TRAINING NEED ANALYSIS TNA Dra Sri Hastuti Handayani

TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) Dra. Sri Hastuti Handayani, M. Si, Psi

ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN I DESAIN, TUJUAN, KRITERIA, METODE, MATERI II EVALUASI TRANSFER IV PERCOBAAN, IMPLEMENTASI III Created by Yenny 2

TUJUAN I FASILITATOR IV PESERTA METODE II MATERI III Created by Yenny 3

� Analisis kebutuhan � Penetapan tujuan pelatihan dan pengembangan � Penyusunan isi program � Penerapan prinsip-prinsip pembelajaran � Pemilihan metode pelatihan dan pengembangan � Evaluasi pelatihan dan pengembangan

1. Penilaian kebutuhan. 2. Memastikan kesiapan karyawan utk pelatihan. 3. Analisis organisasi Analisis orang Analisis tugas Sikap dan motivasi Ketrampilan dasar Menciptakan lingkungan belajar. Identifikasi tujuan pembelajaran & hsl pelatihan Materi yg bermakna Praktik Umpan balik Observasi thd orla Pelaksanaan & koordinasi program Created by Yenny 5

4. Memastikan tjdnya transfer pelatihan. 5. Menyeleksi metode pelatihan. 6. Strategi majajemen pribadi Dukungan teman sesama dan manajer Metode presentasi Metode hand-on Metode kelompok Evaluasi program pelatihan. Identifikasi hasil pelatihan & desain evaluasi Analisis biaya - keuntungan Created by Yenny 6

Kaufman (2000), TNA mrpk proses formal yg: � Mengidentifikasi kebutuhan sbg kesenjangan (gap) ant hsl sekarang dg hsl yg diharapkan, bkn kesenjangan dlm proses at sumber daya. � Menempatkan kebutuhan itu pd urutan prioritas yg didasarkan pd biaya utk memenuhi tiap 2 kebutuhan dibandingkan biaya mengabaikannya. Artinya menilai perbedaan ant yg ada dh apa yg seharusnya. � Menyeleksi kebutuhan yg plg penting (masalah at peluang) utk pengurangan atau penghapusan. Dkt mengidentifikasi, membuat prioritas, dan menyeleksi keb yg punya dampak pd internal mp eksternal orgas. Created by Yenny 7

�Menentukan bahwa pelatihan mrpk cara terbaik utk menyelesaikan masalah. �Menganalisis tugas/pekerjaan serta ketrampilan yg diperlukan �Mengidentifikasi calon peserta. �Kegiatan ini sangat rumit dan sulit, karena perlu mendiagnosis kompetensi organisasi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan sesuai dengan perubahan lingkungan dan masa yang akan datang. Created by Yenny 8

Utk mengidentifikasi keb at tuntutan kinerja di dlm organisasi agar membantu mengarahkan sumber daya kpd bidang yg amat membutuhkan, yg amat erat dg pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, peningkatan produktivitas, dan penyediaan produk dan jasa yg berkualitas (Miller & Osinski, 2002) � Utk menentukan pelatihan apa yg ssi dg pekerjaan karyawan. � Utk menentukan pelatihan apa yg akan meningkatkan kinerja. � Utk menentukan pelatihan apa yg akan menimbulkan perbedaan. � Utk membedakan keb pelatihan dr masalah organisasi. � Utk menghubungkan peningkatan kinerja dg tujuan organisasi dan lini bawah. Created by Yenny 9

� Menurut Wener dan De. Simone, 2006), dapat mengidentifikasi: a. Sasaran orgas dg efektivitasnya dlm mencapai sasaran itu. b. Perbedaan dan kesenjangan ant ketrampilan karyawan dg ketrampilan yg dibutuhkan utk kinerja pekerjaan yg efektif pd saat itu. c. Perbedaan atau kesenjangan ant ketrampilan karyawan pd saat ini dg ketrampilan yg dibutuhkan utk melakukan pekerjaan dg sukses di masa yad. d. Kondisi 2 dimana kegiatan pelatihan akan berlangsung. Created by Yenny 10

�Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja. �Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context. �Mendefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional. �Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan. �Memberi data untuk keperluan perencanaan. Tony Soebijono 11

