıcı veya ortak kurum ile herhangi bir organik bağ içerisinde bulunmamalıdır.

Satın alma Süreçleri – Temel İlkeler ØSatın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve nihai ödeme tarihinden itibaren 10 yıl süre ile saklanmalıdır. Ø Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve destekleyici belgelerle kanıtlanabilir olmalıdır. irl Ø Mali desteğin kaydında gelir yöntemi kullanılmalı ve alınan mali destek 602 nolu hesaba gelir olarak kaydedilmelidir. Ø Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır (Fatura, hakediş, mal teslimi vb. ) Lotlama: Benzer niteliklere sahip (aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması) işlemidir. ! Örn. Bilgisayar + Yazıcı + Tarayıcı

Çifte Finansman Yararlanıcı, ajans ile imzaladığı sözleşme çerçevesinde hibe desteğinden yararlandığı faaliyet unsurları ile ilgili olarak, aynı konuda başka bir Ulusal ve/veya Uluslararası hibe destekleri kapsamında (Ekonomi Bakanlığı, Avrupa Birliği, Büyükelçilik Hibeleri, Dünya Bankası, UNESCO, Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu (TKDK), KOSGEB, TÜBİTAK, vb. ) teşvik, hibe kredi, vb. desteğinden yararlanmadığını ve ileride de ikinci bir destekten yararlanmayacağını taahhüt eder. ! Aksi halde yararlanıcı ajanstan aldığı desteği yasal faizi ile birlikte geri öder.

Bilgi Paylaşımı � Yararlanıcı, eğer proje başvurusunda “Ar-ge ve Yenilik içeren ürünlerin geliştirilmesi ve üretim süreçlerinin oluşturulması” önceliğinden başvuru yapmış ise, bu ürün / üretim süreçlerinin her birinin tanımları ile birlikte patent/faydalı model başvurusuna konu olacak ürünlerin tariflerini projenin ilk ayında ajansa yazılı olarak bildirir. � Yararlanıcı, prototip geliştirme sürecinde ürünlerin ticari sır ve fikri mülkiyet hakkı barındırdığını öne sürerek ajansa yönelik raporlama gerekliliklerini ve bilgi paylaşımını aksatamaz. � Ajans, ilgili prototipin ticari sır vb. nedenlerle korunması amaçlı gerekli tedbirleri alır ve bilgilerin gizliliğine riayet eder.

Kısa… Ø Sözleşmeden önce kanunla zorunlu kılınmış olan gerekli ruhsat ve izinler Ø Sözleşme süresinin sonunda alınması kanunla zorunlu kılınmış izin süreçleri (sistem bağlantı anlaşması, anıtlar kurulu onayı, yapı ruhsatı vb. ) Ø Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden ödenmesi Ø Denetim raporu bulunan projelerde denetim yapacak firmanın sözleşme imzasından sonra en geç 30 gün içerisinde bildirilmesi

Proje Sonrasında… Proje tamamlandıktan sonra Ajans tarafından denetim faaliyetleri gerçekleştirilebilecek olup, imzalanan sözleşme ile yararlanıcı; ▶ Belgelerin 10 yıl süre ile saklanacağını, ▶ Görünürlüğün 3 yıl süre sağlanacağını, ▶ Bina, makine ve ekipmanların projenin tamamlanmasından itibaren 3 yıl süre ile atıl durumda bırakılamayacağını, amacı dışında kullanılmayacağını, genel sekreterin yazılı ve gerekçeli izni olmaksızın üçüncü kişiler lehine ayni ya da şahsi hak tesis edilemeyeceğini, projede belirtilen işyeri dışında kullanılamayacağını taahhüt etmektedir.

İlk İzleme Ziyareti Öncesinde… - Proje kilit personelinin (proje yöneticisi, satın alma ve raporlama sorumlusu ve teknik personelin, ortak ve iştirakçilerden en az birer temsilci) ziyaret esnasında hazır bulunması - Faaliyet planının ve takviminin gözden geçirilmesi - Satın alma planının oluşturulması (Lotlama: Bilgisayar+ Yazıcı+ Projeksiyon) - Proje teklif dosyasında gerçekleşmesi taahhüt edilen hususların tekrar gözden geçirilmesi (faaliyetler, proje çıktıları, performans göstergeleri)

İyi dilekler… Açık iletişim Paylaşım Dürüstlük