Traject 1 de toekomst van federale aankopen FOR

Traject 1: de toekomst van federale aankopen FOR Event 2018 1 6 oktober 2018 BOSA. be

Inhoudstafel 1. Inleiding 2. Aanpak 3. Fase 1: Ontwerp 4. Fase 2: Implementatie 5. Fase 3: Uitrol 6. Q&A

1. Inleiding • Beslissing Ministerraad d. d. 3 juli 2015 • Opstart Redesign programma • Verhogen van de efficiëntie van de overheid en het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en ondernemingen • 8 verbetertrajecten • Traject 1: Centraal gecoördineerde federale aankopen o Verhogen van de effectiviteit o Verhogen van de efficiëntie o Bevorderen van duurzame aankopen o Bevorderen van KMO participatie 3

2. Aanpak • Fase 1: Ontwerp • As Is • TO BE & visie • Fase 2: Implementatie • Detailed design • Training • Pilootprojecten • Juridische verankering • Fase 3: Uitrol • Opzetten van de 3 pijlers • Opzetten End 2 End platform 4

Fase 1: Ontwerp 5

2. As Is: gedecentraliseerd aankoopmodel Federaal Netwerkoverleg moet gezamenlijk aankoop stimuleren en coördineren: • Informeel, geen mandaat dus geen beslissingsbevoegdheid • Opdrachtencentrales op ad hoc basis via lead FODs, of via FOR-CMS • Beperkte uitbreiding van aangeboden aankoopdomeinen voor FOR-CMS Horizontale overheidsdienst P&O, dienst overheidsopdrachten ondersteunt via: • ABA-CPA: juridische ondersteuning • FOR-CMS: opdrachtencentrale • E-Procurement: technologische ondersteuning • (Werkstation: interne ondersteuning binnen FOD P&O) Verticale overheidsdiensten : • Hebben zeer verschillende organisatiestructuur met of zonder aankoopdienst • Hebben eigen, niet-uniforme aankoopprocessen • Sommige fungeren ad hoc als opdrachtencentrale

2. As Is: gedecentraliseerd aankoopmodel People Organization Processes Technology Organization Technology Processes Kleine aankoopteams met beperkte specialisatie Beperkte kennisdeling tussen teams onderling Niet-uniforme organisatie Niet altijd aankoopdienst aanwezig Aangepaste tool voor e-Not, e-Ten, e-Award Geen contract repository Beperkt gebruik e-Cat bij elektronische bestelbon Niet-transparante en niet-uniforme aankoopprocessen Resultaat: Gebrek aan visibiliteit resulteert in inefficiënte sturing van gemeenschappelijk aankopen en gebrek aan vertrouwen tussen FODs à 5 % penetratiegraad van gemeenschappelijk aankopen door FOR-CMS à 18, 5% van spend gecoverd door grote contracten (> 85. 000 €) à < 2 offertes gemiddeld voor aankopen < 85. 000 €

3. To Be: hybride aankoopmodel Federaal Aankoopoverleg stuurt gezamenlijk aankopen aan: • Strategisch (SFA): Beleid voorstellen en prioriteiten van gezamenlijk aankopen vastleggen. Met beslissingsbevoegdheid • Tactisch Operationeel (TOFA): per aankoopdossier. Uitvoeren van beleid en uitwerken van gezamenlijke aankoop: bepaalt opdrachtencentrale en kader voor opdracht Dienstencentrum Procurement ondersteunt bij: • Kennisdeling • Juridische aspecten • Behoeftedefinitie met lange termijn planning & identificatie opportuniteiten • Tools & Applicaties met end-to-end platform • Fungeren als opdrachtencentrale Verticale overheidsdiensten voeren uit: • Behouden zicht en verantwoordelijkheid op aankopen • Fungeren als opdrachtencentrale o. b. v. hun expertise • Bieden ad hoc juridische ondersteuning (pool van juristen) • Werken samen met dienstencentrum voor KPI monitoring

3. To Be: hybride aankoopmodel People Organization Processes Organization Technology Processes Mogelijkheid creëren tot specialisatie door kennisdeling en ervaring Optimaal ter beschikking stellen van interne expertises Efficiënte organisatiestructuur met ondersteuning door volwaardig dienstencentrum Gemandateerd aankoopoverleg Transparante behoeftecaptatie met alle requests zichtbaar op 1 platform End-to-end ondersteuning Gestroomlijnde, geautomatiseerde en uniforme aankoopprocessen Verwachte resultaten: Creëren van visibiliteit resulteert in efficiënte sturing van gemeenschappelijk aankopen, met voldoende aandacht om aan specifieke noden te blijven voldoen à Optie 1: 25 -40 % penetratiegraad gemeenschappelijk aankopen met end-to-end platform à Optie 2: Minstens 10% gemeenschappelijke aankopen zonder end-to-end platform à > 3 -5 offertes gemiddeld voor aankopen < 85. 000 €