�Masukan dari calon peserta/ trainee �Masukan dari atasan calon peserta/trainee �Masukan dari pihak ketiga Created by Yenny 12

� Asesmen melalui Analisis Organisasional Mengidentifikasi strategi organisasi, lingkungan organisasi pada saat ini dan masa yang akan datang untuk mencapai tujuan. � Identifikasi melalui Analisis Individu � M’jwb pertanyaan “siapa” ind dlm orgas yg membutuhkan pelatihan dan pelatihan apa yg dibutuhkannya. � Caranya dg membandingkan kinerja/prestasi aktual dr s’org karyawan at unit kerja dg standar atau harapan yg ditetapkan. � Asesmen melalui Analisis Tugas/Pekerjaan � Memanfaatkan anjab, dimana sdh ditentukan dimensi, level dan profil kompetensi, yg digunakan sbg pedoman dlm menentukan pelatihan. Created by Yenny 13

� Tujuan: utk mengidentifikasi keb orgas sec menyeluruh dan tk dukungan pelatihan. � Menurut Irwin Goldstein (2006), analisis organisasi meliputi identifikasi thd: 1. Tujuan organisasi, memahami tujuan dan strategi orgas dlm mengidentifikasi efektifitas orgas. 2. Sumber daya organisasi, kesadaran bhw sumber daya orgas berguna dlm menentapkn keb pelatihan. 3. Iklim organisasi, mrpk faktor penting dlm kesuksesan pelatihan, mis: jk manajer/pimpinan & karyawan tdk slg mpercaya, karyawan tdk mungkin berpartisipasi sepenuhnya. 4. Kendala lingkungan, meliputi isu 2 hukum, politik, dan ekonomi yg dihadapi orgas. Created by Yenny 14

Menghendaki kompetensi karyawan, yg ditandai dengan : a. Lingkungan persaingan yang semakin ketat sebagai akibat globalisasi. b. Kecendeungan peningkatan outsourcing. c. Perubahan-perubahan teknologi. d. Keanekaragaman pegawai.

Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Inisiatif, mampu bekerja sama. Kemampuan bekerja dalam kelompok. Kemampuan evaluasi kinerja. Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. Kemampuan menganalisis masalah. Kemampuan mengambil keputusan. Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8. Kemampuan untuk melakukan rencana. 9. Kemampuan multikultural

� Analisis kebutuhan karyawan adl menganalisis mgn apakah ada karyawan yang kurang dalam kesiapan tugas 2 atau kurangnya kemampuan, keterampilan dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke lapangan, kuesioner. � Menentukan karyawan yg mana yg mbutuhkan pelatihan dg menilai sejauh mana karyawan melaksanakan kinerjanya. � Jika ada kesenjangan antara kinerja karyawan dg harapan at standar organisasi, mk dibutuhkan pelatihan. Created by Yenny 17

Kinerja Standar (yg diinginkan) Kesenjangan (gap) Kinerja Aktual (Real/Nyata) Kesenjangan yg ditemukan kmd dianalisis. Bila penyebabnya memang kekurangan skills atau knowledge, solusinya adl pelatihan. Bila trkait dg sikap motivasi, yg diperlukan adl intervensi jenis lain (non-training intervention) Created by Yenny 18

� Analisis tugas yaitu menganalisis tugas 2 yg harus dilakukan dlm setiap jabatan, yg dapat dipelajari dari perilaku peran tersebut, dan informasi analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun dalam informasi sumber daya manusia organisasi. � Caranya dg memanfaatkan anjab utk mengidentifikasi pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dan karakteristik lain (KSAO), yg dituntut utk melaksanakan pekerjaan dg memadai. Created by Yenny 19

URAIAN JABATAN (JOB DESC) IDENTIFIKASI KEB PELATIHAN • Kelompok • Individual • Organisasi ANALISIS JABATAN KOMPETENSI PERSYARATAN JABATAN (JOB REQ) • Pendidikan • Pelatihan • Pengalaman • Ketrampilan • Sikap • Persyaratan lain Created by Yenny 20

1. Deskripsi kerja (jobdes) secara menyeluruh. 2. Mengidentifikasi tugas. Mendeskripsikan tugas 2 utama di dlm pekerjaan Bgmn msg 2 tgs hrs dilakukan (yi standar kerja) Variabilitas kinerja (bgmn tgs itu sebenarnya dilakukan sehari 2). 3. Mengidentifikasi apa yg diperlukan utk melakukan pekerjaan, terkait dg KSAO. 4. Mengidentifikasi daerah 2 yg plg menguntungkan dr pelatihan, menentukan tgs 2 dan kapabilitas yg mana yg seharusnya dimasukkan dlm program. 5. Memprioritaskan kebutuhan pelatihan. Created by Yenny 21

TINGKAT PENGUASAAN YG DIMINTA Pengetahuan ttg: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Struktur organisasi Kegiatan operasional perusahaan ‘Isi’ jabatan/pekerjaan yg ada Persyaratan Jabatan Peraturan dan UU yg relevan Metode seleksi yg tepat Skills (ketrampilan) 1. 2. 3. 4. 5. ** ** *** ** ** Melakukan presentasi Melakukan negosiasi Teknik wawancara Beberapa teknik seleksi Komunikasi Sikap 1. 2. 3. 4. AKTUAL Berorientasi pd hasil Proaktif dan memiliki inisiatif Ramah Diplomatis Created by Yenny *** ** ** 22 RENCANA TINDAKAN

* Sekedar tahu dan bisa berpartisipasi dlm diskusi dan dalam percakatan ** Bisa/mampu menerapkan pengetahuan atau keahliannya dg benar dan tepat tanpa perlu dibantu/dibimbing org lain *** Bukan hanya mampu menerapkan/ melakukan dg tepat dan benar, ttp juga dpt mengajar/melatih orang lain. Created by Yenny 23

a. Identifikasi yg jelas thd tgs yg dituntut dan KSAO yg dituntut. b. Tgs 2 dpt divalidasi-karyawan yg berkinerja baik melakukan tgs dg cara ini. c. Tugas mrpk bentuk output, yg dpt diukur, shg dpt dikaitkan ant input pelatihan dg output tgs. d. Rekomendasi pelatihan didasarkan fakta dan tdk banyak ruang utk perdebatan. Created by Yenny 24

1. Membutuhkan waktu dan ketrampilan. 2. Memiliki potensi positif dan negatif, krn mengamati dan mewancarai dpt mengganggu operasional pekerjaan. 3. Tidak sll tjd keterkaitan ant tugas 2 penting (prioritas pekerjaan) dg kinerja keseluruhan, meskipun sdh dilakukan mell survei. 4. Tidak membahas faktor 2 lain dlm lingk kinerja yg mempengaruhi seberapa baik tugas tsb dilaksanakan. Created by Yenny 25

SUMBER INFORMASI VARIABEL ORGANISASIONAL • Pengaruh lingkungan • Budaya organisasi • Tujuan SDM • Perencanaan SDM • Survey iklim • Organisasi • Hasil Pengukuran • Kegiatan. . VARIABEL MANUSIA • Persyaratan jabatan • Penilaian kinerja • Data tes • Data dari assesment centre • Pengamatan supervisor • Umpan balik pelanggan • Data penjualan dan produksi • Data keselamatan VARIABEL PEKERJAAN • Analisis Jabatan • Uraian jabatan Created by Yenny 26

Analisis Organisasi Analisis Pekerjaan • Sasaran dan tujuan organisasi • Inventaris personalia • Inventaris ketrampilan • Inkedks iklim organisasi • Indeks efisiensi • Perubahan dlm sistem atau subsistem (mis: peralatan) • Permintaan manajemen • Wawancara keluar kerja • MBO (Management By Objectives) atau sistem perencanaan kerja • Survei pelanggan/data kepuasan • Wawancara karyawan yg keluar Deskripsi pekerjaan Rincian pekerjaan Standar kinerja Pelaksanaan pekerjaan Sampling pekerjaan Tinjauan literatur ttg pekerjaan • Pertanyaan ttg pekerjaan • Komite pelatihan • Analisis masalah operasi • • • Created by Yenny Analisis Manusia • Data dan penilaian kinerja • Sampling pekerjaan • Wawancara • Angket • Tes (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dll) • Sikap pelanggan/ karyawan • Kemajuan pelatihan • Skala rating • Buku harian • Situasi yg diciptakan (mis: bermain peran) • Pusat penilaian • MBO atau sistem perencanaan krja 27