3. To Be: sturing via SFA & visibiliteit via E 2 E platform To Be Model

3. Het samenwerkingsmodel Verticale Overheidsdienst Aankoopdienst Samenwerkingsmodel Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) Strategisch coördinator Operationeel coördinator Tactisch-Operationeel Federaal Aankoopoverleg (TOFA) Aankopers Aankoopcentrale Dienstencentrum Procurement (FOD BOSA) 11

3. Verticale Entiteiten (FOD, Defensie, …) • Van actieve deelnemers (“verticale overheidsdiensten”) wordt verwacht: Organiseren een centrale aansturing voor implementatie van federale aankoopbeleid • en beheer van gemeenschappelijke overeenkomsten Opstellen een indicatieve, jaarlijks herzienbare, meerjarenplanning van hun behoeftes • en budget Duidt aan: • o Verticale Overheidsdienst o Aankoopdienst Strategisch coördinator Operationeel coördinator Aankopers • Eén strategische coördinator § Neemt beslissingen binnen SFA in naam van de actieve deelnemer § Ziet toe op de implementatie van het federale aankoopbeleid en het beheer van de gemeenschappelijke overeenkomsten Operationele coördinatoren voor de gemeenschappelijke overeenkomsten of domeinen waarvoor hij deelneemt Plaatst gemeenschappelijke overeenkomsten indien aangeduid door het SFA Geen verplichting nieuwe organisatiemodellen op te richten 12

3. Visie van het model (1/2) • 10 leidende principes • Gezamenlijke aankopen van courante leveringen en diensten als standaard • Comply-or-explain: Motivatie om niet-toetreding tot groepscontract • Invoeren van uniforme aankoopprocessen • Schaalbare organisatiestructuur van aankoop • Klantgericht en wendbaar • Federaal aankoopoverleg bepaalt aanbod opdracht per opdracht • Anticipatief in kaart brengen van behoeften • De opdrachtencentrale vormt een gesloten systeem • Toetreding tot groepscontract elimineert eigen contracten van gelijke aankopen • Plannen, Uitvoeren, Checken, Handelen (Plan, Do, Check, Act)

3. Visie van het model (2/2) • De organisatie • De oprichting van een Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) en een Tactisch-Operationeel Aankoopoverleg (TOFA) per aankoopdomein • De aanstelling van 1 strategische coördinator in elke FOD, POD, Ministerie van Defensie en de Federale Politie en een operationeel coördinator. • De uitbouw van een dienstencentrum binnen de FOD Beleid & Ondersteuning. • De uitbouw van een end 2 end platform

Fase 2: Implementatie 15

4. Project 1: Detailed Design • Doel: Het gedetailleerd uitwerken van het model om de PCloud te operationaliseren • Plan van aanpak: De functionele en technische vereisten van het model gedetailleerd uitwerken in verschillende werkgroepen. • Deliverables / Activiteiten: • Rollen en verantwoordelijkheden • Gedetailleerde processen • Functionele vereisten aankoopplatform • Technische vereisten aankoopplatform

4. Project 2: Training • Doel: het uitwerken van trainingsplannen en -materiaal in meerjarenplanning en in de nieuwe manier van werken om de P-cloud bottom-up te implementeren • Plan van aanpak: de trainingen opstellen aan de hand van bestaande interne en externe trainingsmaterialen en uitrollen volgens het train-the-trainer principe. • Deliverables / Activiteiten: • Trainingsmateriaal meerjarenplanning voor aanvragers & aankopers • Trainingsmateriaal new ways of working

4. Project 3: Pilootprojecten • Doel: het testen van het proces van een Gemeenschappelijke overeenkomst voor een gedefinieerde case • Plan van aanpak: de trajectgroep duidt een case aan voor gezamenlijke aankopen, die vervolgens wordt uitgewerkt volgens de gedefinieerde modaliteiten • Deliverables / Activiteiten: • Template Voorstel tot Groepsopdracht • Opgesteld dossier Groepsopdracht • Organiseren van Aankoopoverleg • Lessons learned rapport

4. Project 4: Juridische onderbouw • Doel: het juridisch verankeren van de P-Cloud aan de hand van meerdere bouwstenen om de P-Cloud te kunnen implementeren en afdwingbaar te maken • Plan van aanpak: een werkgroep stelt een ontwerp van koninklijk besluit op inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten op basis van het federaal aankoopbeleid. • Deliverables / Activiteiten: • Creatie Federaal Aankoopoverleg • Creatie dienstencentrum Procurement • Opdrachtencentrales uitvoerbaar maken • Omkadering verticale organisaties • Penetratiegraad opdrachtencentrales

Fase 3: Uitrol 20

5. Opzetten 3 pijlers aankoopmodel § SFA § Aanduiden leden § Interne procedures & templates § > 30 Gemeenschappelijke overeenkomsten sinds jan/2018 § Paraatheid Verticale organisaties § Trainingen NWOW en MJP door KMS § Canvas ter beschikking gesteld § Dienstencentrum § Aanwervingen ongoiïng § E-Procurement, Juridische ondersteuning, aankoopcentrale, PMO SFA, Behoefteplanning, operationeel 21

5. End 2 End platform • Go live voorzien in 3 waves in 2019 22

Q&A 23