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Mempelajari uraian jabatan Identifikasi ketrampilan Kuesioner Observasi Mengumpulkan data sekunder (data orgas) Wawancara Focus group discussion Komite penasehat Assessment centre Data penilaian kinerja Tes ketrampilan Tes Diagnostik Created by Yenny 28

NO Malcolm Knowles Stephen V. Steadham John W. Newstrom & John M. Lilyquist 1. Wawancara Observasi Komite penasehat 2. Kuesioner Assessment centre 3. Tes Diagnostik Konsultan (komite penasehat) Survey sikap 4. Inventory ketrampilan Data organisasi (media cetak) Diskusi kelompok 5. Analisis pemecahan masalah kelompok Diskusi kelompok Wawancara (oleh trainer) 6. Analisis jabatan Tes diagnostik Wawancara pd wkt tenaga kerja berhenti (exit interview) 7. Penelitian Wawancara Observasi 8. Catatan dan laporan Contoh produksi 9. Penilaian kinerja 10. Dokumen kinerja Created by Yenny 29

KRITERIA NO METODE Keterlihatan pemegang kerja Keterlihatan manajemen Waktu Biaya Data Kuantitatif 1 Komite penasehat Rendah Moderat Rendah 2 Assessment centre Tinggi Rendah Tinggi 3 Survey sikap Moderat Rendah 4 Diskusi kelompok Tinggi Moderat 5 Wawancara pegawai Tinggi Rendah Tinggi Moderat 6 Exit Interview Rendah Rendah 7 Permintaan manaj Rendah Tinggi Rendah 8 Observasi pegawai Moderat Rendah Tinggi Moderat 9 Penilaian kinerja Moderat Tinggi Moderat Rendah Tinggi 10 Dokumen kinerja Rendah Moderat Rendah Tinggi 11 Survey dg kuesioner Tinggi Moderat Tinggi 12 Tes ketrampilan Tinggi Rendah Tinggi Created by Yenny 30

NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN 1. OBSERVASI • Mengumpulkan data • Memerlukan yg relevan dg lingk pengamat yg kerja terlatih • Mengurangi interupsi • Perilaku pegawai yg kpd pekerjaan diamati dpt terpengaruh 2. KUESIONER • Tidak mahal • Dpt mengumpulkan data dr sejumlah besar org • Data dg mudah disimpulkan Created by Yenny • Memerlukan waktu • Kemungkinan pengembalian rendah • Respon yg diberikan krg tepat • Kekurangan detil 31

NO TEKNIK KEKUATAN 3. Mempelajari data pekerjaan dan organisasi • Sumber infoyg baik • Kadangkala tdk ttg prosedur mengerti istilah • Obyektif teknis yg ada dlm • Sumber info yg baik manual tsb ttg pekerjaan baru • Materi yg diberikan dan tugas 2 baru dpt saja sdh ‘usang’ 4. Wawancara dg pakar ttg tugas tsb • Dpt mengumpulkan • Memerlukan waktu detil dr pelatihan yg lama serta sebab dan • Sukar utk akibat menganalisis permasalahan • Memerlukan wawancara yg ahli Created by Yenny KELEMAHAN 32

◦ Adanya karyawan baru. Memberikan orientasi pekerjaan atau tugas pokok organisasi kepada karyawan yang baru direkrut sebelum ybs ditempatkan pada salah satu unit organisasi. ◦ Adanya peralatan kerja baru. Mempersiapkan karyawan dalam penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja. ◦ Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi. Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun. Tony Soebijono 33

◦ Adanya standar kualitas kerja yang baru. ◦ Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan. Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun. Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. ◦ Adanya penurunan dlm hal kinerja karyawan Meningkatkan kualitas kinerja karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis. ◦ Adanya rotasi/relokasi karyawan. Meningkatkan karyawan dlm menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru. Tony Soebijono 34

Belajar dari masa lalu, hidup untuk hari ini, berharap untuk esok, yang penting adalah tidak berhenti bertanya (albert einstein) Created by Yenny 35